会议文书(2)综述

1、会议文书（选择题）（一）会议的种类（1）按组织类型划分。可分为内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议。（2）按会期划分。可分为左期会议和不左期会议。（3）按出席对象划分。可分为联席会（若干单 位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等。（4）按功能性质划分。可分为决策性会议、讨论性会议、执行性会议、告知性会议、学术性 会议、协调性会议、报告性会议、谈判性会议、动员性会议、纪念性会议等。（5）按议题性质划分。可分为专业性会议、专题性会议、综合性会议等。（6）按规模大小划分。可分为特大型会议（万人以上）、大型会议（数千人）、中型会议（数百人）、 小型会议（数十人或数人）等。（7）按会议采用的媒

2、介划分。可分为：电话会议通过公共通讯系统或专用通讯系统提供 的电话会议功能，使多个会场实现异地语音交流的会议形式；电视会议运用远程数字传 输系统，声音和图像在不同地区的多个会场之间相互联通，使相隔千里的各分会场如同在同 一会场内很方便地传输文字、图像和语音信息的会议形式：计算机会议汁算机和数字传 输设备在网络支持下可实现非常灵活的网上多方对话。（8）按与会者的国籍及议题的范用划分。可分为国内会议和国际会议等。（二）公司常见的会议类型按照会议召开的规模和等级，公司常见的会议主要有以下几种：（1）股东会。股东会是公司的最高权力机关，由公司全体股东组成。股东会由全体股东岀 席，有左期召开和不左期召开

3、这两种形式。定期会议每年至少召开一次：不左期会议在泄期 会议闭会期间应股东、董事或监事的提议召开。（2）公司年会。公司年会在年终举行，多为公司向全体员工报告一年来的工作业绩，确立 下一年的工作计划。（3）董事会。董事会是公司的业务执行机关，成员为313人，设董事长1人，副董事长 12人，董事若干人。董事长为公司法定代表人。（4）经理例会。经理例会是指由企业内部的各部门经理参加，研究并决策企业生产经营中 重大事项的一种办公会议,且往往是例行会议，每月或每周一次，人员和地点都相对固定。（5）业务洽谈会。业务洽谈会是企业为提高经济效益而举办的重要会议。（6）客户咨询（恳谈）会。邀请客户代表参会，听取

4、他们对企业经营方而的意见和建议，以期与客户建立长期而稳泄的利益关系，进行更好的合作。（7）新产品新闻发布会。新产品新闻发布会又可理解为信息发布会、媒体沟通会等，是企事业研制出新产品并准备将 其推向市场时所进行的宣传会议。（8）产品展销订货会。企业经营中为了扩大销售呈:，常采用固左或巡回的方式公开展出各 种产品，如手工业产品、工农业产品、图书、艺术作品等。（9）招标投标会。在招标投标行 政主管部门的监督下，由招标单位、行政主管部门、投标单位或个人三方共同依法举行的会 议。举行的程序包括项目审批、发布招标公告或发投标邀请书、投标审查、建立评标组织、 开标、评标和发布中标公告等。（10）远程会议。远

5、程会议是指运用现代通信技术和计算机技术召集相距较远的不同地点的 人员举行的会议。包括远程电话会议、远程电视电话会议和远程计算机网络会议。三、知识导入（一）实训任务基本知识要点1预订会议室的程序确定会议召开的时间和人数，确认所需会议室的类型，申请使用会议室，确认会议室已预留, 明确使用时间，预先调试会议所需设备。2. 准备会议资料和用品会议资料是会议所需审核和参考的资料，包括来宾资料、会议资料和沟通资料。会议用品是 指会议所需的设备和物品，它包括必备用品和特殊用品。准备检查会议用品时，要注意检查 空调设备、灯光、录扩音设备、黑板、白板、粉笔、指示棒、板擦等，检査座签、文具等用 品，安放投影仪、录

6、音设备等，提供茶水或饮水设备等。3. 发送会议通知除了非正式会议和每曰例会之外的所有会议，都要正式打印会议通知，再通过书而形式发送 到有关人员，以示正规和郑重。非正式会议，可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随 后再寄备忘录或信；也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。4. 安排会议食宿预订会议住宿要通过会议回执，掌握与会人员的数量和规格，以预订会议用房。房间预订后， 要逐间进行检查，同时在各个房间的门上要用标牌标出住宿者所在工作单位和姓名，这样便 于联系。房间准备完毕，要立即绘制岀住宿安排总表，以方便管理和查找。饮食要做到卫生 第一，保证营养，适合口味，方便肖约。要考虑与会人员的具

7、体情况，尽可能照顾与会人员 的民族习惯和饮食特点。另外，会议饮食最好采用分餐制，不要上酒精饮料。饭菜要力求多 样，体现岀地方特色和特点。5检查会议常用的视听设备会议中常用的视听设备类型包括表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影机、 幻灯机、投影仪、投影屏幕、接口单元、录像机、电视机、数据监视器、电视墙、灯光设备、 摄像机、音响设备、办公设备、音频视频会议系统和其他设备。6. 布置会场会场就是召开会议的场所，会场各方面条件的好坏，在一左程度上影响着会议的效果。布巻 会场，要考虑会议的性质，会场布置要与会议目的相和谐，在整体上呈现岀不同的风格色彩。 对履行法泄程序的会场要布垃得庄严，对表

8、彰性质的会场要布置得气氛热烈，对哀悼性质的 会场要布置得肃穆。此外，会场的音响效果、照明设施、录音录像设备、杯盘茶水等都要准 备齐全。会场通常为方形、长方形，也有布苣成马蹄形、圆形、八角形、山字形、而字形， 视会议需要而左。会场布置包括场地的划分以及进场、退场的路线，要画出路线图。7. 会务筹备情况的检査主要检查会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件和用品准备、文件材料 的准备情况、会场布置情况、会议保卫工作等。检查结果可以通过书面、口头和协调会形式 向领导和有关人员汇报。8. 与领导沟通会议的有关事项的方法龙期向领导提交书而报告，由会议负责人定期向领导口头汇报会议筹备情况，领导

9、人亲自参 加有关会议听取汇报等。了解:00 0 0 0(a)ffi圆形布局形式(h )冋字型布局形式(d)马蹄形布局形式C C COOOOOOOO(c) T字型布局形式i _ _:in不不p壬Q（e）（ r）众星獻式布局形丈图71会场布置的形式会议通知回执姓名性别|职务工作单位通讯地址邮政编码联系电话|传真E-mail手机能否到会发言题目是否需要预定返程车票、机票是否口车票/机票日期：航班/车次；注：为了便于会务安排，请参会单位将以上信息填写后于2007年5月25日前发 E-mail或麒至会议秘书处联系电话 真系人：张瑞 zhangS刘红

10、 liu yahoo, com. cn(2) 会议室使用申请表，如表74所示。174会雌使用申髒BJ5I会讷林主持人ft A人做备注mm管理軸韓表人主管管理人办公室主任副经理会议通告单，如表75所示。表75会议通告单开会部门召集人开会日期年 月曰时间开会地点会议内容参加人员81交费用准备资料备注(4)会议审核表，如表76所示。表76会议审校表点 要 意 注栏 核 查开会的H的设定要项方面开会通知方面会垃的能务方帀豁事先撕陋的昨厮则间的能輛是否应绒膨報札M已经们应变酬备是敌脇会讪歸是否必獅幼珈或录紳翔獻备（5）会议筹备工作计划表，如表77所示。表77 x x会议筹备工作计划表时间工作内容负责人X

11、 月 xEI遨请函的确定X X确定会议流程、工作安排X XX月X日确定与会人员名单X X会场布置工作、乐队等事顶X XX月X日通如与会销售经理等X X确定与会记者名单X X联系赞助单位X XX月 xEI印刷与会发展商楼盘介绍及购买礼品X X通知媒体记者X X邮寄请柬（业内人士及记者）X XX月 xEI与协办单位确定工作进度X XX月X日确定会场布置及会议服务安排,人员安排到位X X（6）内部会务工作准备清单，如表78所示。表78内部会务工作准备清单序号以II完成请况备注1会议室预订2投影仪预订3便携机预订4会议文件资料收集汇总5会议通知发放6与会人员确认7会议提醒发送8文件资料拷贝到便携机中续

12、表序号项口完成请况备注9会议资料打印及文件分装1()会议电话接通11会议电视接通12会议白板、笔、板擦准备13签到表(包括一支签到笔)准备14录音机、磁带、电池准备及调试15录音笔准备16无线话筒电池准备、试音17会议室环境整理，空调准备18会议室座位、座签摆放整齐19会议室饮用水准备3会议通知的种类主要有书信式会议通知、柬帖式会议通知、公文式会议通知、表格式会议通知、公告式会 议通知。(1) 书信式会议通知。书信式会议通知就是以书信、便函的形式拟发的会议通知。书信式 会议通知通常是在小范围内，会议主办者与邀请者或与会者之间有交往的情况下采用。学 术团体内部开会也经常拟发书信式会议通知。(写法

13、同书信。)(2) 柬帖式会议通知。就是印制成柬帖式样的会议通知。这种会议通知的内容比较讲究谦 敬礼貌，社交性很强。党政机关和企事业单位举办联谊会或召开董事会.股东会、座谈会 或宴会而要请宾客或重要人物时，通常使用这种通知。会议请柬格式与喜庆请柬大致相同, 也由标题、正文、落款三部分组成。(3) 公文式会议通知。它由标题、正文和落款三部分组成。 标题的结构形式：复杂式发文机关+事由+文种。简单式一会议通知。 正文结构形式：复杂式会议名称+会议议题+会议目的+会议时间+会议地点+与会人员+会议议程+会 议要求+会议准备的材料+会议安排。简单式一 议议题+目的+时间+地点+与会人员。(4) 表格式通知。表格式会议通知结构规范，格式统一。党政机关、企事业单位和业务主 管部门内部召开的各种会议经常釆用表