第三章 账务处理系统

1、第三章 账务处理系统 第一节 账务处理系统概述 一、账务处理系统的内容与目标 内容：账务处理系统需要完成凭证的输入和处 理、凭证的审核、记账、结账、对账、查询、 银行对账以及各种帐表输出和打印等各项工作。 目标 输入及输入校验 完成会计核算程序 实时查询 子系统间数据传递 内控及审计线索 第一节 账务处理系统概述 二、账务处理系统的主要功能 （一）账务处理流程 日常账务处理工作流程 填制会 计凭证 审核会 计凭证 登记 账簿 结账 编制 报表 输入输入 输出输出 科目汇总表科目汇总表 年 月 日 至 年 月 日 账户名称总账页数 本期发生额 借方贷方 合计 第一节 账务处理系统概述 （二）账务

2、处理的主要功能 系统初始化 设置控制参数和规则 基础数据的录入 系统初始化的主要内容 为会计主体建立和设置账套 定义基础参数、设置业务处理规则 进行日常会计处理必须具备的相关内容和数据的设 置 第一节 账务处理系统概述 凭证管理：凭证的录入、审核、修改、汇总等 记账 期末处理 自动转账、对账、银行对账、结账 账、证、表的查询、输出功能 系统管理 数据 人员 账务处理子系统 初始化凭证管理账簿管理出纳管理期末处理系统服务 设置 账套 设置 权限 设置会 计科目 录入期 初余额 凭证 录入 凭证 审核 凭证 记账 凭证 汇总 总账 明细 账 账表 输出 日记 账 支票 登记 簿 银行 对账 自动

3、转账 对账 结账 修改 口令 数据 备份 数据 恢复 账务处理子系统功能结构图 第一节 账务处理系统概述 （三）手工账务处理和计算机环境账务处理 的联系和差异 数据存储方式和组织方式发生改变 计算机账务处理系统需要完整的会计科目编码 体系 对账方式不同 账务核算的规范控制加强 工作效率、准确性和时效性加强 第二节 账务处理系统功能的实现 一、会计科目编码 （一）会计科目编码的作用 提高录入效率 节省存储空间 提高计算机系统的处理效率 第二节 账务处理系统功能的实现 （二）编码的原则 唯一性 统一性 扩展性 稳定性 合法性 第二节 账务处理系统功能的实现 （三）会计科目编码方式与编码规则 1.会

4、计科目编码方式 序码 群码 组码 助记码 第二节 账务处理系统功能的实现 会计科目编码方案的设计 群码：将编码分为若干段，每段有固定的位数且表达 一定的含义 例：身份证号420106 19820214 1637 42 01 06 1982 02 14 1637 会计科目编码按照科目级次分段 例： 1211 01 01 原材料/基本材料/钢管 1211 01 02 原材料/基本材料/铝板 示例： 原材料1211 原料及主要材料121101 水泥12110101 圆钢12110102 直径为50毫米的圆钢1211010201 会计科目编码体系的设计 财政部对

5、所有一级科目（少量二级、三级科目）规定了代 码 观察书上表31会计科目名称及其代码，是否还发现了 什么规律？ 科目类型有六类 每个科目类型的科目代码开头第一位分别是1、2、3、4、5、6 资产类 1 负债类 2 共同类 3 所有者权益类 4 成本类 5 损益类 6 每个科目类型内，编码是序号的 第二节 账务处理系统功能的实现 2.会计科目编码方案 会计科目编码方案是会计科目编码各级长度的 构成 科目编码由几段组成 科目编码各段分别由几位组成 在财务软件中也成为“编码结构”、“编码规则” 或“级长分配” 会计科目编码结构表示方式 例：422 表达的编码规则是： 科目编码最多最多可设三级 一级科目

6、用4位表示，二级科目用2位表示，三级科目用2位表示 思考：在编码方案422下，判断以下科目编码是否合法 A 121101 B 1001 C 112200 D 21101 E 14020111 F 1122010113 思考：若在编码方案422 下，并基于书上表31的会 计科目体系，以下编码中哪 些是合法的呢？ x x x x x x x 思考：已知科目编码方案，会计科目编码包 含了哪些信息？ 科目的类型 科目的级次 科目是否是末级科目 三、会计科目编码设计时应注意的问题 1 扩展性 级长的位数设置时 具体会计科目编码时 2 科目编码位数不宜过长 第二节 账务处理系统功能的实现 3. 会计科目编

7、码方案规则 编码方案科目是否合法 级长分配规则（编码结构时的限制条件）编 码方案是否合法 思考：编码方案在设计时要受到哪几个方面的 限制？ 4502 3211212121 用友软件对编码方案设计的限制条件 科目编码级次 最大级数 6 最大长度 15 单级最大长度 9 根据以上科目编码级次规则，判断以下哪些 编码方案是合法的 422321 5335 4101 4222222 编码方案规则 编码方案 具体编码设计 最大级数 6 最大长度 15 单级最大长度 9 3222 1010102 第二节 账务处理系统功能的实现 二、账务处理系统流程 1.记账凭证核算程序 第二节 账务处理系统功能的实现 2.

8、科目汇总表核算程序 第二节 账务处理系统功能的实现 （二）手工账务处理的缺陷 1.工作量大 2.数据容易出现错误 3.信息提供不及时 第二节 账务处理系统功能的实现 （三）会计电算化账务处理系统流程 第二节 账务处理系统功能的实现 三、账务处理系统数据结构 科目文件 记账凭证文件 科目余额发生额文件 第三节 系统初始化 在具体单位使用账务处理子系统之前，要 根据本单位的单位核算业务和财务管理的 具体情况，通过初始化功能来实现或满足 本单位的会计业务处理需要。 账务处理子系统只有在经过初始化之后才 能正式投入使用 第三节 系统初始化 整个系统的初始化 各个子系统的初始化 第三节 系统初始化 一、

9、系统级初始化 创建核算账套 用户及权限设置 会计科目设置 凭证类别设置 外币及汇率设置 基础档案设置 第三节 系统初始化 （一）创建核算账套 创建核算账套就是为核算单位建立一套具有独 立的、完整的、适应计算机进行核算的账簿体 系文件。 账套时相互关联的业务数据构成的一系列的数 据文件 一个账套对应一个会计核算主体，一个财务软 件里可建立多个账套 创建账套过程中确定的内容 账套号（唯一标识） 账套名称 账套信息 核算单位信息 所属行业 启用日期 本位币 会计主管 编码方案 预置会计科目 其他设置 账务处理系统内部数据结构 系统（财务软件系统（财务软件） 账套 年度账 年度账 账套 年度账 年度账

10、 第三节 系统初始化 （二）设置操作员及其权限 系统中人员管理的内容 （1）增减人员：确定系统中的合法用户 （2）权限设置：确定各个用户的合法权限 确保“正确的人做正确的事” 第三节 系统初始化 （1）系统管理员系统级（最高，只有一个） 系统的相关设置 账套的管理 增加账套、删除账套 账套数据备份和还原 下级人员管理 不具备账套的具体操作权限 （2）账套主管账套级 增加年度账、删除年度账 年度账数据备份和还原 下级人员管理 账套的全部操作权限 （3）会计核算中的会计人员操作人员 被授权的具体操作 系统（财务软件系统（财务软件） 账套 年度账 年度账 账套 年度账 年度账 系统级系统级管理人员职

11、责： 增加账套、删除账套 账套数据备份和还原 下级人员管理 账套级账套级管理人员： 增加年度账、删除年度账 年度账数据备份和还原 下级人员管理 账套的全部操作 会计核算的操作人员： 被授权的具体操作 第三节 系统初始化 操作员权限的设置 第三节 系统初始化 （三）基础档案的设置 部门档案 人员档案 供应商档案 客户档案 项目档案等 为什么这些基础档案的设置属 于系统级初始化 第三节 系统初始化 （四）设置会计科目 设置会计科目就是将企业会计核算需要使用的 会计科目录入到系统中去，并按照核算要求和 企业业务要求，对每个科目的核算属性进行设 置。 预置会计科目的作用 先设上级科目，再设下级科目 第

12、三节 系统初始化 1.设置会计科目编码 遵循会计科目编码方案 唯一性 自上而下 不能为空 2.设置会计科目名称 不能为空 第三节 系统初始化 3.设置科目核算性质 设置现金、银行总账科目（指定科目） 日记账 外币核算 外币币种 账簿格式：外币金额式 数量核算 数量单位 账簿格式：数量金额式 数量金额式 输入需要进行数量金额核算的会计科目则系统会提示制 单人输入数量和单价，并自动按照“数量单价”计算 出金额 银行账 输入的科目是设置为“银行账”的会计科目，则系统提 示录入票据日期、结算方式、结算号等辅助信息 第三节 系统初始化 4.设置科目的辅助核算 手工方式的缺陷 第一，由于部门、客户、供应商

13、、项目、个人等明细数量大， 每个都作为一个会计科目增加到会计科目体系中，会使会计 科目数量急剧增加，从而加大科目管理的工作量。 第二，由于很多科目都要使用到相同的明细，例如，管理费 用下的各个下级明细费用需要按照部门进行核算，这样同时 为每个科目增加完全相同的下级科目，其工作量大且重复度 高。 第三，有些明细只是存续一段时间，不适宜作为科目。例如 在建工程的项目，成本归集的对象等。 第三节 系统初始化 电算化部门核算方式下： 管理费用（6602） 660201 办公费 部门核算 660202 差旅费 部门核算 部门档案设置 001 总经理办公室 002 财务部 手工方式下： 管理费用（6602

14、） 660201 办公费 66020101 总经理办公室 66020102 财务部 660202 差旅费 66020101 总经理办公室 66020102 财务部 部门辅助核算示例 例：支付总经理办公室电话费1000 1000 会计账簿 管理费用 办公费（部门核算总经理办公室） 辅助账部门账簿 部门核算总经理办公室 管理费用办公费 第三节 系统初始化 项目辅助核算中的项目一般是一个特定的核算对象或成本 归集对象，涉及该对象的所有收入、费用、支出进行专项 核算和管理。例如：单位的工程项目，科研课题、印刷产 品等。每个项目是动态增加，项目完成后进行结算。应用 项目辅助核算的科目一般有生产成本、在建

15、工程、工程物 资等科目。 部门辅助核算一般应用于数据需要明细归属到企业具体部 门的科目。常见的科目有管理费用等。 客户辅助核算一般应用于数据需要明细归属到具体客户的 科目。一般涉及与客户有往来关系的科目，如应收账款、 主营业务收入等。 供应商辅助核算客户核算一般应用于数据需要明细归属到 具体供应商的科目。一般涉及与供应商有往来关系的科目， 常见科目有应付账款、原材料、物资采购等。 个人辅助核算客户核算一般应用于数据需要明细归属到个 人的科目。一般涉及与企业员工有往来关系的科目，常见 科目有其他应收款等。 设置项目辅助账 项目核算是为了解决某一个专门的核算对象，将与 该对象相关的所有收入、费用、

16、指出进行专项核算 而设置的功能。 项目是指企事业单位中的一个专门的生产任务或一 个产出对象，通常作为一个单独的成本核算对象 例如 施工和建设单位承建的一个工程项目 加工型企业承担的一批货物的加工生产任务 印刷出版企业承印的一本书 科研机关、大专院校承接的某一科研课题或研究项目 旅游单位接待的一个旅游团队 项目的特点 项目是可以独立核算和计算收支的对象 项目的核算具有时效性 项目具有多变性 项目核算初始化的一般流程： 设置项目核算科目 设定项目的代码，名称及相关信息 4105 制造费用 410501 甲书 41050101 纸张费 41050102 稿费及校对费 41050103 制版费 410

17、50104 印刷费 410502 乙书 41050201 纸张费 41050202 稿费及校对费 41050203 制版费 41050204 印刷费 5101 主营业务收入 510101 甲书 510102 乙书 假定某印刷单位每本书的核算，手工方式下科目 设置为： 电算化核算，使用辅助核算项目核算：将410501， 410502，410503，410504，5101 设置为项 目核算 4105 制造费用 410501 纸张费 项目核算 410502 稿费及校对费 项目核算 410503 制版费 项目核算 410504 印刷费 项目核算 5101 主营业务收入 项目代码设置： 01 出版项目

18、0101 甲书 0102 乙书 第三节 系统初始化 5.指定科目 现金总账科目 银行总账科目 现金流量相关科目 与出纳管理模块相关 第三节 系统初始化 6.会计科目设置需要注意的问题 会计科目设置必须满足会计核算和编制报表的需要。 设置会计科目时，科目代码、科目名称不能为空。科 目代码设置要遵守编码方案和编码规则；科目名称设 置要符合习惯，方便记忆和使用。 在后续账务处理系统的使用过程中也可以对会计科目 进行修改、删除，但修改和删除的科目不能是正在使 用中的科目。 辅助核算必须设置在末级科目上才有效。 一个科目可以同时设置多个辅助核算。 第三节 系统初始化 （五）凭证类别设置 设置凭证类别以及

19、凭证类别限制条件 凭证类别编号 凭证类别名称 收款凭证、付款凭证、转账凭证 银收、银付、现收、现付、转账凭证 记账凭证 凭证类别简称 限制条件 借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制 限制科目 第三节 系统初始化 （六）外币设置 如果企业有外币核算业务，则企业所使用的外 币币种以及核算使用核算方法和具体汇率需要 设置。在初始化工作中对外币币种、汇率、核 算方法等进行设置，这项初始化工作也会影响 期末汇兑损益的处理工作。 固定汇率、浮动汇率 第三节 系统初始化 二、账务处理系统初始化 在系统级初始化工作完成后，启用账务处理系 统。和其他子系统一样，第一次进入和使用账 务处理系统，需要进行

20、子系统级的初始化工作， 完成账务处理系统专用的控制参数的设定和初 始数据的录入。 第三节 系统初始化 （一）系统控制参数的设置 制单是否序时控制 是否需要支票控制 是否允许操作人员查询他人凭证 凭证编号是采用人工编号还是系统自动编号 外币核算是采用固定汇率还是浮动汇率 出纳凭证是否必须经过出纳签字 总账是否可以使用其他系统的受控科目 第三节 系统初始化 （二）初始数据的录入 初始数据的录入是指在开始日常核算工作前， 需要将各会计科目的初始余额以及发生额等相 关数据输入到系统中，它是手工处理和计算机 处理的数据衔接点 初始数据录入是将交接时点的手工方式下的会 计数据作为电算化处理系统的数据起点录

21、入系 统 在操作顺序上，一般初始数据的录入是系统初 始化的最后一项工作 第三节 系统初始化 1.年中建账和年初建账 年初建账即启用账务核算系统的时间为年度的1月份 需要录入到系统中只是各个科目的期初余额即1月份的月初余 额即可 年中建账则是指在不是年度的1月份的某个期间开始启 用账务处理系统 需要录入的除了启用月份的月初余额外，还需要录入本年度1 月1日至本月初每个科目每个科目的借、贷方累计发生额数据，即本年 度截至上月份的累计发生额，系统会自动根据本月月初数和 本年度截至上月份的借、贷方累计发生数自动计算出各个科 目的本年年初数 第三节 系统初始化 在录入期初余额时，应该注意以下几个问题：

22、如果科目有外币核算，还应输入相应的外币金额。 如果科目有数量核算，还应输入相应的数量和单价。 如果科目设置了辅助核算，则科目期初余额应该从辅助账录入期 初明细数据，系统会自动汇总生成科目的期初余额。 账务处理系统中一般只需要对末级科目录入期初余额，系统会根 据下级科目自动汇总生成非末级科目的期初余额。 科目的期初余额一旦录入，科目的相关属性一般是不能再修改的， 如果强行修改，往往会导致错误。如果在录入期初余额后需要调 整、修改科目属性，比较安全的做法是先将该科目的期初余额删 除，再进行相关操作。 在期初余额录入完毕后，应该进行试算平衡，以检查是否输入有 误。如果试算报告提示有误，应检查出错误并

23、更正才能进行后续 工作。 第三节 系统初始化 2.初始数据的试算平衡 在将初始数据全部装入系统后，计算机系统能 够根据会计数据的平衡关系对输入的数据进行 检验。平衡检验的内容主要包括： 资产=负债+所有者权益 总账借方余额=下属个明细账借方余额之和 总账贷方余额=下属个明细账贷方余额之和 总账借方发生额=下属个明细账借方发生额之和 总账贷方发生额=下属个明细账贷方发生额之和 第三节 系统初始化 三、用友软件应用操作 系统管理窗口 企业应用平台窗口 系统管理窗口 系统管理窗口 第三节 系统初始化 （一）系统管理 系统管理处于软件的各功能模块之上，是独立的模块， 本身不承担账套数据的输入工作，而是

24、站在更高的角 度对所建立的账套和操作人员进行管理 1.系统管理的主要功能 （1）账套管理 建立 修改 删除 引入 输出 第三节 系统初始化 注意事项 账套启用时间与计算机系统时间、当前会计核算年 度、业务发生时间、业务录入时间之间的关系 账套通过唯一账套号来标识 引入和输出账套时最好关闭该账套的所有系统模块 账套主管执行年度账的引入、输出，其文件名为 UfErpYer；系统管理员输出的账套备份文件名为 UfErpAct 第三节 系统初始化 （2）年度账管理 建立 清空 引入 输出 结转上年度数据 第三节 系统初始化 （3）用户管理 用户 权限 角色 （4）系统的其他管理功能 系统管理员和账套主

25、管登录到系统管理后，系统根据 其身份的不同，会显示不同的可操作界面给用户，以 保证其只能进行自己授权范围内的操作。 其他的一般操作用户是不可以登录到系统管理窗口的 第三节 系统初始化 （二）企业应用平台 企业应用平台窗口是进行各个系统初始数据录 入、基础信息设置以及日常业务核算的平台 系统管理员是不能登录到该窗口中的，只有账 套主管和被授予操作权限的操作员才可以登录 该窗口，从而进行相关的业务操作 企业应用平台窗口的左边菜单栏分为“业务工 作”、“基础设置”、“系统服务”三个分类 企业应用平台窗口 总账选项窗口 期初余额录入窗口 第四节 账务处理系统日常业务处理 日常会计业务处理的内容主要包括

26、：凭证 处理（凭证的填制、修改、审核、查询、 输出等）、出纳管理、记账、账簿管理等。 第四节 账务处理系统日常业务处理 一、账务处理系统日常业务处理功能 （一）凭证填制 后台处理 前台处理 第四节 账务处理系统日常业务处理 （1）凭证编号：记账凭证编号 凭证号可以手工输入，也可以有会计软件自动生成 会计软件应对记账凭证编号的连续性进行控制 凭证编号采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续 编号 凭证编号不漏号、不重复 （2）凭证类别 只能在初始化设置的凭证类别中选择 思考：为什么要将凭证分类？ 手工方式下：记账凭证通常分为收款凭证、付款凭证 和转帐凭证，以便于今后的查询、统计工作 电算化方式下

27、：记账凭证一旦输入，此后的各种处理 由计算机进行，将记账凭证划分为收、付、转的意义 也就降低 （3）凭证日期：填制记账凭证的日期 输入记账凭证时必须输入填制日期 凭证日期应该随着序时，修改的日期不能在前 一张凭证日期之前，后一张凭证日期之后 只允许输入未结账月份的凭证 付 001 付 002 付 003 收 001 转 001 转 002 12.0312.0312.0912.0512.0412.06 问：问： 1 以上的凭证日期有没有错误 2 现在输入一张付款凭证，凭证日期应该有什么要求；输入一张收款凭 证，凭证日期有什么要求；输入一张转账凭证，凭证日期有什么要求 3 现在修改凭证“付002”

28、的日期，有什么要求；修改凭证“转001” 的日期，有什么要求；修改“转002”的日期有什么要求 思考：几个时间之间的逻辑关系 账套启用时间 系统时间 操作时间 账套启用时间：20061201 系统时间：2006812 账套启用时间：2006812 系统时间：20061205 （4）附件张数：指所附原始凭证的张数 （5）摘要：对发生的经济业务内容的简述 可以在输入凭证时由键盘输入，也可以在账务 初始化以及平时定义常用摘要的内容，输入凭 证时进行选择 （6）会计科目 必须输入末级科目 一般软件可以使用科目代码、科目名称、科目 助记码和科目参照的方式输入科目 系统对输入科目的合法性控制 科目存在性

29、科目是否是末级 凭证类别限制条件控制 非法对应科目控制 （7）借方金额、贷方金额 任何一张完整凭证必须满足“有借必有贷，借贷 必相等” 在凭证同一行，借方金额和贷方金额不能同时有 金额或同时为0 记账凭证中辅助信息的输入 科目的银行账、外币核算、数量核算、部门 核算、个人核算、往来单位核算、项目核算 的数据都是在记账凭证输入过程中随相应科 目输入的 1. 部门、个人、客户、供应商、项目核算：如果记 账凭证输入时，输入的科目设置了相应的辅助核 算，则输入科目后，系统立刻要求输入相应的辅 助核算信息，可在初始化里设置的初始部门、个 人、客户、供应商、项目信息里选择。 2.外币核算 固定汇率：凭证输

30、入时不用输入汇率 浮动汇率：凭证输入时需要输入汇率 输入外币金额，系统自动按“外币金额汇率” 计算本位币金额 3.数量金额式 输入需要进行数量金额核算的会计科目则系统会提示制 单人输入数量和单价，并自动按照“数量单价”计算 出金额 4.银行账 输入的科目是设置为“银行账”的会计科目，则系统 提示录入票据日期、结算方式、结算号等辅助信息 （二）凭证审核 凭证审核的目的 发现在输入校验过程中无法发现的错误或舞弊现 象 为凭证提供一个标记（审核通过或标错） 凭证审核的方法 1 静态屏幕审核法 2 二次输入校验法 第四节 账务处理系统日常业务处理 凭证审核的控制 1.审核人和制单人不能是同一人 2.已

31、审核通过的凭证不能被修改或删除；如要修 改或删除，只有审核员本人取消审核签字后才 能进行 3.审核标错的凭证由制单人直接进行修改 4.作废凭证或已标错的凭证不能被审核 第四节 账务处理系统日常业务处理 （三）出纳签字 出纳签字是出纳对于涉及资金的凭证进行检查 和核对 出纳签字在有的系统中是可选控制 出纳签字与凭证审核的区别 对象不同 强制性执行要求不同 执行人员不同 第四节 账务处理系统日常业务处理 （四）凭证修改 一般在填制凭证或查询凭证窗口中进行 凭证中凭证类别和编号不能修改 凭证修改只能在该凭证处于未审核状态下进行 修改后，系统会进行输入校验 凭证修改的流水线模型 填制（修改）凭证填制（

32、修改）凭证审核审核记账记账结账结账 第四节 账务处理系统日常业务处理 1.修改未审核或审核标错的凭证 未审凭证直接修改 标错凭证直接修改，修改后标错标志自动消失 2.修改已审核通过而未记账的凭证 由审核人取消审核，再进行修改 第四节 账务处理系统日常业务处理 3.修改已记账的凭证 有痕迹修改法 （1）对于金额少计、其余都正确的凭证，采用蓝字 补充法。 （2）对于凭证金额多计、其余都正确的凭证，采用 红字冲销法。 （3）对于科目使用错误的凭证，先用一种红字冲销 凭证将原错误凭证完全冲销，然后在填制一种正确 的凭证。 无痕迹修改法 取消记账、取消审核、修改凭证、审核、记账 第四节 账务处理系统日常

33、业务处理 （五）记账 在计算机环境中，记账是由有记账权限的人员， 通过记账功能发出指令，由计算机按照预先设 计的记账程序自动执行的。 选择需要记账的凭证 记账前的检查工作 对记账前数据状态进行备份 开始记账 记账完成 第四节 账务处理系统日常业务处理 记账过程中应该注意的控制有： 上月未结账，本月不可记账 未审核凭证不能记账 一个月可以一天记一次账，一天记多次账，多 天记一次账 记账过程中，不要人为终止记账 第四节 账务处理系统日常业务处理 （六）出纳管理 出纳管理是总账系统中涉及出纳人员工作范围 的一系列功能，主要包括现金、银行存款日记 账和资金日报表的查询和输出、支票登记簿的 管理以及银行

34、对账。 1.日记账及资金日报表 当在进行会计科目设置时，在“指定科目”里设置 了现金总账科目和银行存款总账科目后，系统将会 识别现金和银行存款科目，将其设置为日记账核算。 （会将银行存款科目设置为银行账科目） 第四节 账务处理系统日常业务处理 2.支票登记簿 支票领用：登记支票领用信息 支票报销：会计人员填制凭证时，根据票号进 行报销 第四节 账务处理系统日常业务处理 3.银行对账 此项工作通常是在期末进行的。企业的经济业 务通过银行进行时，企业和银行的账务处理和 入账时间不一致，往往就会发生企业银行存款 日记账和银行对账单之间的账面不一致的现象， 这种由于入账时间不同造成的双方账面不一致 的

35、记录就是“未达账项” 未达账项包括 银行已收，企业未收 银行已付，企业未付 企业已收，银行未收 企业已付，银行未付 调整公式： 企业银行存款日记账余额银行已收企业未收款 银行已付企业未付款 银行对账单余额企业已收银行未收企业已付 银行未付 银行对账单未达账项 企业银行日记账未达账项 银行对账步骤 1.输入银行对账期初数据 最后一次对账时企业与银行的调整前余额及未达账 项 2.录入本月银行对账单 3.自动对账 4.手工对账 5.余额调节表查询和输出 银行对账资料 （1）银行对账初始化 将系统银行对账功能启用前最后一次手工业务处 理的银行存款余额调节表输入计算机，即输入银 行存款日记账与银行对账单

36、“调整前余额”及双 方未达账项 银行对账初始数据调整后余额应相等 （2）录入银行对账单 银行对账单发生方向与企业一致或相反 手工录入或电子数据自动导入 （3）对账 就是根据用户选择的某一银行科目的对账单和相 应的银行账进行逐笔核对，对双方都已入账的记 录做分别做核销标志，称为已达账项，未能勾对 的是未达账项，用以编制银行存款余额调节表和 供后期勾对 电算化方式下，提供计算机自动对账和手工对账 两种方式 自动对账 设置对账条件（即符合一定条件，计算机就可认定可 以勾对） 自动勾对条件 ”支票号金额”相同 “结算方式支票号金额” 手工对账 （4）余额调节表查询 第四节 账务处理系统日常业务处理 二

37、、用友软件应用操作 第五节 账务处理系统期末处理 账务处理的期末处理是指在每个会计期间的期 末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的 转账、对账、结账、银行对账等。 第五节 账务处理系统期末处理 一、账务处理系统期末处理功能 （一）自动转账 可以进行自动转账的业务的凭证具有固定模式： 摘要不变 借贷方科目固定不变 科目发生金额的来源或计算方法固定不变 例：坏账准备的计提 例：期末期间损益结转凭证 具体步骤如下 1. 自动转账定义：将业务的凭证固定模式收入计算机（摘 要、科目，及科目对应发生额的来源或计算方法），将 其定义为一个凭证模板，并为其编号（转账序号） 例：用应收账款余额百分比法进行坏账

38、准备的计提，计提比例5 自动转账定义编号：001 凭证类别：转账凭证 摘要：计提坏账准备 借方科目：资产减值损失 发生金额：取对方科目发生额 贷方科目：坏账准备 金额：“应收账款”科目本期期末借方余额*0.005“坏账准 备”科目本期期末贷方余额 对分录科目的定义时一定要是系统中的末级科目。 在实际应用软件中，发生金额的计算方法将会使用软件 提供的特定计算公式来实现相应数据的取数和计算。 2.自动转账生成：期末，此业务发生，需要生成具 体凭证时，调用相应转账序号，执行凭证生成过 程，系统即自动根据模板生成具体的凭证 一般需要进行的操作步骤包括： *先检查系统中现有凭证是否已全部记账，如有未记账

39、凭证，先先检查系统中现有凭证是否已全部记账，如有未记账凭证，先 将其全部记账将其全部记账 （1）选择要生成的记账凭证； （2）选择结转的月份； （3）系统执行具体记账凭证的生成； （4）检查凭证无误后进行保存；如果凭证有误，可以放弃凭证 或进行修改后再进行保存。 凭证在进行保存时，系统同样会对凭证进行相关内容 的校验，只有通过了系统校验才能完成保存。 生成后的记账凭证被保存到系统的记账凭证文件中， 制单人签名为执行自动转账生成的操作员姓名。 生成的凭证同样要进行后续的审核、记账流程。 自动转账凭证的分类 独立转账凭证：凭证金额与本期发生的经济业务无 关 相关转账凭证：金额与本期发生的经济业务有

40、关， 因此相关转账凭证的产生先后要遵循一定的业务顺 序，否则正确的定义可能获得的是不正确的数据。 无形资产、递延资产摊销工资、折旧费的分配与计算 其他待摊、预提费用的摊销辅助生产成本的结转制造 费用的结转生产成本结转库存商品成本的结转销 售成本、收入、费用的结转 期末自动转账 例：试讨论以下自动转账凭证生成的先后顺序和 前提条件 a.自定义结转进行所得税的计提 b.对应结转将本年利润转入利润分配未分配利润 c.销售成本结转 d.汇兑损益结转 e.期间损益结转 第五节 账务处理系统期末处理 （二）期末对账 一般对账至少一个月进行一次 只有对账正确，才能进行结账操作 第五节 账务处理系统期末处理

41、（三）期末结账 一般结账前需要检查的内容包括： 本月是否所有记账凭证都完成记账 损益类科目是否全部结转 其他核算子系统是否都已经结账 对账结果是否正确等 第五节 账务处理系统期末处理 期末结账控制 上月未结账，本月不可结账 上月未结账，本月不能记账，但可填制、审核凭证 本月有未记账凭证时，本月不能结账 已结账月份不能再填制凭证 结账只能由有结账权限的操作员进行 如果启用了其他核算子系统，则账务处理子系统要 在其他核算子系统都结账后，才能结账 会计年度的最后一个月结账后整个会计年度结账， 可以建立新的年度账 第五节 账务处理系统期末处理 二、用友软件应用操作 （一）自动转账 1.自动转账定义 第

42、五节 账务处理系统期末处理 （1）自定义转账 总帐函数总帐函数金额式金额式数量式数量式外币式外币式 期初余额QC( )SQC( )WQC( ) 期末余额QM( )SQM( )WSQ( ) 净发生额JE( )SJE( )WJE( ) 发生额FS( )SFS( )WFS( ) 累计发生额LFS( )SLFS( )WLFS( ) 取对方科目计算结果JG( )SJG( )WJG( ) 借贷平衡差额CE( )SCE( )WCE( ) 用友系统账务取数公式用友系统账务取数公式 第五节 账务处理系统期末处理 公式组合举例公式组合举例 例例1 QM(1001，月) + QM(1002 ，月) 含义：将1001

43、科目和1002科目当月的期末余额相 加。 例例2 QM(410201，月，836号工程) QM(4102 ，月) 含义：将410201科目的836号工程项目核算的余额与 4102科目当月的期末余额相减。 说明：如果函数参数“方向”没有指定，则为该科目 在系统的默认余额方向，默认余额方向为会计科目设 置时设置的方向，与科目类别相关。 例：期末将制造费用-技改办科目余额按生产车间 分摊。 当用户没有设置部门核算，则转账分录为： 借：生产成本 一车间 制造费用 (41010105) 生产成本 二车间 制造费用 (41010205) 生产成本 三车间 制造费用 (41010305) 贷：制造费用 技改

44、办 (410504) 定义操作过程如下： 【注释1】 将科目410504余额的百分之三十三摊入一车间 【注释2】 将科目410504余额的百分之三十三摊入二车间 【注释3】 将科目410504余额的百分之三十四摊入三车间 【注释4】 将科目410504余额转出，摊入有关部门 摘要摘要科目科目方向方向金额公式金额公式 分摊技改办制造费用41010105借QM（410504，月）*0.33【注释1】 分摊技改办制造费用41010205借QM（410504，月）*0.33【注释2】 分摊技改办制造费用41010305借QM（410504，月）*0.34【注释3】 分摊技改办制造费用410504贷QM（410504，月）【注释4】 自动转账凭证定义的练习 试定义以下自动转账凭证 1.将本年利润（3131）余额转入利润分配/未分 配利润（314115） 2.按5计提坏账准备（1141）（应收账款 1131） 3.用调整汇率8.15对银行存款/美元户（100202） 进行汇兑损益（财务费用5503）结转 4.将管理费用（5502）转入本年利润（3131） 1. 将本年利润（4103）余额转入利润分配/未分 配利润（410401） 凭证类别：转 摘