嘉宾接待流程

1、v1.0可编辑可修改 809大会嘉宾的接待流程 嘉宾姓名： 公司人员：司机： 全程助理： 接机前准备： （一）助理工作 1. 自行确认订票情况记录飞机航班号，起飞时间，机票张数 2. 熟悉嘉宾资料，发言主题，并阅读相关资料 3. 查找嘉宾大致体态相貌，兴趣爱好情况 4. 预算飞机降落时间，和自己到达机场时间 5. 到酒店实地熟悉环境，了解大堂休息方位。 7和酒店方面确认嘉宾房间号码，房间内的设施是否可以正常使用等信息 6. 提前一天联系接机司机，确定共同前往机场时间。（预留时间以防止堵车的情况发生） 7. 提前一天向酒店订餐并告知用餐时间及人数，并进行菜色的选择 8. 提前预定花束及采购会议期

2、间嘉宾的水果。 9. 提前将赠与嘉宾的礼物准备好并附有卡片。 10. 提前一天打电话向嘉宾确认票务信息： 飞机航班号，起飞时间，随行人员人数，成都联系电话； 告诉嘉宾自己接机等待的标牌颜色 与嘉宾进行电话确认的标准用语： XXX先生/女士您好，我是XX会议接待员XXX.能够邀请您来参加本次大会我们深感荣幸 .为了 确保明天的接待工作更加完善 ，现在我想向您确认一下行程信息 ，请问，您乘坐的是从XX飞 往XX的XXXXXXX航班么起飞时间是否是 XXXX您的随行人员是 XX么好的，我们会有接待人 员手持X色标牌为您接机并前往酒店，祝您旅程顺利。 11. 接到嘉宾当天，要提前通知相关人员将水果放置

3、嘉宾的所在房间，并检查房间内的设施。 （二）司机工作 1. 检查车车内的卫生及车况 2. 在车内准备饮品（两种） 3. 检查个人的卫生状况。 4. 提前将饮品及花束放置车中，可以在车内准备一些CD 5. 接机时注意礼节，对其称呼和握手等细节需要特别准备。 6. 一定要记好在机场的停车位置。 接到嘉宾： 1. 助理接到嘉宾后：X先生：您好！我是 xx的工作人员，此次作为您的助理负责您全程的 活动，我叫X%请问您接下来是否有特殊安排（如果没有）请这边走，我们将乘车前往xx 酒店。 2. 告诉司机将车停至出口最近位置方便嘉宾上车。 3. 司机主动拿过行李，带领乘车前往酒店 （注意：乘车时接待人员应坐

4、在副驾驶位置， 为嘉 宾打开右后方车门，并安顿嘉宾坐到车内右后座， 下车后先为嘉宾打开车门， 然后帮嘉宾提 行李） 4. 上车向嘉宾提供饮料，视情况播放音乐。 5. 路中告知嘉宾的行车时间，视嘉宾情况待其休息或适当交流。可以和嘉宾简略介绍我们的 企业及活动内容。 6. 进入酒店，请嘉宾在大厅稍作等待休息，协助办理好门卡等入住手续。 7. 礼貌的请问是否能耽误其几分钟，简略介绍其发言主题、所在板块及发言时间等会务内容。 并将会议安排表（上面配备手写贴士）交给嘉宾。同时提供一份企业介绍手册或卡片。 8. 带领嘉宾去房间，帮助嘉宾提行李。 9. 向嘉宾提供自己的名片，并将自己手机号码发送到对方手机，

5、告诉嘉宾有任何问题可以随 时联系自己。 10. 告诉嘉宾晚宴时间。 并告诉他自己会电话提醒，会在酒店什么位置等他， 带领他用晚餐。 接待期间若出现事故立即联系自己，电话XXX,确保全程安全无误。 11. 会议期间若有其他安排，一定要提前通知地点，起止时间及参加的人员。（如宴会或参 观） 12. 会议期间要保证嘉宾房间内的水果供应充足。 13. 在会议期间的用餐，工作人员要事先了解用餐的形式（中餐、自助或是其他）酒水的安 排（尽量了解嘉宾的喜好） 14. 嘉宾的用餐可以有二种形式，（在酒店预订或是在附近的酒店用餐、同样尽量事先了解 嘉宾的口味。）一次达到接待的最佳效果。 15. 活动进行中，要保

6、证嘉宾上台、下台有人引领。 16. 若嘉宾与嘉宾之间不是很熟悉，要引领其进行友好的沟通。 活动结束 1. 在活动结束，及时提醒嘉宾。并主动询问是否需要出游工作人员主动询问是否需要出行游 玩，如果不需要请工作人员尽快退出让嘉宾自己休息。（如果嘉宾到达比较早又无其他形成 可放在活动开始之前。）若是需要，须向其推荐路线并询问是否需要陪同，准备好出行的手 册或是相关出行物品。 和机场方面最好提前确认返程航班是否正常起飞，有无其他特殊的情 况。 2. 提前和嘉宾确定返程的航班号，时间。 3. 助理提前通知司机送嘉宾返程的时间，并且和接机时一样准备好饮品和相关的物品。 4. 在返程之前，将公司的礼品送给嘉宾。并对其此次出席活动表示感谢。 5. 在返程过程当中视情况可以此次的活动有所交流。如嘉宾在路程中休息，要在到达机场前 20分钟左右叫醒嘉宾。保证其登记前的状态。 6. 到达机场后，要帮助嘉宾办理登机手续，并祝福其返程顺利。 特别提示 1在会议期间注意给予嘉宾私人空间，没有需要的情况下不要随时跟从，也不要电话太多，