大学商学院行政公文处理暂行规定

1、商学院行政公文处理暂行规定（ 试行 ）公文是具有法定效力和规范体式的公务文书。 为使我院行政公文 处理工作规范化、制度化、程序化，根据国发 200023 号文国家 行政机关公文处理办法 ，结合我院实际情况，特制定本规定。一、学院公文处理机构及其任务1. 院长办公室是学院行政公文处理的管理机构，负责制订、 规范落实公文处理事务，并对院内各部门的公文处理进行监督和指 导。2. 各部门明确负责本部门公文处理的工作人员。学院行政公 文必须由学院办公室及院长秘书负责统一收发、用印、立卷、归档和 销毁。3. 公文处理必须做到及时、准确、安全，严格执行保密规定。二、行文种类1. 决定：对重要事项或重大行动做

2、出安排，奖惩有关单位或 人员。2. 通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。3. 通知：批转下级单位的公文、转发上级单位和不相隶属单 位的公文、发布规章、传达要求下级单位办理和有关单位周知或者共 同执行的事项。4. 通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。5. 报告：向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问6. 请示：向上级单位请求指示、批准。7. 批复：答复下级单位请示事项。8. 函：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向 不相隶属的有关主管部门请求批准等。9. 会议纪要：记载、传达会议等情况和议定事项。三、公文规范1. 公文一般由秘密等级、紧

3、急程度、发文字号、标题 1 主 送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单 位等部分组成。2标题：“请示”应一文一事， “报告”中不得夹带“请示”事 项。3主送机关：上报学校公文，只写一个主送机关，防止多头主 送；不能主送给领导者个人，如果必须给领导者个人看，可采用“并 呈”办法处理。4. 语言：语言明确、简洁、质朴，行文使用书面语言，不能使用 口语。语言口气，一般采用“上请下希”的语言习惯。5. 数字：文内用阿拉伯数字，约数用汉字，确数用阿拉伯数字， 落款年月日用中文大写如：“二OO六年九月十六日”。6. 附件：必须在正文之后落款之前标出附件顺序和名称 （必要时 还要标出页

4、数）7. 落款: 由发文机关、年月日、印章三部分组成。如果标题中有了发文机关名称，落款中可不写。一般把发文机关名称写在落款中。8. 附注: 在正文内无法表述，但又需说明的事项，标识在附注栏 里，标识时加括弧。如文中“联系人”、“联系电话”则可标为（联 系人：XXX，联系电话:m）。9. 字体字号结构 :标题使用黑体三号，加粗，居中。正文、附件、 落款、附注均使用宋体四号。四、公文办理公文办理分为收文办理和发文办理。（ 一）收文办理1. 院长办公室收到公文后，做好收文登记、分办工作。公文 一般由院办主任批转给院长及分管院长批办，再确定承办部门。2. 公文承办完毕后， 收文随同承办过程中形成的文件

5、集中整理立 卷，归档或销毁。需长时间参考的文件，经得办公室同意后，可将复 印件留作参考，原件及时交档案人员保管，以防遗失。收文单位应在 一周内办复，不能办复的，要及时说明原因。急件要立即办理。院办 负责督办。（二） 发文办理 发文包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、发送立卷、 归档等程序。1. 党政公文按党政系统分别报送。行政工作中的重要问题需 同时报党委的可抄送党委。2. 为保证公文正常的运转和有效处理，上报院长或协调行政 领导的请示或报告， 应由院长办公室统一登记送分管院领导， 其他部 门或个人不得直接送院领导个人。需经本部门主管院领导审批的请 示、报告应先报主管领导审批。3. 以行政

6、名义发出的文件只作本院工作之用， 不得越级向上级机 关承报。（ 三 ） 拟稿1. 一律使用 A4 复印纸。2. 审改、签批公文用钢笔或签字笔。3. 文体规范，用词用字准确。4. 公文中的数字，应当使用阿拉伯数字。同一公文中，数字的使用前后应一致。5. 引用公文应注明发文时间、单位、标题和文号。6. 行文结构（字体、字号）详见附件。（四） 审核签发1. 公文拟定后由部门主管领导审核，需上报学校的重要公文报 请院长审批。一般公文需由主管副院长审批。2. 凡学院下发有学院文号的公文，拟定后经院长办公会讨论 通过，公文下发时需经院长签发审批意见。3. 签发公文时，应在发文纸签发栏写明“发”、“印发”、“急 发”等字样。签署全名并注明年、月、日。受委托代签的要注明“代 签”二字。如认为需送其他领导审阅可注明“请送XX同志阅后再4. 紧急公文送审时应提出办理时限5. 以学院名义向上级发出的公文， 应在文件编号右面印上行政 主要领导签发的名字。（ 五 ） 编号存档1. 公文打印后交拟稿人仔细校对、审阅。2. 用印、