公文写作规范与技巧培训课件

1、Page : 1 20091018 及技巧 Wison Engineering Ltd. Page : 2 商务公文写作基础知识商务公文写作基础知识 常用商务公文写作规范常用商务公文写作规范 商务电函写作规范商务电函写作规范 商务写作原则与技巧商务写作原则与技巧 Page : 3 一、商务公文写作基础知识一、商务公文写作基础知识 1. 公文的定义公文的定义 2. 公文的特点公文的特点 3. 公文的种类公文的种类 4. 公文常用词汇公文常用词汇 5. 公文结构用语公文结构用语 Page : 4 公文定义 公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织 在公务活动中形成的具有法定效

2、力和规范体式的书面材料。 集团发布的公文管理办法中的定义： 集团公司实施管理和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力 和规范体式的文书，是贯彻集团发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示 和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 Page : 5 公文特点 首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还 是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解 释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。 公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、 立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文 具有特定的体式。其文体、结构、用纸的

3、尺寸、文件标记都有 统一的规定。 公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量 使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方 法是利用公文。 Page : 6 公文种类 从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。 下级向它所属 的上级领导机 关的行文，即 自下而上的行 文。 如报告、请示。 上级领导机关 给其所属的下 级机关的行文， 即自上而下的 行文。 如命 令、决定、指 示、批复等。 同级机关或 者互不隶属 机关之间的 行文。 如函是最典 型的平行文。 下级向它所属 的上级领导机 关的行文，即 自

4、下而上的行 文。 如报告、请示。 上级领导机关 给其所属的下 级机关的行文， 即自上而下的 行文。 如命 令、决定、指 示、批复等。 同级机关或者 互不隶属机关 之间的行文。 如函是最典型 的平行文。 上行文上行文下行文下行文平行文平行文 Page : 7 公文种类 从具体的文种来看，根据2000年8月24日，国务院发布的国家行政机 关公文处理办法 的规定，有下列13个文种： 命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复； 函；会议纪要。 Page : 8 公文种类 根据2008年集团公司发布的公文管理办法，公司目前涉及到的商务 公文为九种： 1、决定，适用于对重要事

5、项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更 或者撤销下级单位不适当的决定事项等。 2、意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。 3、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下 级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项； 任免人员 。 Page : 9 公文种类 4、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。 5、报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上 级单位的询问。 6、请示，适用于向上级单位请求指示、批准的事项。 7、批复，适用于答复下级单位请示事项。 8、函，不相隶属单位之间相互商洽工作、询

6、问和答复问题等。请求批准和答复 审批事项。 9、会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。 Page : 10 公文格式及常用的词汇 发文机关发文机关 发文字号发文字号 标题标题 主送机关主送机关 落款落款 主题词主题词 抄送机关抄送机关 Page : 11 发文机关 发文字号 标题 落款 抄送机关 主送机关 主题词 Page : 12 公文结构用语 一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为 （了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、 据、 查、奉、兹等。 二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之

7、、综上所述等。 四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执 行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。 五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该； 等等。 Page : 13 二、常用商务公文写作规范二、常用商务公文写作规范 1. 请示请示 2. 报告报告 3. 通知通知 4. 函函 5. 会议纪要会议纪要 Page : 14 请示的结构、内容和写法 标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示 主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示） 正文 请示缘由+请示事项（一文一事） 结语（妥否，请批示；当否，请

8、批准为荷） 单位 成文时间 Page : 15 请示的范文 请示的范文链接请示的范文链接 Page : 16 请示的结构、内容和写法 撰写请示应注意的问题 ： 一、要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中； 二、要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不 要 因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题； 三、要理由充分，请示事项要明确、具体； 四、要语气平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生 硬，也不要低声下气，客客套套。 Page : 17 报告的结构、内容和写法 标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：公司上半年各类产品质量评比工作的报告 主送机关（可以一个，也可多个） 正文

9、 开头：（交待缘由、目的、意义、依据） 主体： （陈述说明报告事项） 结语 （特此报告、专此报告、以上报告请审阅） 单位 成文时间 Page : 18 报告的范文 报告的范文链接报告的范文链接 Page : 19 报告的结构、内容和写法 撰写报告应注意的问题： （）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不 得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理 和解决。 （）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度， 如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只 报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面 掌握本单位情况的基础上撰

10、写。 （）主旨鲜明。报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写 的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时， 力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。 Page : 20 请示与报告的区别 区别报告报告请示请示 性质不同陈述性公文呈批性公文 行文目的不同 在于汇报工作，反映情况， 提出意见和建议，回签上级 机关询问 为解决某一问题，请示某一 问题，请示上级指示或批准 行文时间不同工作结束后或进行中 必须在事前行文，不得先斩 后奏 主送机关不同 旨在为上级提供信息，允许 多头主送 是向上级请示批示或批准， 只能写一个主送机关 事项的多少不同 可以是一件事，如专题报告， 或多件事

11、，如综合报告 必须遵循“一文一事”的原 则 答复的形式不同 不要求上级回复要求上级及时批复回文，给 予明确答复。 Page : 21 Page : 22 通知的结构、内容和写法 标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种） 如：通 知 正文 （一般写法）通知的缘由、根据通知事项执行要求 结语 （特此通知） 单位 成文时间 写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便 于遵照执行。 Page : 23 通知的结构、内容和写法 通知种类 印发、批转、转发性通知 批示性通知 知照性通知 事务性通知 任免、聘用通知 Page : 24 通知的范文 通知的范文链接通知的范文链接 Pag

12、e : 25 Page : 26 函的结构、内容和写法 1、标题：发函用关于XXXX的函 复函用关于XXXX的复函 正式公函，应在标题下方标注发文字号。 2、主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。 3、正文： 开头发函说明缘由、目的，商洽工作、情况交代清； 复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。 主体-发函写清商洽、询问、请求的事项， 明确具体； 复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不 答。 结尾-发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达” 复函用“特此复函”、“此复” 4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。 Page : 27 函的结构、内容和写法 撰写函件

13、应注意的问题撰写函件应注意的问题 函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是 平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚 势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要 注意行文的针对性，答复的明确性。 其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。 像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进 行。 Page : 28 请示和函的区别 请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用 不 同的文种。 请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向 上 级机关行文请求指示批准重要事项。 函：主要用于平级单位之间、不

14、相隶属单位之间以及有业务上的 主 管和被主管关系的单位之间的工作往来。 如：关于购置*设备的请示 *公司关于与*单位建立合作关系的函 Page : 29 函的范文 函的范文链接函的范文链接 Page : 30 会议纪要的结构、内容和写法 会议纪要的特点： 1、会议纪要属于会议文件 它需记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容不能写入会议 纪要。撰写人要根据会议客观实际行文，不可以擅自增删会议内 容。 2、会议纪要与会议记录的区别 第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会 议纪要只记要点，是法定行政公文。 第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只 作资料存档；会议纪

15、要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯 彻执行。 Page : 31 会议纪要的结构、内容和写法 会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。 1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、 参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究 的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转 入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。 2、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写 作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的 决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，

16、必须如实予以反映。 Page : 32 会议纪要的结构、内容和写法 3、结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没 有这部分，主体内容写完，全文即告结束。 另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有不同。 n 决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的 具体内容一一表述清楚。 n 综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会 议的基本情况。 Page : 33 会议纪要的结构、内容和写法 撰写会议纪要应当注意的两个问题： 一是概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不 得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。 二是

17、要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述 上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。 工程公司会议纪要格式工程公司会议纪要格式 会议纪要的范文链接会议纪要的范文链接 Page : 34 三、商务电函写作规范三、商务电函写作规范 1. 商务电子邮件格式与写作要求商务电子邮件格式与写作要求 2. 商务传真格式及写作要求商务传真格式及写作要求 Page : 35 商务电子邮件结构、内容和写法 电子邮件，又称电子函件或电子信函。标准的电子邮件由以下几个主要 要素组成的： 收件人栏、抄送栏、密件抄送栏、主题栏、正文栏、 附件栏 Page : 36 商务电子邮件实例 Page : 37 商务传真的结

18、构、内容和写法 标准传真主要组成如下： 传真版头： 传真发送的单位、部门或个人（To） 发传真的日期（Date)、传真号（Fax No.） 发传真的单位、部门或个人（From） 页数（Page）、传真主题（Subject） 传真正文： 标题、称呼、正文、结束语、署名 Page : 38 商务电子邮件、传真的礼仪规范 1、主题要明确。一个电子邮件或传真，大都只有一个主题，并 且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个 电子邮件或传真一目了然了。 2、语言要流畅。书写内容要便于阅读，就要以语言流畅为要。语 气语调 ：真诚、直接、礼貌、简洁、精确，尽量别写生僻字、异 体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。 3、内容要简洁。现代的商务人士时间极为宝贵，所以内容应当简 明扼要，愈短愈好。若涉及内容较多，需要增加附件，应将重点内 容归纳总结，在正文中引用，方便收件人阅读。 Page : 39 商务电子邮件、传真的礼仪规范 4、仔细填写收件人地址。收件人须与正文内容密切相关；若是 邮件多为内部工作汇报，须发送至直属主管或相关人员；公司内部 慎用群发功能（如：收件人：惠生公司全体、惠生工程全 体）。若是传真必须将收件部门及个人填写清楚。 5、邮件、传真必须使用公司统一模