第二章应用文书的格式

1、第二章 应用文书的格式 教学目的：教学目的： l通过精讲理论知识和实训，明确公文格式的构成情通过精讲理论知识和实训，明确公文格式的构成情 况，掌握文头、主体和文尾部分的内容，强化对规况，掌握文头、主体和文尾部分的内容，强化对规 定内容的记忆，建立对公文程式化特征的认识。了定内容的记忆，建立对公文程式化特征的认识。了 解法规文书和杂体文书的格式的特殊性。解法规文书和杂体文书的格式的特殊性。 第二章 应用文书的格式 应用文书大都有固定的书面格式和内在结构。应用文书大都有固定的书面格式和内在结构。 书面格式，是应用文书的外在表现形式。书面格式，是应用文书的外在表现形式。 内在结构，是应用文书内容的组

2、织构造。内在结构，是应用文书内容的组织构造。 在本章中，我们分别对三大类型应用文书的书面在本章中，我们分别对三大类型应用文书的书面 格式作概要介绍。格式作概要介绍。 第二章 应用文书的格式 第二章 应用文书的格式 程式化是公文的特征之一。程式化是公文的特征之一。 公文的程式化，在很大程公文的程式化，在很大程 度上通过书面文字材料形度上通过书面文字材料形 成的相对固定的格式来表成的相对固定的格式来表 现。现。 一份完整的公文由文头、一份完整的公文由文头、 主体和文尾三部分组成，主体和文尾三部分组成， 公文格式主要是这几部分公文格式主要是这几部分 内容的组成与写作规定。内容的组成与写作规定。 国家

3、行政机关公文处理国家行政机关公文处理 办法办法规定，公文的组成规定，公文的组成 部分一般有：发文机关、部分一般有：发文机关、 秘密等级、紧急程度、发秘密等级、紧急程度、发 文机关标识、发文字号、文机关标识、发文字号、 签发人、标题、主送机关、签发人、标题、主送机关、 正文、附件说明、印章、正文、附件说明、印章、 成文日期、附注、附件、成文日期、附注、附件、 主题词、抄送机关、印发主题词、抄送机关、印发 机关、印发日期等。机关、印发日期等。 第二章 应用文书的格式 一、文头部分一、文头部分 公文的文头，又称版头，包括：文件名公文的文头，又称版头，包括：文件名 称、发文字号、签发人、紧急程度、秘称

4、、发文字号、签发人、紧急程度、秘 密等级和文件份号等内容。密等级和文件份号等内容。 文头位于公文首页上端，约占文头位于公文首页上端，约占A4A4型公文型公文 纸的纸的1/31/3或或2/52/5面积。面积。 第二章 应用文书的格式 （一）发文机关标识（文件名称）（一）发文机关标识（文件名称） 即由即由“发文机关发文机关”+“+“文件文件”组成。组成。 （1 1）多套用红大字印刷，鲜明、醒目、郑重。）多套用红大字印刷，鲜明、醒目、郑重。 （2 2）位于文件文头中间位置。）位于文件文头中间位置。 （3 3）文件名称的制作一般要采用全称或规范化简称。）文件名称的制作一般要采用全称或规范化简称。 “省

5、人民政府文件省人民政府文件” （4 4）联合行文可用主办机关版头，也可由联合行文机关名）联合行文可用主办机关版头，也可由联合行文机关名 称组成，主办机关看前，按党、政、军、群顺序排列。称组成，主办机关看前，按党、政、军、群顺序排列。 第二章 应用文书的格式 （二）发文字号（二）发文字号 l 又称文号，是发文机关编排的文件代号。又称文号，是发文机关编排的文件代号。 l 发文机关代字发文机关代字+ +发文年号（加括号）发文年号（加括号）+ +发文顺发文顺 序号序号 l 如晋政办如晋政办201020101515号。号。 l 作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理。作用：一是统计发文的数量，便于公文

6、的管理。 l 二是在查找和引用公文时可作为该份公文二是在查找和引用公文时可作为该份公文 的代号使用。的代号使用。 第二章 应用文书的格式 注意：注意： （1 1）发文机关的代字应由机关的办公部门统一编排。）发文机关的代字应由机关的办公部门统一编排。 （2 2）发文年号要写全，顺序号前不必加）发文年号要写全，顺序号前不必加“第第” ” 。 （3 3）联合行文，只标注主办机关发文字号，）联合行文，只标注主办机关发文字号，“一文一一文一 号号”。 （4 4）位置放于文件名称下方（有版头的），无版头的）位置放于文件名称下方（有版头的），无版头的 标注在标题的右下方。标注在标题的右下方。 （5 5）机关

7、代字后用）机关代字后用“发发”字，有上级向下级发文件的字，有上级向下级发文件的 意思，一般单位不可随意使用。意思，一般单位不可随意使用。 第二章 应用文书的格式 ( (三三) )签发人签发人 是指发文机关批准发文的领导人，是标明公文有效，是指发文机关批准发文的领导人，是标明公文有效， 并对公文内容负责的一个标志。并对公文内容负责的一个标志。 适用于上行文适用于上行文，上报的公文，尤其是国务院公文，必，上报的公文，尤其是国务院公文，必 须在首页注明须在首页注明“签发人签发人”姓名。姓名。 在发文字号后在发文字号后标注标注“签发人签发人”，后面注姓名。如有多，后面注姓名。如有多 个签发人，应使发文

8、字号与最后一个签发人姓名处于个签发人，应使发文字号与最后一个签发人姓名处于 同一行。同一行。 第二章 应用文书的格式 （四）秘密等级（四）秘密等级 l秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。 l秘密等级分为秘密等级分为“绝密绝密”、“机密机密”、“秘密秘密”三级。三级。 l秘密标志为。如秘密标志为。如“机密机密5 5年年” l秘密等级及保密期限用三号黑体字标注在秘密等级及保密期限用三号黑体字标注在版头右上角版头右上角 第一行第一行。 第二章 应用文书的格式 （五）紧急程度（五）紧急程度 l紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分紧急程度是指送达和办理公文

9、的时限要求，分“特特 急急”、“急件急件”。 l标注紧急程度的位置在标注紧急程度的位置在版心右上角第一行版心右上角第一行，两字之间，两字之间 空一个字的距离。空一个字的距离。 l由文件签发人确定。由文件签发人确定。 l限时送达的文件在文件封筒上注明限时送达的文件在文件封筒上注明“务于务于年年月月 日送达日送达”。有的急件在标题上有注明。有的急件在标题上有注明。 第二章 应用文书的格式 （六）文件份号（六）文件份号 指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，又称指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，又称 为顺序号为顺序号、流水号，位于流水号，位于文头的左上角第行文头的左上角第行。一般的。

10、一般的 写法是：写法是：“编号：编号：00015”00015”或或“No.00015”No.00015”。 作用：主要是针对秘密文件，有了印制顺序号，在登记、作用：主要是针对秘密文件，有了印制顺序号，在登记、 分送和清退秘密文件时均可对号核对，以便查明责任，分送和清退秘密文件时均可对号核对，以便查明责任， 加强公文管理。加强公文管理。 第二章 应用文书的格式 二、主体部分二、主体部分 第二章 应用文书的格式 （一）标题（一）标题 l公文标题是公文内容和作用的高度概括。公文标题是公文内容和作用的高度概括。 三要素：发文机关名称三要素：发文机关名称+ +发文事由发文事由+ +文种文种 完整式。例如

11、：完整式。例如：山西省人民政府关于严格控制山西省人民政府关于严格控制 乱收费现象的通知乱收费现象的通知 非完整式。（非完整式。（1 1）事由）事由+ +文种。文种。 （2 2）发文机关）发文机关+ +文种。文种。 （3 3）只标注文种）只标注文种 第二章 应用文书的格式 注意：（注意：（1 1）有的公文标题制作稳定。如：议案）有的公文标题制作稳定。如：议案 有的公文标题制作不稳。如：通知。有的公文标题制作不稳。如：通知。 （2 2）多用介词）多用介词“关于关于”领起，表示对象范围。领起，表示对象范围。 （3 3）标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用）标题中除法规、规章名称加书名号外，一般

12、不用 标点符号。标点符号。“一般一般”一词是指除非不使用标点符号会引一词是指除非不使用标点符号会引 起误解。如起误解。如教育部关于教育部关于“十五十五”期间消除文盲工作的期间消除文盲工作的 若干意见若干意见。 第二章 应用文书的格式 （4 4）标题的排列形式）标题的排列形式对称、美观。对称、美观。 二行：二行：两行对齐式；两行对齐式；上短下长；上短下长；上长下短式。上长下短式。 三行：短三行：短-长长-短；长短；长-短短-短。短。 （5 5）有些法规性公文在标题之下还有题注一项，用来说明某项法）有些法规性公文在标题之下还有题注一项，用来说明某项法 令规定等的通过或批准时间，程式开始生效的时间，

13、题注一项要写令规定等的通过或批准时间，程式开始生效的时间，题注一项要写 在括号中。在括号中。 如：如：全国人民代表大会澳门特别行政区筹备委员会关于澳门市政全国人民代表大会澳门特别行政区筹备委员会关于澳门市政 府机构问题的决定府机构问题的决定（19991999年年8 8月月2929日全国人民代表大会澳门特别日全国人民代表大会澳门特别 行政区筹备委员会第十次全体会议通过）行政区筹备委员会第十次全体会议通过） 第二章 应用文书的格式 （二）主送机关（二）主送机关 l主送机关，是指公文的主要受理机关，又叫主送机关，是指公文的主要受理机关，又叫“抬头抬头”、 “受文机关受文机关”或或“上款上款”。 （1

14、 1）上级机关对下级机关发出的公文。除批复外，）上级机关对下级机关发出的公文。除批复外， 一般下行文都有两个以上的主送机关，而且级别越高一般下行文都有两个以上的主送机关，而且级别越高 的机关的发文，其主送机关的覆盖面愈大，这时，公的机关的发文，其主送机关的覆盖面愈大，这时，公 文的主送机关多使用泛指。如文的主送机关多使用泛指。如“各市、县人民政府各市、县人民政府, , 省政府各部门省政府各部门” 注意：要按党、政、军、群顺序及先外后内原则排列；注意：要按党、政、军、群顺序及先外后内原则排列； 间隔符号要正确使用。间隔符号要正确使用。 第二章 应用文书的格式 （2 2）下级机关向上级机关的行文，

15、一般只有一个主送）下级机关向上级机关的行文，一般只有一个主送 机关，不能多头主送，如需同时送其他机关，应采用机关，不能多头主送，如需同时送其他机关，应采用 抄送形式。抄送形式。 主送机关一般都是直接的上级机关，非特殊情况不得主送机关一般都是直接的上级机关，非特殊情况不得 越级行文，除某领导个人直接交办的事项或特殊情况越级行文，除某领导个人直接交办的事项或特殊情况 外，一般不要以领导个人作为主送机关。外，一般不要以领导个人作为主送机关。 （3 3）直接向社会公众发布的公文，如通告、公告等告）直接向社会公众发布的公文，如通告、公告等告 知性公文，它的告知对象是全社会或全体人民群众，知性公文，它的告

16、知对象是全社会或全体人民群众， 主送机关就没必要写。主送机关就没必要写。 第二章 应用文书的格式 （三）正文（三）正文 正文部分是公文的主要部分，用来表达公正文部分是公文的主要部分，用来表达公 文的内容。文的内容。 一般包含以下内容：一般包含以下内容： 开头开头简述发文的目的或依据或原因。简述发文的目的或依据或原因。 中间中间具体叙述，说明发文的事项具体叙述，说明发文的事项 结尾结尾习惯性用语习惯性用语. . 第二章 应用文书的格式 （四）附件（四）附件 l附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。 l附件是正文的补充说明或参考材料。附件是正文的补充说

17、明或参考材料。 l附件主要有随文发送的文件、报表、材料等。附件主要有随文发送的文件、报表、材料等。 l不是所有公文都需附件，根据需要而定。不是所有公文都需附件，根据需要而定。 第二章 应用文书的格式 l附件必须写所附内容的标题或名称。附件必须写所附内容的标题或名称。 l附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数 码（如码（如“附件：附件：”）。）。 l附件名称后不加标点符号。附件名称后不加标点符号。 l “ “附件附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。写在正文下一行，左空两字，加冒号。 l对于被批转、转发的文件来说，不必再标之为对于被批转、转发的

18、文件来说，不必再标之为“附附 件件”，因为作为按语的正文已写清附上这些文件、，因为作为按语的正文已写清附上这些文件、 材料的名称。材料的名称。 第二章 应用文书的格式 （五）发文机关（五）发文机关 l发文机关，是公文的作者或发出单位。发发文机关，是公文的作者或发出单位。发 文机关要写全称或规范化简称。文机关要写全称或规范化简称。 （1 1）联合发文，主办机关排在前。）联合发文，主办机关排在前。 （2 2）有的公文以领导人的名义制发，在此）有的公文以领导人的名义制发，在此 要签署领导人的姓名，且必须以领导人的要签署领导人的姓名，且必须以领导人的 职务名称提起。职务名称提起。 第二章 应用文书的格

19、式 （六）成文时间（六）成文时间 l一般文件，以领导人签发的日期为准；一般文件，以领导人签发的日期为准； l联合行文以最后签发机关领导人的签发日联合行文以最后签发机关领导人的签发日 期为准；期为准； l会议通过的公文，以通过日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准； l成文时间要用汉字将年、月、日标全；成文时间要用汉字将年、月、日标全； l“零零”写为写为“o”,o”,不能用阿拉伯数字书写。不能用阿拉伯数字书写。 第二章 应用文书的格式 （七）印章（七）印章 l公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应 加盖印章。加盖印章。 l印章要盖得端正、合乎

20、规范。印章要盖得端正、合乎规范。 l上不压正文，下要压年、月、日。上不压正文，下要压年、月、日。 l联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。 l联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。 第二章 应用文书的格式 三、文尾部分三、文尾部分 第二章 应用文书的格式 （一）主题词（一）主题词 l主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过 规范化处理的名词或名词性词组。规范化处理的名词或名词性词组。 主题词最基本的概念是主题词最基本的概念是“类别词类别词”、“类属词类

21、属词”。 类别词：是指文件性质界定的分类词，按类别词：是指文件性质界定的分类词，按国务国务 院公文主题词表院公文主题词表如如01A01A、02B02B等。等。 类属词：是类别词下的项目。一是文件内容类属词：是类别词下的项目。一是文件内容, ,二二 是文种。是文种。 第二章 应用文书的格式 注意：（注意：（1 1）必须在公文主题词表中选用主题词，主题）必须在公文主题词表中选用主题词，主题 词表由各级办公部门制定，不得随意改动。上报的文词表由各级办公部门制定，不得随意改动。上报的文 件，应按上级机关的公文主题词表使用主题词。件，应按上级机关的公文主题词表使用主题词。 （2 2）主题词顺序：类别词）

22、主题词顺序：类别词类属词类属词 如：如：国务院关于加强水土保持工作的通知国务院关于加强水土保持工作的通知 水利水利 水土保持水土保持 通知通知 第二章 应用文书的格式 （3 3）两个以上的主题内容，先集中对一个标引，再标）两个以上的主题内容，先集中对一个标引，再标 引第二个。引第二个。 如如国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和 职工再就业有关问题的通知职工再就业有关问题的通知 经济管理经济管理 企业企业 破产破产 劳动劳动 就业就业 通知通知 （4 4）根据公文的内容和特点，主题词除类别词之外，）根据公文的内容和特点，主题词除类别词之外， 不超过

23、五个，词间空一字间距，前端顶格。不超过五个，词间空一字间距，前端顶格。 第二章 应用文书的格式 （二）抄送机关（二）抄送机关 l指除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关。指除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关。 l应当使用全称或规范化简称、统称。应当使用全称或规范化简称、统称。 l公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。 l抄送机关之间用逗号隔开。抄送机关之间用逗号隔开。 l必须越级行文时，为抄送越过的机关。必须越级行文时，为抄送越过的机关。 第二章 应用文书的格式 （三）印发机关、印发日期和印数（三）印发机关、印发日期和印数 l印发机关，即印

24、发公文的机关，要写全称。印发机关，即印发公文的机关，要写全称。 l印发日期，以公文付印的日期为准。印发日期，以公文付印的日期为准。 l在抄送栏下一行，左端空字署印发机关全称，右端在抄送栏下一行，左端空字署印发机关全称，右端 空一字署印发日期。印发日期用阿拉伯数码标识。空一字署印发日期。印发日期用阿拉伯数码标识。 l印数，是指公文的实际印制份数。在印发机关和日期印数，是指公文的实际印制份数。在印发机关和日期 栏横线右下一行，用阿拉伯数字标明栏横线右下一行，用阿拉伯数字标明“共印共印份份”， 并用圆括号括上。并用圆括号括上。 第二章 应用文书的格式 （四）附注（四）附注 l附注用于说明其他项目不便

25、说明的事项。如说明有附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有 关引文的出处；解释有关名词术语。关引文的出处；解释有关名词术语。 l发至级限，有时也以附注的形式来说明。发至级限，有时也以附注的形式来说明。 l“请示请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。应当在附注处注明联系人姓名和电话。 （五）页码（五）页码 l页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。 第二章 应用文书的格式 四、公文的行文规则四、公文的行文规则 l精减文件，严格控制发文数量。精减文件，严格控制发文数量。 l注重隶属关系，尊重机关职权。注重隶属关系，尊重机关职权。 l一般情况下

26、，不能越级行文。一般情况下，不能越级行文。 l行文必须正确确定主送机关和抄送机关行文必须正确确定主送机关和抄送机关 。 l请示应请示应“一文一事一文一事”，只写一个主送机关，以抄，只写一个主送机关，以抄 送形式送其他机关；送形式送其他机关；“报告报告”不得夹带请示事项。不得夹带请示事项。 l正确进行联合行文正确进行联合行文要明确主办机关、协商一要明确主办机关、协商一 致。致。 第二章 应用文书的格式 法规与规章文书和公文的格式明显不同。法规与规章文书和公文的格式明显不同。 法规与规章文书没有文头、文尾两部分，内容大致法规与规章文书没有文头、文尾两部分，内容大致 包括：标题、题注、正文。正文表现形式则为章断包括：标题、题注、正文。正文表现形式则为章断 条连式或条文并列式结构。条连式或条文并列式结构。 第二章 应用文书的格式 其他文书也没有公文那种文头、文尾部分。其他文书也没有公文那种文头、文尾部分。 其他文书文种类型多，内容和形式表现不一。其他文书文种类型多，内容和形式表现不一。 除经济文书、诉讼文书讲求一定的格式性外，