XXX公司合同管理制度

1、 合同管理制度一、目的为了加强集团公司和集团所属子公司合同的规范管理，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于集团公司各部门及所属子公司。集团公司各部门及子公司制定的合同管理规定，条款如与本制度不符的，以本制度为准，其相关规定在下发之前须报集团合同法律部门审核内容。三、原则1. 集中管理原则：所有合同由集团合同法律部门、子公司各职能部门依照统一程序报审、签订、归档。2. 分级管理原则：集团各部门、子公司各职能部门依照本制度管理本部门的合同。四、合同分类根据集团的实际状况，将现行使用的合同类型及相关事项规范如下（具体合同名称、所属部门、各级审批人、签约者见附件一）：1. 经营合同分投资、兼并、收购

2、、重组等合同。2. 综合事务合同分政府部门合同、媒体合同、保险合同、咨询合同，等等。3. 业务合同分商品购销及其相关费用协议等等。4. 物流合同分库房租赁、机动车租赁、运输合同，等等。5. 财务合同分借款、审计、咨询、抵押、债务担保、财产收购（房地）合同，等等。6. 行政合同分印刷、固定资产和办公用品采购、房屋装修、财产维修合同，等等。五、合同规范文本审核、会签、归档程序1. 以上各类合同，原则上使用合同规范文本。2. 合同规范文本应当语言规范、条款完整、内容具体。3. 合同规范文本由各类合同的经办部门起草，并由集团合同法律部门审核。4. 经办部门日后若采用非规范文本（含对方提供的规范文本或双

3、方当事人商讨的条款）拟定合同，必须经过集团合同法律部门审核。5. 各类合同应该根据统一流程，通过承办部门、财务部门、工程技术部门、集团合同法律部门和子公司总经理、集团总裁审核。6. 履行完规定程序后，各类合同最后由承办部门归档。（也可以指定一个职能条线归口管理）六、合同拟定的要求1. 经办部门应指定合同承办人，合同承办人应具备一定的法律基础知识，同时对拟定的合同所涉及的事项具备一定的实践操作经验。2. 合同承办人负责本部门相关合同的拟定、谈判、送审、签订、盖章、履行、归档、变更或解除的整个流程。3. 经办部门对外签约者须持有本公司颁发的“法人授权委托书”，凡不持有“法人授权委托书”而因特殊情况

4、需对外签约者，须经法定代表人授权。4. 有规范文本合同的拟定，按其规范文本进行填充。5. 无规范文本合同的拟定（含对方提供的规范文本），由经办部门视具体情况与对方当事人商讨拟定条款内容。6. 拟定的合同必须具有完备的内容，如双方当事人的名称（姓名）、地址、联系电话，标的、数量和质量，价款、报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法和管辖部门（力求选择公司总部或分公司所在地法院，原则上避免约定仲裁，拟定仲裁的需经过集团合同法律部门审核）。7. 对涉及到本部门以外的部分，应当与所涉及到的所有部门反复沟通，尽量达成一致意见，不能一致的由共同上级领导裁决。七、待签合同审批程序1. 经办部门

5、可根据本部门具体情况，参照本制度附件“合同审批表”制定适用于本部门具体操作的“合同审批表”，将其附在合同正本表面报审、归档。2. 合同承办人在审批表中注明需要其他部门负责审核的部分，并请其他相关部门签署审核意见。3. 经办部门合同承办人于每周三之前将需要集团合同法律部门审核的待签合同汇总到集团合同法律部，合同须附有“合同审批表”并填写好相关内容。4. 使用公司合同规范文本拟定的合同，合同承办人需将修改条款及附加协议凸现出来以方便集团合同法律部审核；使用对方提供的规范文本或双方共同拟定的合同，需由集团合同法律部门审核全部条款。5. 根据审核意见修改后的合同，合同承办人再呈送最终审批人批准；若发生

6、审核意见以外的修改部分，须经过合同法律部门的审核。6. 经过最终审批人批准后的合同，经办部门签约者可与对方当事人签字、盖章。八、重大合同审批程序1. 对于一些重大合同，须由“合同审核管理委员会”最终审批。2. 重大合同范围：1 销售规模达到的商品购销合同。2 年租金达到的房屋租赁合同。3 合同金额达到的对外投资、兼并、收购、重组等经营类合同。4 合同金额达到的财产收购（房地）合同。5 合同金额达到的对外担保合同。3. 重大合同经合同审核管委会最终审批后，才可对外签订。九、合同的签订 1. “合同审批表”经最终审批人签字批准后，合同经办部门方能最后签订正式的合同文本。签约者须持有“法人委托书”或

7、由法定代表人授权。2. 相应合同需附有廉政合约，具体合同范围及相关规定见附件六。3. 合同承办人应督促对方当事人签字、盖章，同时按照公司印章管理办法要求申请盖相应的合同印章。未经最终审批人同意的合同，印章管理员有权拒绝盖章。十、合同签订的注意事项1. 合同承办人签订合同时，应当仔细审阅对方当事人提供的所有证明材料，如盖有工商行政管理局章的公司法人营业执照或营业执照副本、注册资金、注册地，对方当事人的保证、抵押、留置、定金、保证人担保等相应形式的有效担保，以及职务资格证明、个人身份证、被代理人签发的授权委托书等，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，避免对方当事人伪造编造证明材料情况的出现。

8、2. 对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。3. 对方当事人提供的保证人必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或自然人（原则上排除政府行政机关、教育机构作为保证人）。4. 除上述范围外其它资料不能作为主体资格和履约能力证明资料，但应归入合同档案保存。5. 订立依法应当办理批准、登记、见证、鉴证、公证等特别程序的合同时，应当依法办理特别手续。十一、合同的履行1、 经办部门的合同签约者是合同履行的第一负责人，若其在职期间所签合同给公司造成损失的，须承担相应法律责任；若其离职，须解决好合同的法律纠纷，方可办理离职手续，同时公司保留对其的追诉权。2、

9、经办部门的合同承办人是合同履行的具体负责人，若其在职期间所承办的合同给公司造成损失的，须承担相应法律责任；若其离职，须解决好合同的法律纠纷，方可办理离职手续，同时经办部门负责人应当指定新的合同承办人继续履行依法订立的合同。3、 合同承办人应在履行合同的过程中填列好“合同履行执行情况表”（见附件四）。4、 在合同履行过程中，合同承办人应当对对方当事人合同履行能力进行跟踪调查，遇到新情况，应及时处理，并通知经办部门负责人。5、 合同承办人对标的必须按照规定进行严格验收和商检程序，对不符合规定的标的应在合同期限内及时向对方提出书面异议。6、 合同生效后，双方当事人对质量、价款或报酬、履行地点等内容没

10、有约定或者约定不明确的，可以协议补充；不能达成补充协议的，按照合同有关条款或者法律规定确定。7、 对按本规定审批的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。8、 合同承办人应妥善保存各种收付凭证，并做好履约记录。我方与对方往来的书面文件，必须用合同约定的方式或挂号邮寄送达对方，并由合同承办人保管好送达回执。9、 在合同履行过程中需谨慎对待需要由我方签署的各项书面(承诺或确认)文件，当对方要求时，需得到职能部门负责人审核同意后方能签署.十二、合同的归档1、 所有合同签订生效后，如果经办部门与对方签订的合同一式两份，合同承办人务必将一份合同正本、附在合同上的“合同申请表”、签订合同过程中所有的往来

11、文件和资料送交档案室留存、归档；如果经办部门与对方签订的合同一式四份，则需要将另一份合同正本送交财务部门2、 总部在合同生效后的三天内将上述资料送交总部档案室，如在日后的业务往来中须使用合同正本，需部门领导及行政部负责人签字同意，方可向总部档案室借用，使用完毕后及时归还档案室。（合同正本借阅审批表见附件五。）3、 外地分公司在合同生效后的三天内将上述资料送交分公司档案室，其借用手续按照公司总部档案室规定办理。4、 经办部门在合同签署后的三天内务必将一份合同复印件交到财务部门，逾期不交者财务部门有权拒绝付款。5、 经办部门留存一份复印件，复印件由专人保管，不得遗失，不得随意再复印。十三、合同的变

12、更和解除1、 对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议，严禁凭口头约定向对方已变更的接收人发货或付款。2、 发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当采取有效补救措施，并收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向有关领导、律师报告。3、 我方当事人不履行或不完全履行合同时，应当向律师进行咨询，及时整理有关证据，并及时以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。4、 我方当事人因故变更或解除合同，应当向律师进行咨询，及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。5、

13、合同因为各种原因修改、补充、变更、解除且重新订立的，合同承办人应按以上审核报批及归档规定进行操作，合同修改、补充、变更、解除情况在原合同申请表上注明。十四、本制度如有未尽事宜，或随着公司发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总部研究，合同法律部门再提请总裁批复。十五、本制度的解释权归总部行政部。十六、本制度自下发之日起执行。 第 13 页 共 17 页合同审批权限表 审批权限合同名称 / 所属部门 部门经理/各门店经理分公司总经理职能中心总监/总裁办主任分管副总裁总裁经营合同（含投资、兼并、收购、重组等）。总裁办审核审批、签署综合事务合同（政府部门合同、媒体合同、保险合同、咨询合

14、同等）。总裁办审核审批、签署固定资产采购合同，办公用品采购合同。总部行政部审核，签署(各部门采购项目预算批准范围内)。审批总部各部门采购项目预算。分公司人事行政部审批分公司各部门采购项目预算。印刷、办公场所装修、财产维修、电信、清洁等合同。总部行政部审核，签署(常规操作范围内)审核(常规操作范围外)审批签署分公司人事行政部审核(常规操作范围外)审批签署培训、委托招聘等合同；外派培训协议；员工解除合同协议、员工意外处理协议。（详见人事相关权限）人力资源管理中心审核(分公司)签署(标的3万元内)审核审核(标的超过3万元)签署审批(标的3万元内)审批(标的3万及6万间)审批(标的超过6万元)审核(中

15、心)分公司人事行政部 审批权限合同名称 / 所属部门 部门经理/各门店经理分公司总经理职能中心总监/总裁办主任分管副总裁总裁借款合同、审计咨询合同、抵押合同、债务担保合同、财产收购合同（房地）、银行承兑协议等。财务管理中心审核审批签署分公司财务管理部银行上门收钞协议分公司财务管理部审核审批签署银行协定存款合同审核审核签署审批特殊项目引进合同，连锁店加盟合同。连锁管理中心审核审核签署审批施工合同（道具制作委托协议、门店及办公场所工程施工委托协议等）。审核签署(标的2万元内)审核(标的超过2万元)审批(标的2万元内)签署审批店面/房屋/场地租赁合同分公司连锁管理部审核审核审核审批签署物业管理协议（

16、电梯、消防等）审核审批签署 审批权限合同名称 / 所属部门 部门经理/各门店经理分公司总经理职能中心总监/总裁办主任分管副总裁总裁软件购买、实施、培训合同，硬件购买、维护合同。信息管理中心审核签署(预算之内)审批(预算之内)审核(预算之外)签署审批分公司信息管理部审核审批签署仓储、配送委托合同（全国范围）物流管理中心审核审核审核审批签署库房租赁合同分公司物流管理部审核签署(短期合同)审核(长期合同)签署审核审批机动车租赁协议机动车零售配送协议临时外叫车辆送货协议三轮车零售配送协议审核审核签署审批(标的5万元内)审核(标的超过5万元)审批家居商品购销合同，经营场地出租合同。家居公司审核审批签署土

17、地出让、征用合同，监理合同，动拆迁合同，工程承包合同，委托合同，房屋预售、出售、出租合同，材料采购合同，设计合同。房产公司审核审核签署审批 审批权限合同名称 / 所属部门 各业务科长分公司市场科科长分公司营销部经理分公司技术服务部经理分公司总经理中心市场部经理中心品类部长分管副总监总监分管副总裁/ 总裁合同审核管委会商品（含新品）购销合同，销售支持及相关费用协议（含广告宣传费、进场费收取协议等）。全国合同营销管理中心/分公司营销管理部审核审核报财务中心审批签署洽谈地方合同洽谈审核报财务部经理审核审核审核审批签署分销合同洽谈审核报财务部经理审核审核审批签署特殊情况（重大商品购销合同）全国合同审核

18、审核报财务中心审核签署洽谈审核审批地方合同洽谈审核报财务部经理审核审核审核签署审核报财务中心审核审核审批售后服务合同（含空调直配送协议、空调安装费收取协议、空调手机维修协议、委托安装三方协议等）。审核签署(标准之内)审核(标准之外)签署审批(标准之外)广告发布合同、媒体购买、设计、制作、代理合同，车辆媒体合同。审核审核审批签署审核备注：1、合同审批人与签署人须分开，不能为同一人。 2、所有合同须得到最终审批后，才可签署。 3、重大合同须得到合同审核管理委员会（非常设机构）审批后，才可签署。附件二： 1、合同规范文本审核、归档流程：各部门总部行政部财务管理中心律师各中心总监总裁(分管副总裁)yy

19、拟定合同规范文本，填写“合同审批表”,交行政部。送财务管理中心、律师审核。根据审核意见修改。审核审核审批审批nn盖骑缝章备案，将合同规范文本下发到各部门。2、待签合同审核、签订流程：经办部门总部行政部其他相关部门财务部门律师最终审批人yn草拟合同。审核审核根据审核意见修改。每周三前交行政部，用规范文本拟定的合同将增改条款凸现出来。审核汇总、初审。根据审核意见修改。送呈审批。审批对外签订合同。 3、重大合同审核、签订流程：经办部门总部行政部其他相关部门财务部门律师总裁合同审核管委会审批yn草拟合同。审核审核根据审核意见修改。每周三之前交行政部，用规范文本拟定的合同将增改条款凸现出来。审核汇总、初

20、审。根据审核意见修改。送呈总裁。对外签订合同。呈送合同审核管理委员会。4、合同正本归档流程：总部、家居、房产总部行政部财务管理中心各分公司分公司人事行政部分公司财务部合同签订后三天内将正本及相关资料送交档案室。归档。留存一份合同复印件，送交一份复印件给财务部门。保存一份合同复印件。如果签订合同一式四份，送交一份正本给财务部门。保存一份合同正本。合同承办人填写合同履行表。如果合同有废止等情况，须告知档案管理员。新立合同审批程序同前。跟踪合同执行情况。在原合同审批表上注明合同废止等情况。跟踪合同执行情况。合同签订后三天内将正本及相关资料送交档案室。归档。留存一份合同复印件，送交一份复印件给财务部门

21、。保存一份合同复印件。如果签订合同一式四份，送交一份正本给财务部门。保存一份合同正本。跟踪合同执行情况。如果合同有废止等情况，须告知档案管理员，新立合同审批程序同前。在原合同审批表上注明合同废止等情况。合同承办人填写合同履行表。跟踪合同执行情况。附件三：合同审批表年 月 日合同名称：_合同编号：_合同草拟过程说明：_ _ _经办部门：_部门负责人：_承办人：_电话：_传真：_ 审批意见：部 门意 见签 名日 期其他相关部门财务部门律师职能中心总监分公司总经理总裁（分管副总裁）意见合同履行过程中修改、补充、变更、解除情况的说明附件四：合同履行执行情况表对方应履行义务对方应履约时间对方实际履约纪录

22、对方实际履约时间合同承办人确认财务确认备注我方应履行义务我方应履约时间我方实际履约纪录我方实际履约时间合同承办人确认财务确认备注附件五：合同正本借阅审批表部门姓名合同名称借阅日期借阅事由中心总监/分公司总经理行政部负责人规定归还日期实际归还日期备注合同保管员：合同正本借阅审批表部门姓名合同名称借阅日期借阅事由中心总监/分公司总经理行政部负责人规定归还日期实际归还日期备注合同保管员：合同正本借阅审批表部门姓名合同名称借阅日期借阅事由中心总监/分公司总经理行政部负责人规定归还日期实际归还日期备注合同保管员：附件六：签订廉政合约的合同范围一、 购销合同1、商品购销合同（含新品购销合同）2、商品联销合

23、同3、商品代销合同二、 广告合同1、媒体广告合同或协议2、dm设计/制作/印刷合同或协议3、广告发布、代理合同三、 基建、工程合同1、道具展台制作合同或协议2、基建合同（包括工程设计、承包、委托、材料采购等）3、建筑装潢4、咨询、监理、服务合同或协议四、 物流合同1、配送外包合同2、车辆维修合同3、配件采购合同五、 租赁合同1、房屋租赁合同2、仓储租赁合同3、摊位招租合同六、 信息技术合同1、软件购买、实施合同2、系统硬件购买、维护合同3、咨询合同或协议4、软件、系统销售合同七、 售后服务合同或协议1、空调安装维修合同2、移动电话维修协议八、 固定资产和办公用品采购合同廉 政 合 约甲方：(永乐)乙方：为了贯彻落实国家有关反腐倡廉的政策和自觉遵守关于廉政建设的各项规定，维护甲乙双方的合法利益不受侵害，甲乙双方本着预防为主，防患于未然的原则特制定本合约。本合约对双方具有永久约束力，不因合同履行情况的变更而失效。一、 合约内容：1、 甲方工作人员不得以任何方式向乙方索要和收受回扣等好处。2、 甲方工作人员应当保持与乙方的正常业务交往，不得接受乙方的现金、礼品、有价证