文件与资料管制程序

1、procedures/instructions文件与资料管制程序文件编号: qes-b001文件版本:b制订日期:拟案单位:文控中心确定日期核准审核拟案xx化妆品文件与资料管制程序文件编号：xx-qes-b001修订日期: 版本：b页号：1 of 7版本修 订 内 容修订日期修订者xx化妆品文件与资料管制程序文件编号：xx-qes-b001制订日期：xxx版本：x页号：3 of 7 1目的：11 规范文件管制的权责及要求。12 建立文件分类、编号、制作、核发、修订、保存与作废方式作为文件管制依据。2范围： 本程序适用于质量、环境、职业健康安全管理系统各类文件与资料。3权责： 文件类别拟案审核核

2、准一体化管理手册文控中心管理者代表总经理程序文件部门指定人员部门经理以上（含）管理者代表工作指导文件部门指定人员部门经理处长记录表单部门指定人员部门主管以上（含）处长 *文件分发单位及份数由该文件核准人决定。4定义： 文件分为四阶： 41 a阶文件（管理手册）：叙述质量、环境、安全政策与目标，涵盖iso9000、iso14000、ohsas18000国际标准各项要求之纲要性文件。 42 b阶文件（程序文件）：文件管制、不合格品管制等，管理手册内系统要项包含之各项作业程序。 43 c阶文件（工作指导文件）：补充及相关之作业细则、标准、规范等工作指导性文件。 44 d阶文件（记录表单）：记录体系运

3、作之表格。5作业流程： （附后）。6作业内容： 61 文件制订作业： 611 视业务需要，由相关部门依第3点之权责进行文件拟案、审核、核准。 612 文件拟订内容包含： 1目的 2范围 3权责 4定义 5作业流程 6作业内容 7相关文件8记录表单 613 文件的编号原则：1文件类型代码：一体化管理手册：qes-a（q-质量，e-环境，安全-s；a表示一阶文件）程序文件：qes-b （qes-b一体化共用程序，es-b环境安全兼容程序 q-b质量程序，e-b环境程序，s-b安全程序）工作指导文件：cxxx化妆品文件与资料管制程序文件编号： x-qes-b001制订日期： xx版本：a页号：4 o

4、f 7记录表单：d 2. 公司名称： 3部门代码： qc品质部 pe-工程部 pur-采购部 acc-财务处 mis-电脑部（erp、中央制码、维修部） npd-开发部 cus-关务处 whs-货仓部 sal-营业部 pmc-pmc部（计划、物控） adm-行政处 hr-人资处 mfg-生产部 ls-口红室 lot-乳液室 np-指甲油室 pow-粉体室 a&p-排粉室 mass-mass课 lx-生产硬箱 rb-生产软包 hb-生产手袋 pla -map塑胶部 exp-出口 lab-化验室dcc-文控中心 main-工务部sa-样品室 4文件流水号：以三位阿拉伯数字表示：001，002，00

5、3999。 5版本：以大字英文字母表示：a、b、cz，a1、b1、c1z1。xxx化妆品文件与资料管制程序文件编号：xxx制订日期： xxxx版本：b页号：5 of 76文件编号范例：a001 表示此文件为xx公司一体化管理手册，编号为001。-b001 表示此文件为xx环境与安全共用程序，编号为001。-c001 表示此文件为xxx公司生产部作业指导书，编号为 001。map-qc-d001a 表示此表格为xxx品质部表单，编号为001，版次 为a。 614 一、二阶文件制作格式、表单格式以本份文件或参考文件制作管制规范为范本并请参考以下范例之格式，原则上段落及条理应分明且整齐美观，在段落里

6、分小点时，应注意格式： 1.1.1 1.1.1 .(1) .a. b. c. (2) .615 三阶文件制作格式内容原则上应包括公司名称、文件名称、文件编号、制订日期、版本、页码、拟案、审核、核准等。 616 文件必须以版本管制，版本代号从“a”开始，修订日期应与拟案人签名日期一致，文件生效日期以文件发行日期为准。 62 文件的分发作业： 621 文件制作完成，且经权责人员核准后，一律交由文控中心统一分发。 622 文控中心依据该文件核准人决定之分发单位，复印相应份数，并在该份文件每页加盖“文件发行章”（章样见附件一），文控中心在分发前应填好文件分发回收记录表，连同文件送相关单位，并要求受文单

7、位在文件分发回收记录表上作好签收记录。 63 文件修订、作废、回收作业： 631 文件有不适而需新增、修订或作废时，须由修订单位填写文件申请单写明欲修订或作废的原因及内容，经核准人核准后由原文件拟案人或部门主管指定人员进行修改。文件内容修改较少时，可采用手写划改，将原文划掉，在行间填写更改内容并签名。应保证更改的内容有足够的空间填写。同一页上手写更改达3处以上或更改内容较多，不能保证清楚明了时，应采用换 化妆品文件与资料管制程序文件编号： 制订日期： 版本：b页号：6 of 7页方式。如一次性修改过多，更改次数过多，影响使用或体系发生重大变化及编制依据发生重大变化时，须进行换版。文件更改情况均

8、应在修改内容里注明清楚。632 文件修订后，文件之版本得变更版号。 633 文控中心将新版文件依6.2分发原受文单位，回收相应数量之旧版文件，加盖“作废章”（章样见附件一）并在文件分发回收记录表注明回收情形。 634 文件作废时，文控中心依6.3.3进行回收作业。 635 旧版文件需由文控中心统一销毁，如为了法律规定或提供资讯之参考，可保留一份旧版原稿文件于文控中心，但需于文件上加盖“仅供参考章”（章样见附件一），旧版文件须保留前三版以便追溯。636 表单修订时，由使用单位填写文件申请单，经部门主管审核，总经理核准后使用。64 文件之档案管理作业：641 文件最新版本管制（1） 文控中心应建立

9、文件资料一览表，包括文件编号，档案名称，最新版本于每半年发行一次文件资料一览表供文件持有单位核对，以管制文件之版本，同时回收前一次发行之文件资料一览表。（2） 因业务需要，需将正式文件交客户或供应商时，视为参考文件加盖“仅供参考章”或“与正本相符” 章，文件变更时，视需要通知对方，发行新版资料于客户或供应商时，要确认是否收到并回签，旧版文件不作回收。642 文件之保管（1） 非生产或操作现场使用之文件，须由各部门主管设专人集中管理。各文件应按类别整理、保存。（2） 文件加盖文件发行章后，方可生效。各类文件不得随意复印或携出。（3） 任何人均不可于正式文件上加以标记或书写文字符号等，若因文字错误

10、得由原制订人盖章或签名勘误之。（4） 除文控中心外，任何单位不得保存旧版之文件。643 文件补发作业 文件如发现破损，少页，字迹模糊，份数不够或遗失时，应由需求单位填写文件申请单，写明欲补发的原因及内容，经总经理核准后交文控中心依6.2作业分发。 65 外来文件之管理 651 外来文件包括国际、国家标准（如iso9000、iso14000及ohsas18000国际标准，相应国家法规等）及客户或供应商提供之资料或图面。 652 外来文件须以外来文件资料一览表管制，各权责确认单位应与每年 一月查检其最新版本情况，相关的法令法规一旦有变更，则应确认其最新 版本。 653 外来文件如因业务需要转发时，文控中心依6.2之程序分发。外来文件 变更时，得须收回旧版文件。 654 对于适用的法律法规、行业标准、地方标准等