第七章-秘书与组织管理

1、第七章第七章 秘书与组织管理 12021/3/11 引言引言 本章以组织管理职能为基础，探讨了秘书与组织管理的关系，强 调了秘书管理理念更新的重要性及其主要内涵；特别对秘书与领 导决策的关系、秘书工作对领导决策的价值进行了描述，目标在 于帮助组织提高管理效率。 22021/3/11 组织管理的职能 1 秘书与组织管理 2 秘书与组织管理效率 3 秘书与领导决策 4 目 录录 CONTENTS 32021/3/11 PART 1 组织管理的职能 42021/3/11 一、组织管理一、组织管理 管理是人类活动的特殊形式，是社会系统中联系各层次子系统的纽带， 是协调各层次子系统的活动和关系以实现一定

2、目标的一种社会职能。管 理也就是人们为使系统功效不断提高所从事的一系列活动。 凡管理都是对一个组织系统的管理，我们这里所说的组织管理，就是社 会组织的管理活动。组织管理能对社会组织活动的功效起放大和创新作 用。组织管理的本质就在于放大所管理的系统的功效，并产生各单一子 系统所不具备的新功效。 52021/3/11 二、组织管理的职能二、组织管理的职能 （一）计划职能 计划是设定组织的目标、研究拟达到目标的策略，并建立机制以 协调达成组织目标的活动。计划是指社会组织设定目标和为实现 目标制订具体的行动计划；具体来说就是指为适应社会需要和组 织发展，通过对外部环境、内部条件的调研、预测、系统分析，

3、 对组织的目标、方针和战略作出决策，制订长期和短期计划，确 定实现计划的措施和方法。 62021/3/11 （二）组织职能（二）组织职能 组织是决定达成组织目标必须执行的任务由谁来执行、这些任务 如何加以群组、谁必须向谁报告、由谁来作决策。具体而言，组 织就是指为实现组织的目标和制订的具体行动计划，把组织活动 的各个要素、各个环节和各个方面，从劳动的分工和协作上、从 纵横交错的相互关系上、从时间和空间的相互衔接上，合理地组 织起来，形成一个有机整体系统，有效地进行实现组织目标和计 划的各项活动。 72021/3/11 （三）领导职能（三）领导职能 领导是激励员工、指挥他人，选择有效的沟通管道来

4、解决冲突的 活动。领导最主要的功能就是影响，是通过带领和指导组织成员 去实现共同目标的各种活动的整个过程。领导职能主要具体表现 在三个方面，即传递信息、提供动力、排除故障。 82021/3/11 （四）控制职能（四）控制职能 控制是监督组织的绩效，并与原先设定的目标相比较，修正偏离 标准的地方，以使组织向既定目标迈进。 控制功能的目标是通过检查、督促，确定组织活动按计划、标准 和方法进行；一旦发现偏差，即分析原因，纠正偏差，以确保组 织计划及目标的实现。实现控制职能的前提是有一个明确完整的 计划并制定衡量的标准。 92021/3/11 （五）协调职能（五）协调职能 协调是为了有效地实现组织目标

5、和计划，将组织中的各种要素和 各种活动结合和统一起来。协调包括对内和对外两个方面，对内 协调的核心是沟通，正确解决冲突，形成组织核心竞争力，建立 良好的内部人际关系；对外协调的核心是公关，恰当处理组织与 各社会公众的关系，树立组织形象。 102021/3/11 （六）激励职能（六）激励职能 激励就是创造满足职工各种需要的条件，激发职工工作的动力， 使之产生实现组织目标和计划的特定行为的过程。激励能使人的 潜力得到最大限度的发挥，能调动员工的工作积极性，使其主动 而自发地把个人的潜能发挥出来，奉献给组织。 112021/3/11 PART 2 秘书与组织管理 122021/3/11 一、秘书与组

6、织管理一、秘书与组织管理 秘书管理，指的是在履行秘书职责、实现秘书职能的活动中，秘 书的管理理念及其管理的方法与手段。秘书管理属于组织管理系 统不可分割的构成部分，属于管理决策层的辅助层次。 由于秘书处于组织管理体系中的枢纽位置，属于管理决策层的辅 助层次，因此，秘书管理必须与组织管理运行机制协调一致，秘 书工作方法必须与领导工作方法相契合、与秘书工作职能相匹配。 132021/3/11 （一）组织目标为秘书选用工作方法指明方向（一）组织目标为秘书选用工作方法指明方向 组织目标为全体组织成员的行动指明方向，也引导着秘书的工作 行为。秘书选用工作方法，必须为实现组织目标服务；必须坚持 组织功利目

7、标，从组织功利出发来选用；必须与组织发展目标相 一致。 142021/3/11 （二）组织规范为秘书选用工作方法提供依据（二）组织规范为秘书选用工作方法提供依据 组织规范是统一和制约组织成员行为的准则，以此维系组织的有 序运转。秘书选用工作方法，必须以组织规范为重要依据。 一是要遵从组织的权责分配规范。 二是要遵从国家法律规范。 三是要遵从组织纪律规范。 四是要遵从组织运行规范。 五是要遵从组织内岗位职能规范。 152021/3/11 （三）组织需要是秘书选择工作方法的基础（三）组织需要是秘书选择工作方法的基础 在实际工作中，秘书选择工作方法，必须符合组织管理的需要。 只有采用符合组织管理需要

8、的工作方法，才能取得有价值的成效， 反之，则很难产生积极的实际价值，甚至可能产生负面影响。 162021/3/11 （四）组织管理方法要应用于秘书工作（四）组织管理方法要应用于秘书工作 虽然秘书工作有着自身的特殊性，但组织管理的方法同样适用于 秘书工作，而且也应当应用于秘书工作。 一是组织管理的方法同样要用于对秘书工作的管理。 二是秘书工作实务中要运用组织管理方法。 三是秘书要适应和配合有关组织管理方法的实施，服务于组织管 理。 172021/3/11 二、秘书管理理念的更新二、秘书管理理念的更新 随着世界多极化和经济全球化的发展，国与国之间的联系更为密切，综 合国力竞争日趋激烈。加入世贸组织

9、后，我国将在更大范围、更深程度 上参与国际合作与竞争。在这种情况下，如何学会用开阔的视野和世界 的眼光，敏锐观察国际上发生的各种变化，正确把握世界大势；如何进 一步增强政治敏锐性和政治鉴别力，深刻理解中央为应对复杂的国际局 势所采取的战略决策和部署；如何在发挥好我们的政治优势的同时，不 断提高按国际通行规则办事的能力：这些都对各级各类秘书机构提出了 新的更高要求。 182021/3/11 （一）领导的秘书观与秘书的秘书观（一）领导的秘书观与秘书的秘书观 秘书文化与官文化： 官文化在中国传统文化结构中占有重要地位，并有深远的影响。 用现代眼光来看，秘书应当是一种职业，并非官职。但是，从历 史事实

10、和历史的惯性来看，秘书文化向来就是官文化的构成部分。 由于落后的用人机制所造就的秘书与服务对象间微妙的人身依附 关系，以及在人身依附条件下主辅互动的原因，传统秘书文化的 消极面对官文化的扩张起着推波助澜的作用。 192021/3/11 （一）领导的秘书观与秘书的秘书观（一）领导的秘书观与秘书的秘书观 领导的秘书观： 所谓领导的秘书观，就是从领导角度对秘书的职能、价值、工作 方式以及秘书与自身关系的认识和评价。领导的秘书观，对自身 与秘书的关系状态具有主导作用，也深刻地影响着秘书自身的角 色定位。 领导正确的秘书观，是建立在健康的官文化与秘书文化基础之上 的。 202021/3/11 （一）领导

11、的秘书观与秘书的秘书观（一）领导的秘书观与秘书的秘书观 秘书的秘书观： 秘书的秘书观，就是秘书对自己的职能、价值、工作方式以及秘 书自身与领导关系的认识和评价。秘书的秘书观尽管会受到领导 秘书观的深刻影响，但归根结底，它是秘书自身的角色意识，具 有相对的独立性。秘书个人修养的高下，对其秘书观有着决定性 的作用。 212021/3/11 （二）秘书管理理念的更新（二）秘书管理理念的更新 传统的秘书工作理念是建立在对秘书工作本质属性片面理解的基 础之上的，是相对保守和不够科学的。 1985年1月，全国秘书长和办公厅主任座谈会明确提出了新时期 秘书工作必须实现的“四个转变”，即要从偏重于办文办事，转

12、 变为既办文办事，又出谋献策；从单纯收发传递信息，转变为综 合处理信息；从单凭老经验办事，转变为科学化管理；从被动服 务，转变为主动服务。 222021/3/11 PART 3 秘书与组织管理效率 232021/3/11 一、组织效率一、组织效率 组织效率是各级各类社会组织及其管理人员从事管理活动的产出 同所消耗的人力、物力、财力等要素间的比例关系，是管理职能 的具体体现。 组织效率原则，是指社会组织要以提高综合管理效率为宗旨。即 组织管理要以最小的投入获取最大的效益。 242021/3/11 二、提高组织效率的管理方法二、提高组织效率的管理方法 管理方法同人类的一切知识一样，来源于人类的实践

13、活动，是随 着人类社会实践的发展和科学技术的进步而不断发展起来的。人 们在协调群体的活动以实现一定目的的过程中，根据管理任务和 管理对象的情况，制定出达到既定目标的活动方式。按照这种方 式，如果达到了既定的目标，就说明它是有效的，这种行动方式 在人们的活动中经过不断地重复，就逐渐在人们头脑中固定下来， 成为了正确的管理方法。 252021/3/11 （一）任务管理方法（一）任务管理方法 任务管理法的基本内容可以概括为：通过时间动作研究确定标准 作业任务，组织中的员工都有明确的责任，按职责要求完成了任 务则付给一定的报酬。 任务管理法规定组织中的每个人在一定时限内完成任务的数额， 但任务管理法并

14、不只是规定每个人的工作量，否则就把任务管理 法简单化了。规定工作量本身并不能说就是科学管理，这里的关 键在于所规定的工作量的定额是怎样确定的。 262021/3/11 （二）人本管理方法（二）人本管理方法 在人际关系理论的推动下，对于组织的管理和研究便从原来的以“事”为中 心发展到以“人”为中心，由原来对“纪律”的研究发展到对行为的分析， 由原来的“监督”管理发展到“自主”管理，由原来的“独裁式”管理发展 到“民主参与式”管理。 管理者在管理中采取以工作人员为中心的领导方式，即实行民主领导，让员 工参加决策会议，领导者经常考虑下属的处境、想法、要求和希望，与下属 采取合作态度，管理中的问题通过

15、集体讨论，由集体来作出决定，监督也采 取员工互相监督的方式等等。这样，员工在情感上容易和组织融为一体，对 上司不是恐惧疏远而是亲切信任，他们的工作情绪也就可以保持较高的状态， 从而使组织活动取得更大的成果。 272021/3/11 （二）人本管理方法（二）人本管理方法 人本管理法是作为对任务管理法的革新而提出的一种新的管理方 法。这种管理法和任务管理法的重大区别在于：任务管理法要求 工作人员的活动标准化，工作人员在工作中的自由度是很小的， 但对完成组织规定的任务较有保证； 而人本管理法则有较大的灵活性，工作人员在组织中有相当的自 由度，较能发挥其自主性和创造性，但这样一来，组织内的变动 也较大

16、，组织规定的任务有时无法完成。 282021/3/11 （三）目标管理方法（三）目标管理方法 目标管理是以相信人的积极性及其能力为基础的，社会组织各级 领导者对下属人员的领导，不是简单地依靠行政命令强迫他们去 干，而是运用激励理论，引导员工自己制定工作目标，自主进行 自我控制，自觉采取措施达到目标，自动进行自我评价。 目标管理通过诱导启发员工自觉地去干，通过激发员工的生产潜 能、提高员工的效率，来促进社会组织总体目标的实现。 292021/3/11 （四）系统管理方法（四）系统管理方法 系统方法属于一般科学方法论，它为认识、研究和探讨结构复杂 的客体确立必要的方法论原则。所谓系统方法，就是按照

17、事物本 身的系统性，把研究对象放在系统的形式中认识和考察的一种方 法。 具体地说，就是从系统的观点出发，始终着重从整体与部分(要 素)之间、整体与外部环境之间、部分(要素)与部分(要素)之间的 相互作用和相互制约的关系中考察对象，从而实现最佳地处理问 题的一种方法。 302021/3/11 （四）系统管理方法（四）系统管理方法 第一，确定问题，收集资料。 第二，系统分析。 第三，方案选优。 第四，实施计划。 312021/3/11 三、秘书与组织管理效率三、秘书与组织管理效率 作为社会组织管理系统中的辅助子系统，秘书及秘书机构通过主 辅配合和综合辅助发挥参谋助手作用，分担领导者的工作压力， 强

18、化、拓展、伸延领导的影响力，从而为提高组织的整体管理效 率发挥重要的作用。 322021/3/11 （一）工作制度的建立（一）工作制度的建立 为了提高组织管理效率，必须制定有关工作制度和科学可行的工 作要求，这是实现秘书工作规范化、程序化、科学化，为领导管 理工作提供优质服务的重要保障。 秘书工作的综合性决定了其涉及的制度很多。最常见的有办文制 度、值班制度、办会制度、接待工作制度、来信来访工作制度、 会议决定事项督查制度、中心工作督查制度、领导批示件办理制 度、调研制度、信息工作制度、秘书业绩考核制度等。 332021/3/11 （二）程序化与规范化的实现（二）程序化与规范化的实现 一般来说

19、，在纷繁的秘书业务中，大部分是反复出现的、经常性 的工作，如文件处理、会务工作、信访工作、接待工作、机要工 作、督促检查工作等。虽然在不同社会组织内，秘书工作中的常 规性工作存在差异，但在特定社会组织内，这些反复出现的、经 常性的工作是有特定规律可循的。 自然性程序、指令性程序、法定性程序、技术性程序、经验性程 序 342021/3/11 （三）现代化手段的采用（三）现代化手段的采用 现代化手段的采用是提高组织管理效率的技术保障。办公自动化将现代 技术装备、科学管理思想和行为科学有机结合在一起，应用于办公室工 作以提高办公质量和效率。 办公信息处理的自动化是利用先进的科学技术将办公人员和先进设

20、备结 合起来构成人机信息处理系统，使人的办公活动逐步由各种设备和人机 信息系统来协助完成，实现办公人员智力劳动的自动化、电子化、专业 化，最大限度地减轻劳动强度，达到充分利用信息、提高工作效率和质 量的目的。 352021/3/11 （四）学习型组织的培养（四）学习型组织的培养 在一个复杂多变的社会里，学习能力至关重要，秘书及秘书机构只有提 高学习能力，将自身培养成学习型的人或学习型组织，才能求得长期的 进步与发展。 学习型组织是一个具有持续创新能力、能不断创造未来的组织。它就像 具有生命的有机体一样，能在内部建立起完善的学习机制，将员工与工 作持续地结合起来，使组织在个人、工作团队及整个系统

21、三个层次上得 到共同发展，形成“学习持续改进建立竞争优势”这一良性循 环。 362021/3/11 PART 4 秘书与领导决策 372021/3/11 一、秘书工作对领导工作的价值体现一、秘书工作对领导工作的价值体现 领导活动是率领和引导被领导者实现一定目标和任务的一种社会 行为过程，是一种对社会组织及其活动进行管理的职能。领导活 动是管理活动的核心组成部分。领导工作对秘书工作的总体要求， 是要其当好近身综合辅助和服务的参谋助手。 382021/3/11 （一）为领导工作做铺垫（一）为领导工作做铺垫 秘书的铺垫性工作，是指为领导开展具体工作所做的前期准备工 作。比如会前的筹备工作，领导决策前的信息收集和处理工作， 文件呈送领导前的拟办工作，等等。秘书的铺垫性工作方法，是 以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施的 要求操作，并与领导密切沟通，以保证铺垫工作的有效性。 392021/3/11 （二）为领导工作代劳（二）为领导工作代劳 秘书为领导代劳，是指在领导授权的前提下，承担某些本该领导 亲自办理的事务。为领导代劳，务必忠实地反映领导意图，严格 遵守授权范围，扮演好领导与秘书的双重角色，注意与工作对象 和领导及时沟通，在授权范围内注意工作方法的灵活性，以求工 作效果最大化。 4