归档文件整理方法

1、归档文件整理方法1.范围 1.1本标准规定了归档文件整理的原则和方法。1.2本标准用于公司归档文件的整理2.归档文件的定义立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料3.归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、排架，使之有序化的过程。3.1归档文件整理的意义3.1.1归档文件编号后，能方便排架管理。3.1.2归档文件经分类、编号后，能按年度、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。3.1.3归档文件划分保管期限后，档案的鉴定、销毁工作更加方便。3.1.4归档文件装订、装盒后，能防止灰尘及库内热量、水份很快地渗透到档案文件材料中，从

2、而能对档案进行较好的保护。3.1.5归档文件分类、编号后，在利用档案时，档案的存取更加方便。如果不对零散的归档文件进行整理，档案管理便无从谈起。3.2整理方式应选择分散整理，即由文书处理和业务部门分别整理各自形成的归档文件。这样做的优点是：能发挥文书和业务部门熟悉本职工作及文件材料办理过程的长处；文书和业务人员易在整理归档文件过程中找到散失的文件材料。3.3整理时间最好采用随办随归方式，能够将年终集中整理归档文件的时间，分散到平时每一份文件形成的过程中，将一份文件的整理、归档作为文件形成或承办的一部分。3.4 归档文件整理新方法的优势归档文件整理新方法只需装订、分类、排列、编号、编目、装盒等六

3、个工作环节，装订一般在其他整理环节之前，比传统立卷方法简化了一半的工作程序和环节。新的归档文件整理方法每400页（归档文件材料有若干盒时）用一个档案盒，可节省很多装具费用。3.5整理原则3.5.1遵循文件的形成规律3.5.2保持文件之间的有机联系3.5.3区分不同价值3.5.4便于保管和利用3.6质量要求3.6.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.6.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。4整理方法及步骤4.1装订4.1.1装订前的处理工作4.1.1.1拆除金属物、主要是为了防止金属物氧化、腐蚀，损害归档文件的纸张，影响

4、其寿命。（短期保存的归档文件不必去掉金属物，黄河以北及西北内陆地区，因气候干燥，在具备较好库房条件的情况下，对不需要移交进馆的归档文件可不拆除金属。已装订成册不便拆除金属物的出版物不必拆除金属物）4.1.1.2修裱破损文件4.1.1.3复制褪变文件。复制的对象是发生字迹模糊、字迹易扩散或褪变的重要归档文件。如热敏纸传真件上的文字，用铅笔、彩色笔书写或修改的文字。4.1.1.4折叠超幅面纸张，折叠后应尽量将文件的首页标题露出，折痕应尽量在文字及图表之外，折叠后的纸张应容易打开，如采用手风琴式折叠方式。4.1.2装订的单位：归档文件应按件装订。一般每份文件为一件。正本与定稿一般为一件。正文与附文一

5、般为一件。原件与复制件为一件。转发文与被转发文为一件。请示与批复为一件。内容反映多个单位的报表、名册、图册等，由于它们的内容相对完整，按其本来的装订方式，一册（本）为一件。当请示（包括本单位的请示、外单位的请示）没有复文时，视其是否有处理结果，如有处理结果，在发文用纸或收文纸上注明（或在文件正文左上空白处注明），将请示作为一件。如没有处理结果，不必存档。 4.1.3装订时文件排序：装订时，正本在前定稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,复制件在后；转发文在前，被转发文在后请示与复文作为一件时，复文在前，请示在后。4.1.4装订的材料、部位及对齐方式：统一要求用不锈钢夹，左侧串开装订，归档文件左

6、、下侧对齐。 4.2分类全宗是一个公司或个人形成的具有有机联系的档案整体。设立全宗的主要资格是立档公司具有独立法人资格。当公司发生变化时，就应考虑重新划分全宗。划分全宗有几种情况：新成立的公司一个机公司有几个子公司无人员编制的委员会公司在各地的办事处设立汇集全宗公司的内部机构不建立全宗，距离较远的、专业档案数量特别多的内部机构和不设立全宗的派出性机构，其档案可单设目录管理。分类是指在一个全宗内，先按门类分开,如文书档案、基本建设档案、会计档案、照片档案、实物档案、设备档案、人事档案再在各门类内按一定的规律分开，如文书档案下设的一级类目、二级类目。4.2.1 归档文件可以采用以下几种分类方法：4

7、.2.1.1年度机构保管期限分类法。这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。一般单位可采用此方法。 4.2.1.2年度问题-保管期限分类法。适用于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。不适用机构分类法的单位，一般可采用此方法。4.2.1.3年度保管期限分类法。这种分类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。4.2.2

8、与这三种方法对应的分类方案如下：4.2.2.1与“年度部门保管期限分类法”相对应的分类方案。如：2014年：采购部-永久、长期、短期；市场部-永久、长期、短期；财务部-永久、长期、短期。 4.2.2.2与“年度问题-保管期限分类法”相对应的分类方案。如：2014年：党群类永久、长期、短期；业务类永久、长期、短期；行政类永久、长期、短期。4.2.2.3与“年度保管期限分类法”相对应的分类方案。如：2014年：永久、长期、短期；2015年：永久、长期、短期。4.2.3年度：文件的形成年度。4.2.4分类机构：公司的各部门机构。如“内审部”、“行政管理部”等4.2.5问题：即问题的名称。“党群类”“

9、业务类”“行政类”等。4.2.6文件归类的一般规定:4.2.6.1内容原则。即主要根据归档文件的内容及其所反映的活动领域归类.如反映的是某个内设机构职能的归档文件应归入该机构;反映党务工作的归档文件归入党群（党务类）类。4.2.6.2一致性和规律性原则。即在一个立档单位归档方法应一致，即便归错了类，也要将其他相同文件归到一个类，以便在利用档案时，查全这类归档文件。4.2.6.3综合性文件应归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目），专门性文件应归入业务类（业务部门或业务问题的有关类）4.2.6.4涉及到两个以上机构或问题的文件，如有侧重，应将其分入主要问题的类目中；如无侧重

10、，则归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目）4.2.6.5优先归入本专业类。如一份文件包含本专业和其他专业的内容，可将其归入本单位的本专业有关类目。4.2.6.6归类时务必明确类目含义。分机构应按文件内容所属机构的职能归类，不是一律按文件署名的机构归类。 4.2.6.7整体原则。围绕某一形成的一套文件材料是一个不可分割的有机整体、归类时应维护其完整性。如围绕贯彻党的十六大形成一定数量的文件材料，这些文件材料应从整体原则考虑，统一归入某个类。4.2.6.8归类的优先顺序。有最适合的类就归入该类，无最适合的类则考虑归入相关类（即靠类归类）；无相关类，则考虑归入“其他”类；无“

11、其他”类则考虑归入综合类。如同一类归档文件多，又无专门类时，可考虑增加类目。4.3排列4.3.1归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。此处的“事由”指一件具体的事、一个具体的问题、一项具体的活动、一项具体的工作、一次会议、一项工程、一个事件、一次事故、一次纠纷、一个案件等。4.3.2事由原则4.3.2.1同一事由的归档文件应当集中4.3.2.2同一事由的归档文件应当优先集中，即先将同一事由的归档文件集中，在同一事由内再按时间或重要程度排列。4.3.2.3不同事由的归档文件排列方法可按“相同的集中、相近的靠拢、不同的分开”

12、的排列方法排列，如不同事由间的归档文件按时间、重要程度、问题、责任者等排列。 4.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同)如归档文件有发文签发单或收文处理单（有领导实质性意见时，收文单才归档）可放在这份归档文件的首页，并在其上盖归档章，以保护档案原件，归档章填写应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油。4.4.1全宗号：档案编制部门给立档单位编制的代号。4.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年

13、，如2015。4.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。4.4.4件号：即文件的排列顺序号。件号包括各部门编件号和单位编件号，分别在归档文件整理和档案移交进档案管理部门时编制。部门编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。如某单位归档文件按“年度机构保管期限”分类，其最后一级类目为保管期限，则在同一年度、同一机构内，按归档文件排列顺序先编永久保管期限的归档文件件号（从1至N），再编长期保管期限的（从1至N）。单位编件号按进单位要求标注。在编号时不应考虑分盒问题，即装盒后最低一级类目中各盒内的文件编号是连续的，如第一盒从1-20号，第2盒从21号开始

14、编起。4.4.5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。4.5编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。4.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期页数、备注等项目(见图A2)。4.5.1.1件号：填写部门编件号。4.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人即文件的发文机关或署名者。发文机关名称太长，可填写规范化的简称。当文件责任者为个人时，应填写与该文件相应的职务，并在其职务外加（），如（财务部经理某某某）。多个责任联合发文时，应选填三个以内的重要责任者。重要责任者一般是本单位或本系统的

15、责任者。文件上无责任者的要考证并加 。4.5.1.3文号：文件的发文字号。无文号的不填。文件字号的发文代字、年度、顺序号的各部分都不能省略如：黑市档字20065号会议文件、内部刊物、图纸等的编号，不能作为文号填写。4.5.1.4题名：文件标题。有的文件除正题名外，还有并列题名、副题名、说明题名的文字的，视正题名是否能反映文件内容，如可反映文件内容，只填写正题名即可，反之，应写全正副题名；如果说明题名的文字可在目录表的题名、责任者、日期等项目中得反映，不必抄录，否则，应如实抄录。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”号。题名含义不清，不能揭 示文件内容的，应根据文件内容补充题名。如：关于转

16、发黑市档字20064号文件的通知，补充为关于转发黑市档字20064号文件的通知执法检查。第一期黑河档案信息，补充为第一期黑河档案信息培训班已圆满结束。干部任职的通知题名要补充文件内本单位任职人员姓名，会议记录的题名要补充会议议题。 4.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20150808。如无日期或日期不全，应考证后加 。如有原日期，但原日期记载有误时，应同时写全原日期及考证日期。4.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，大于或小于A4幅面的纸张，有内容的1幅面算1页。来文与复文及其它合成作为一件的文件材料，为合成的总页数。4.5.1.7备注

17、：注释文件需说明的情况。如：缺损、复印件、声像档案的参见号、密级、归档后修复归档后又插入新文件、归档后移出、销毁等。个别文件的条目需补充和说明的情况较多时，可在备注栏中加注“*”，将其内容填到备考表中“盒内文件情况说明”部分。4.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长宽297mm210mm) 。应注意将年度、机构（问题）、保管期限等类目在表格的右上方（即右肩）打印出来，以便手工翻查时查找类目。归档文件目录 部门： 保管期限： 年件号责任者文号题名日期页数备注4.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目 (见

18、图)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。为了更好地保护手工目录检索工具，最好使用牛皮纸做归档文件目录封面。归档文件目录应一式2份。一份交档案管理部门保存，一份留存于本部门。4.6装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。4.6.1档案盒4.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm(长宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。4.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项，见图。其中，起止件号填写

19、盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“”号连接；盒号即档盒的排列顺序号在档案移交进馆时按进馆要求编制。应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油盖记4.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。4.6.2备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。4.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。4.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。4.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。4.6.2.4日期:归档文件整理完毕的日期4.7排架归档文件按分类方案、装盒顺序排架。4.7.1按分类方案中“年度机构（问题）保管期限”

20、分类方法排架的有：4.7.1.1年度机构（问题）保管期限排架法，即先将装盒后的归档按文件分别排架，同一年度的归档文件按机构或问题类别排架，最后按保管期限分开排架。这种排架方法除具有分年度排架法共同的优缺点外，还能相对集中同一个机构或问题的归档文件，利用同一个机构或问题的归档文件时较方便。但档案移交或鉴定销毁时的工作量大。这种排架方法是目前常见的排架方法之一，比较适合归档文件较多，用于手工管理档案的单位。4.7.1.2年度保管期限机构（问题）排架法即先将归档文件按年度分开，同一年度中的归档文件按保管期限分开，同一保管期限中的归档文件按机构或问题分开排架。这种排架方法除具有分年度排架法共同的优缺点

21、外，还具有档案的保管、鉴定销毁工作量不太大的优点。但档案利用时存取不方便。这种排架方法主要适合于计算机管理程度较高的单位。4.7.2按“年度保管期限”分类方法排架的方法：年度保管期限排架法。即先将归档文件按年度分开，同一年度中的归档文件按保管期限分开，同一保管期限中的归档文件按整理时的自然顺序排架。这种排架方法除具有分年度排架法的共同优缺点外，还具有档案的保管、鉴定、销毁方便等优点。但档案利用时存取不方便。这种排架法在归档文件少、计算机管理程度高的单位用得较多。4.7.3按分类方案中“年度机构（问题）保管期限”分类方法排架的图示：4.7.3.1年度保管期限机构（问题）排架法：2008年度党群综合业务党群综合业务党群综合业务永久长期短期4.7.3.2年度机构（问题）保管期限排架法 ：2008年度永久长期短期永久长期短期永久长期短期党群综合业务4.7.4按分类方案中“年度保管期限”分类方法的排架法的图示：4.7.4.1年度保管期限排架法： 2008年度永久长期短期5.归档文件整理说明归档文件整理说明是每年整理完归档文件后立档单位对内设机构及其职能变化、归档文件整理及内容等情况进行简略介