[DOC] 预留印鉴挂失、变更业务中的风险及防范措施

1、预留印鉴挂失、变更业务中的风险及防范措施f.tjl市公证处生任:罗丽莲地址:广东省深”ll市福田区深南大道4031号兴业银行大厦仃,侣楼邮编:518008电话:075583024212传真:075583024162网址:wwwcne-mail:webmaster夭落一:矗一,周斌?北京市宣武区人民法院经济庭,目预留印鉴挂失,变更业务中的风险及防范措施位印鉴主要有公章,业务章,合同章,财务章,发票专用章以及法定代表人印章等.在法律上,企业盖章后代表企业法人对该文件内容,合同及业务合约等的确认,企业将因此而承担今后可能产生的民事责任.单位印鉴是银行鉴别企业支款凭证是否合法有效的重要依据,企业的资金

2、能否安全有效,快捷地运行与企业预留在银行印鉴的正确使用与否有直接的关系.预留印鉴的管理是商业银行日常经营活动中一项较为重要的基础性工作,如商业银行未对预留印鉴进行规范化管理,将会在业务操作中面临一定的风险.考虑到在具体工作中预留印鉴的挂失及变更业务较易出现风险点,并可能导致银行最终承担相应责任,本文专门就预留印鉴挂失,变更业务中存在的风险进行了分析并提出了笔者的一些建言.一,个案中遇到的困惑及潜在风险揭示(一)个案中的困惑上海浦东某有限责任公司(以下简称”浦东公司”)在某行开户,与该行签订现金管理协议.并预留了公司印鉴,约定银行根据预留印鉴接受该公司的指令.200.5年3月.开户行收到该公司财

3、务出纳孟某的一份声明.声明内容主要为”浦东公司的法定代表人吴某(公司大股东和实际控制人)已于2004年去世,现公司日常经营管理处于混乱状态.根据法律,在公司新的法定代表人尚未依法产生前,任何人和任何组织都不得随意处置公司财产.最近,有人企图动用公司资金,故本人认为必须依法履行好财务人员的职责,将公司财务印鉴保管好,以避免随意处置公司财产的现象发生.为防止有人来贵行挂失和变更财务印鉴,本人声明,公司印章现由我保管,待公司依法产生了新一任法定代表人后正式移交给公司负责人.在法定代表人未产生期间,如发生公司财务印鉴章挂失,图九社盔囔望变更而造成公司财产流失的情况,经办银行也应承担相应的法律责任和经济

4、责任.”银行接到上声明不久,就有该公司的其他股东上门,声称由于公司原法定代表人吴某的妻子蔡某在吴某去世后,以继承吴某股权为名.蓄意侵占公司股份,与公司其他股东发生争议.之后,蔡某为控制公司,指使其儿媳孟某(浦东公司的财务出纳)向银行发出声明,要求银行必须只能以预留印鉴为准结算资金.孟某的这一行为造成公司无法正常经营管理和无法支付职tt资,社保金,水电费和办公费用等严重后果,全体职t极为气愤,坚决要求通过法律程序维护公司和广大职下的合法利益.声称代表公司的这个股东于2005年5月以浦东公司的名义向银行发来一份”关于变更公司印鉴后如带来的法律责任的承诺”.该承诺表示:第一,公司承诺承担公司变更印鉴

5、前的所有债权债务;第二,公司承诺按银行的资金管理协议进行管理和运作;第i,公司承诺妥善处理好公司内部所有职工的股权(含吴某家属蔡某在内的股权事宜);第四,公司承诺如由于银行同意变更公司印鉴而带来的所谓法律责任均与银行无关,一切责任均由公司负责承担.在作出上述书面承诺后,这几个股东又向银行提交了”关于变更公司印鉴章的董事会决议,股东会决议”,”关于调动个别职t岗位的通知”(即将孟某调离公司财务出纳岗位的通知)和变更印鉴的申请.一方是要银行只认原印鉴,一方是要银行变更印鉴,开户chinanotaryi中国公证i51究社厶嘹望银行处于两难境地.(二)印鉴管理的法律风险揭示商业银行在办理各类结算业务时

6、,预留印鉴的使用非常普遍,面对外部复杂的经济环境,如银行在为企业挂失或变更预留印鉴时不审慎从事,将会面临诸多风险.上述案件中公司内部股东之间发生争议,有的股东控制了公司的公章和财务章,企图阻止其他公司股东使用公司在开户银行的款项,并通知银行不得根据预留印鉴以外的印章支取款项.而与此同时,公司的其他股东向开户银行送交了股东会决议,董事会决议,声称他们代表公司,原预留的公司印鉴作废,以他们提供的新印鉴为准,支配公司在银行的款项.面对上述情况,开户行应如何处理?一旦处理不当,开户行将很有可能卷入股东纠纷当中,继而可能承担相关的责任.此外,近年来金融犯罪案件不断增多,其中相当一部分案件与单位预留印鉴管

7、理不当有关.预留印鉴关系着银行和客户的资金安全,由于印鉴管理不完善所致的印鉴欺诈案件在商业银行et常经营中已多有发生.在这些数额巨大的金融欺诈案背后存在着一些共通之处,即案件关联人均采用了非常简单的方式,利用银行对企业预留印鉴管理不完善,通过内外勾结违规变更企业预留印鉴或使用虚假印鉴达到获得非法资金的目的.随着经济的不断发展,尽管企业一再强调简化办公程序,提高工作效率,但企业印鉴的使用不仅没有减少,反而仍承担着较为重要的责任.因此印章必然应受到法律和制度的约束,印章管理者应当严格执行印章管理制度,提高印章管理质量,以法律的视角审视用印,防止工作出现纰漏.二,在资金结算业务中银行的预留印鉴管理责

8、任在资金结算业务中,客户与银行在法律上属于委托代理关系.这一代理关系存在的前提是客户因将款项存入银行而对其享有债权.在付出款项时客户委托银行以其名义向外付款,因付款行为产生的所有民事权利义务由客户承担.就代理关系而言,代理人没有代理权或超越代理权所作出的行为属于效力待定民事行为.如果被代理人追认,则代理行为的效果归于被代理人,否则归于代理人自身.客户作为委托人授权代理人为其进行资金结算,预留印鉴作为客户的行权依托和象征,如相关印鉴的使用存在权利上的瑕疵或利益上的冲突,将有可能导致银行无权代理或越权代理的出现,最终的民事责任也可能由银行自己承担.因此银行应加强对企业预留印鉴的管理,防范预留印鉴使

9、用中存在的各种潜在风险,避免出现无权代理或越权代理,尽职履行代理人职责.三,预留印鉴挂失,变更的相关法律要求(一)预留印鉴挂失,变更的相关法律规定商业银行面对客户挂失,变更预留印鉴的申请,应依法要求客户提供相关证明文件,尽量完备政策法规所要求的各类手续,以将风险降至最低,避免承担相关法律责任.根据人民币银行结算账户管理办法,单位遗失预留公章或财务专用章的,应向开户银行出具书面申请,开户登记证,营业执照等相关证明文件;更换预留公章或财务专用章时,应向开户银行出具书面申请,原预留签章的式样等相关证明文件.银行应留存相应的复印件,并凭以办理预留银行签章的变更.同时根据人民币银行结算账户管理办法实施细

10、则,单位存款人申请更换预留公章或财务专用章,应向开户银行出具书面申请,原预留公章或财务专用章等相关证明材料.单位存款人申请更换预留公章或财务专用章但无法提供原预留公章或财务专用章的,应向开户银行出具原印签卡片,开户许可证,营业执照正本,司法部门的证明等相关证明文件.单位存款人申请变更预留公章或财务专用章,可由法定代表人或单位负责人直接办理,也可授权他人办理.应该特别指出的是,前述要求客户提交的相关文件中,司法部门的相关证明文件是办理具体业务中的一个难点,也即应由司法部门出具何等证明文件,是经办行在具体业务中经常会遇到的问题.(二)司法部门出具证明文件根据前述法律法规的规定,单位向银行挂失,变更

11、预留印鉴时,除应提供营业执照等文件,如其无法提供原预留印鉴,还应同时提供司法部门的证明文件.在实际操作中,司法部门对于企业预留印鉴是否确已丢失,被抢,被盗的事实很难出具确定的证明文件,往往仅向企业出具一份内容简单的报案回执单,而在法律上回执单并不具有证明企业印鉴已经丢失的认定效力.那么企业应提供何种司法部门的证明文件才符合相关法律规定?考察我国当前的立法现状,涉及司法机关印章管理的规定主要散见于各类部门规章中.国务院于1999年颁布的关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定对相关印章管理作出了规定,但涉及企业事业单位,社会团体印章的制发办法仅规定由公安部会同有关部门另行制定.200

12、0年民政部颁布了民办非企业单位印章管理规定,该规章对印章的丢失作出规定,民办非企业单位印章丢失,经声明作废后,可以按本规定程序申请重新刻制,但该办法仅适用于民办非企业单位.为解决前述立法现状,公安部于2002年发布了印章治安管理办法(征求意见稿).根据征求意见稿的相关规定,企业事业单位需要刻制印章的,应当凭上级主管部门的批准文本或登记管理部门核发的营业执照到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续,经公安机关批准后凭准刻通知到指定刻印机构刻制.需要更换印章的,须公告声明原印章作废后按照本办法重新办理备案或准刻手续.印章遗失,被抢,52f中国公证ichinanotary究社厶囊望被盗的,应当向备案

13、或批准刻制的公安机关报告,并采取公告形式声明作废后,按照规定重新办理备案或准刻手续.虽然该稿目前仍未生效,但目前已有一些地方性法规引用了该稿中的相关内容,同时考虑到本征求意见稿对印章管理的规定较为完备,生效后必将成为今后印章管理的主要法律依据.因此在具体业务操作中,银行可以遵照征求意见稿中的规定要求客户提供司法机关所出具的相关证明材料,以使预留印鉴挂失及变更程序符合政策法规的要求.四,业务中的建议(一)挂失,变更预留印鉴所应注意的问题根据前述分析,单位向银行申请挂失,变更其预留印鉴时,为更有效地防范风险,经办银行应特别注意以下几点:首先,申请人应为法定代表人或单位负责人,也可授权他人办理.由法

14、定代表人或单位负责人直接办理的,应出具法定代表人或单位负责人的身份证件;授权他人办理的,应出具法定代表人或单位负责人的身份证件及其出具的授权书,以及被授权人的身份证件.其次,客户应向经办行提交的文件主要包括:法定代表人(单位负责人)或其授权代理人签名或者盖章的书面申请,原预留签章,开户许可证,营业执照正本以及其他与业务相关的证明文件.如客户无法提供原预留印章,应向银行出具原预留印鉴卡及司法部门的相关证明文件.第三,客户因遗失等原因向银行申请挂失预留印鉴或要求变更预留印鉴但无法提供原印鉴的,经办行可以要求客户方其提供以下司法机关证明文件:因遗失,被抢,被盗等原因无法持有原有印章,向备案或原批准刻

15、制的公安机关报告后所得回执,即报案回执单;声明原印章作废的公告;公安机关的准刻印章通知单.此种做法银行实际上是依据国家司法机关所出批准文件而非仅依客户申请及相关文件办理预留印鉴挂失或变更手续,有了司法机关审批文件的支持将会在大大降低银行所面临的风险.(二)公司内部股东纠纷的风险控制由于公司在银行预留印鉴是公司对外的行权凭证之一,同时也关系着公司银行账户内的资金划转,如公司内部股东间发生纠纷,无不通过控制预留印鉴来实现掌控公司资金调度的目的.那么对于银行的资金结算业务而言,如果出现了公司客户内部股东,董事,高管,其他工作人员之间发生争斗,则要根据具体情形,做好风险防范工作.在得知公司发生内部纠纷

16、后,应当及时弄清纠纷的原因,对于一些是非容易判断的问题应当及时作出正确判断,维护公司的合法权益.例如遇到前述案例公司的财务人员将公司预留印鉴控制起来的情况,银行可以要求公司的董事会,股东会出具决议变更印鉴,以新的印鉴为准支取资金.因为这时,公司董事会或者股东会就可以代表公司的意思,相当于公司重新与开户银行达成协议,将原来预留的印鉴变更为新的印鉴.如果公司内部纠纷较为复杂,银行单凭表面材料难以判断是非曲直,而争端当事人又将银行推至矛盾焦点,银行必须谨慎作为.通常银行可以采取以下措施:一是要求公司提供独立的律师就有关事项出具的法律意见书;二是要求公司按照其公司章程及有关法律出具银行认可的股东会或董事会决议,授权某人代表公司从事某项与银行有关的业务;三是对于要求银行从事某项特定行为,如接受变更印鉴或划付公司款项等,要求提出该请求的个人股东或董事或高管出具个人保函;四是可以要求公司提供担保;对于银行实在无法控制的风险或无法判断是非的问题,也可以请求有关当事人通过司法途径或公证程序解决问题.总而言之,就是要从法律上保证与银行进行结算等业务往来的人的行为可以归属于公司行为,银行不会