某工具制造公司外贸管理系统方案及报价

1、解决方案说明书工具外贸管理系统解决方案说明书文件状态：文件标识：2008-9-4 草稿当前版本：V1.0 正式发布作者： 正在修改完成日期：2008-9-4第一章引言1.1客户需求本系统主要是针对外贸各环节的需求，实现对客户、供应商、产品资料及销售记录的统一管理，并具备一定的数据分析统计功能。系统需要实现的功能如下：产品资料管理、供应商资料管理、客户资料管理、订单及P/l （B/C）的生成及管理、有一定的查询和数据分析统计功能，具体分析如下：一产品资料管理需要实现的具体功能如下：1产品资料录入；具体的产品资料包括（产品编号、产品品名、单位、成本、包装数量、外箱尺寸、20 & 40装 柜数量及对

2、应的单位、 净毛重及重量单位、 HS NO.、UPC NO.包装方式及信息、 产品描 述等）2产品资料索引、修改及维护功能；3产品资料库的导入/导出；二供应商资料管理需要实现的具体功能如下：1供应商资料的录入；具体资料信息包括（供应商编号、公司的中英文名字、公司地址及英文地址、负责人联系电话及联系联系方式、联系人联系电话及联系方式、公司银行账号信息（银行中英文名称、银行地址的中英文名称、账号、户名、SWIFT CODE ）、公司印鉴卡留底、公司产品范围及规模等）2供应商资料索引、修改及维护功能；3供应商资料库的导入/导出；三客户资料管理需要实现的具体功能如下：1客户资料的录入；具体资料信息包括

3、 （客户编号、 公司的中英文名字、公司地址及英文地址、负责人联系电 话及联系联系方式、联系人联系电话及联系方式、 公司银行账号信息（银行中英文名称、 银行地址的中英文名称、账号、户名、 SWIFT CODE ）2客户资料索引、修改及维护功能；3客户资料库的导入/导出；四报价单的生成及管理需要实现的具体功能如下：1根据不同的客户及报价单格式的不同需求，生成相应格式的报价单；2能够实现报价单内报价计算公式；五P/I （B/C）及订单的生成及管理需要实现的具体功能如下：1根据商定好的相关信息生成P/I （B/C）；（包括：对产品相关资料做即时修改、产品订单数量、价格条款、付款条件等）2根据商定好的相

4、关信息生成LOCAL订单；（包括：对产品相关资料做即时修改、产品订单数量、价格条款、付款条件等）3. 生成利润分析表；4. 对订单的出货状况做记录（货物出货情况、船期信息、货款的支付及收入）；5. 根据订单制作 SHIPPING DOC. （ PACKING、INVOICE）6. 订单索引功能；7. 订单的统计及数据分析功能；比如：年TOTAL销售额的统计，利润的分析统计等； 六产品销售记录的索引即，可以凭产品的编号查处产品在近一年的销售数量、单价、金额、年TOTAL金额、供应商信息、BUYER信息、时间等）七产品历史价格查询能够查出产品价格变化趋势，至少最近的两次价格记录。主要是针对供应商的

5、采购价格；八财务功能?九权限设置系统需要有不同级别的权限用户，主要分类如下:高级用户（可以对系统的任何一个部分做管理）产品用户（可以对产品信息做管理，可以实现功能一，二，七）SHIPPING用户（可以整理SHIPPING相关资料,利用订单的索引功能，制作 shipping文件）财务用户（可以对相关财务信息做整理）系统要求有网络功能，即能够实现服务器跟客户端的即使信息沟通。1.2文档读者软件客户、软件需求分析人员、软件设计及开发者和相关的测试人员。1.3参考资料软件设计文档国家标准 _GB8567-88软件开发技术规范 2005版项目管理规范2005版1.4术语与缩写解释缩写、术语解释组件实现了

6、某个或某些功能的独立的代码块或者程序包Tag页面标签Js, VbsJavaScript， VBScriptXML可扩展置标语言 XML (Extensible Markup Language)MVCModel-View-Co ntroller 三层架构模式设计模式包括创建模式、结构模式、行为模式等，本文中主要应用于逻辑层组 件的类设计中第二章功能需求2.1系统流程以下为外贸系统标准模块业务流程1.主要评审流程：1 在批苴拟生效2.外贸流程控制点：增? 全局查看人员:该角色可查看公司所有模块相关内容。? 部门查看人员:该角色可查看部门所有模块相关内容。公司主管人员:该角色负责公司所有模块管理。部

7、门主管人员：该角色负责部门所有模块管理。? 评审人员：该角色涉及相关模块的评审流程。? 核销单管理人员：该角色负责核销单相关模块职责，如核销单分配、 核销单管理、进口核销单登记及相关的查询统计。? 手册管理人员：该角色负责手册相关模块职责，如手册申请、手册管 理（核销预警）、手册统计。? 财务管理人员：该角色负责财务相关模块职责，如付款管理、收款管 理、发票登记，出口退税，进出口核销单、购汇、进口信用证管理等。? 进出仓管理人员：该角色负责进出仓相关模块职责，如进仓登记、出 仓登记、仓库月报表及查询。? 信用证管理人员：该角色负责信用证相关模块职责，如出口信用证登 记、出口信用证议付登记、进口

8、信用证管理。? 系统管理员：该角色负责所有模块的分配、系统管理，基础设置，数 据库备份等。? 超级用户：整个系统管理。数据流程外贸业务管理信息系统的数据处理以外销合同作为主线，以业务员作为业 务处理主体。1.系统数据处理流程：2.代理项下出运 系统试运行中，由于目前系统设置必须先评审，后出运；先完成出运通知, 后领取核销单，部分代理项目出运后再进行补外销合同。拟对代理项下出运如下处理：需与委托方签订代理协议，并经评审通过。按照规定提供代理协议编号、出运发票编号后，允许办理出运，事后可 以补外销合同。224.2出口业务报价单?报价单的形成?报价单的货物成本自动计算?实现报价列表的输入、输出、打印

9、和归档等功能。代理协议出口代理协议，代理协议应按照公司统一编号和规范文本制作，输 入委托人，结算方式等协议内容。补充增加的内容可以补充条款方 式列入。代理协议经公司领导审批生效后，可作为代理项下出运领 取核销单的依据，并以此补办外销合同的输入评审。可制作、打印 对应代理协议形式发票（类似于外销合同）外销合同及合同评审（一般外贸合同、进料、来料加工合同）?自动编号（默认一个最大的号码）?外销合同的形成。?预估盈亏的自动计算换汇成本（评审时提供预算表，即业务结算 单）?对外销业务的换汇成本进行管理和锁定?合同状态的改变?对应评审记录的查看?客供辅料的录入外销合同具有唯一编号，并且必须由经办业务员自

10、行输入。 根据贸 易性质分为“一般贸易和进料加工”、“来料加工”两大类，输入相 关内容后，可提交评审，通过后作为履约依据。评审流程保持公司 领导审批。可制作、打印对应外销合同?合同登记表（目录索引）购销合同?购销合同的形成?合同状态的改变?对应评审记录的查看?增加附加条款购销合同，是业务部门根据已经生效的外销合同采购出口商品的合 同，经部门经理审核生效。可打印对应购销合同。如果有备货情况 做开关选择，可以没有外贸合同对应。出运通知?出运通知的形成?出运类型设置（信用证或非信用证）?选择性自动生成所需单证出运通知，根据生效外销合同内容，按照具体出运制作，并提供出 口发票编号作为领取核销单的依据。

11、 允许多合同一次出运。出运明 细货物必须注明HS编码。允许提供生效的代理协议、发票编号后， 领取核销单。可生成、打印报关单、发票、装箱单等出口单证。224.3进口业务进口代理协议进口合同?进口合同的形成?对应评审记录的查看进行进出仓管理224.4单证中心外销发票?自动编号（默认一个最大的号码）?外销发票的形成?根据外销发票的三种不同用途提供相应录入界面以及打印形式。 装箱单?提供由出运通知生成的初始装箱单据?可根据实际装箱情况进行相应修改报关单?提供由出运通知生成的初始报关单据?可根据实际报关情况进行相应修改?报关货物明细汇总?生成报关委托书代理报关委托书?提供由报关单生成的初始代理报关委托书

12、?可根据实际报关情况进行相应修改出口货物委托书?提供由出运通知生成初始出口货物委托书?可根据实际情况进行相应修改各银行汇票?中行、招行、建行等2.2.4.5贸易管理信用证登记管理?登记信用证信息? 进口信用证登记工作，核销有预警业务员信用证查看?查看信用证信息核销单购买登记核销单管理，根据部门网上提供的发票编号，发放核销单，自动在对应出运 通知上标注对应核销单编号?登记核销单购买记录：其中一部分登记为上海为出运回岸进行备 份，之后修改?已登记核销单购买记录列表?核销单清单记录列表核销单管理?核销单查询?核销单的领用，核销，注销。核销单申请?登记领用核销单申请记录，一定要提供发票号，可以手动分配

13、。手册申请?手册申请信息记录登记?对应进口料件明细，出口成品明细，进口料件明细单耗的编辑?对应明细的打印手册管理?手册的核销确认管理224.6统计分析业务员情况统计各业务员的销售情况统计Page 15 of 14创汇月报表海关统计数比较国家地区分布情况成交出运分析已成交未出运核销单统计交单率统计224.7资金管理进行网上费用和货款申请和审批收汇水单认领与拆分付汇，收款，付款进行登记对收汇、付汇、收款和付款等进行查看224.8基础信息见客户需求分析2.2项目非功能性需求第一节用户界面需求需求名称详细要求统一性页面的风格必须统一灵活性页面的局部色调的风格可以通过CSS灵活设置美观性界面要求美观、实用第二节软硬件环境需求软件需求详细要求操作系统适应windows 2000/2003 操作系统（推荐 2003）数据库系统SQL Server2000应用服务器Microsoft IIS 4.0客户端IE6.0硬件需求最低要求应用服务器CPU 4G 1G 内存数据库服务器CPU 4G 1G 内存客户端CPU 1G ,