商务会议礼仪

1、商务会议礼仪商务会议礼仪 公司会议的工作安排公司会议的工作安排 工作会议的会前工作工作会议的会前工作 工作会议的会中工作工作会议的会中工作 工作会的会后工作工作会的会后工作 会务工作（会前）会务工作（会前） 1. 确定会议主题与议题确定会议主题与议题 2. 确定会议名称确定会议名称 3. 确定会议规模与规确定会议规模与规 格格 4. 明确会议组织机构明确会议组织机构 5. 明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具 6. 确定会议时间与会期确定会议时间与会期 7. 确定与会者名单确定与会者名单 8. 选择会议地点选择会议地点 9. 安排会议议程和日程安排会议议程和日程 10. 制发会议通知制

2、发会议通知 11. 制作会议证件制作会议证件 12. 准备会议文件材料准备会议文件材料 13. 安排食住行安排食住行 14. 制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 15. 布置会场布置会场 16. 会场检查会场检查 会务工作（会中）会务工作（会中） 做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到 会议值班保卫工作会议值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报编写会议简报 做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作 会务工作（会后）会务工作（会后） 撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员

3、离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档 会议的宣传报道会议的宣传报道 2 2、确定会议名称、确定会议名称 会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+ +内容内容+ +类型类型” 构成构成, ,应根据会议的议题或主题应根据会议的议题或主题 来确定。来确定。 会前准备工作会前准备工作 1、 确定会议主题与议题确定会议主题与议题 要有切实的依据；必须要结合本单位的要有切实的依据；必须要结合本单位的 实际；要实际；要 有明确的目的。有明确的目的。 4 4、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，

4、确定会期的长短应与会议内容紧密联系。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格 l 本着精简效能的原则本着精简效能的原则 l 会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。 l 会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。 5、 确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品）必备用品是指各类会议都需要的用品 和设备，包括文具、和设备，包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、桌椅、茶具、扩音设备、 照明设备、空调设备、投影和音像设备等。照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特

5、殊用品是指一些特殊类型的会议，）特殊用品是指一些特殊类型的会议， 例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需 的特殊用品和设备。的特殊用品和设备。 6、建立会议组织机构、建立会议组织机构 会务组、宣传组、会务组、宣传组、 秘书组、文件组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的 性质、议题、任务来确定与会人员。性质、议题、任务来确定与会人员。 9、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，

6、会议日程是指会议在一定时间内的具体安排， 对会议所要通过的文件、所要解决的问对会议所要通过的文件、所要解决的问 题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 8、确定会议地点、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。 有时也考虑政治、经济、环境等因素。有时也考虑政治、经济、环境等因素。 10、制发会议通知、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的种类有书信

7、式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。 11、制作会议证件、制作会议证件 代表证代表证 出席证出席证 会议正式证件会议正式证件 列席证列席证 来宾证来宾证 会议证件会议证件 旁听证旁听证 工作证工作证 会议工作证件会议工作证件 记者证记者证 出入证出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。 有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。

8、 1212、准备会议文件资料、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、主要有议程表和日程表、 会场座位分区表和主席台及会场座次表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、 主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、 开幕词和闭幕词、其他会议材料等。开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 主方谈判的接待准备主方谈判的接待准备 （1）主座谈判的接待准备）主座谈判的接待准备 主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判 事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座 次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随次安

9、排等各方面精心周密准备，尽量做到主随 客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和 尊重。尊重。 成立接待小组成立接待小组 成员由后勤保障成员由后勤保障(食宿方面食宿方面)、交通、通讯、医、交通、通讯、医 疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备 有翻译。有翻译。 了解客方基本情况，收集有关信息了解客方基本情况，收集有关信息 可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、 职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。 掌握客方抵离的具

10、体时间、地点、交通方式，以安排掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排 迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。 拟订接待方案拟订接待方案 根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待 计划和日程安排表。计划和日程安排表。 日程安排还要注意时间上紧凑日程安排还要注意时间上紧凑. . 日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见，日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见， 待客方无异议确定以后，即可打印。待客方无异议确定以后，即可打印。 如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程如涉外谈判，则要

11、将日程安排表译成客方文字，日程 安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将 其放在客方成员住房的桌上。其放在客方成员住房的桌上。 主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、 庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间 的费用通常都是由其自理的。的费用通常都是由其自理的。 迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职 位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问位的高低顺序列队迎接，双方人员互相

12、握手致意，问 候寒暄。候寒暄。 如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐 在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上 车，避免从客人座前穿过。车，避免从客人座前穿过。 （3 3）谈判室的布置与座次安排）谈判室的布置与座次安排 小规模谈判还可在会客室，小规模谈判还可在会客室， 有条件的话最好安排二三有条件的话最好安排二三 个房间，一间作为主要谈个房间，一间作为主要谈 判室外，另一间作为双方判室外，另一间作为双方 进行内部协商的密谈室，进行内部协商的密谈室， 再配一个休息室。再配一个休息室。 谈判

13、室布置以高雅、谈判室布置以高雅、 宁静、和谐为宜，环宁静、和谐为宜，环 境安静，没有外人和境安静，没有外人和 电话干扰，光线充足，电话干扰，光线充足， 室温适宜，装饰陈设室温适宜，装饰陈设 简洁、实用、美观。简洁、实用、美观。 （4）客座谈判的礼仪）客座谈判的礼仪 “入乡随俗、客随主便入乡随俗、客随主便”， 对一些非原则性问题采对一些非原则性问题采 取宽容的态度，以保证取宽容的态度，以保证 谈判的顺利进行。谈判的顺利进行。 明确告诉主方自己代表明确告诉主方自己代表 团的来意目的、成员人团的来意目的、成员人 数、成员组成、抵离的数、成员组成、抵离的 具体时间、航班车次、具体时间、航班车次、 食宿

14、标准等等，以方便食宿标准等等，以方便 主方的接待安排。主方的接待安排。 可与主方协商提出可与主方协商提出 自己的参观访问、自己的参观访问、 游览观光等活动要游览观光等活动要 求，但应尊重主方求，但应尊重主方 安排。安排。 谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加，谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加， 通常应在约定时间的通常应在约定时间的5分钟之前到达约定地点。分钟之前到达约定地点。 到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约。到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约。 对主方的接待，在适当的时间以适当的方式表示对主方的接待，在适当的时间以适当的方式表示 感谢。感谢。 客座谈判有时也可视双方

15、的情况，客座谈判有时也可视双方的情况， 除谈判的日程外，自行安排食宿、除谈判的日程外，自行安排食宿、 交通、访问、游览等活动。交通、访问、游览等活动。 2. 2. 出席商务谈判的仪表仪态要求出席商务谈判的仪表仪态要求 （1）整洁的仪容）整洁的仪容 仪容是指一个人的身体不着装的部位，主要是头发、仪容是指一个人的身体不着装的部位，主要是头发、 面部和手部。面部和手部。 商界人士仪容的要求是干净整齐，端庄大方。商界人士仪容的要求是干净整齐，端庄大方。 男性男性 头发：发型简单大方，长短适当，头发：发型简单大方，长短适当， 干净整齐，不准留新潮、怪异的发型，干净整齐，不准留新潮、怪异的发型， 不准蓬头

16、乱发，亦不准染发，最好也不要烫发。不准蓬头乱发，亦不准染发，最好也不要烫发。 手：谈判时，握手问候、交换名片和递送文件等都会手：谈判时，握手问候、交换名片和递送文件等都会 将手展示于人，因此，及时修剪指甲，保持手的干净将手展示于人，因此，及时修剪指甲，保持手的干净 整齐也是必要的。整齐也是必要的。 面部：保持干净清爽，面部：保持干净清爽， 养成每天上班前必剃养成每天上班前必剃 须的习惯，不准留胡子，须的习惯，不准留胡子， 也不能留大鬓角。也不能留大鬓角。 谈判前，不要进食大蒜、葱、韭菜、谈判前，不要进食大蒜、葱、韭菜、 洋葱、腐乳之类的食物，洋葱、腐乳之类的食物， 保持牙齿清洁，没有食品残留物

17、，也没有异味。保持牙齿清洁，没有食品残留物，也没有异味。 女性女性 出席商务谈判的女性，应选择出席商务谈判的女性，应选择 端庄大方的发型，过于时髦、端庄大方的发型，过于时髦、 怪异的发型，染发和不加以固怪异的发型，染发和不加以固 定的长发，都不适合出现在这定的长发，都不适合出现在这 种场合，选用的发卡、发箍以种场合，选用的发卡、发箍以 朴实素雅为佳。朴实素雅为佳。 脸部应化淡雅的日妆，保持妆脸部应化淡雅的日妆，保持妆 容的和谐清爽，一般不宜文眉、容的和谐清爽，一般不宜文眉、 文眼线，唇膏和眼影也不要过文眼线，唇膏和眼影也不要过 于浓艳，要与服饰协调。可适于浓艳，要与服饰协调。可适 当使用清新的

18、淡香水，但香气当使用清新的淡香水，但香气 不可过于浓烈。不可过于浓烈。 女性手部除保持干净整齐外，可适当使用指甲油女性手部除保持干净整齐外，可适当使用指甲油 美饰一下指甲，不宜涂抹彩色美饰一下指甲，不宜涂抹彩色 指甲油。指甲油。 （2）规范的服饰）规范的服饰 男性：男性： 应穿深色应穿深色(蓝、黑、灰、棕蓝、黑、灰、棕)的三件套或两件套西装，的三件套或两件套西装， 白色白色(或与西装同色系或与西装同色系)衬衣、打素色或条纹领带，衬衣、打素色或条纹领带， 配深色袜子和黑色皮鞋。配深色袜子和黑色皮鞋。 l除结婚戒指外，一般不戴其他首饰，最好能戴上一只有品除结婚戒指外，一般不戴其他首饰，最好能戴上一

19、只有品 味的手表，既能掌握时间，又是最好的装饰品。味的手表，既能掌握时间，又是最好的装饰品。 在商务谈判场合，男性不应穿着茄克衫、牛仔裤、在商务谈判场合，男性不应穿着茄克衫、牛仔裤、T恤衫、恤衫、 旅游鞋、旅游鞋、 凉鞋等休闲服装出席。凉鞋等休闲服装出席。 女性：女性： 端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选 择。以体现着装者的稳重、端庄，配上肉色的长筒或择。以体现着装者的稳重、端庄，配上肉色的长筒或 连裤丝袜和黑色的高连裤丝袜和黑色的高(中中)跟鞋。与服饰配搭，适当点缀跟鞋。与服饰配搭，适当点缀 一两件首饰或胸针一两件首饰或胸针(花花)、

20、丝巾等。、丝巾等。 出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、 太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴 太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。 （3）文明得体的言谈举止）文明得体的言谈举止 说话说话 商务谈判人员要求说话表达准确，商务谈判人员要求说话表达准确， 口齿清晰，言词有礼，要多用敬语口齿清晰，言词有礼，要多用敬语 和谦语，尽量采用委婉的表达方式。和谦语，尽量采用委婉的表达方式。 商务谈判时，还要善于倾听对方的意商务谈判时，还要

21、善于倾听对方的意 见，要求准确把握对方的意图。见，要求准确把握对方的意图。 举止举止 出席谈判人员的举止要自然大方，优雅得体：出席谈判人员的举止要自然大方，优雅得体： 说话速度不宜太快，说话速度不宜太快， 涉外谈判时，涉外谈判时， 更应照顾到翻译的方更应照顾到翻译的方 便。便。 说话的态度要友好、说话的态度要友好、 和善，面带微笑，和善，面带微笑， 以有助于促使问题以有助于促使问题 的解的解 谈判过程中的礼仪谈判过程中的礼仪 商务谈判过程中，自始至终都商务谈判过程中，自始至终都 贯穿一定的礼仪规范贯穿一定的礼仪规范: 主方准时迎候。主方人员应先于客方到达谈主方准时迎候。主方人员应先于客方到达谈 判地点，判地点， 当客方人员到达时，主方人员在大楼门口当客方人员到达时，主方人员在大楼门口 迎候，迎候， 亦可指定专人在大楼门口接引客人，亦可指定专人在大楼门口接引客人， 主方主方 人员只在谈判室门口迎人员只在谈判室门口迎 双方由主谈人介绍各自成员，互相握手、问候、致意。双方由主谈人介