公司技术档案管理办法

1、山东xx科技有限公司技术档案管理办法第一章 总则第一条 为加强公司技术档案和图纸的科学管理，有效地保护和利用技术档案和图纸，充分发挥技术档案在公司各项工作中的重要作用，依据中华人民共和国档案法和济南市私营企业档案管理办法，特制定本规定。第二条 公司技术档案是公司在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的，具有查考价值的各种文字材料、图纸、表格、声像等不同形式的历史记录。第三条 技术档案工作实行统一领导，分级管理和保守秘密的原则。维护技术档案完整、准确、安全和有效利用。第二章 文件材料的管理与归档第五条 为保证公司各类技术档案的完整、准确、系统，公司各部门需加强对归档技术文件材料形成的管

2、理，应指定专人（兼职）负责专项技术文件材料的收集和积累，并按要求定时送人事行政部档案室归档。第六条 公司各部门应将技术文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入部门工作计划及有关部门、人员的工作职责，作为有关人员业绩考核内容之一，予以考核。第七条 公司在产品、科研成果鉴定，基建工程验收，以及引进技术、设备开箱验收等活动中，必须有兼职档案人员参加进行监督和指导。技术文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。第八条 公司在产品和工程创优、科研成果评奖时，归档的技术文件材料是否齐全、完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。第九条 公司新购重要设备仪器开箱验收和引进

3、项目时，有关业务部门应会同档案部门共同检查验收技术文件材料，并及时归档。第十条 公司员工因公外出参观学习，考察和参加各种专业会议，收集获得的技术文件材料要按照归档范围的规定，及时送交档案室，经文书处理后归档。第十一条 技术文件材料归档要求1、 归档的技术文件材料必须完整，并分别划定保管期限。2、 必须准确地反映生产、科研、基建等各项活动的真实内容和历史过程，符合其形成规律。3、 归档的技术文件材料，其制作材料必须易于长期保存，采用耐久性书写材料，同时要保证图像清晰、字迹工整、签字手续完备。4、 归档的技术文件材料应是原件。归档二份，一份在室永久保存，另一份作为备索。第十二条 技术文件材料的归档

4、时间1、 产品试制、课题研究、基建工程和其它技术项目，任务完成后一个月内由项目负责人审定，经整理后，向档案室归档。2、 各项管理工作中形成的技术文件材料，在每季度第一个月内将应归档的技术文件材料整理后，由主管领导审定后向档案室归档。第三章 技术档案管理第十三条 公司档案室在接收、移交技术文件材料归档时，及时分类、组卷、编目、编号、登帐、入库上架（柜）保管。第十四条 技术档案分类编号按按其文件内容分别归入产品、科研、基建、设备等类中统一编号。技术档案在公司档案中的位置如下：4、科研档案按科研课题分类5、设备仪器档案按设备仪器型号分类6、基本建设档案按工程项目分类第十五条 编制档案分类目录、案卷目

5、录、卷内目录等检索工具第十六条 技术档案保管1、按照统一领导、分级管理的原则，公司保管本公司形成的技术档案。对必须归集团公司管理的技术档案由集团公司档案室集中统一保管，内容包括：（1）产品、科研档案：名牌产品、获奖产品、属国家秘级产品和科研项目、获国家专利科研项目、集团公司指定的重要产品和科研项目。（2）基建档案：国有土地使用证、房屋所有权证，主要生产厂房、办公楼、住宅（面积在1000m2）。（3）设备仪器档案：属精、大、稀设备仪器及引进设备仪器档案。2、存放技术档案必须有专用铁制框架，各类技术档案要分类存放，案卷排列方法从上到下，从左到右，便于查找。架、柜外面在设置档案分类标识。3、图纸底图

6、保管一律采用袋装平放，严禁折叠。图纸底图除修改、送晒外，不得借出。修改后的图纸底图入库，要认真检查更改标记，对项目填写不全者不能入库。4、定期进行库藏技术档案的清理核对工作，做到账、物相符。对破损或载体变质的技术档案，要及时都进行修补或复制。技术档案因作废、遗失时，要查明原因，保存依据。5、档案库房要经常保持整洁，控制温湿度标准。库房要有防盗、防火、防光、防潮、防尘，防有害生物和污染等安全措施 。6、技术档案装具(卷盒、卷皮等)要符合济南市档案局制定的标准。第十七条 技术档案统计建立健全统计工作，其主要内容有技术档案管理基本情况统计、技术档案数量统计、技术档案提供利用及其效果统计等。统计数据以

7、原始记录为依据，做到准确可靠。第十八条技术档案鉴定与销毁1、技术档案鉴定工作在公司总经理的领导下，组成由集团档案管理人员、专业技术人员及有关部门人员参加的鉴定领导小组，直接对技术档案进行保存价值鉴定。鉴定工作每五年进行一次。2、依据国家和有关部门的规定编制档案保管期限表。保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：(1)对企业有长远利用价值的技术档案应永久保存。(2)对企业在一定时期内有利用价值的技术档案分别为长期、短期保存。(3)凡是介于两种保管期限之间的技术档案，其保管期限一律从长。3、技术档案鉴定工作程序(1)鉴定领导小组提出技术档案鉴定工作方案，报集团公司常务副总经理及公

8、司总经理批准后，由集团公司下达鉴定任务。(2)鉴定领导小组采用直接档案鉴定法，逐项审查其保存利用价值，重新划定其保管期限。对已超过保管期限且无保存利用价值的技术档案，提出暂时下架保存或销毁意见。(3)对技术档案鉴定情况提出鉴定报告，对确无保存利用价值需要销毁的技术档案，填写“档案销毁登记表”经公司总经理批准后进行销毁。(4)技术档案销毁清单，报公司档案部门备案。4、经批准销毁的技术档案，由公司档案部门、审计部门组成监销小组，按销毁清单送到公司档案部门指定的销毁单位进行销毁。第十九条 技术档案管理现代化公司档案室要逐步应用现代管理方法，以电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办

9、公自动化等现代管理手段。利用微机存贮科技档案的卷内目录、案卷目录和其它科技档案信息资料，利用微机灵活、快速、准确地进行技术档案检索，利用微机随时掌握技术档案库存和调阅情况，利用微机进行基本情况的统计。第四章技术档案信息开发利用第二十条 技术档案信息开发利用是企业档案管理内容。开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的技术档案信息开发。这项工作重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。第二十一条 技术档案信息开发利用的几种形式1、编制并交流技术档案目录2、对技术档案进行加工整理，汇编专题资料产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映

10、、国内外同行业生产情况介绍等。第二十二条 企业技术档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。第二十三条 对于积极主动开发与提供利用技术档案，为发展企业生产、提高产品质量、降低物资消耗和增加经济效益等做出突出的人员、企业应给予表扬和奖励。第五章 管理体制第二十四条 为做好技术档案管理工作，公司按集团要求建立档案室，其主要职责是：负责统一管理本公司的各类档案；在一定范围内提供利用；对本单位技术部门和业务部门的技术文件材料的形成、积累和归档工作进行指导，按归档范围定期向集团公司档案室移交归档。第二十五条 技术档案管理人员技术部配备适应技术档案、技术资料工作需要的兼职档案人员，定期或不定期接受公司档案

11、室及集团公司档案管理的相关培训，以提高专业水平。第六章 技术档案借阅管理第二十六条 凡本公司与技术有关的员工经有关领导批准后，方可借阅、查阅技术档案。第二十七条 查阅一般技术档案资料，经办人需要说明查阅目的和档案名称，需要复印的技术档案资料和抄件要由档案员审核。查阅机密、重要档技术案资料，必须经总经理批准，未经批准，不许复制、摘抄、第二十八条 借阅技术档案需要登记。原则上只借阅复印件，如果必须借阅原件的，一般性技术档案资料，必须经部门经理批准；重要技术档案材料，必须经总经理审批。第二十九条 借出技术档案不得私自转借他人，未经批准严禁拆卷，不得在技术档案材料上随意写字、勾画，不得折叠、剪裁、抽页

12、、损坏等，要确保技术档案安全完整。第三十条 技术档案借出用完即还，如果工作需要确实不能及时归还的，需写出情况说明。工作有变动及离退休时，必须在在办理变动及离退休手续之前归还技术档案，否则档案负责人不在会签单上签字。第三十一条 凡借出技术档案发生遗失、损坏时，应立即向主管领导及档案部门报告并写出书面说明，以便采取弥补措施。公司还将依据档案法及员工处罚条例有关条款认真查处。第三十二条 外单位人员查阅技术档案时，必须持单位介绍信，经公司人事行政部经理批准，填写查阅登记后，方可查阅技术档案。如果需要复制及借出，必须经总经理审批。第七章 技术档案保密管理第三十三条 档案人员必须认真学习，贯彻档案法和保密法，要树立保密观念，增强保密意识，不得以任何方式泄漏机密。对违反保密制度的人和事，要坚决抵制，并及时向有关领导反映。第三十四条 属于保密范围的技术档案，都应标明密级，对不同密级的技术档案，应由不同范围的人员查阅利用，不得擅自扩大利用范围。第三十五条 档案库房由专人管理，档案人员出差或休假时，部门领导应指派专人代管。工作调动时，要将全部档案交接清楚、记录备案。第三十六条 技术部兼职档案人员出差或休假时，技术部领导应指派专人代管。工作调动时，要将全部档案交接清楚、记录备案。第三十七条 不准携带机密文件、