水利工程项目档案整理归档问题探讨

1、 水利工程项目档案整理归档问题探讨 摘要：水利工程项目档案既是重要的历史见证，也是工程正常运行、显现效益的重要保障，必须做好收集、整理、归档等各个环节，以确保档案在竣工后工程的使用、维护中发挥作用。但是目前水利工程建设项目档案在实际工作中存在着许多问题，因此，水利工程档案整理归档工作要结合工程特点和实际情况进行认真分析、深入研究，多渠道解决存在的问题，以提高水利工程项目档案的归档质量，促进我国水利事业稳定发展。本文在阐述水利工程项目档案整理和归档的范围的基础上，就水利工程项目档案整理归档存在的问题进行分析，并提出相应的优化措施，以期能够对我国水利事业的发展起到促进作用。关键词：水利工程；项目档

2、案；整理归档1水利工程项目档案整理和归档的范围1.1水利工程项目档案整理的范围水利工程项目档案整理的范围和内容是工程建设中存在的问题和相关的文件。例如，水利建设工程涉及的图纸和视频文件、工程审批和验收等，将这些按照一定规范进行整理，以供后来者查阅参考。但在实际管理工作中，常常因为水利工程项目档案整理混乱，资料内容不足等问题给相关人员带来一些后续的辨识难的问题。1.2水利工程项目档案归档的范围每个单项水利工程项目可分为五个阶段。前期准备阶段的文件有项目建议书、上级下达的水利工程项目计划等。设计阶段的文件包括工程勘察、设计的图样、说明书、计算书、工程概算书等。施工阶段有施工组织设计、施工图、检验记

3、录等文件。竣工验收阶段由竣工报告、竣工图、竣工验收记录、说明书、工程决算、总结等文件组成。使用维护阶段包含的文件。水利工程项目档案涉及文件资料多，归档范围广，对开展水利工程项目档案管理工作增加了难度1。2水利工程档案归档存在的问题2.1水利工程竣工图修改不规范有些水利工程竣工图未严格按照要求标注，缺少时间、签名、编制单位等，一些需要加盖印章的地方未加盖印章。有些档案在使用过程中有修改，但档案中没有相关的修改通知，只是放了一份副本在档案中。部分改造项目，档案馆没有改造前后施工全过程的图片，也没有对比图片。2.2档案原件移交不规范档案管理部门备案信息不畅，主要是管理部门和建设单位未能建立科学合理的

4、沟通机制，档案管理部门与其他部门也没有有效的联系。这两方面的原因导致了一些细节在归档过程中无法有效协商，造成了日后档案管理中的诸多问题。一些施工单位移交档案时，未将原始图纸等文件全部提交，只有原始档案的法律效力才更充分，特别是对于一些重要文件，如建设用地规划许可证的转让，必须保证文件原始性。2.3电子与纸质版档案无法做到同步归档个别施工单位在移交竣工档案时，只有纸质档案，没有电子版，无电子目录，竣工图图片不够清晰。按照国家规范项目档案的归档标准，必须做到纸质与电子版同时归档、电子图纸必须清晰、目录齐全。同时，水利工程施工过程中应以照片或图片的形式进行记录，并附在电子档案里2。2.4施工方在项目

5、验收时档案不齐全部分工程在验收过程中，施工单位未及时准备好基础设施档案，造成验收过程中的许多麻烦。因此，建设单位应在验收前做好档案的准备工作，及时发现档案中存在的问题，提前解决问题。3水利工程项目档案归档优化措施3.1对项目档案做好前段控制归档工作实行提前介入，开工前对各参建单位及项目部开展同步培训工作，过程中及时指导监督，同步管理，每月不少于两次的同步检查；提前把控资料的归档质量。水利工程项目建设单位应增强档案意识，为保证水利工程项目资料的完整性、及时性、真实性，就应做到“三纳入，四同步”。及时收集、做好项目前期合同、招投标等文件的分类工作；在入档前对收集的文件进行系统分类、整理、装订、编制

6、，确保档案在分类、编号、装订等各环节中无差错，以防相关重要资料的遗失或损毁，从而造成难以弥补的损失；档案工作人员应从立项、招投标开始到工程竣工结算全过程跟踪资料的收集、整理、归档工作，落实档案质量，尤其是过程中各阶段的验收会议资料的收集情况，更应该对各参建单位的工程资料及时检查、监督，对收集不全或不符合要求和规范的，及时督促对方按时整改，否则，一旦工程竣工后，就很难保证档案的真实性、完整性、规范性；建设单位应和档案馆经常保持联系和沟通，对建档过程中遇到的问题及时咨询，确保档案馆能及时了解在建项目的实施情况，跟踪、监督、指导项目形成的档案资料整理和归档工作，确保工程资料的完整性、规范性3。3.2

7、明确制度标准，掌握法规规范档案室管理人员应严格执行规章制度和标准，以保证水利工程项目档案的归档质量；建设单位与参建单位签订合同时应设立专门条款，明确规定参建单位档案的管理职责、归档范围、质量要求、整理标准及违约责任，扣留总投资中5%作为工程档案保证金，待项目档案由建设单位工程管理人员、档案室验收合格后完成移交归档工作才能返还；对尚未完整移交档案的施工单位，不办理该项目结算手续，对已完工但未全部移交档案的项目，要联系建设单位项目管理人员督促施工单位向档案馆提交项目档案，确保水利项目档案形成的原始记录和真实记录妥善保存和有效利用4。3.3贯穿水利工程建设全过程、全方位项目开工前应提前梳理档案的归档

8、范围与移交部门，建设单位应遵循国家档案相关规范，按照职责明确、流程清晰、措施有效，要求档案管理人员强化责任意识，提高自身的管理水平。根据相关法律法规，明确档案工作的分管领导，设立或明确项目建设档案管理机构，实行分级管理模式。档案管理人员应经过项目档案管理培训，具备档案专业知识，能够掌握相关工程技术。在档案形成的全过程中，应提前融入，及时指导、监督，与项目建设同步管理，指导验收后项目形成档案按照国家相关规范进行归档。建设单位应指定熟悉业务、责任心强的档案员负责各新建、扩建、改建和大中型设备等项目档案的管理工作，指定专人负责与档案馆对接，重大水利项目开始时，有责任和义务向档案馆通报项目名称、设计单

9、位名称和设计单位、施工单位和施工信息人员及其联系方式，便于后期档案工作顺利开展。档案管理人员应准确掌握新建、扩改建等项目，对在建项目及时了解，为在建项目进行全过程指导、监督。期间及时通知上级档案管理部门参加项目中期、阶段性验收等其他重要会议。档案管理人员与档案馆有关人员要保持密切联系，共同做好水利工程项目档案的系统整理、归档及移交工作。3.4加快水利工程项目档案信息化建设进程信息技术的发展速度让人瞠目结舌，水利工程档案整理与归档工作也可以以先进信息技术为依托，实现档案录入的准确和快速。积极构建水利工程档案信息管理平台，全面提升水利工程档案管理效果。在此基础上，重视对水利工程档案信息化基础设施的资金投入，切实提高水利工程档案的开发和利用效率。4 结语水利工程的档案整理归档工作要求高而且工作复杂，需要准确细致地收集档案信息，需要档案管理人员结合工作特点，强化档案整理归档工作理念，不断探索新的档案整理归档方式，认真负责地做好档案整理归档工作，这对促进水利事业的发展具有重要作用。参考文献1邢云飞,李辰康.水利工程档案收集和管理问题分析j.河南水利与南水北