会议管理制度文档(DOC).doc

1、会议管理制度(a-03 ）1. 目的和适用范围为了规范公司会议管理，保证会议的时间、质量和效果，特制定本制度。本制度适用于公司内部各种会议。2. 职责2.1 综合办公室是本标准的归口管理部门。2.2 各部门负责严格遵守本制度。3. 标准内容3.1我公司主要会议有：公司周调会、民主生活会、座谈会、总结表彰会、客户座谈会、员工联谊会、部门例会等。3.2会议管理3.2.1 公司周调会3.2.1.1目的和意义为协调各部门阶段性工作， 总结一周的工作 , 存在的问题 , 修正措施 , 下周重点工作。3.2.1.2时间、地点每周五下午 15： 00 在会议室召开周调会。3.2.1.3主持、组织及参加人会议

2、由总经理主持，总经理不在由常务副总经主持。由综合办公室负责组织各相关部门的领导人员参加。3.2.1.4会议内容及会议形式各部门汇报本周到工作 , 存在哪些问题 , 需要协调的工作有哪些 , 会议主持人根据问题情况指定 xx 公司领导作解答 . 各部门汇报完毕后 , 由副总提出所辖工作范围的下周重点工作安排, 再由常务副总经理提出下一周所辖工作范围内的重点工作 , 然后总经理提出总结性的意见和要求, 最后董事长提出自己的意见和阶段性的目标 . 特别注意的是，在汇报人讲话期间，任何人不得打断汇报人的讲话，如果有什么问题， 请做好记录， 按议程该你讲话时必须一次性讲完讲全。杜绝人云亦云，想起来什么说

3、什么。 会议结束时， 主持人可询问那位同志还有没说的问题，可以补充。但不得重复性的问题。3.2.1.5记录和纪要每次会议由主持人制定某部门领导专人负责记录，并写出会议纪要报董事长， 送总经理及各副总经理阅， 发公司各部门， 并由档案室存档。3.2.1.6内容落实综合办公室部负责监督会议内容中公司层面的落实情况，对未完成者，对部门经理予以考核。会议内容中属生产系统内容的 , 由生产副总负责落实 , 对没有落实的 , 对责任人予以考核 .3.2.2 民主生活会3.2.2.1目的和意义为了增进干部与员工、干部与干部、员工与员工之间的相互理解，做到及时有效沟通，创造一个宽松、团结的人文环境。3.2.2

4、.2时间、地点各部门每季召开一次生活会。时间由各部门自行选定，地点可在办公室、 会议室、培训室和岗位上， 也可在公司以外的其他场所（业余时间）。公司高层干部每季度召开一次生活会，由总经理组织主持并定会议地点。3.2.2.3主持及参加人由本系统、本部门负责人主持，本系统或部门的全体员工参加，生产系统可分段、分班组组织，由工段长或班组长主持，三班作业员工可分期参加， 会后由各班组长将员工反映的问题在部门班组长以上生活会上部门领导人进行传达。3.2.2.4会议形式采用自由发言式。3.2.2.5会议内容工作障碍、生活困难、感情交流、相互帮助 , 公司文化 , 对公司的建议。3.2.2.6会议要求员工要

5、将自己近三个月以来工作中的缺点和不足以及对本部门和公司生产经营过程中存在的问题坦诚地表达出来；会上要虚心接受领导和同事们对自己工作的点评；对其他同事工作的优缺点客观地给予评价。高层领导要对自己一季度以来在执行公司决策上出现的失误与不足以及在带队伍方面存在的主观问题形成文字发言材料；将自己分管系统与其他系统在协调与配合上出现的问题讲透，并将需要沟通的管理环节讲出来。各部门要将员工会议发言做好记录，对合理化建议要安排落实，暂时受客观因素的影响无法或难于落实的要和员工做好解释工作；综合办公室要对高层发言做好记录形成纪要。3.2.3 座谈会3.2.3.1目的和意义为了及时传达公司精神，倾听员工心声，做

6、好高层领导与一般员工的交流，达到管理的扁平化效果。3.2.3.2时间、地点座谈会时间临时制定，地点可在会议室也可在一线操作现场，公司各部门每季召开一次座谈会。3.2.3.3主持、组织及参加人由员工所在部门经理组织、主持；主管副总经理、综合办公室和人力资部门相关人员参加， 座谈部门的全体员工或员工代表参加（当班的三班作业员工除外）。3.2.3.4会议形式会前做好准备，拟定出书面座谈会议主题，自由发言。3.2.3.5会议内容将本部门存在的问题、 难点，员工工作中遇到的工作障碍及对部门和公司的看法作为座谈主题， 围绕主题各抒己见、 敞开心扉并对公司管理、发展提出合理化建议。 座谈会主题也可由综合办公

7、室制定。3.2.3.6记录和纪要座谈部门经理负责记录，会后整理出纪要。3.2.3.7内容落实需要公司有关部门落实的工作由综合办公室对需落实的内容进行督促落实， 对未按时完成者， 及时向员工说明并对部门负责人予以考核。3.2.4 客户座谈会3.2.4.1目的和意义为加强与上下游客户的联系， 提升公司在客户心中的地位和影响力，建立良好的业务关系，达到共盈的商业目的。3.2.4.2时间、地点公司每年年中或年底在本公司（或外地其他地点）召开一次，或在公司举行重大活动时邀请重要客户参加。3.2.4.3主持、组织及参加人由董事长主持，供应部、销售部、运输部可分别组织，综合办公室协助组织工作， 主要邀请我公

8、司进行资质评定后的信誉优良的合格客户参加。3.2.4.4会议形式采用开放式自由发言或宴会式交流。3.2.4.5会议内容主持人致欢迎词，介绍公司基本情况；介绍公司过去一年来的主要工作业绩及公司未来一年的经营目标和客户策略； 之后征求客户对公司经营发展的意见和建议。 会议可发表共同宣言， 促进企业战略联盟的实现。3.2.4.5接待要求供应部、销售部、运输部负责接待，参会客户要有登记，并负责收取各代表的名片。3.2.5 总结表彰会3.2.5.1目的和意义为了发扬先进员工的积极进取精神， 鼓励先进，鞭策落后，公司组织召开总结表彰大会对一年内涌现出的先进典型进行表彰。3.2.5.2时间、地点总结表彰大会

9、每年年底召开一次，于春节前一周内在公司大会议室召开，一般与公司年底月度大会一起召开。3.2.5.3主持、组织及参加人由一名公司领导主持，综合办公室组织，全体员工参加。3.2.5.4会议内容总结公司一年来的工作；宣读先进团队和先进员工名单；介绍先进事迹；领导颁发荣誉证书及奖金、奖品。3.2.5.5内容落实先进员工事迹，在广播站广播一个月；先进员工照片在“光荣榜”展示半年。3.2.6 员工联谊会3.2.6.1目的和意义为了与员工建立沟通渠道， 使辛苦了一年的员工有一个更广泛的交流空间，公司每年度举办员工联谊会。3.2.6.2时间、地点员工联谊会每年举办一次，时间一般选在春节前一周内的一个晚上，地点

10、在附近选一大酒店。3.2.6.3主持、组织及参加人由一名公司领导主持，综合办公室组织，管理、生产、技术骨干员工和中高层干部参加。3.2.6.4会议形式宴会、茶话会、团拜会等。3.2.5.5会议内容高层班子成员向大家致意；主持人简述公司过去一年的业绩和对未来发展规划的设想；员工代表发言；宴会开始。3.2.6.6综合办公室负责组织发放纪念品。3.2.7 部门例会3.2.7.1目的和意义为了协调部门内部人员之间的工作，使每个人的工作形成一个有机的整体， 向着更有利于公司发展的方向前进，部门要定期召开例会。3.2.7.2时间、地点部门例会每月一次，一般选择在每月 25 日或部门另行安排；职能部门在公司

11、会议室，生产车间可在各车间培训室或岗位上召开。3.2.7.3主持、组织及参加人由部门经理主持， 职能部门全体员工参加， 生产车间可分段进行或只要求班组长以上人员参加， 会后由各班长传达给员工。 部门例会可与部门座谈会、 生活会合并到一起同时召开， 车间开会参加范围必须达到班组长以上。3.2.7.4会议形式部门经理主持， 职能部门管理岗位员工轮流发言， 生产车间班组长以上必须发言，员工可自由发言。3.2.7.5会议内容部门经理下达下月工作计划及个人分工情况；上月总结，对员工表现予以评价；员工汇报个人工作状况及需要领导予以协调的工作，提出关于部门管理的意见和建议。3.2.7.6记录和纪要部门经理安

12、排专人负责记录，需协调解决的尽快协调解决。4. 考核4.1 违规情形4.1.1 迟到：所有参加会议的人员在会议规定召开的开始时间内未到的，计为迟到。4.1.2 早退：参加会议人员，未经主持人同意在会议结束前离开。4.1.3 缺席：请假并得到批准，未参加会议情况为缺席。4.1.4 随意进出：参加会议人员，原则上与会期间不允许进出和走动 , 在特殊情况下 , 因工作特别着急 , 可向主持人请假 , 未经主持会议人同意擅自进出会议场所视为随意进出和走动。4.1.5 会议期间手机一律调为静音, 并不允许接通电话 .4.1.6 别人讲话时要认真听 , 不得随意打断别人 . 否则会议性质将发生改变 . 要做一个懂礼数 , 讲道义 , 讲文明 , 讲道德的