第一章 现代文员的工作

1、7/12/2021Footer Text1 大家好，我是一名新人， 现在想换一种工作环境，去面 试文员，想请问一下，文员的 具体工作到底是做什么的，我 已经熟悉的掌握了OFFICE， 但就是不知道运用的工作中是 负责哪些，请各位前辈指点， 我现在一分钟才打60多个字， 是不是少点呢 ？ 7/12/2021Footer Text2 做文员是干什么的做文员是干什么的? 一般的办公室文员一般的办公室文员, ,主要负责传递公司主要负责传递公司 的文件的文件, ,打印文件打印文件, ,抄写文件抄写文件, ,整理文件整理文件, , 整理会议记录整理会议记录, ,有时也要做一些份外事有时也要做一些份外事,

2、, 比如帮领导倒水比如帮领导倒水, ,收拾桌面等等收拾桌面等等, ,要求要求 最起码会懂得办公室操作软件最起码会懂得办公室操作软件, ,打字速打字速 度快度快, ,记性好记性好, ,细心细心, ,工作效率快工作效率快! ! 7/12/2021Footer Text3 7/12/20214 1 2 文员是做什么的？文员是做什么的？ 举出几个你所能想到的举出几个你所能想到的“文员文员” 1 1、接听、转接电话；接待来访人员。、接听、转接电话；接待来访人员。 2 2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密、负责办公室的文秘、信息、机要和保密 工作，做好办公室档案收集、整理工作工作，做好办公室档案收集、整

3、理工作 3 3、负责办公室的清洁卫生。、负责办公室的清洁卫生。 4 4、做好会议纪要。、做好会议纪要。 5 5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志 分送。分送。 7/12/2021Footer Text5 6 6、负责传真件的收发工作。、负责传真件的收发工作。 7 7、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出 入库的登记入库的登记。 8 8、做好公司宣传专栏的组稿。、做好公司宣传专栏的组稿。 9 9、按照公司印信管理规定，保管使用公章，、按照公司印信管理规定，保管使用公章， 并对其负责。并对其负责。 1010、做好公司食堂费

4、用支出、流水帐登记，、做好公司食堂费用支出、流水帐登记， 并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 1111、每月环保报表的邮寄及社保的打表。、每月环保报表的邮寄及社保的打表。 7/12/2021Footer Text6 1212、管理好员工人事档案材料，建立、完、管理好员工人事档案材料，建立、完 善员工人事档案的管理，严格借档手续善员工人事档案的管理，严格借档手续。 1313、社会保险的投保、申领。、社会保险的投保、申领。 1414、统计每月考勤并交财务做帐，留底。、统计每月考勤并交财务做帐，留底。 1515、管理办公各种财产，合理使用并提高、管理办公各种财产，合

5、理使用并提高 财产的使用效率，提倡节俭。财产的使用效率，提倡节俭。 1616、接受其他临时工作。、接受其他临时工作。 7/12/2021Footer Text7 7/12/2021Footer Text8 跟单文员跟单文员行政文员行政文员 人事文员人事文员销售文员销售文员 文控文员文控文员 广义：广义：凡是办公室的工作人员，均称为凡是办公室的工作人员，均称为 “文员文员”。 1、现代文员的职业定位、现代文员的职业定位 A)从事文书制作与管理的工作从事文书制作与管理的工作 B）特点：）特点：工作程序简单化、工作手段事务工作程序简单化、工作手段事务 化、工作内容扩大化化、工作内容扩大化 C）与秘书

6、的区别：有私人秘书，但无私人）与秘书的区别：有私人秘书，但无私人 文员文员 7/12/2021Footer Text9 工作方式：处理信息和事务工作方式：处理信息和事务 特点特点 A)服务性：服务领导、服务企业服务性：服务领导、服务企业/组织、服组织、服 务公众务公众 B）专业性）专业性 C）主动性）主动性 D）繁杂性：各个方面、各个层次、八面玲）繁杂性：各个方面、各个层次、八面玲 珑珑 7/12/2021Footer Text10 文员是文员是兼具专业与独兼具专业与独 立的疯狂立的疯狂“打杂打杂”。普通。普通 文员是迈向高级白领的必文员是迈向高级白领的必 经之路。经之路。 7/12/2021

7、Footer Text11 简而言之：处理事务、操作事务简而言之：处理事务、操作事务 1、现代文员工作的范围和内容、现代文员工作的范围和内容 （1）我国文员涉及或部分涉及的工作）我国文员涉及或部分涉及的工作 文书撰写文书撰写 文书制作文书制作 文书处理文书处理 档案管理档案管理 会议服务会议服务 7/12/2021Footer Text12 信息资料信息资料 信访工作信访工作 接待工作接待工作 日程安排日程安排 日常事务日常事务 办公室管理办公室管理 领导临时交办的其他事项领导临时交办的其他事项 7/12/2021Footer Text13 办公室环境的布置与整理办公室环境的布置与整理 通讯事

8、务、电话、信函与邮件处理通讯事务、电话、信函与邮件处理 执行领导交办事项执行领导交办事项 照料领导身边的琐事照料领导身边的琐事 接待宾客和员工来访接待宾客和员工来访 记录领导指令及会谈、会议内容记录领导指令及会谈、会议内容 打印文稿及表格打印文稿及表格 收集和整理各种信息收集和整理各种信息 保管办公室设备及用品保管办公室设备及用品 外出办事外出办事 7/12/2021Footer Text14 （1）正确认知、摆正位置）正确认知、摆正位置 （2）在职务许可的范围内，充分发挥自己的）在职务许可的范围内，充分发挥自己的 权力权力 （3）防止和克服）防止和克服“越位越位” 决策越位决策越位 表态越位

9、表态越位 工作越位工作越位 答复越位答复越位 社交越位社交越位7/12/2021Footer Text15 不该说的话，不要说；不该不该说的话，不要说；不该 问的问题，不要问；不该你问的问题，不要问；不该你 知道的事情，不要好奇！知道的事情，不要好奇！ 做好本职工作，安分守己！做好本职工作，安分守己！ 7/12/2021Footer Text16 1、现代文员工作的指导原则、现代文员工作的指导原则 准确：工作质量准确：工作质量 高效：工作效率高效：工作效率 保密：工作要求：守口如瓶保密：工作要求：守口如瓶 实事求是：工作准则实事求是：工作准则 7/12/2021Footer Text17 优先

10、顺序方法优先顺序方法 接受委派方法接受委派方法 请示与汇报方法请示与汇报方法 计划与总结方法计划与总结方法 变通与挡驾方法变通与挡驾方法 分工与协作方法分工与协作方法 7/12/2021Footer Text18 以工作的重要程度来划分以工作的重要程度来划分 以紧急程度和重要程度来划分（应该做以紧急程度和重要程度来划分（应该做 的事）的事） 重要且紧急的事重要且紧急的事 紧急但不重要的紧急但不重要的 重要但不紧急重要但不紧急 虽然有价值，但既不重要也不紧急的虽然有价值，但既不重要也不紧急的 7/12/2021Footer Text19 了解任务的重要性了解任务的重要性 了解任务的要求了解任务的

11、要求 确认职权范围：什么可以做，什么确认职权范围：什么可以做，什么 不可以做不可以做 了解完成任务的期限了解完成任务的期限 确认理解确认理解 过程中检查过程中检查 7/12/2021Footer Text20 1、现代文员工作的特点注要表现在（、现代文员工作的特点注要表现在（ ） A 服务性服务性 B 专业性专业性 c 被动性被动性 D 繁杂性繁杂性 2、下列不属于文员工作范围和内容的是（、下列不属于文员工作范围和内容的是（ ） A、文书撰写、文书撰写 B 信访工作信访工作 C督查工作督查工作 D、接待工作、接待工作 3、现代文员要防止和克服的、现代文员要防止和克服的“越位越位”现象有现象有

12、（ ） A 工作越位工作越位 B 沟通越位沟通越位 C 社交越位社交越位 D表态越位表态越位 4、现代文员工作的指导原则（、现代文员工作的指导原则（ ） A真实真实 B准确准确 C高效高效 D 保密保密 7/12/2021Footer Text21 5、在下列、在下列“应该做的事应该做的事”中，按优先顺序排列正确的是中，按优先顺序排列正确的是 （ ） （1）重要但不紧急的事）重要但不紧急的事 （2）紧急但不）紧急但不重要重要的的事事 （3）重要且紧急）重要且紧急的事的事 （4）虽然有做的价值，但并不重要也不）虽然有做的价值，但并不重要也不紧急的紧急的事事 A （1） （2） （3） （4） B

13、 （2） （1） （3） （4） C （3） （1） （2） （4） D （3） （2） （1） （4） 7/12/2021Footer Text22 好记性不如烂笔头好记性不如烂笔头 切忌自作聪明，以免弄巧成切忌自作聪明，以免弄巧成 拙拙 7/12/2021Footer Text23 重大事、政策事、需授权之事，要重大事、政策事、需授权之事，要 书面请示，以备日后查证。书面请示，以备日后查证。 一般事、事务性的事、疑难事，用一般事、事务性的事、疑难事，用 口头请示口头请示 紧急是，先作口头请示，及时办理，紧急是，先作口头请示，及时办理， 再补上书面请示，留档备查再补上书面请示，留档备查 请示

14、要对口请示要对口 请示要单一，一文一事请示要单一，一文一事 7/12/2021Footer Text24 汇报，要简明扼要汇报，要简明扼要 汇报，要让领导及时了解下情，汇报，要让领导及时了解下情， 随时作出指导随时作出指导 主动汇报要分轻重缓急主动汇报要分轻重缓急 汇报可以口头也可以书面汇报可以口头也可以书面 7/12/2021Footer Text25 计划，要制定得科学、明确计划，要制定得科学、明确 工作次序，要分清轻重缓急，有工作次序，要分清轻重缓急，有 条理地进行，留有余地条理地进行，留有余地 做好时间管理做好时间管理 总结要肯定成绩，得出经验，找总结要肯定成绩，得出经验，找 出不足，

15、吸取教训出不足，吸取教训 7/12/2021Footer Text26 变通？要灵活变通？要灵活 挡驾？要注意方式方法挡驾？要注意方式方法 前提与基础：了解你为谁而工前提与基础：了解你为谁而工 作？作？ 7/12/2021Footer Text27 明确分工明确分工 服从安排，做好本职服从安排，做好本职 善于合作善于合作 谦虚谨慎谦虚谨慎态度态度 分工合作要领：不要犯错时，只懂明分工合作要领：不要犯错时，只懂明 哲保身；出成果时，分一杯羹。要与哲保身；出成果时，分一杯羹。要与 同事同事“有福同享，有难同当有福同享，有难同当” 7/12/2021Footer Text28 素养的概念素养的概念

16、知识结构、能力结构、心理素质、职业道德知识结构、能力结构、心理素质、职业道德 1、文员的知识与能力结构、文员的知识与能力结构 知识结构知识结构 A）基础知识基础知识：人文社科基础、自然科学基础：人文社科基础、自然科学基础 B）专业知识专业知识：文员专业知识、所在行业专业知：文员专业知识、所在行业专业知 识识 C)相关知识相关知识：社会背景知识、管理学科知识、新：社会背景知识、管理学科知识、新 兴学科知识兴学科知识 7/12/2021Footer Text29 能力结构：能力结构：一般能力、专业能力一般能力、专业能力 1、一般能力、一般能力 A）观察能力：善于观察，做有心人）观察能力：善于观察，

17、做有心人 B）记忆能力）记忆能力 C)分析判断能力分析判断能力 D）应变能力）应变能力 7/12/2021Footer Text30 2、专业能力、专业能力 A）表达能力：）表达能力：“说说”和和“写写” B）办事能力）办事能力 C）公关社交能力）公关社交能力 D）处理信息能力）处理信息能力 E）办公设备操作能力）办公设备操作能力 7/12/2021Footer Text31 心理素质：非智力结构，在社会环心理素质：非智力结构，在社会环 境和社会时间中形成和发展的人自境和社会时间中形成和发展的人自 身表现出来的稳定的、经常性的心身表现出来的稳定的、经常性的心 理特征。理特征。 适应文员职业所必

18、须具备的心理特适应文员职业所必须具备的心理特 征，就是文员的心理素质。征，就是文员的心理素质。 7/12/2021Footer Text32 A）完善的人格）完善的人格 B）坚强的意志）坚强的意志 C）平衡的心态）平衡的心态 D）随和的性格）随和的性格 E）广泛的兴趣）广泛的兴趣 F）良好的动机）良好的动机 7/12/2021Footer Text33 道德的概念道德的概念 社会意识形态，是人们调整自身及社会意识形态，是人们调整自身及 相互关系的思想意识和行为准则。相互关系的思想意识和行为准则。 职业道德职业道德 人们一定的职业活动范围内所遵守人们一定的职业活动范围内所遵守 的行为规范的总和。的行为规范的总和。 7/12/2021Footer Text34 1、忠于职守，自觉履行各项职责、忠于职守，自觉履行各项职责 主要规范主要规范 2、细致严谨，善于合作