企业档案知识的特点及管理目标

1、显然在从现在来看， 档案又有过去积累下来的和今后将产生的， 管理时其需求是不同的。本文从过去和未来档案知识的特点， 利用知识管理的思想和方法， 探讨档案知识管理应走的道路。1、过去企业档案的类型及特点过去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、知识型三种，且各自有一定特点，也有一定关系，这是 我们在考虑档案知识资源管理必须认真对待的。1.1 数据型档案所谓数据型档案是对事 ( 或物) 实际事实的记录。例如，财务凭证档案、物品材料变动记录档案。这类档案，有以下特点： (1) 过去的都是纸质凭证； (2) 各凭证即 使按类别分开，各数据项也很难规范统计； (3) 这种档案的量很大， 基本上是做为“历史

2、”记载。在考虑管理时， 这类型档案转化成信息和知识的难度很大， 所以 仍然要独立管理，即按照“历史”记载的思想进行管理。1.2 信息型档案所谓信息型档案，就是对事 (或物) 实际过程的记 录。例如：会议纪要档案、重要事件记录、文件档案，客户往来帐目 文件档案，质量陈述文件档案等。这类档案，有以下特点： (1) 过去的都是纸质文档； (2) 有些文档 可以转成电子文字型，有些只能扫描成数字图片型； (3) 档案量也是 很大的，有些可以作知识资源上升其管理，如会议纪要、重要事件记 录等，有些则只能做为“历史”存档。1.3 知识型档案所谓知识型档案就是对事 ( 物)及其运行规律认识( 或下结论 )

3、的文档资料。如：科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、 部门工作总结等。这类档案，有以下特点： (1) 过去的大多是纸质文件； (2) 有些文 件可转换成电子文字型，有些也只能扫描成数字图片型； (3) 档案量 也很大，但都是知识资源管理的主要内容。1.4 各类型档案对管理的要求从以上各类型档案的分类分析，可 以归成以下几种形式的文档： (1) “历史”数据型文档在管理时，按 照信息分类存贮、查询使用的方式进行管理 (2) 电子文字信息型文档 在管理时，也按照信息分类、存贮与查询方式进行管理 (3) 数字图片 信息型文档在管理时，可以按照知识资源管理方式进行管理 (4) 知识 型文档在管理时，

4、直接按照知识资源管理方式进行管理 2、今后企业档案的类型及管理特点由于今后的档案， 已经是在数字化、 网络化下 产生的，所以类型和管理较之以前的档案有很大变化 2.1 档案来源多 样化 (1) 按内外分，可以分为内部工作产生文档、对外收集的文档、 外部主动发给的文档等； (2) 从媒质形式分： 可以分为纸质、电子化、 数字化(3)从表达形式分： 可以分为文字、数据、图表、语言、图像、 视频 2.2 档案依然有数据型、信息型、知识型在今后，数据型主要产 生于生产物流系统和财务系统， 信息型主要产生于情报系统、 办公系 统。知识型的产生面就最广。今后的三种类型档案几乎都是数字化的， 并且是有规范的

5、， 所以在管理时可以遵循： (1) 数据型按照统计数学模型转化成信息型、知 识型文档进行管理一般来讲， 统计的数学模型必须依据管理者或需求 者规定的目标进行设计， 对数据定期或不定期进行统计， 形成信息型 文档。再对积累的信息型文档按专家委托分析手段进行汇总判断形成 知识型文档。(2) 信息型档案按照需求可直接应用，也可以转化成知识型文档 进行管理有些信息档案 (如客户信息 )就可以直接按文档看成是知识，进而按知识资源进行管理； 有些信息型档案 (如数据图表 )可按专家委托分析方法进行分析、 判断形成知识型文档， 再按知识资源进行管理。2.3 档案处理的个性化、专家化由于大多档案来源于专业人员

6、， 并都在网上形成或收集， 那么这些专业人员本身就是非常好的档案收 集者，只是收集整理时，还可能没有比较标准的规范化模板，因此， 档案管理者的任务之一是对档案来源进行规范化， 即提供给来源者以 填写的标准模板。专业人员按模板提交以后， 可以送达档案管理者， 也可以直接送 达档案管理者委托的审查专家进行审查。这样的处理解决了档案处理专业化的问题。2.4 档案应用的及时化未来档案管理的关键就在及时应用，尽快 产生效益。做到这一点，也并不难，首先就须按上节叙述管理方式，由专业 人员和专家委托方式快速整理，再根据档案知识多面性3、企业档案知识资源管理的目标经过前面的阐述和分析，我们已基本说明了档案知识

7、的特点和在知识经济时代管理的要求。但具体该如何推动与实施档案知识资源管理， 还需要有更明确的 目标定位。31、档案管理必须上升到知识资源管理作为方向性目标，这里我们重申企业档案管理的需求， 目的是要： 解决目前企业档案管理存 在的问题以前档案管理就是信息时代下的管理， 具有通常所讲的信息 时代档案管理的问题，即有：收集整理依然是档案管理者的事，这需 要大量的专业人才， 也需耗费大量的时间； 档案的分类仍然按过去的 档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯， 致使需要的人找不到， 或很难 找到与工作实际相关的信息；档案中有信息类、有数据类、也有知识 类，它们

8、的管理肯定是不同的， 但在信息时代的档案管理中都成了信 息，这是不对的； 信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革 命。通过知识资源管理， 不仅要解决以上问题， 还要做为知识管理的 的先导做出样板，推动企业各个部门的管理迈上知识管理的台阶。真正发挥企业档案知识的作用档案知识的作用， 归纳起来， 在知 识经济时代，应该发挥如下作用： (1) 决策支持“宝典”，即成为企 业领导或管理高层进行决策的最主要依据和最有效方法； (2) 岗位技 能“摇篮”， 即成为企业员工学习掌握岗位工作经验， 方法的最主要 来源； (3) 新品研究“跳板”，即成为每一个新产品研究中的最主要参考资料； (4) 企业竞

9、争“基石”，即让众多的档案知识成为具有知 识产权的企业核心竞争知识； (5) 企业历史“窗口”，即发挥传统的 档案记载“历史”的作用。以上作用， 特别是前四个作用， 正是企业实施知识资源管理提升 档案知识作用的初衷！ 3.2 企业知识资源管理要支持企业管理及其发 展战略任何管理都是企业管理的部份， 都要符合企业管理总体战略的 全局，企业知识资源管理也不例外， 但由于知识资源管理是深入到企 业各个环节的基础性管理， 那就应该在各个管理环节表现出它的基础 支持作用。支持企业人才战略企业担负着调整产品结构、 开拓扩展、 创新管 理的一系列重大发展，这个发展中最重要的是人才和人才培养。快速地、高质量地

10、培养出合格的专门人才是企业人才战略的核心 目标，而知识资源管理必须担负起培养内容 ( 专门企业技术与管理实 战知识，企业文化知识 ) 、培养方式、培养渠道支持的关键工作。支持学习型企业组织建设对中大型企业来说，再采取传统塔式、 计划审批式管理已经不能释放出广大员工的创造力， 而要建设学习型 组织，采用学习型组织管理的方式，实现员工自我调节。让员工向工作学习、向问题学习、团体学习，为实现愿景目标， 充分调动员工的创新能力。要实现或推动这个学习型组织目标的建设， 最主要的就是档案型 知识资源的及时支撑， 因为这些知识本身就来源于工作、 来源于实践、 来源于集体共同的智慧。而达到支撑学习型组织建设的

11、关键是知识资源要适合员工工作 实际，及时有效的提供，也及时有效地沉淀与规范。支持企业跨地区指挥管理今后， 一般的企业集团大多分布在多个 地区，这给各地区机构的指挥调度增加了难度、也会降低效率。能否让大家共享成功的方法， 共享失败的教训， 是提高管理效率 和管理水平的重要措施。做到这一点，最主要的是要求档案型经验知识资源的统一管理、 及时支撑工作。达到这种支撑的关键是要熟悉管理层的工作内容和过程， 适时地 把相关经验知识资源配备在工作者的面前。支持企业员工跨地区协同工作除了领导层、 管理层要共享知识以 外，多地区的工作既有分工、又有协作。而要达到良好的协作，关键就在于知识与信息的沟通。对此，知识

12、资源管理主要地将各地区工作情况、工作成果、工作 经验等知识统一管理共享起来， 并根据协作要求， 用知识资源构成及 时的协作空间，让大家在协作时，全面地了解和掌握相关知识和信息。3.3 知识资源管理要为今后企业的知识管理打好基础企业在未来 开展全面的知识管理是必然的， 而知识管理开始的前提是“有知识可 管”，因此，知识资源的管理的进展决定了知识管理启动的时间。但毕竟知识资源管理是知识管理的部份， 在建设和推动时应该协 调整体与局部的关系， 因此要求：知识资源管理要明确其地位和作用， 要留有充分地接口其实， 这从知识资源管理主要是显性知识管理的特点出发，就可以明确其在知识管理中的地位， 同时也要明

13、确它作为工 作支持的基础管理， 随着与工作结合的深度， 知识资源管理也就有其 发展的深度空间。知识资源管理要成为企业知识管理的先导先要“有知识可管”， 这是知识管理的前提，也就注定了知识资源管理的先导作用。但能否起到这个作用， 还是要看知识资源管理能否解决信息时代 档案管理的问题，并能否真正发挥出档案知识的五个作用。3.4 知识资源管理的具体目标具体上面概述了知识资源管理需求 的重要方面，但究竟该做什么？达到什么目标？还并不明确。这里，我们按照企业知识资源管理的特点要求， 分解列明为： (1)档案管理知识资源化、 信息化这表明，把档案 (包括数据型、信息型、知识型档案 ) 按照前述知识资源管理

14、的要求进行资源化、 信息化；(2) 知识资源及时支持领导决策这表明， 要把知识资源与领导决策工作结 合起来，让知识资源在领导进行决策时很容易获取， 很及时提供； (3)知识资源及时支持员工学习这表明， 要把知识资源与员工的入职学习、 岗位学习、深入学习结合起来，提供随时随地地学习的内容、渠道与 空间； (4) 知识资源及时支持员工工作这表明，要把知识资源与员工 的实际工作结合起来， 让知识资源在工作的不同环节、 不同程序上很 容易获取，很及时提供。同时，也让实际工作的成果和经验及时转换成知识资源； (5) 知 识资源管理 IT 平台化从上述目标也看到，知识资源管理必须依托 IT网络，用平台来实

15、现，并把平台引进到领导决策、员工学习和员工工作中；(6)知识资源管理的安全化即确保知识资源是安全的。(7)知识资源管理制度化这表明，知识资源管理的有效实施要有制度、机制加以保障，否则就会流于形式，导致失败。本文为word可编辑版,若不需要以下内容，请删除后使用，谢谢您的理(4)该实验的预期效果是：甲中的黄豆芽绿，乙中的黄豆芽原生生物的主要类群习题一、选择题桃花的下列结构中，经过发育最终成为果实的是(A、子房、子房壁胚珠受精卵呼吸作用的实质是(A、分解有机物，贮存能量、分解有机物，释放能量C、合成有机物，贮存能量、合成有机物，释放能量旱地里的农作物被水淹没后,要及时排涝,主要是为了促进(A、叶的

16、光合作用、叶的蒸腾作用C、根的呼吸作用、根的吸水农业生产中对农作物进行合理密植主要是为了(A、提高作物对水分的吸收、提高作物对土壤中无机盐的利用率C、提高作物的蒸腾作用、提高作物的光合作用下列关于光合作用原料的叙述中，不正确的是(A、光合作用的原料是二氧化碳、光合作用的唯一原料是二氧化碳C、二氧化碳和水都用于制造淀粉D、二氧化碳和水都是光合作用的原料晚上，将金鱼藻放在盛有水的试管中，将试管先后放在离白炽灯如下距离处，在相同时间内试管内产生气泡数量最多的是(A、10厘米B 、20厘米、30厘米 D 、40厘米贮藏蔬菜、水果要保持低温,这是因为(A、温度低，减少细菌病害、温度低，呼吸作用弱，有机物消耗少C、温度低，促进光合作用积累、温度低，蒸腾作用弱二、实验探究题1、下面是验证“绿叶在光下制造淀粉的实验”的具体步骤，请回答有关问题:把盆栽的天竺葵放在黑暗处一昼夜。用黑纸把一片叶的一部分的正面和背面盖住，然后移到阳光下，照射3小时4小时。剪下遮光的叶片，去掉黑纸。将叶片放在盛有酒精的小烧杯中，再放入大烧杯内隔水加热，叶片颜色逐渐由变成取出叶片，用清水漂洗干净。然后放在培养皿里，向叶片滴加碘液。稍停片刻，用清水冲洗