英文电子邮件的格式

1、你还在为顾客误解你的表达而 苦恼吗？ 你还在为英文邮件写作而抓狂 吗 EMAIL Reporter: 曹梦琪曹梦琪 u 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式 u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求 u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项 u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式 Contents 3/64 据调查，约有据调查，约有88%88%的互联网用户使用电子邮件，的互联网用户使用电子邮件， 而在商务领域而在商务领域中约有中约有90%90%的员工通过电子邮件的形式的员工通过电子邮件的形式 来联系公务。来联系公务。 英文电子邮件的重要

2、性英文电子邮件的重要性 商务英语电子邮件以其商务英语电子邮件以其方便快捷方便快捷，在现代商务，在现代商务 活动中起着重要作用。活动中起着重要作用。 商务往来中的电子邮件代表着公司的商务往来中的电子邮件代表着公司的形象形象，显，显 示着公司的示着公司的水平水平和和实力实力，直接影响到客户对公司的，直接影响到客户对公司的 评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占 据着举足轻重的地位。据着举足轻重的地位。 4/64 商务英语电子邮件由五部分组成：商务英语电子邮件由五部分组成： u Address - 收信人收信人EmailEmail地址、抄送收信人地址

3、、抄送收信人EmailEmail 地址、密送收信人地址、密送收信人EmailEmail地址地址 u Subject -主题主题 u Salutation - 称呼称呼、Opening - 开头开头、Body - 正文正文、 Ending - 结尾句结尾句 u Complimentary Close - 礼貌结束语礼貌结束语 u Writers Full Name - 写信人全名写信人全名、 Writers Title and Department - 写信人职务及所属部门写信人职务及所属部门、 Address - 地址地址、Tel - 电话号码电话号码、Fax - 传真传真 商务英语电子邮件的

4、格式商务英语电子邮件的格式(1/16) 5/64 u Address 地址地址 u收信人地址收信人地址 To: u抄送收信人地址抄送收信人地址 Cc: u密送收信人地址密送收信人地址 Bcc: Cc: Carbon Copy Bcc: Blind Carbon Copy To: Cc: Bcc: 多个收信人地多个收信人地 址用址用半角半角的的逗号逗号 或者或者分号分号隔开。隔开。 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(2/16) 6/64 u Subject 主题主题 (1/3) (1/3) 1. 1. 主题主题 ( (Subject) ) 框的内容应框的内容应简明简明地地概括概括信的

5、内信的内 容，短的可以是一个单词，如容，短的可以是一个单词，如 greetings greetings；长的；长的 可以是一个名词性短语，也可以是完整的句子，但可以是一个名词性短语，也可以是完整的句子，但 长度一般不超过长度一般不超过3535个字母。个字母。 YES：Supplier Training NO：Professional Trainees from Sister Company Should Abide by Rule of Local Company 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(3/16) 7/64 u Subject 主题主题 (2/3)(2/3) 2. 2.

6、 主题框的内容切主题框的内容切忌含糊不清忌含糊不清。 YES：Tomorrows meeting canceled NO：News about the meeting 3 . 视 信 的 内 容 是 否 重 要 ， 还 可 以 开 头 加 上视 信 的 内 容 是 否 重 要 ， 还 可 以 开 头 加 上 URGENT 或者或者FYI (For Your Information，供参考，供参考) 例如例如：URGENT: Submit your report today! 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(4/16) 8/64 u Subject 主题主题 (3/3)(3/3)

7、4. 4. 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词 的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将 除了少于除了少于5 5个字母的介词、连接词或冠词之外的每个字母的介词、连接词或冠词之外的每 一个单词的首字母大写。一个单词的首字母大写。 YES：New E-mail Address Notification Detailed calculation NO： detailed calculation 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(5/16) 9/64 u Salutation - - 称呼称呼 (

8、1/4) (1/4) 根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之 间的关系而定。间的关系而定。 在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，但但 对长辈或上级最好使用头衔加上姓。对长辈或上级最好使用头衔加上姓。 Tom HanksDear/Hi Tom Dear Mr Hanks 收信人的名字千万不要写错。收信人的名字千万不要写错。 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(6/16) Jennifer Miss/ Mrs/ Ms Aniston 10/64 u Salutation - - 称呼称呼 (2/4) (

9、2/4) 收信人是多个男性用收信人是多个男性用MessrsMessrs；多个女性用；多个女性用Mesdames, Mesdames, Mmes, Mmes, 或或MsesMses；有男有女，弄清楚每个人的称呼。；有男有女，弄清楚每个人的称呼。已已 婚婚Mrs, Mrs, 未婚未婚Miss, Miss, 最好用最好用Ms. Ms. Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。 Mses. Dicaprio, Lionel, and Green Mr. Harold Wright and Miss Margaret

10、Wright Dr. / Prof. / General / Senator Wright 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(7/16) 11/64 u Salutation - - 称呼称呼 (3/4) (3/4) 老外的名字有时有老外的名字有时有Jr. Jr. 或或 Sr.Sr., , 罗马数字罗马数字I I，IIII等等 Martin Luther King, Jr. John Parker, Sr. is the father of John Parker, Jr. George Bush Sr. George VI When George VI died, Elizabe

11、th II succeeded to the throne. 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(8/16) 12/64 u Salutation - - 称呼称呼 (4/4) (4/4) 如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用： Dear Committee Member:Dear Colleagues: Dear Meeting Planner: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(9/16) Dear Madam or Sir: Dear

12、Purchasing Agent: Ladies or Gentleme n: Dear Customers， 13/64 u Opening 开头开头 (1/3) (1/3) 澄清你的意图澄清你的意图 在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样 才能更好的引出邮件的主要内容。才能更好的引出邮件的主要内容。感谢读者是邮件感谢读者是邮件 开场白的好办法开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，。感谢您的读者能让对方感到高兴， 特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(1

13、0/16) 记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子 简短明了且句意前后一致。简短明了且句意前后一致。 14/64 u Opening 开头开头 (2/3) (2/3) 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(11/16) 如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢 Thank you for contacting us. 如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复 Thank you for your prompt reply. Thanks for ge

14、tting back to me. 如果你主动给别人写邮件，表明意图如果你主动给别人写邮件，表明意图 I am writing to 15/64 u Opening 开头开头 (3/3) (3/3) 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(12/16) 如果有人给了你特别的帮助如果有人给了你特别的帮助 Thank you for all your assistance. 某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑 I truly appreciate Thank you for your feedback. 如果你询问一些信息，对方花了点时间

15、才发送给你如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你 Thank you for providing the requested information. 16/64 u Body 正文正文 正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分 成几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一成几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一 两句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。两句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(13/16) 正文书写格式绝大多数采用正文书写格式绝大多数采用齐头式齐头式。齐头式。齐头式 是指正文中

16、各部分都从每行的左边开始，这种格式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式 便于打字和节省时间，提高工作效率。便于打字和节省时间，提高工作效率。 称呼和开头之间，段落之间，正文和信尾客称呼和开头之间，段落之间，正文和信尾客 套话之间一般套话之间一般空一行空一行。 17/64 u Ending 结尾结尾 在邮件结束之前，应再次感谢收信人。在邮件结束之前，应再次感谢收信人。 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(14/16) u Thank you for your patience and cooperation. 或或 Thank you for your consideratio

17、n. u If you have any questions or concerns, dont hesitate to let me know. 或或 I look forward to hearing from you. 18/64 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(15/15)(15/15) Complimentary Close 礼貌结束语礼貌结束语(1/2)(1/2) 结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。 1. Very Formal 非常正规的非常正规的( (例如给政府官员的例如给政府官员的) ) Respectfully

18、 yours, Yours respectfully, Formal 正规的正规的( (例如例如客户公司客户公司之间之间) ) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, u Complimentary Close 礼貌结束语礼貌结束语 (2/2)(2/2) 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(15/16) Less Formal 不太正规的不太正规的( (例如例如亲人，好朋友亲人，好朋友) ) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours

19、cordially, Cordially, Informal 非正规的非正规的( (例如朋友，同事之间例如朋友，同事之间) ) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! 20/64 u Signature 签名签名 邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(16/16) 签名档可包括姓名

20、、职务、公司、电话、传真、地签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地 址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4 4行。行。 Local Organizing Committee Phone: +7-3822-491-776 Fax: +7-3822-492-410 E-mail: isdeiv2012hcei.tsc.ru 21/64 商务邮件模板 Dear Mr. Lin, I received your letter on May 18. I agree with you that the deal was a mutually benefic

21、ial one. We have gained great profits through the cooperation with Chinese exporters in recent years, and we are keenly desirous of expending our trade with you in home appliance. We really hope we could have further cooperation with each other and achieve greater development together. With best reg

22、ards. Yours sincerely, John Smith signature 亲爱的林先生：亲爱的林先生： 我收到了您我收到了您5月月18日的来信。您日的来信。您 认为我们上次的生意是互惠的，这点认为我们上次的生意是互惠的，这点 我十分赞同。我十分赞同。 近年来，我们通过与近年来，我们通过与 中国的出口商合作获利颇丰，我们迫中国的出口商合作获利颇丰，我们迫 切期望扩大与你们在家电行业的贸易切期望扩大与你们在家电行业的贸易 合作。我们真心希望能继续与您深入合作。我们真心希望能继续与您深入 合作，将来获得巨大发展。合作，将来获得巨大发展。 献上最诚挚的祝福！献上最诚挚的祝福！ 约翰约翰史

23、密斯史密斯 敬上敬上 u 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式 u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求 u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项 u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式 Contents 23/64 商务英语电子邮件写作应遵循的商务英语电子邮件写作应遵循的五五C C原则原则 u Correctness 准确准确 u Conciseness 简洁简洁 u Complete 完整完整 u Clarity 清楚清楚 u Courtesy 礼貌礼貌 五五C原则原则 (1/14) 24/64 u Correctness 准确原准

24、确原 则则 由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动 双方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与双方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与 沟通至关重要。沟通至关重要。 具体而言，不仅电子邮件的英语具体而言，不仅电子邮件的英语语法语法、标标 点符号点符号和和拼写拼写要做到要做到准确无误准确无误，电子邮件，电子邮件内容内容还还 要要叙述准确叙述准确，以免引起误会纠纷。，以免引起误会纠纷。 五五C原则原则 (2/14) 25/64 u Conciseness 简洁原则简洁原则(1/3) 简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在

25、 不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句简单句 子子和和简短词语简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮 件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻 烦，故商务英语电子邮件应以烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要简明扼要为第一要务。为第一要务。 在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句句 法特征法特征是是句子结构简单明了句子结构简单明了，有大量，有大量省略句省略句和和不完不完 整句整句。其。其词汇特征词汇特征是是用语简洁用语简洁，语言简明

26、扼要语言简明扼要。 五五C原则原则 (3/14) 26/64 u Conciseness 简洁原则简洁原则(2/3) 为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩 略语。略语。 U Pls FYI Info Qty BTWPostscript ASAP/asap FOB L/C IMO FAQ PS 五五C原则原则 (4/14) As soon as possible Free on Board Letter of Credit In my opinion Frequently asked questions 27/64 u Conciseness 简洁原则简洁

27、原则(3/3) uIt is very difficult to sell manhole covers in France. This product must have the quality certificate issued in France. uPrice：FOB Shanghai USD 1.96PC uHope you can accept it. 舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃 从属的句法特征，缩略语的使用，不完整句的选择，反从属的句法特征，缩略语的使用，不完整句的选择，反 映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非

28、正映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正 式文体，更为口语化。式文体，更为口语化。 五五C原则原则 (5/14) 28/64 u Complete 完整原则完整原则 商务电子邮件内容应力求具体、明确、完商务电子邮件内容应力求具体、明确、完 整，提供读者所需要的信息，尤其像报盘、询问整，提供读者所需要的信息，尤其像报盘、询问 贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完 整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良 好的沟通效果。好的沟通效果。 邮件是否完整，可以用邮件是否完整，可以用5W1H5W1H来检验

29、，即来检验，即who， when，where，what，why 和和 how。 五五C原则原则 (6/14) 29/64 u Clarity 清楚原则清楚原则(1/2) 商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚， 用词准确。具体表现在：用词准确。具体表现在： u结构方面结构方面 u语法方面语法方面 尽量使用短段落，必要时使用主题句。尽量使用短段落，必要时使用主题句。 用词要肯定准确，切忌使用语义模糊、模用词要肯定准确，切忌使用语义模糊、模 棱两可的词或词组，以免产生歧义，造成误棱两可的词或词组，以免产生歧义，造成误 解，延误商务沟通和贸易。解，延误商务沟通和贸

30、易。 五五C原则原则 (7/14) 30/64 u Clarity 清楚原则清楚原则(2/2) uThe figures show a significant increase. uWe will deliver your goods soon. uThe figures show a year-on-year increase of 15%. uWe will deliver your goods on Dec 10th. 五五C原则原则 (8/14) 31/64 u Courtesy 礼貌原礼貌原则则(1/6) 商务英语电子邮件应遵循措词商务英语电子邮件应遵循措词婉转婉转、礼貌礼貌 的原则

31、。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成 败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼 貌，使对方容易接受。在写电子邮件时，可以通貌，使对方容易接受。在写电子邮件时，可以通 过使用过使用虚拟语气虚拟语气、委婉语气委婉语气等方法迂回地表达观等方法迂回地表达观 点，提出要求。点，提出要求。 五五C原则原则 (9/14) 32/64 u Courtesy 礼貌原则礼貌原则(2/6) uIf it is not for the larger orders we receive from a number of our reg

32、ular customers，we could not have quoted for supplies even at that price. uNot for the larger orders we receive from a number of our regular customer, we cannot quote for supplies even at that price. 虚拟语气虚拟语气：要不是我们接到许多老客户的大量要不是我们接到许多老客户的大量 定单，我们尚不能给这些货物报如此低的价格。定单，我们尚不能给这些货物报如此低的价格。 五五C原则原则 (10/14) 33

33、/64 u Courtesy 礼貌原则礼貌原则(3/6) uI would appreciate it if you could give me your best quotation for CIF shanghai. uGive me your best quotation for CIF shanghai. 委婉语气委婉语气：如果你能报出成本加运费到上海的：如果你能报出成本加运费到上海的 最低价，我将非常感激。最低价，我将非常感激。 虚拟语气和委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语虚拟语气和委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语 气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，气，既明确了自己的

34、立场，又使对方的面子免于受损， 语气自然诚恳，礼貌得体，易为对方接受。语气自然诚恳，礼貌得体，易为对方接受。 五五C原则原则 (11/14) 34/64 u Courtesy 礼貌原则礼貌原则(4/6) uIt has to be stressed that shipment must be effected within the prescribed time limit, as a further extension will not be considered. uWe have to stress that you must effect shipment within the pre

35、scribed time limit, as a further extension will not be considered. 表示批评、建议、要求时，用被动语态可以避表示批评、建议、要求时，用被动语态可以避 免直接触及施动者免直接触及施动者( (自己或对方自己或对方) )，使口气更加婉转。，使口气更加婉转。 五五C原则原则 (12/14) 35/64 u Courtesy 礼貌原则礼貌原则(5/6) uAs you (seem to) take advantage of our leniency in this matter, we now have to give you the f

36、inal notice. 使用使用半动词半动词表示说话人对所说事情的推测，从表示说话人对所说事情的推测，从 而使话语的肯定语气趋于缓和。而使话语的肯定语气趋于缓和。 五五C原则原则 (13/14) 半动词在功能上介于主动词与助动词之间半动词在功能上介于主动词与助动词之间, ,本本 身带有词义，但词义模糊。身带有词义，但词义模糊。 seem appear be likely to 36/64 u Courtesy 礼貌原则礼貌原则(6/6) uUnfortunately we are not hiring any new staff at the moment. uI am afraid tha

37、t we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier. 如果是写一些坏消息或是道歉，你就应该写的如果是写一些坏消息或是道歉，你就应该写的 礼貌而得体，并说明问题的原因。礼貌而得体，并说明问题的原因。 五五C原则原则 (14/14) 37/64 u 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式 u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求 u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项 u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式 Contents 38/

38、64 u商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式 u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求 u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项 u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式 Contents 39/64 u Some tips 文法文法 (1/8) 切忌主客不分或模糊切忌主客不分或模糊 例子：例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment. 应改为：应改为：Deciding to

39、rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. 问题：问题：decide 的主语是的主语是 we , , 而不是而不是 report 注意事项注意事项 (1/12) 40/64 u Some tips 文法文法 (2/8) 句子不要凌碎句子不要凌碎 例子：例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about complianc

40、e. 应改为：应改为：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance. 问题：第二句是第一句的原因，应合并成为一句问题：第二句是第一句的原因，应合并成为一句 注意事项注意事项 (2/12) 41/64 u Some tips 文法文法 (3/8) 结构对称结构对称 例子：例子：The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had

41、 been altered with ink markings. 应改为：应改为：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract. 问题：问题：and and 连接两个相同的成分，结构应对称连接两个相同的成分，结构应对称 注意事项注意事项 (3/12) 42/64 u Some tips 文法文法 (4/8) 单复数前后一致单复数前后一致 例子：例子：An authorized person must show that they have security clea

42、rance. 应改为：应改为：Authorized persons must show that they have security clearance. 问题：问题：an person 与与 they 矛盾矛盾 注意事项注意事项 (4/12) 43/64 u Some tips 文法文法 (5/8) 动词和主语要呼应动词和主语要呼应 例子：例子：This is one of the public-relations functions that is under-budgeted. 应改为：应改为：This is one of the public-relations functions,

43、 which are under-budgeted. 问题：问题：functions 与与 is 矛盾矛盾 注意事项注意事项 (5/12) 44/64 u Some tips 文法文法 (6/8) 时态和语气不要转变太多时态和语气不要转变太多 affect 动词，动词，effect 名词；名词； operative（计划、法律等）实施中的，起作用的（计划、法律等）实施中的，起作用的 operational（机器、设备等）正常运转的，可使（机器、设备等）正常运转的，可使 用的；军事行动的用的；军事行动的 affect 和和 effect，operative 和和 operational 选词要正

44、确选词要正确 注意事项注意事项 (6/12) 45/64 u Some tips 文法文法 (7/8) 标点要准确标点要准确 拼写要正确拼写要正确 大小写要注意大小写要注意 非必要的话，整个词不要都大写，除非要骂人。非必要的话，整个词不要都大写，除非要骂人。 MUST change to OS immediately. 要强调的话，用要强调的话，用底线底线，斜体斜体或者或者粗体粗体。 注意事项注意事项 (7/12) 46/64 u Some tips 文法文法 (8/8) 地址上的数字直接用阿拉伯数字，除了地址上的数字直接用阿拉伯数字，除了One 127 Ninth Avenue, North

45、 390 Veterans Boulevard, Carlstadt, NJ 07072 5 Park Avenue One Wingren Plaza 556 - 91 Street 注意事项注意事项 (8/12) 47/64 u Some tips 文体文体 (1/3) 可读性可读性-多用短句多用短句 注意段落的开头注意段落的开头 一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落 的开头。的开头。 u Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his cong

46、ratulations on cassette tape. 注意事项注意事项 (9/12) 48/64 u Some tips 文体文体 (2/3) 轻重有分轻重有分 同等重要的用同等重要的用 and and 来连接，较轻放在次要的句子来连接，较轻放在次要的句子 里。里。 转接词转接词要留神要留神 but, therefore, also, for example, furthermore, moreover 修饰词的位置修饰词的位置要小心要小心 例子：例子：He could only reimburse the cost after July 15. 注意事项注意事项 (10/12) 49/

47、64 u Some tips 文体文体 (3/3) 句子开头不要含糊不清的代词句子开头不要含糊不清的代词 例子：例子：These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. 开头少用开头少用thisthis, , thatthat, , itit, , theythey, , 或或 whichwhich。 用语要肯定准确，切忌含糊用语要肯定准确，切忌含糊 立场观点一致，少用被动句立场观点一致，少用被动句 注意事项注意事项 (11/12)

48、50/64 u Some tips 格调格调 式样和句子长度不要太单调式样和句子长度不要太单调 弱软的词弱软的词(e.g. was, were, is, are.)(e.g. was, were, is, are.)可以可以 加强一点加强一点 u Bayer products are highly effective in . u Bayer products excel in . 口语化比较受欢迎口语化比较受欢迎 u This information will be sincerely appreciated. u We sincerely appreciate your informati

49、on. 注意事项注意事项 (12/12) 51/64 u商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式 u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求 u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项 u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式 Contents 52/64 u Greeting message 祝福祝福 Hope you have a good trip back. How are you? How is the project going on? 祝旅途愉快。祝旅途愉快。 你好吗你好吗? ? 项目进行顺利吗项目进行顺利吗? ? 英语电子邮件常用

50、句式英语电子邮件常用句式 (1/16) 53/64 u Initiate a meeting 发起会议发起会议 (1/2) I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project. I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A. 我想跟你电话讨论下报告进展和我想跟你电话讨论下报告进展和XXXXXX项目的情况。

51、项目的情况。 我建议我们今天下午就我建议我们今天下午就A A项目的发展计划开会讨项目的发展计划开会讨 论一下。论一下。 英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式 (2/16) 54/64 u Initiate a meeting 发起会议发起会议 (2/2) Wed like to have the meeting on Oct 30. Same time. Lets make a meeting next Monday at 5:30 PM S.L.C. time. 十月三十号，老时间开会。十月三十号，老时间开会。 下周一盐湖城时区下午五点半开会。下周一盐湖城时区下午五点半开会。 英语电子邮

52、件常用句式英语电子邮件常用句式 (3/16) 55/64 u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议 (1/4) Shall you have any problem accessing the folders, please let me know. Look forward to your feedbacks and suggestions soon. 如果存取文件有任何问题请和我联系。如果存取文件有任何问题请和我联系。 期待您的反馈建议期待您的反馈建议! ! 英语电子邮件常用句式英

53、语电子邮件常用句式 (4/16) 56/64 u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议 (2/4) Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule. What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。

54、 你对计划方面有什么想法你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做下一步我们应该怎么做? 英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式 (5/16) 57/64 u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议 (3/4) What do you think about this? Any question, please dont hesitate to let me know. Any question, please let me know. Please contact me if yo

55、u have any questions. Please let me know if you have any question on this. 英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式 (6/16) 58/64 u Seeking for more information / feedbacks / suggestions 咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议 (4/4) Your comments and suggestions are welcome! Feel free to give your comments. Please let me know what you think

56、. Do you have any idea about this? It would be nice if you could provide a bit more information on the users behavior. 英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式 (7/16) 59/64 u Give feedback 意见反馈意见反馈 Please see comments below. My answers are in blue below. I add some comments to the document for your reference. 请看下面的评论。请

57、看下面的评论。 我的回答已标蓝。我的回答已标蓝。 我就文档添加了一些备注，仅供参考。我就文档添加了一些备注，仅供参考。 英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式 (8/16) 60/64 u Attachment 附件附件 (1/2) I enclose the evaluation report for your reference. Please find an enclosed copy of our price list. Please find the attached report you will need for tomorrows meeting. 我附加了评估报告供您阅读。我附加了评估报告供您阅读。 随函附寄我公司价目表一份。随函附寄我公司价目表一份。 随信附上你明天开会所需的报告，请查收。随信附上你明天开会所需的报告，请查收。 英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式 (9/16) 61/64 u Attachment 附件附件 (2/2) Attached is the design document, please review it. Attached please find todays meeting notes. For other known issues rel