有效的时间管理

1、 课程目标课程目标 一一了解时间管理能力了解时间管理能力 的的8个负面表现个负面表现 二二认识时间管理的认识时间管理的2个个 误区并正确认识时误区并正确认识时 间管理间管理 三三掌握掌握6个有效的时间个有效的时间 管理方法管理方法 茫 盲 忙 时间管理能力的时间管理能力的8个负面表现个负面表现 1、目标不清、目标不清 2、患得患失、患得患失 3、拖延、拖延 4、逃避、逃避 5、完美主义、完美主义 6、精力无法集中、精力无法集中 7、有求必应、有求必应 8、事必躬亲、事必躬亲 1、目标不清、目标不清 如果个体不知道自己要 做什么，时间管理就完 全没有意义，不能朝向 一个目标发挥自己的潜 能和精力

2、也许是时间管 理中最大的错误 时间管理能力的时间管理能力的8个负面表现个负面表现 2、患得患失、患得患失 患得患失往往导致个体在时 间管理上犹豫不决。犹豫不 决往往意味着无法一鼓作气 完成一项任务，忽东忽西地 转换制约了个体潜能的释放， 并增加了个体的惶惑和紧张， 无所适从。患得患失的后果 不只局限于个体范围，这种 “场”会影响组织和团体的 效率。 时间管理能力的时间管理能力的8个负面表现个负面表现 3、拖延、拖延 拖延的三个特征： （1）拖延是一种自愿的行为， 既不是胁迫的不得已行为， 也不是因为突发事件而导 致的客观延误； （2）拖延是将已经计划好的 行动推后，具有回避性， 拖延者不愿开始

3、或完成已 经打算做的事情； （3）拖延是一种非理性的行 为，尽管没有适当的理由 且会造成不利的后果，个 体还是会选择拖延。 拖延是一种常见的心理现象， 人们或多或少地存在拖延行 为，这种拖延行为导致诸多 不良后果。最大的危害就是： 不急的事情一经拖延不急的事情一经拖延 之后往往变成紧急的之后往往变成紧急的 事情。事情。 时间管理能力的时间管理能力的8个负面表现个负面表现 4、逃避、逃避 有些人总是以表面的忙碌掩 盖自己的拖延，这时我们往 往将其称为逃避。 时间管理能力的8个负面表现 拖延和逃避是浪费时间的重要因素，很多人在有紧迫 时间的限制时，总能找出完成工作的办法；而当时间 充裕时，却很容易

4、变得拖沓和效率低下。对此，要给 自己规定最后时限，并实行自我约束。持之以恒地坚 持能克服拖延和逃避等弊病。对员工也可以推行该制 度，在组织内部推行“限时办事制”，规定相关人员 在 限定时间内报告处理结果。 5、完美主义、完美主义 习惯性拖延、逃避 有时也和完美主义 有关。在生活、工 作中寻求完美并没 有错，但理想到过 分的程度就是个问 题。 时间管理能力的时间管理能力的8个负面表现个负面表现 6、精力无法集中、精力无法集中 精力无法集中的个体往往同时 想做很多事情，对即将发生的事 情殚精竭虑，面对千头万绪不知 从何开始，对当前工作的投入浅 尝辄止，时刻准备放弃。 时间管理能力的时间管理能力的8

5、个负面表现个负面表现 7、有求必应、有求必应 有求必应的表现为：面对请托基本 不予拒绝，花费太多时间。 你认为做为一名管理人员： 受人尊敬重要，还是受人 欢迎重要？ 时间管理能力的时间管理能力的8个负面表现个负面表现 8、事必躬亲、事必躬亲 为何事必躬亲？ 因为怕部属取代 不放心部属、不信任部属 要求标准过高 时间管理能力的时间管理能力的8个负面表现个负面表现 时间管理的时间管理的2个误区和正确认识个误区和正确认识 误区一：误区一： 在最短的时间内在最短的时间内 能不能够做最多的事情能不能够做最多的事情 误区二：误区二： 时间管理的对象是时间管理的对象是“时间时间” 正确认识：正确认识： 在同

6、样的时间内做该做的事情在同样的时间内做该做的事情 正确认识：正确认识： 时间管理的对象是时间管理的对象是“个人个人” 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 1、明确目标（SMART原则） 2、排列事件的优先级（事件的四象限） 3、改掉坏习惯（走出舒适区） 4、避免打扰 5、学会说“不” 6、适当授权 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 1、明确目标（、明确目标（SMART原则）原则） 明确目标不单单是有目标，而且是要让目标达到 SMART标准，这里SMART标准是指： SSpecificspisifik 具体的 MMeasurablemerbl 可衡量的 AAttainablet

7、einbl 可达到的 RRelevantrelivnt 相关的 TTime-based taim-beist 有期限的 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 1、明确目标（、明确目标（SMART原则）原则） 具体的（具体的（Specific） 这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我要成 为一个优秀的员工”不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的 最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。 可衡量的（可衡量的（Measurable） 是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的最佳 员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标出勤、业务量等。 可达到的（可达到的（A

8、ttainable） 这里的可达到有两层意思：一是目标应该有能力范围内；二是目标 应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重 要。如果目标经常达不到，的确会让人沮丧，但同时也应注意：太容易 达到的目标会让人失去激情。 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 1、明确目标（、明确目标（SMART原则）原则） 相关的（相关的（Relevant） 这里的“相关的”是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。 有期限的（有期限的（Time-based） 是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，不但要确定最终目标的 完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”，以便进行工作

9、进度的监控。 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 2、排列事件的优先级（事件的四象限）、排列事件的优先级（事件的四象限） 紧迫性 重要度 第三象限 紧迫而不重要 第四象限 不重要也不紧迫 第二象限 重要而不紧迫 第一象限 重要且紧迫 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 2、排列事件的优先级（事件的四象限）、排列事件的优先级（事件的四象限） 象限象限描述描述相关事件相关事件分析分析 第一象限重要且紧迫 处理危机、完成有期 限压力的工作等。 一定要优先去做的事情。 第二象限重要而不紧迫 防患于未然的改善、 建立人际关系网络、 发展新机会、长期工 作规划、有效的休闲。 第二象限的扩大

10、会使第一象限的事件减少。 而且处理时由于时间比较充足，效果都会比 较好。 很多人更关注于第一象限的事件，这将会使 人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于 收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力 竭，长此以往，既不利于个人也不利于工作。 第三象限紧迫而不重要 不速之客、某些电话、 会议、信件。 这一象限具有很大的欺骗性，很多事件因为 它紧急而往往被人们误认为是重要的，从而 被它占据了不少时间。 第四象限 不重要也不紧 迫 阅读令人上瘾的无聊 小说、收看毫无价值 的电视节目等。 这一象限的事件占用的是休闲时间。 瓶子的启示瓶子的启示 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 舒适区与习惯：舒适区

11、与习惯： 我们每一个人都会有自己的我们每一个人都会有自己的“舒适区舒适区”，在这个区域里你会感，在这个区域里你会感 到很舒服，离开了这个区域你就不舒服。到很舒服，离开了这个区域你就不舒服。 比如在家里，或者和熟悉的朋友交流。与此相反，也有让我们比如在家里，或者和熟悉的朋友交流。与此相反，也有让我们 感觉不舒服和有压力的事情，比如上台演讲，或者去搭讪陌生人。感觉不舒服和有压力的事情，比如上台演讲，或者去搭讪陌生人。 一直重复停留在舒适区的行为，就会将这一行为演变为习惯。一直重复停留在舒适区的行为，就会将这一行为演变为习惯。 习惯以后，根本不需要经过大脑的思考就去做这件事情。我们习惯以后，根本不需

12、要经过大脑的思考就去做这件事情。我们 每一个人在生活中都会被各种各样的习惯所牵引，会受制于各种各每一个人在生活中都会被各种各样的习惯所牵引，会受制于各种各 样的习惯，习惯会变成潜意识，附着在你的身上。样的习惯，习惯会变成潜意识，附着在你的身上。 3、改掉坏习惯（走出舒适区）、改掉坏习惯（走出舒适区） 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 一个人成长的过程， 就是舒适区不断扩 大的过程。如果有 什么事情让你感觉 不舒服，让你感觉 紧张，不要回避它， 突破了，你就又长 大一圈；退缩了， 你就还呆在以前的 小圈子里，越缩越 小。 不要做你想做的事情，要做你应该做的事情。不要做你想做的事情，要做

13、你应该做的事情。 3、改掉坏习惯（走出舒适区）、改掉坏习惯（走出舒适区） 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 3、改掉坏习惯（走出舒适区）、改掉坏习惯（走出舒适区） 其他影响效率的坏习惯：其他影响效率的坏习惯： 资料、文件随手摆放资料、文件随手摆放 粗心大意粗心大意 语言冗繁语言冗繁 多变多变 拖延拖延 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 人们一般每8分钟分钟会收到1次次打扰，每小时大约7次， 或者说每天每天50-60次次。平均每次打扰大约是5分钟分钟， 总共每天大约4小时小时，也就是约50%的工作时间（按 每日工作8小时计），其中80%（约3小时小时）的打扰是 没有意义或者极

14、少有价值的。同时人被打扰后重拾起原 来的思路平均需要3分钟分钟，总共每天大约就是2.5小时小时。 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时小时，按8小时工作制算，这占了工 作时间的 68.7%。 4、避免打扰、避免打扰 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 ！减少上级打扰的方法：减少上级打扰的方法： 让上级清楚地知道你的工作目标、计让上级清楚地知道你的工作目标、计 划和进度划和进度 主动约见上级主动约见上级 4、避免打扰、避免打扰 ？来自上级的打扰来自上级的打扰 来自上级的打扰是最难控制的，既不能拒绝也不能来自上级的打扰是最难控制的，既不能拒绝也不能 回避

15、，还必须和回避，还必须和 颜悦色地把宝贵时间让给他。颜悦色地把宝贵时间让给他。 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 4、避免打扰、避免打扰 ？来自下属的打扰来自下属的打扰 你的下属是否经常向你提出问题而打断你的工作？你的下属是否经常向你提出问题而打断你的工作？ 是否随时来找你汇报工作？是否经常向你请示某件是否随时来找你汇报工作？是否经常向你请示某件 事情你对他事情你对他/她的回复？她的回复？ ！减少下属打扰的方法：减少下属打扰的方法： 安排固定的培训，以便下属可以集中时间向你提出问题安排固定的培训，以便下属可以集中时间向你提出问题 制定例会制度，并严格执行制定例会制度，并严格执行 对于

16、下属的请示，需及时给予回复，或确定回复时间对于下属的请示，需及时给予回复，或确定回复时间 某些事项发生变动时，及时告知下属变动内容某些事项发生变动时，及时告知下属变动内容 鼓励下属以邮件等可延时打扰的方式与你进行沟通鼓励下属以邮件等可延时打扰的方式与你进行沟通 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 4、避免打扰、避免打扰 ！减少同事打扰的方法：减少同事打扰的方法： 在你需要打扰同事时，预先与他在你需要打扰同事时，预先与他/她联系你的要求、时间等，只有她联系你的要求、时间等，只有 如如 此，你才有可能获得相同的回报此，你才有可能获得相同的回报 。 对同事的要求保持热心、同情以及随时愿意加以

17、协助的态度，但对同事的要求保持热心、同情以及随时愿意加以协助的态度，但 要要 让你的同事们知道，这么做往往会影响到你的工作效率。让你的同事们知道，这么做往往会影响到你的工作效率。 ？来自同事的打扰来自同事的打扰 你不喜欢得罪他人？你喜欢参与每一件事？别人经常来询问你的意见，你不喜欢得罪他人？你喜欢参与每一件事？别人经常来询问你的意见， 使你觉得自己很重要？你不善于结束他人的来访？你就是喜欢不断地和使你觉得自己很重要？你不善于结束他人的来访？你就是喜欢不断地和 他人交谈？他人交谈？ 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 5、学会说、学会说“不不” 习惯于中庸之道的中国人，在拒绝别人时 很容

18、易发生一些心理障碍，这是传统观念 根深蒂固的影响，同时，也与当今社会中 的某些从众心理有关。不敢和不善于拒绝 别人的人，在实际的工作和生活中，往往 就得戴着“面具”生活，活得很累，而又 丢失了自我，但又因为难于摆脱这种“无 力拒绝症”而自责、自卑。 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 5、学会说、学会说“不不” ？来自上级的请求： 额外的工作 ！如何拒绝上级： 将自己的工作计划按轻重缓急 编排一个次序表，当上级提出 额外的工作要求时，即展示该 次序表，由上级决定最新的工 作在该优先次序表中的恰当位 置。 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 ！如何拒绝下属： 不要“问答题”，只要

19、“选择 题”。 5、学会说、学会说“不不” ？来自下属的请求： 不重要或不必要的请示 6个有效的时间管理方个有效的时间管理方 法法 5、学会说、学会说“不不” ？来自同事的请求： 工作范围外的协助 ！如何拒绝同事的请求： 表同情、找理由 运用肢体语言 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 6、适当授权、适当授权 授权：是上级委派给下属 一定的权力，使下属在一 定的监督之下，有相当的 自主权和行动权，被授权 者对授权者负有报告及完 成任务的责任。 6个有效的时间管理方法个有效的时间管理方法 授权给谁？授权给谁？ 领导者应注意授权对象的承接力。如果你想要授权有效和体现领导者应注意授权对象的承接力。如果你想要授权有效和体现 出成果，必须要经过精挑细选，被选中的员工应具备以下素质：出成果，必须要经过精挑细选，被选中的员工应具备以下素质： 6、适当授权、适当授权 有职业道德有职业道德 善于灵活机智地完成任务善于灵活机智地完成任务 有自我开创能力及协调与合作精有自我开创能力及协调与合作精 神神 善于思考的头脑善于思考的头脑 懂得一定的传帮带技术懂得一定的传帮带