商务差旅活动

1、商务差旅活动商务差旅活动 一般商务差旅前秘书应做的准备工作一般商务差旅前秘书应做的准备工作 需要了解的情况 上司商务旅行的目的、地点、时间、同行 人员、商务活动参与者 应该做的准备工作 一、准备旅行计划 二、制定约会计划 三、为商务洽谈搜集资料，建立旅馆-旅行资料库 四、预订车票、船票、机票 五、解决行李问题 六、安排差旅费 七、选取、购置旅行用品 1.日期 2.时间 3.地点 4.交通工具 5.具体事项 6.备注 日期 启程到返回中涉及所有事项的日期 时间 出发返回时间，各项工作或活动时间，就 餐休闲时间 地点 目的地、开展工作或相关活动地点、住宿 地点 交通工具 （考虑目的地、费用、个人喜

2、好等因素）（考虑目的地、费用、个人喜好等因素） 一是指出发、返回的交通工具；一是指出发、返回的交通工具； 二是指商务活动中使用的交通工具。二是指商务活动中使用的交通工具。 具体事项 包括两个方面： 一是商务活动； 二是私人事务活动 备注 需要提醒上司注意的事项 旅行日程表旅行日程表 总经理行程安排总经理行程安排 上海上海北京北京 20082008年年5 5月月1313日日5 5月月1515日日 5 5月月1313日日 星期二星期二 上午上午 7:00 7:00 赴虹桥机场（公司派车送达）。赴虹桥机场（公司派车送达）。 8:40 8:40 乘乘Mu5143Mu5143次班机离沪赴北京。次班机离沪

3、赴北京。 10:20 10:20 抵达北京（抵达北京（接机）接机） 11:00 11:00 住住宾馆宾馆606606房间（已预先定房）。房间（已预先定房）。 12:00 12:00 与与总经理共进午餐（在宾馆）。总经理共进午餐（在宾馆）。 下午下午 14:30 14:30 与与总经理在公司会议室洽谈（需用的总经理在公司会议室洽谈（需用的1 1、2 2、3 3 号文件在您的公文包中）。号文件在您的公文包中）。 18:00 18:00 与与总经理在公司共进晚餐。总经理在公司共进晚餐。 5 5月月1414日日 星期三星期三 上午上午 9:30 9:30 赴赴公司与公司与董事长洽谈（需用的董事长洽谈（

4、需用的4 4、 5 5号文件在您的公文包中）。号文件在您的公文包中）。 11:30 11:30 与与董事长共进午餐（在该公司）。董事长共进午餐（在该公司）。 下午下午 15:00 15:00 拜访拜访先生（由先生（由先生陪同，礼品先生陪同，礼品 在您手提箱内）。在您手提箱内）。 18:00 18:00 在宾馆用餐。在宾馆用餐。 5 5月月1515日日 星期四星期四 上午上午 8:50 8:50 乘乘CA1501CA1501次班机离开北京（机票已次班机离开北京（机票已 预定，由王秘书事先送交您）。预定，由王秘书事先送交您）。 10:25 10:25 抵达上海虹桥机场（抵达上海虹桥机场（接机）。接

5、机）。 ( (行程结束）行程结束） 1、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的后的商务 活动计划。 2、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规 定 3、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地交通工具 运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理 规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识 4、需要中转时，尽量选择衔接时间在24小时之间的班机，减少 时间的浪费。 5、旅行计划按时间编排，简单明了，并留有余地 6、国际旅行时注意时差问题 7、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择 8、复印多份：上司；上司家属；办公室存档；秘书 二、制定约会计划二、制定约

6、会计划 约会计划内容：约会计划内容： （1 1）目的地（省、市名，外国应包含国家名）目的地（省、市名，外国应包含国家名） （2 2）时间（日期、时间）时间（日期、时间） （3 3）对象（）对象（xxxx公司、约会者姓名、联系方式公司、约会者姓名、联系方式 等）等） （4 4）其他（备注、需要特别提醒的事，如需）其他（备注、需要特别提醒的事，如需 要带要带xxxx材料）。材料）。 三、为商务洽谈搜集资料，建立旅馆三、为商务洽谈搜集资料，建立旅馆-旅行资料库旅行资料库 （1）准备各类相关文件 （如：讨论的问题有关的信件、备忘录等）。 （2）贮备旅行地点风土人情及各种礼节方面 的资料。 （3）收集一

7、些交通图、时间表和飞机时刻表， 旅馆介绍的小册子，旅行社的一些资料。 四、预订车票、船票、机票 旅行社订票 确认相关信息 自己预定 订票，取票，确认相关信息 五、解决行李问题 （行李分为托运行李、自理行李和随身携带物品） （1 1）秘书人员帮助了解飞机可以免费携带行）秘书人员帮助了解飞机可以免费携带行 李的重量和大小（可通过航空公司的旅行手册，李的重量和大小（可通过航空公司的旅行手册， 或者通过旅行社代办人员）。或者通过旅行社代办人员）。 （2 2）随身携带的行李：小提箱、公文包；从旁边）随身携带的行李：小提箱、公文包；从旁边 打开有两格的公文包（衣服可放下面）打开有两格的公文包（衣服可放下面

8、） （3 3）准备行李的识别标签（便于辨认），但不能）准备行李的识别标签（便于辨认），但不能 把上司的姓名和地址写在标签上。把上司的姓名和地址写在标签上。 六、安排差旅费 1、申请预支差旅费、申请预支差旅费 交通费、住宿费、餐费，其他的活动经费 2、差旅费携带方式、差旅费携带方式 信用卡信用卡 个人支票个人支票 旅行支票 信用证 个人支票 个人支票分为现金支票和转账支票两种。个人支票分为现金支票和转账支票两种。 现金支票，可用于支取现金，也可用于转现金支票，可用于支取现金，也可用于转 账。转账支票，只能用于转账，不能支取账。转账支票，只能用于转账，不能支取 现金。现金。 旅行支票 旅行支票是一

9、种定额本票，其作用是专供 旅客购买和支付旅途费用，旅行支票没有 指定的付款地点和银行，一般也不受日期 限制，能在全世界通用，客户可以随时在 国外的各大银行、国际酒店、餐厅及其他 消费场所兑换现金或直接使用，是国际旅 行都常用的支付凭证之一。 信用证 信用证，是指开证银行应申请人的要求 并按其指示向第三方开立的载有一定金额 的，在一定的期限内凭符合规定的单据付 款的书面保证文件。 七、选取、购置旅行用品 常用的旅行用品p184 发挥旅行社的服务作用 （一）正确选择旅行社 正规、有实力、能提供优质服务、能长期合作 的旅行社。 （二）旅行社可提供的服务 1.票务 2.制定旅行计划 3.安排食宿 4.

10、提供信息 5.安排观光 出国商务旅行的准备 一、出国手续 1、撰写出国申请 2、办理护照 3、办理签证 4、办理国际预防接种证书（黄皮书） 5、办理出境登记卡 6、订购机票 7、办理保险 二、出入境手续 1、边防检查 2、海关检查 3、安全检查 4、检疫 三、出行前的其他准备工作 了解外汇信息，办理兑换外币 检查相关证件 收集所到国的背景资料（文化、习俗、礼 节等） 办理出国申请办理出国申请 一般包括：出国事由、出国团组的人数，一般包括：出国事由、出国团组的人数， 出国路线（外国公司所在国名称），出国出国路线（外国公司所在国名称），出国 日程安排日程安排 ( (出国时间、在国外活动时间、出国时

11、间、在国外活动时间、 地点、回国时间地点、回国时间) )等。等。 申请文书后面要附：出国人员名单申请文书后面要附：出国人员名单( (写清出写清出 国人员姓名、年龄、性别、职务、职称国人员姓名、年龄、性别、职务、职称) )以以 及外国公司所发的邀请函及外国公司所发的邀请函( (副单副单) )。 办理护照 1.1.护照的种类：外交、公务和普通三种。护照的种类：外交、公务和普通三种。 2.2.护照的办理：护照的办理： 在国内，由外交部及其授权单位办理；在国内，由外交部及其授权单位办理； 在国外，由我国驻外使、领馆等负责办理。在国外，由我国驻外使、领馆等负责办理。 第一，携带有关证件（任务批件、政审批

12、件、第一，携带有关证件（任务批件、政审批件、 邀请书）邀请书） 第二，认真填写有关卡片和申请表；第二，认真填写有关卡片和申请表； 第三，拿到护照后，再认真检查核对。第三，拿到护照后，再认真检查核对。 办理签证 1.1.签证的种类签证的种类 签证也分为外交、公务和普通三种（有入境、入签证也分为外交、公务和普通三种（有入境、入 出境、出入境、过境签证、居留签证）出境、出入境、过境签证、居留签证） 。 2.2.签证的办理签证的办理 因公出国的人员签证：通常由外交部或中国旅行因公出国的人员签证：通常由外交部或中国旅行 社代办处，向有关国家驻华使馆（或驻华总领馆）社代办处，向有关国家驻华使馆（或驻华总领

13、馆） 申办；申办； 紧急时，也可向我有关驻外使、领馆发报，请其紧急时，也可向我有关驻外使、领馆发报，请其 向驻在国申请，抵达时由机场移民局发给；向驻在国申请，抵达时由机场移民局发给； 因私：一般可通过中国旅行社签证代办处办理。因私：一般可通过中国旅行社签证代办处办理。 办理健康证书办理健康证书 健康证书即预防接种证书，惯称健康证书即预防接种证书，惯称“黄皮黄皮 书书” ” 。 为防止国际间某些传染病的流行，世界卫为防止国际间某些传染病的流行，世界卫 生组织正式通过的生组织正式通过的国际卫生准则国际卫生准则规定，规定， 入境者在进入一个接纳国的国境前，要接入境者在进入一个接纳国的国境前，要接 种

14、牛痘、霍乱、黄热病的疫苗等。种牛痘、霍乱、黄热病的疫苗等。 办理出境登记卡办理出境登记卡 携带出国人员的护照、户口簿、居民身份携带出国人员的护照、户口簿、居民身份 证办理临时出境登记手续。证办理临时出境登记手续。 凡出国超过六个月的（含六个月）人员，凡出国超过六个月的（含六个月）人员， 则要携带上述证件到其常住户口所在地的则要携带上述证件到其常住户口所在地的 公安派出所办理注销户口手续。并将第一公安派出所办理注销户口手续。并将第一 张张“出境登记卡出境登记卡”换为第二张换为第二张“出境登记出境登记 卡卡” 。 实训背景 公司王总经理月底要到天津出差，王总经 理要求专职秘书小燕陪同他一起出差。 实训内容 按照实际情况演练陪同上司出差应做的工 作。 （一）旅途中秘书的工作（一）旅途中秘书的工作 1 1负责携带、照看相关物品；负责携带、照看相关物品； 2 2听从上司安排，及时与公司保持联系，听从上司安排，及时与公司保持联系， 协助处理相关事务；协助处理相关事务； 3 3照顾上司饮食起居，确保商务旅行的顺照顾上司饮食起居，确保商务旅行的顺 利进行。利进行。 （二）抵达目的地后秘书的工作（二）抵达目的地后秘书的工作 1 1、抵达目的地后，、抵达目的地后，如果无人接站；如果无人接站； 对