档案管理学作业答案

1、档案管理学名词解释汇集1、档案:档案就是国家机构、社会组织与个人在一定社会实践活动中直接形成的、有一定保存价值的各种形式的记录。2 、立卷:就就是把办理完毕,具有保存价值的文件 ,按照一定的原则与方法 ,组成一组有联系的案卷。包括:组卷、拟写案卷标题、卷内文件排列与编号、填写卷内目录与备考表、封面的装订等。3、档案收集工作:档案收集就就是把分散在各机关、各单位与个人手中的档案,以及散失在外国的历史档案,按照国家规定,有计划地分别集中 到务有关档案室与档案馆的过程,叫档案收集工作。4、档号:档案编号的简称。就是以档案的类别及其相互关系编写的代号,包括全宗号、目录号、案卷号与张号,档案的编号就是整

2、理工作的一 项重要内容,要求遵循科学性与稳定性的原则。5、联合全宗:在档案整理过程中区分全宗时的补充形式。一些档案特别少的全宗,不便于单独按全宗管理与统计,就可以把它们中性质相近的 划为“全宗汇集”。具有不稳定性。6、档案鉴定:就是档案工作的重要环节之一。就就是判定的档案的真为与价值,在机关工作中主要指判定档案的价值,确定不同的保管期限;找 出不需保存与已过期限的档案材料加以销毁7、档案保管期限表:用表册的形式标明档案的来源、内容、形式与保管期限的一种指导文件。它就是鉴定档案价值与确定保管期限的标准,就 是保证与提高鉴定工作的质量、加快鉴定工作速度的依据。8、档案工作现代化:就是指用现代的技术

3、设备、服务手段的先进的科学管理方法,来加强档案工作的科学管理,提高档案工作的管理水平,、服务质量与服务效果的工作。主要包括:档案库房设施现代化、档案工作管理科学化、标准化、档案存贮缩微化、档案复制与利用手段现代化、 档案工作人员专业化等9、档案鉴定:就是档案工作的重要环节之一。就就是判定的档案的真为与价值,在机关工作中主要指判定档案的价值,确定不同的保管期限;找 出不需保存与已过期限的档案材料加以销毁。10、档案工作的标准化:就是档案工作现代化的前提条件。的指由档案事业管理机关会同国家标准化 管理机关经及各有关部门共同协商,对档案事业各个方面与工作各个环节,制订出科学的、统一的规则与技术规范1

4、1、档案整理:就是档案工作的重要内容之一,就是将零散的与需要进一上年步系统化的档案,进行基本的分类、组合与编目,使之系统起来,具 体内容有:区分全宗,全宗内的分类、立卷、卷内文件的排列与编号、案卷目录的编制。12、档案保管期限表:用表册的形式标明档案的来源、内容、形式与保管期限的一种指导文件。它就是鉴定档案价值与确定保管期限的标准,就是保证与提高鉴定工作的质量、加快鉴定工作速度的依据。13、档案鉴定委员会:、就是鉴定档案馆档案成立的专门机构,一般由档案馆长、档案局人员与被鉴定档案机关人员组成,负责档案鉴定的有关 事宜。14、全宗汇集:就是档案整理工作中全宗的补充形式之一。适用于两个机关名义上就

5、是合署办公,实际上就是一个机构,两块牌子其档案又混在 一起无法 区分 的,可以成立“联合全宗”,就是档案整理工作中的应急措施。15、立卷类目:要机关内实际文件尚未形成之前,根据以往机关活动与文件形成的一般规律,按照立卷的原则与方法,拟制比较详细的立卷方案,用以指导文书立着卷工作。16、 国家档案全宗:凡归国家所的由国家统一管理的一切档案财富的总与。我国国家档案全宗包括国华人民共与国时期的档案与建国前的历史档案两部分。它解决了档案的所有制与国家档案集中管理的原则问题。17、 档案整理:将零散需要进一步系统化的档案进行基本的分类、组合、编目,使之系统化的过程。18、 档案案著录:主就是对档案的内容

6、特征与形式特征进行分析、选择与记录的过程。就是编制档案检索工具的第一阶段。19、 档案存放地点索引:就是管理档案的工具之一,按作用可分为两种:以全宗与各类档案为单位,指明档案存放地点;以档案库房与档案架为单位,指明各档案库房存放档案的情况。简答题:1、档案与资料的联系、区别有哪些？答:档案与资料都就是知识的载体,都就是社会生产实践活动不可缺少的资源条件,在一定条件下两者可以相互转化。两者的区别在于: 1、同本单位实践活动关系不同。凡就是直接记述与反映本单位活动并应归档保存的属档案;资料则就是为了工作参考的目的而收集购买来的 材料。 2、对本单位所发挥的作用不同。档案就是本单位活动的直接记录,因

7、此它具有历史的查考作用与凭证作用。而资料则就是收集或利用各种手 段索取来的材料,对本单位的活动不具有凭证作用。2、平时归卷主要包括哪些内容?答: A 各部门要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由有专(兼)职文书统一保存。B 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷条目”。“案卷条目”的条款必须简明确切,并编上条款号。 C 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。D 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的我文件材料,按照“案卷条目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登

8、记簿上注明。3、为什么必须按照全宗整理档案?答(1)按全宗整理档案能够揭示档案内容的实质,为正确评价档案的价值与档案的提供利用奠定科学的基础。按全宗整理档案能比较完整地反映机关与个人活动的面貌,使人们有可能全面地、系统地去研究历史上各个机关或个人在活动中所积累下来的丰富历史经验与教训。(2)全宗就是档案管理的基本单位,对档案整理有重要的组织作用。在档案管理过程中,以全宗为基本单位进行分类、编目、签定与统计等管理工作,避免造成某种不必要的混乱。区分全宗就是档案管理中的第一步。(3)按全宗整理档案不仅就是个方法问题,也就是一个理论问题。同一全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混淆。应该按照档案形

9、成的来源,把全宗内己被分散的各部分档案集中起来,从而维护全宗的完整性及挖掘全宗内档案作用的潜力。4、拟制案卷标题的基本要求就是什么？答:案卷标题就是案卷封面上最主要的内容项目,处于案卷封面的中间,它就是整个案卷的集体名称,因此它必须揭示案卷的内容与成分,包涵尽可能 多的信息。案卷标题的作用很大,它既就是指引与帮助使用者查找档案的向导,又就是档案分类、编目、登记及编制档案检索工具的依据。案卷标 题拟制质量的高低直接影响到档案信息资源的开发与利用,决定着档案检索的检全率与检准率的高低。 然而,案卷的封面大小有限,还要题写别的管理项目内容,故而不能太长,也即就是要用尽可能短的语言去涵盖尽可能丰富的内

10、容,即做到言简意 赅。因此,案卷标题的拟制要求就是用简练的文字,全面、准确、具体地概括出案卷内文件的内容、成分与名称。5、全宗内的档案分类方法有哪些？答:(一)按文件产生时间分类。具体形式有两种:年度分类法、时期分类法(阶段分类法)。(二)按文件的来源分类。具体形式有三种:组织机构分类法; 作者分类法;通讯者分类法,即按与立档单位有来往通讯关系的单位或个人分类。(三)按文件内容分类。具体形式有三种:问题分类法;实物分类法,即按文件内容涉及的实物分类;地理分类法,即按文件内容涉及的地区分类。(四)按文件的形式分类。具体形式有三种:按文件种类(名称)分类;按文件制成材料分类;按文件的形状分类。组织

11、全宗内档案最常用的分类方法就是年度分类法、组织机构分类法与问题分类法。6、保管工作的内容就是什么？答:档案的库房管理,包括档案分库储存、合理安排、库位管理与库房日常管理。 档案流动中的保护,即档案在搬动与提供利用等流动状态中的安全防护。 档案的保护技术,包括控制技术、防治技术、修复技术。7、检索工具的基本质量指标有哪些？我们可以从以下 3 个方面去衡量检索工具就是否合适,即检索工具的 3 项基本质量指标:(1)信息存贮丰富。信息存贮丰富就是指档案材料收录要齐全,范围要广,项目著录详细,标引有深度。(2)检索迅速准确。检索迅速准确.就就是通常说的“快”与“准”。(3)实用有效。项目设置实用、文字

12、简明、结构合理、易于掌握,切忌盲目追求检索工具的数量与形式多样化。8、怎样分析档案的价值？37答:档案的价值就是客观存在的,而档案价值鉴定工作就是人们对档案价值的认识与评价,带有很强的主观性。为了使这种主观认识活动最大限度地 符合实际,保证鉴定工作的质量,必须建立明确的档案价值鉴定标准。档案价值鉴定标准不就是档案工作人员主观随意的产物,它以客观存在的档案 价值构成为依据,具有明显的客观性。坚持按照客观的价值鉴定标准来认识与评价档案价值,可提高档案鉴定结论的客观性,可靠性与准确性。9、简述整理档案的原则。答:整理档案的原则就是:(1)充分利用原有的整理基础;(2)保持文件之间的历史联系;(3)便

13、于保管与利用、10、档案检索工具的作用就是什么？答:档案检索工具在档案管理中的作用具体表现在以下几方面:(一)桥梁作用。档案检索工具在档案信息与利用者的特定需求之间架起一座桥梁,沟通了二者的特定需求关系。(二)交流作用。档案检索工具中储存了大量的档案信息,可以向外宣传馆藏,提供查找档案的线索,引导利用者来馆查阅档案,成为档案馆与利用者之间的交流工具。(三)管理作用。档案馆日常的收集,鉴定,保管,统计,检索,利用,编研等工作,都必须使用档案检索工具。10、构成立档单位的条件有哪些？答:一就是能独立行使职权,并能以自己的名义对外行文。二就是一个预算会计单位或经济核算单位,可以编制预算或财务计划。三

14、就是设立管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。11 什么样的文件可以转化成档案呢？答:答:文件转化为档案需要具备以下条件:;(1)文件必须完毕(或叫处理完毕),即完成了文书处理程序;(2)文件需对日后实际工作与科学研究等活动具有一定查考利用价值;(3)文件需按照一定的规律保存起来,即把文件按照一定的程序与条理集中保管起来。12 档案的销毁制度包括哪些内容？66-67答:档案销毁就就是把经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。为了便于机关领导人审查批准应销毁的档案,必须编制档案销毁清册。档案销毁清册的封面的项目有全宗号,全宗名称与立档单位名称,编制档案销毁清册的单位名称与编制日期等。档

15、案销毁的登记项目有顺序号,案卷或文件的题名,起止日期,号码,数量,原保管期限,销毁原因,备注等。档案销毁清册一式两份,一份送有关领导审查批准,一份留档案馆(室)保存。在报送档案销毁清册的同时,应附上销毁档案的简要说明。以档案馆(室)的名义向有审批权力的部门领导写出简明的局面报告,提出申请批准销毁档案的请求, 报告的附件就是销毁清册与销毁档案的简要说明。准备销毁的档案在未批准前应单独保管。13、档案保管期限有几种?如何具体划分?答:档案保管期限分永久好,定期两种:(一)永久保管的文书档案。永久就是指反映机关主要职能活动,中心工作与基本历史面貌的,对本机关工作,国家建设与历史研究有长远利用价值的文

16、件材料,以及在维护国家,集体与个人权益等方面具有永久凭证价值与文化价值的各种文字,图表,声像等不同形式的文字材料,定为永久保管。永久保管的文书档案分八类:1、本机关制定的法规政策性文件材料;2 本机关召开重要会议,举办重要活动形成的主要文件材料;3 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;4 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复与请示,重要的报告,总结,综合统计报表等; 5 本机关的机构演变,人事任免等文件材料;6 本机关房屋买卖,土地征用,重要合同协议,资产登记等凭证性文件材料;7 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;8 同级机关,下级机关关于重要业务问题的来函,请示与本机关

17、的复函,批复等文件材料。(二)定期。定期保管的文书档案就是指在一定时期内,本机关进行工作,总结经验有参考利用价值的材料。定期保管的文书档案分为九类:1 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料; 2、 本机关召开会议,举办活动形成的一般性文件材料;3、 本机关人事管理工作中形成的一般性文件材料;4、 本机关一般性事务管理文件材料;5 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复与请示,一般性工作报告,总结,统计报表等;6 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;7、上级机关与同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;8、同级机关,下级机关关于一般性业务问题的来函,请示与本机

18、关的复函,批复等文件材料;9、 下级机关报送的年度或年度以上计划,总结,统计,重要专题报告等文件材料。14、利用职能分类法对电子文件进行分类一般包含几个步骤？答:三个步骤。1、建立职能分类方案,制定电子文件分类方案;2、在业务系统与电子文件管理系统中配置职能分类方案与文件分类方案;3、对电子文件进行分类。15 分发的原则与要求就是怎样的？原则有:批准分发的原则;既定分发的原则;“三主优先”的原则。(6 分)要求有:要履行发文登记手续;要即使分发文件;要注意保密;要严格按分发范围分发。16、零散文件的整理程序有哪几个步骤？P199答:整理积存零散文件的工作程序,可以分为以下七个步骤: (1)区分

19、全宗;(2)全宗内档案的分类;(3)立卷;(4)检查案卷质量与确定案卷保管期限;(5)案卷的加工整理;(6)案卷排列与编号;(7)案卷目录的编制。17、主题词有何特点？在拟定主题词时,除了要体现其特点外,还要注意什么？主题词有主题性、类别性与层次性的特点。在拟定主题词时,除了要体现主题词的特点之外,还要做到:(1)选择最准确的词或词组;(2)注意主题词之间的排列顺序;(3)要参照国务院公文主题词表拟定。18、什么就是档案编研工作,档案编研工作的内容有哪些？答:档案编研工作就是档案部门根据馆(室)藏档案与社会需求,在研究档案内容的基础上,编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。档

20、案编研工作的内容就是相当广泛的,主要内容包括: 1、编写参考资料。包括大事记、组织沿革、基础数字汇编等。 2、汇编档案文件。通过对档案原件的收集、挑选、加工、编排,汇编成书,向利用者提供的就是与档案原件内容一致的文献资料,有很强的真实性、可靠性。现在大量公布的历史档案选编、选集,现代文件汇编,政策法规文件汇编都属于此类。3、参与编史修志。档案部门利用自身优势,参加编修地方志、专业志、厂志, 编写地方史或机关、企业发展史就是充分发挥档案作用的重要途径。4、撰写论文专著。撰写学术与专题论文等。20、什么就是档案工作,档案工作的内容有哪些？答:档案工作就是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。

21、它的基本原则就是实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。它的内容有:一、增强服务意识,提高服务水平,争取领导重视;二、综合利用各种资源,实现档案现代化管理;三、加强教育培 训,提高管理人员综合素质;四、提高档案的利用率。一、填空题:1、文书立卷归档就是 文书部门 的任务,它就是 文书工作的终结,又就是 档案工作 的起点。2、档案管理学中的档案整理指 狭义的整理。3、档案整理工作的内容主要有:区分全宗、 全宗内档案分类 、立卷、 案卷排列 与编制案卷目录。4、文件之间的历史联系,主要表现在来源, 时间 、 内容 与 形式 等几个方面。5、我国档案全宗的类型,按形成

22、全宗的单位与全宗内容的性质,分为 机关组织全宗 与 个人全宗 ;按全宗的范围与构成方式,分为 独立全宗、 联合全宗 、 全宗汇集 与 档案汇集 四种。6、全宗从其形成者角度瞧有 组织 与 个人 两大类, 组织全宗 就是全宗的主体部分,在现实中占绝大多数。7、全宗编号的方法主要有 大流水编号法、 体系分类编号法 与 分类流水编号法 。一般情况下,采用 大流水编号法的档案馆居多,总体效果也较好。8、全宗内档案的分类方法,按其构成方式,分为 单式结构分类法 与 复式结构分类法 两种。9、立卷改革的推行以“ 简化整理 、 深化检索 ”为宗旨。10、档案库房建筑应遵循 适用 、 经济 、 美观 的原则。

23、11、档案全宗介绍就是整个全宗指南的主题,介绍方法可分为 逐个介绍 与 综合介绍。12、人事档案就就是国家在 用人治事 ,以及 处理与人有关的事情时所形成的文件材料。13、会计档案的保管期限,根据其特点分为 永久与 定期两种。14、电子文件就是 内容、 结构与背景这三个要素的统一体。15、电子文件的 信息存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质。16、电子文件的四个最基本的质量目标: 真实性 、 完整性 、 可读性 与 可用性 。17、电子文件的形成就是对电子文件从无到有的过程的统称,一般包括创建、流转与传输三类活动。18、电子文件的分类有 实体分类与 信息分类两种。19、电子文件的归档方

24、式有两种: 物理归档与 逻辑归档。二者之间的区别在于归档前后电子文件的存储位置就是否改变。20、电子文件的归档时间分 实时归档与 定期归档两种。21、电子文件的移交进馆主要有 介质移交与 网络移交 两种,目前以 介质移交 为主。22、档案实体管理的内容主要包括档案的 收集 、 整理 、 鉴定 、 保管 与 统计 。23、档案实体管理就是 手段,而档案内容信息的开发利用就是目的。24、档案实体管理的主要方法就就是 历史的方法。25、鉴定档案价值的方法主要采用 定性分析与 综合的方法。26、档案保管期限表的结构,包括 顺序号 、 条款 、 保管期限、 附注 以及 说明 等部分。27、 科学性 、

25、实用性 、 可操作性就是评价档案保管期限表优劣的重要标准。28、档案的收集就是 接收、 征集档案与有关文献的活动。29、档案馆作为国家永久保存档案史料的基地,应当确立“ 档案为主 、 资料为辅 ”的馆藏建设政策。30、馆藏结构以形成的历史时期划分为 古代档案 、 近代档案 、 现代档案。31、馆藏结构按档案内容可以划分为 文书档案 、 科技档案 、 专门档案 与 人物档案 。32、档案统计工作的进行,基本上可以分为三个步骤; 选定档案统计指标 、 进行档案统计调查 、 档案统计资料的整理与统计分析。33、档案统计调查的基本形式主要分为 统计报表 与 专门调查两种形式。34、全宗单由三个主要部分

26、组成: 全宗的一般情况将介绍 、 未编目档案 与 已编目档案 。35、检索效率通常采用 查全率与 查准率两个指标来衡量与表示。36、档案检索语言由词汇与 语法组成。37、中档法的标记符号采用 汉语拼音与 阿拉伯数字相结合的混合号码制。38、著录格式有两种类型,一种为 表格式,一种为 段落式。39、在档案著录中对 档案内容 进行分析与选择,并赋予其规范化 检索标识 的过程,称为档案标引。40、主题词的组配,一般有 概念限定组配与 概念相交组配两种。41、档案馆指南就是以 文章叙述 的方式,全面概要地介绍档案馆 所保存档案情况 的一种工具书。二、选择题:1、在统计分析中,运用较多的就是 B方法。A

27、、静态分析 B、动态分析 C、逻辑分析 D、历史分析2、档案检索语言就是一种专用的 D语言。A、智能 B、计算机 C、功能性 D、人工3、中国档案主题词表由主表(字顺表)、A、范畴索引、首字笔画检字表与附表、附录组成。A、词族索引 B、主题词索引 C、关键词索引 D、标题索引4、中国档案主题词表的范畴索引,就是将主表中的全部主题词分为 A个一级类目,103 个二级类目,37 个三级类目。A、20B、30C、40D、455、档案部门一般采用C著录格式。 A、文本式 B、古典式 C、表格式 D、现代式6、标引工作按照检索体系区分为分类标引与 D。A、人工标引 B、机器标引 C、浅度标引 D、主题标

28、引7、档案标引的质量指标,有A、专指度与一致度。A、网罗度 B、网络度 C、全面度 D、准确度8、按照国家标准文献主题标引规则的规定,主题因素分为五种,主体因素、A、位置因素时间因素与文件类型因素。A、通用因素 B、客体因素 C、关联因素 D、内容因素9、档案检索工具在档案管理中的作用具体表现在三个方面,D、交流作用与管理作用。A、分类作用 B、综合作用 C、对比作用 D、桥梁作用10、以纸张为载体的检索工具有两种形式,A与书本式。A、卡片式 B、账簿式 C、机读式 D、表格式11、会计档案与其她类型的档案相比较,有广泛性、 A、稳定性的特点。A、严密性 B、严肃性 C、保密性 D、开放性12

29、、会计档案保管期限中的永久保存为D 年以上。A、30B、40C、45D、5013、作为文件家族的新成员,电子文件与其它类型文件的区别在于 D 与载体形式的不同。A、存储方式 B、产生方式 C、来源渠道 D、记录方式14、在电子文件管理系统中, C处于中心位置。A、数据 B、硬件 C、管理系统(主要就是软件)D、数据管理人员15、 A的创建就是指在计算机系统中拟制文件或接受外单位的来文的过程。 A、电子文件 B、文本文件 C、数据文件 D、电子数据16、标引的网罗度又称穷举度,就是指标引工作中确认档案所有 D的程度。A、目录 B、索引 C、内容 D、主题17、大流水编号法,又称顺序流水编号法,即

30、一个档案馆对其所有全宗按进馆顺序用 B由小到大顺序编号。A、阿拉伯数字 B、自然整数 C、有理数 D、罗马数字18、复式分类法即在全宗内将两种分类方法结合使用。通常由年度与组织机构或问题分类法联合构成B分类方法。A、三种 B、四种 C、五种 D、六种19、A就是对档案的内容与形式特征进行分析选择与记录。 A、著录标引 B、档案标引 C、主题标引 D、分类标引20、D检索工具就是以特定的编码形式将档案的内容与形式特征存储在计算机存储介质上由计算机识读的检索工具。 A、宿微式 B、卡片式 C、书本式 D、机读式21、在档案实体管理过程中应遵循C、全宗原则、有机联系原则以及保管与利用方便原则。 A、

31、有序原则 B、准确原则 C、来源原则 D、可续性原则22、面对数量众多,内容、形式、来源复杂多样的档案,要实施有序化管理,大体上可以归纳为历史的与B的两种方法。A、唯物 B、逻辑 C、发展 D、辩证23、优化档案馆(室)藏的标准,1、内容标准;2、A;3、层次标准;4、类型标准。A、结构标准 B、数量标准 C、种类标准 D、题材标准24、文件的平时收集工作包括 1、零散文件的收集 2、D;3、专门文件的收集。A、“体外”文件的收集 B、“循环”文件的收集 C、“缺失”文件的收集 D、“账外”文件的收集25、现行机关档案在本机关的保管的期限,机关档案工作条例、档案馆工作通则规定为省级以上机关将永久保存