专项费用报销操作指引及注意事项.doc

1、专项费用报销操作指引及注意事项适用范围1. 专项费用适用于专业 服务费、招聘费、员工 培训费、会务费、广 告费和市场活动费的报销，实行 的是实行的是预算单项 控制，报销时必须对 应正确的预算项目。2. 需注意，因参加市场 活动、会务、培训等专 项活动所发生的差旅 费也必须专项报销（各专项下设 有差旅费科目 ）。流程示意图：申请人填写 专项预算费用 报销流程检查无误后 提交已申请的 流程预算项目判断预算项 目是否准确？预算项目准确、金不准确、是否超出预 算？额未超金额超支备注：进入 财务审批环节之前，系 统会自动发申请人所属 环节内领导审 批邮件通知提 交发票判断费用承 担单本部门其它部门位费用

2、承担备注：在财务核算节点审核单位审批结束，嵌入的预算控制子流程将判断是否超预算进入财务审 批环节需要是否需 CFO不需要或CEO审批CFO或审批CEO是否需付款付现金额 0，付现金额=0 ，需要付示不需要付款出纳环节1结束报销整体要求1. 先预算、后报销：专项费用报销对应单 独的预算项目，与日常 费用区别的是需要先 申报专项预算、再作费用报销。2. 选择正确的预算项目 ：报销时需要对应前期 申报的专项预算、选择 正确的预算项目，以 保证预算口径的一致。3. 费用规控与承担：专项费用需与预算申 报口径保持一致，由各 主管部门统一规口管 理和控制、由各实际受益责任中 心承担。4. 整体费用、一次申

3、请 ：1) 正常情况下，专 项预算费用不 得分散、零碎报销 ，需要整体 一次性申请（分期支付的合同款 除外），以便预算控制；2) 若整体费用内容过于 庞杂、涉及跨部门多个 执行人、对外付款单 位不止一个且结算时间有差异 等情况下，可以分别报 销，但总对接人需于 第一次申请费用时即提供整体 费用明细表、明确各部 分费用的具体申请人 及期限，同时提供与预算情况 的对比、说明差异原因 ，对于重大的预算超 支必须补报预算。报销具体要求? 广告费 ：1. 费用报销时需在用途 中说明广告执行情况并 上传相关资料（包括 文档、图片、PPT、视频等，若涉 及报纸或期 刊杂志，还需提供实 物供查看 ）；2. 广

4、告费若非一次性支 付，需要说明前期已付 款情况、此次为第几 次合同付款申请。? 会务费 ：1. 会务费的内容通常会比 较庞杂、多会涉及到合同审 批、借款预付费用 、跨部门合作事项，故会务 的整体统筹人员对作为 与财务审核的总对接 人、有责任2对整体费用报销起到积极的督促和事前、事中监控责任；2. 费用报销时需在流程 中提供整体预算明细表 、实际费用明细表， 对于预算重大差异说明原因；3. 涉及酒店发生的费用 除发票外还须同时提供 酒店费用结算单及各 类费用清单（住宿、就餐、会议 场租等）；4. 对于前期已借款预付 的费用，需要在费用明 细表中标注已预借部 分的内容及金额、尚需支付的金 额及付款

5、对象，以免发 生付款风险；5. 参加会务发生的差旅 费用需要专项报销。? 市场活动费：1. 市场活动费的报销除 以上会务费报销要求外 ，还需要说明市场活 动举办的情况、提供活动总结；2. 为保证费用申请人能 够清晰说明费用的执行 情况，活动发生的总 体费用全部要由活动组织单位统 一进行报销、不论组织 单位是否为费用实际 承担单位；3. 同一场活动的费用涉 及不同单位承担时，尽 量将相关原始发票拆 分给实际承担单位入账，发票抬 头都写金蝶软件（中国 ）有限公司；4. 涉及一个项目的所有 费用应全部通过专项预 算报销，纳入到对应 项目的执行金额（如参加市场活 动发生的差旅费用 ），以保证一个项目的

6、费用 完整归集；5. 市场活动涉及的礼品 资料等，必须出入库登 记，作为报销的附件 ；6. 给记者的车马费必须 提供发票报销、并同时 提供由其他证明人及 部门领导签字确认有原始签收明 细表；7. 给外请专家等的劳务 报酬尽量提供发票报销 ；若不能提供，则须 事先约定报酬金额税前或税后， 尽量减少公司成本。? 招聘费1. 招聘费由招聘部归控 、受益责任中心承担；2. 注意涉及合同的付款 均需合同完成审批后、 按照合同付款条款申 请费用，并在流程中上传合同执 行情况。3? 员工培训费1. 员工培训费由员工培 训部归控、受益责任中 心承担；2. 注意申请外部培训机 构的培训授课费用时， 需要按照合同条款的 规定获取并提供授课满意度报告 以及学员满意度评分表 ，并严格复核各项数 据的真实、准确性。3. 外出培训注意必须事前 申请，培训结束报销发生培 训费用时，必须关 联已通过审批的外出培训 申请下推新增单据， 不得在未事前申请的 情况下直接报销费用。? 专业服务费注意涉及合同的付款 均需合同完成审批后、 按照合同付款条款申 请费用，同时在流程中上传合同执行