行政物资采购审计报告

1、* * *公司关于对行政物资采购的专项审计报告内审字2013第00*号审计组于2013年*月*日一*月*日对人事行政部采购及管理进行了审计，本次审计的主要目的是加强公司行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，降低行政采购成本，保证供货质量和时效，提高公司经济效益。审计组审阅了相关原始资料，与人事行政部人员进行了面谈，并抽查了会计凭证，采用了调查表、询问、实地观察、分析性复核等 方法。涉及的时间范围是从 2012年1月1日至2013年4月31日。现将本次审计情况报告如下：一、基本情况：（一）公司行政物资的采购主要分成 2部分，一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资， 此类

2、物资由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备类、煤气等，此类物资由总务负责采购。（二）本次审计抽查会计凭证 21份。其中*经手的1份，*经手的1份，*经手的10份，*经手的9份。抽查的相 关记录详见附件3 :抽查行政物资采购相关的会计凭证。二、审计发现的细节说明（一）、采购相关的不相容职务未分离主要问题1：行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互 分离原则。（二）、采购计划主要问题1：行政部不能提供采购计划。行政部在调查问卷中回答有制定月度计划，但审计中发现实际未制定月度计划。采购计划是采购管理中科学采购的

3、前提条件，无采购计划，所需各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到 有效保障。（三）、采购流程主要问题1：行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采购事项，再通过相关授权人员的审批，不符合公司正常的采购流程，不利于采购管理。主要问题2：大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理规定。公司采购控制程序中“各采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。”主要问题3：部分物资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的采购管理规定，也丧失了请购的意义。（四）、报价单不符合规定主要问题1：*经手的大部分报价单格式雷同，没有供应商签字

4、或盖章确认，极可能是自行伪造的。主要问题2：有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。主要问题3：报价单有自相矛盾的现象。例如2013年1-2月日用品的报价单中，维达擦手纸报价有两项，一项为180元/件，一项为185元/件。主要问题4：审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无法提供三家报价。(五) 、行政物资管理方面主要问题1：未登记岀入库台账，无法清晰的查询相关物资的账面库存数量，不利于实物监管盘点。行政物资验收入库以供应商送货单为准，未另外编制入库单。行政物资岀入库单据、各部门申请单据不统一，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。主要问题2：行政物资采购的紧急

5、采购频率高。主要问题3：人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作。(调查问卷回答说有定期进行盘点)主要问题4：人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统计分析。三、审计建议为加强公司行政物资采购管理，建立健全公司内部控制制度，节约人力物力，促进各级采购人员降本增效，针对本次行政物资采购专项检查发现的问题，审计组提岀以下整改建议：1、规范采购流程。(1) 、分离不相容职务。建议分离行政物资采购中的不相容职务，增加管控的节点。并制定行政采购人员定期轮岗制度，并遵循。例如采购与验收、保管职务分离。(2) 、严格按照公司正常的采购流程进行采购。即先请购，审批后再采购。(3) 、提供三家报价。按照公司要求

6、提供至少三家报价，并将对询比议价、报价等资料妥善保管。2、加强采购计划性。(1) 、编制采购计划。建议对行政物资进行年度、季度、月度计划，按照计划进行采购。并规定计划外采购事项的审批程序。(2) 、加强紧急采购的管理。例如规定紧急采购的物资类型、金额上限、采购频率等。3、每月编制购销存报表。(1) 、编制购销存报表。加强管理行政物资的岀入库单据，编制行政物资的购销存报表。规范相关的申请单据、岀入 库单据，便于整理、查看、分析、统计等。(2) 、定期盘点。制定行政物资定期盘点方案，定期对行政物资进行盘点，并作相关记录。(3) 、统计分析。定期对行政物资采购金额、耗用情况进行统计分析。制定采购目标

7、，结合行政物资采购预算、采购 计划进行对比分析。四、内部审计人员的评论审计人员认为行政物资采购管理不到位，存在严重的漏洞，亟待完善行政物资采购管理，建议制定行政物资采购管理制度，并遵循。审计过程中行政部无法提供详细、整理规范的信息资料。本次审计由于人事行政部的抵触、不积极不及时提供资料、 采购人员休假的工作交接不到位，导致此项审计无法取得完整、系统的资料，无法按计划时间完成审计项目。行政物资采购不符合不相容职务分离的原则，从而增大业务人员舞弊的可能性。行政物资采购计划工作不够，应进行 年度、季度或月度采购计划。行政物资的存货管理工作不够到位，应编制岀入库台账，并定期对存货进行盘点，定期 对采购

8、金额、耗用情况进行统计分析。制定目标，从而降低行政物资采购成本。行政物资的紧急采购过于频繁，大部 分物资先送货再岀请购单、采购单，建议加强管理紧急采购的情况，严格按照正常的采购流程执行。附：1、审计方案2、审计通知书3、抽查行政物资采购相关凭证4、行政回复的调查问卷5、审计工作底稿行政物资采购专项审计报告内审字2013第00*号根据年度审计计划的安排，审计部于2013年*月*日一*月*日对人事行政部采购及管理进行了专项审计。本次审计的主要目的是加强行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，降低行政采购成本，保证供货的及时性与质量， 提高公司经济效益。时间范围涵盖2012年1月1日至2013年4月

9、31日。(在概述栏请勿将与审计报告无关的内容写入，主要写审计时间、审计目的。)本次审计主要发现如下：1、岗位设置不合理，不相容职位未分离2、未编制月度采购计划3、部分物资采购无三家比价资料且价格偏高一、项目概况：1、公司行政物资的采购主要分成2部分：一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资，此类物资由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备 类、煤气等，此类物资由总务负责采购。2、2013年1月1日至2013年4月31日，总金额XX元。本次审计抽查会计凭证 21份，累计金额 XX 元，占总采购金额的 XX% （需要告诉管理层）二、本期审计发现：1、

10、岗位设置： 采购相关的不相容职务未分离行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离原则。容易导致采购人员利用权力进行舞弊。（提出采购需求是否也是采购人员提出的，请检查行政物资的账龄数量，是否存在不合理采购来说明问题。对于行政物资是否为制 定采购，这一块需要明确）审计建议：2、采购计划 未编制月度采购计划：行政部在调查问卷中回答有制定月度计划，但审计中发现实际未制定月度计划。未编制阅读的采购计划，容易导致各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。审计建议：3、采购流程 行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采

11、购事项，再通过相关授权人员的审批， 不符合公司正常的采购流程，不利于采购管理。（这种不是什么问题，重点不在这里。）审计建议： 大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理规定。公司采购控制程序中“各 采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。”（供应 | 商一般只在报价单、订单上、送货单上进行确认，需要询问采购人员不签字的原因在哪里）审计建议： 部分物资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的采购管理规定，也丧失了请购的意 义。（是否有紧急采购流程，与问题一重复。）审计建议：4、报价单管理 *经手的大部分报价单格式雷同，没有供应商签字或

12、盖章确认，极可能是自行伪造的。（审计人员存在主观捏造审计问题，应该删除此类发现，或者进一步分析。）审计建议： 有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考，提供不提供报价单不是问题，只是个表面问题。）审计建议： 报价单有自相矛盾的现象。例如 2013年1-2月日用品的报价单中，维达擦手纸报价有两项，一项 为180元/件，一项为185元/件。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、 超市价格、当当网等的价格进行参考， 另外需要与财务付款

13、等， 可能存在议价， 第一次议价为185元，第二次议价为180元，需要与采购进一步确认。）审计建议： 审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无法提供三家报价。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格 进行参考。）审计建议：5、行政物资管理方面 未登记出入库台账，无法清晰的查询相关物资的账面库存数量，不利于实物监管盘点。行政物资验 收入库以供应商送货单为准，未另外编制入库单。行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一，不 利于单据的收齐、整理、统计和管理。（重新审计，这个重点是是否形成了出入库台账，另外审计人 员是否根据出入库单或者供应商的送货单得到的账面数进行了盘点。