关于中小企业会计电算化与内部控制的探讨

1、 关于中小企业会计电算化与内部控制的探讨 于芳（外交部机关及驻外机构服务中心）【摘要】随着市场经济机制的不断健全和发展，中小企业不断的成长和壮大，在这个过程中为了适应市场经济的需要，中小企业自身的体制需要逐步的完善和革新。本文根据中小企业会计电算化与内部管理控制的相关基础理论，分析探讨如何将电算化软件同企业内部管理控制有机结合。【关键词】中小企业 会计电算化 内部控制管理计算机技术在中小企业财务工作中的广泛应用给财务工作带来了革命性的变化，不仅大大提高了中小企业会计工作的效率，也提升了会计工作的质量。另外内部控制理论的成熟和应用，也极大的提高了中小企业会计信息的真实性与有效性。在某种意义上说中

2、小企业会计电算化软件和企业内部管理控制的有机结合，既是经济社会和企业会计管理理论走向成熟的标志，也使人们对当今的中小企业会计电算化与内部管理控制的关系有了更清晰的认识。作为一名中小企业的会计工作人员，如何利用电算化软件将中小企业内部审批权限与会计电算化等有机结合？如何将报表设计的通俗易懂？如何利用科技手段发挥管理会计的职能？这些都关系着中小企业会计管理的效率，甚至关系到中小企业健康持续的发展。一、会计电算化与内部控制管理基本理论概述（一）会计电算化的基本理论会计电算化也就是会计业务的电子计算机化，是指计算机技术在会计工作中的应用，即采用计算机替代人工记账、算账、报账以及对会计信息进行分析和利用

3、的过程。具体来讲就是由专业人员编制会计软件，由会计人员及有关的操作人员操作会计软件，利用计算机替代人工来完成会计工作的活动。会计电算化的开展，提高了会计工作的效率和质量，促进了会计工作的规范化和会计工作职能的转变，为企业的经济管理活动的现代化奠定了基础。（二）内部控制管理的基本理论内部控制管理会计制度，在会计实务中也称为内部会计控制制度，它是指单位为了保护资产的安全、完整、提高会计信息质量，确保有关法律法规和规章制度及单位经营管理方针政策的贯彻执行，避免或降低风险，提高经营管理效率，实现单位经营管理目标而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。实践证明，建立并严格执行企业内部控制管理制度，会计

4、基础工作就比较扎实，会计工作在企业的经济管理中就能有效的发挥作用。（三）会计电算化和内部控制管理的必要性会计电算化和内部控制管理应用于中小企业的经营管理是时代发展的必然，是市场经济发展的客观需要，也是中小企业管理现代化和会计自身改革和发展的需要。目前许多中小企业暴露出了其内部控制与电算化尚未结合的问题。例如：在会计电算化环境下，全部责任高度集中于同一电脑系统（或网络系统）或同一电算化软件系统。个别中小企业的会计或其他工作人员正是利用了这一点使系统数据和信息处理资料被不留痕迹非法修改、拷贝乃至毁灭等。尤其是一些中小企业由于缺乏内部控制管理和会计电算化系统知识，使得企业的效益严重滑坡，企业内部控制

5、乏力、会计信息失真严重。企业内部管理散乱的现状，不但使自身企业的发展受阻，而且影响了社会经济的发展。例如：由于所有数据都源于凭证库，当凭证输入后，系统将自动进行多项业务处理。一旦输入操作不当，将会引发日记账、明细账、总账乃至会计报表等一系列的错误。这些问题严重制约和影响了中小企业健康持续的发展。二、中小企业会计电算化与内部控制管理的有机结合（一）电算化软件与内部审批权限的有机结合中小企业会计电算化软件是专门用于会计核算工作的电子计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序，从而替代人工，实现会计核算任务。电算化软件以账务处理功能为核心，包括多种功能的有机组合体，具备

6、相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分，包括账务处理模块、报表处理模块、固定资产核算模块、工资核算模块等。电算化软件所要实现的重要功能之一是控制功能，即通过电算化软件与内部审批权限的有机结合，来完成中小企业内部控制管理在会计信息系统中的任务，使得会计信息系统按规范的、正确的会计工作流程进行处理，并防止非法的修改、拷贝和错误的输入、输出以及操作处理。电算化软件与内部审批权限的有机结合主要指企业财务收支审批制度，确定财务收支审批范围、审批人员、审批权限、审批程序及其责任的制度。建立健全中小企业的财务收支审批制度，是企业会计电算化工作的关键环节。要明确财务收支审批人员和审批权限，明确财

7、务收支审批程序，明确财务收支审批人员的责任。（二）会计电算化岗位与内部控制岗位设置的有机结合会计电算化岗位与内部控制岗位设置的有机结合可以有效的防止会计人员徇私舞弊、弄虚作假的行为，有效的提高会计工作的效率，保证会计信息的真实性。例如，可以设置电算主管，一方面负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，另一方面负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和完整性，操作会计软件登记机内账薄，对打印输出的账薄、报表进行确认。也可以设置电算审核岗位，负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知

8、识培训的水平。通过会计电算化岗位与内部控制岗位设置的有机结合，确定由谁编制凭证，谁输入凭证，谁复核凭证，谁记账，谁保管，谁汇总，谁编制报表，谁确认最终账表的正确性，何时完成上述各项工作，都必须作出合理的规定和安排。（三）内部控制规范与会计电算化核算方法的有机结合会计电算化核算方法要根据计算机特点对原有会计核算方法进行审核和调整，对于不符合会计基础工作规范要求的，要改正过来；对于手工核算过粗的方法要进行改进。例如，手工条件下固定资产核算通常采用分类折旧率，在采用计算机后改为个别折旧率；在手工条件下成本核算的辅助生产费用分配一般采用顺序分配法或计划成本分配法等，在计算机下可改为代数分配法。内部控制

9、规范与会计电算化核算方法的有机结合是指在会计电算化的核算过程中，需要以内部控制规范为标准，规范会计电算化的核算工作，主要包括以下几项规范制度：一是会计电算化财务处理程序制度的规定；二是会计电算化原始记录管理制度、定额管理制度、计量验收制度、财产清查制度等；三是会计电算化的成本核算等。（四）电算化、内部控制与会计人员培训的有机结合电算化、内部控制与会计人员的培训有利于提高会计人员的职业道德素质，有利于提高会计人员电算化软件使用技能。通过培训可以学习会计核算软件的使用方法，学习硬件和软件基础知识，掌握账务、报表处理一般方法，以及通用的会计核算软件的使用方法，可以强化会计人员的管理职能，提高会计工作的水平，使会计工作程序化、规范化。三、总结中小企业会计电算化与内部控制的有机结合是中小企业贯彻落实国家会计法律、法规的重