档案管理中特殊载体的保护与全宗排放方法探析

1、档案管理中特殊载体的保护与全宗排放方法探析摘要：档案的经常性搬动，增加了对档案的磨损，不利于保证档案的完整与安全。给档案的保护带来了一定的难度，而且也贻打乱了某些全宗的顺序，破追坏了原有的系统。本文针对谯特殊档案载体的保护方法进虍行了介绍，针对因档案经常性搬动而打乱全宗排序的情闲况下，如何做好档案馆现行筻档案全宗的排放方法进行了偈介绍，以供同行参考。沪关键词档案；特殊载体的保患护；全宗排放一特葡殊档案载体的保护方法彻档案的经常性搬动，增茇加了对档案的磨损，不利于瘟保证档案的完整与安全。而艇不同载体的保管方法有许多相同的方面防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防吟盗是其共同性根据其特性要藜采取相

2、应的措施进行保护。蛭库房内一般应配备强制通风设备与空调设备使其处于适荒宜的温湿度和空气洁净度中簟各种不同载体的存贮应配备逞专门柜架例如影片通常使用榫金属柜架录音和录像材料应使用木制柜架和非磁性材料砂制成的柜架再就是各类新型颃载体档案应定期进行检查以判断是否需要修复或需要进迹行其他保护性处理。下面介险绍几种特殊载体档案的一般袒保护技术供大家参考。(一)照相底片底片看是一种化学感光材料极易引阌起化学变化和自毁它又属于悛胶质材料极易起火熔化和变悉质其保护条件要求较高。通常应配备空调设备控制温度肄并给予附加的防潮措施，如以放置中性吸湿剂。嚎(二)照片照片档案的保护应着重于抑制霉菌的生辏长，可调节库内环

3、境的ph暇值添加必要的防霉剂。(三)缩微片保管环池境需有适宜的温湿度且不含褒有害气体。loCALhOst缩微片中最常用的银盐胶片的最佳环境温度不含硫化氢、二氧化硫等酸性气体笋以防缩微品发生粘连、霉变堤、发脆、变硬、图象失真和乳胶层脱落等变质损坏现象。另外要选择适当的保管器具和存放位置。为减少其与珉外界空气的接触常选用密封柄较好的金属容器存放并把盖谊子处用胶带密封。存放缩微品的柜架要求距地面15米巫以上以免潮湿和浸水。不常鸭用的胶片最好立站以免挤压变形或磨损。使用中避免污染和刮伤图象表面，拿胶卷时手不要触及药膜只能拿胶缅卷的上下边缘。缩微片连续鲵阅读不能超过规定时间，以免设备过热胶片受热易发脆瞒

4、变形。保存中胶卷不应卷得噼过紧不能加橡皮筋缠绕，不希同种类的胶片应分开保管以滑避免产生化学反应等。(四)磁带磁带的保暇护应注意避免灰尘的侵蚀，写要远离磁性物体，防止磁带岁消磁。对于长期存放不用的框磁带，要定期绕动，防止磁苣带粘连与生霉。录制孔应打袁开，以防误操作抹掉信息。症(五)软磁盘郧软磁盘需防磁、防折、防潮茺。不能直接用硬笔在磁盘上鹞写标签，不能触摸数据读写蹉区，磁盘保存中要立放防止庄挤压变形，写保护口置于写辎保护状态。(六)飘光盘光盘的保护应着重葸预防划伤预防受热、受挤压陛变形和老化。其信号稳定性呒方面比磁盘好得多，但由于其数据密度比磁盘也大许多倍，要求定位准确度更高尤韵其数据光盘一旦划

5、伤或变形娉将可能导致整张盘的数据无怔法读出。光盘在使用中不能匙用手直接触摸数据面，放置基时数据面朝上平放以免弄脏搬或划伤。用完后及时放回保玫护套或盒中保存中要放在保讶护套或盒中立放。光盘若被瞅弄脏用无腐蚀性的清洁剂清壮洗干净还可正常使用。季由于新型载体档案的自身特娼点为安全的保护和利用它们够，应专门建立新型载体档案的借阅利用制度并严格审批兔手续。磁性载体文件应一式蛆两份归档应将其中一份作为唬保存件不得外借。利用率高庋的档案应另制做复制件利用中使用复制件妥善保存原件。录像片也应另归档一套可鹃供借阅的备份片。二如何做胴好档案馆现行档案全宗的排悄放档案的经常性搬动，增加了对档案的磨损，潆不利于保证档

6、案的完整与安鬓全，而且也会打乱某些垒宗赶的顺序，破坏了原有的系统息，这对于还没有完全实现计办算机管理的档案馆，造成了副管理工作的被动，不利于档案的提供利用。随着时间的作推移与机构改革的实施，近省几年将是档案接收进馆的高凳潮，许多档案要分批进馆，碇预留位置一旦不科学，将会蒉使档案管理工作整日围着“殴预留位置”转，造成大量的孩重复性劳动，使管理工作处郾于一种“拆东墙补西墙”的被动局面。对此本文提出了黹现行档案全宗的排放方法。诼(一)要正确理解疮档案管理工作中的“全宗理赃论”问题我认为“保持溻垒宗的完整性、不可分散性”对于收集工作来讲是绝对的，这就是要切实保证“一啧个机关的全部档案”，“应珀统一向一

7、个档案馆移交”，“进馆档案应保持全宗的完铁整性”不能随意分散。在档峋案的管理工作中坚持全宗理故论原则，往往存在一定的误三区，即将收集工作中的“垒摒宗不可分散性”与在档案管恁理工作中“垒宗管理原则”判完垒等同起来，认为一个全孛宗档案的排放是不可分割的，必须集中排列到一起。其甫实这一观点从长远的角度看是不可能做到的。对于任何型事物和理论都要辩证地来看旷，在档案工作中贯彻全宗理惶论时也要避免犯“绝对主义萁”的错误。正确的做法是，睢以垒宗理论为大前提，但可珂以根据工作中出现的实际情锌况而做相应的变动。所以，脊我认为，在档案管理中全宗趾档案的不可分散性只是一个叙相对的不可分散，也就是说矢，一个垒宗的档案

8、可以按目悬录或时期分别存放，而并不悍强求必须集中存放在一起。(二)对需要向档案寒馆移交档案的单位进行调查研究对立档单位的调查蟀研究，是做好全宗科学排放撵的重要前提。因此，各级备赔类档案馆应从本馆的性质综鳌合性或专门性和职责范围出氅发，调查研究本馆应接收范杂围内的所有国家机构、社会眉组织和个人的职能、任务及遣其形成档案的内容、种类、抛价值，以及现存档案的数量犀、整理、保管等情况，科学地确定应移交档案的单位并嘱编制出进馆全宗名册，以便谲统筹安排进馆档案的范围、湫时间和数量，为全宗的科学排放奠定基础。具体地说主惑要做好以下几方面的工作：迢对立档单位中符合进馆曰年限准备移交进馆的档案进圆行调查研究。对

9、这部分档案胡情况进行摸底调查，是我们释首先要做的工作，因为殊我们掌握了这部分档案的基喽本情况，就可以迅速结合馆藏现状制定出接收方案，做阈好准备工作，增强工作的主动性。对未到进馆年限丘的档案进行调查研究。主要逵是调查这部分档案整理的原翦基础、鉴定的方法和质量、嗬档案的数量与成分、需要进做馆的档案有多少，做到心中糕有数，以便为这部分档案顺利移交进馆创造良好条件。在前两项调查研究工作的差基础上，对立档单位未来形渐成档案的状况进行调研、分汾析、预测，并做好规划。要邀对立档单位的业务状况进行页分析，从而预测其未来档案芷形成的数量以及分类标准等讼情况，为科学决策提供依据诿。(三)立足本馆，对馆藏现状进行调

10、查研究做好全宗排放工作，首先镫我们要掌握现有馆藏档案的保管状况，我认为主要做好熵以下三方面工作：调查朕分析档案全宗的来源。这项氪工作旨在确定哪些是撤销单青位的全宗，哪些是现行单位笔的全宗，通过以上两个确定，就可以明确哪些垒宗是“柃活”的，哪些全宗是“死”艮的，从而为以后的全宗调整苌及预留位置的确定奠定基础憝。比如，我们为了确保某一珧全宗在排列上的完整性及连雩续性，在必要的情况下可以未将某些数量较少的“死”全利宗抽出去，单独排列存放。晕调查“活”垒宗内档案蟀的分类。通过这项工作可以宽确定全宗内目录的数量及状辛况，以便在收集指导时给出聿档号，在必要时可减少重复性劳动。比如，当预留位置不足时，可以考虑将新进馆档案顺接原有目录号顺序给新的目录号，然后将这部分虬档案排列于其它存放地点。调查档案全宗的保管状况阉。这项工作主要是摸清家底鼹，了解目前馆藏的