西安市xxxx学校档案管理办法及分类、保管期限

1、.学校档案管理办法（试 行）西安市学校20年月西安市学校档案管理办法（试行）第一章 总则第一条 为了加强学校管理，提高学校档案管理水平，有效保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法、西安市档案管理办法和西安市中等学校档案管理办法以及有关规定，制定本办法。第二条 本办法所称的档案，是指学校从事教学管理、党政及其他各项活动中形成的对学生、教师、学校和社会有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等文件材料。第三条 学校档案实行集中统一管理，应确保档案的完整、准确、系统、安全。学校任何部室和个人不得私自保存应归档的材料。第二章 档案管理机构与职责第四条 学校档案工作由学校及各级教育行政管

2、理部门领导，业务上接收同级和上级档案行政管理部门的指导和监督。第五条 学校设综合档案室，集中管理学校形成的档案，并在校长统一领导下工作。学校各部室设立兼职档案员，负责本部室形成文件的收集、整理和归档工作。第六条 学校综合档案室的职责（一）贯彻执行国家和省、市有关档案中作的法律、法规和规定。（二）制定学校档案工作的各项规章制度，并贯彻执行。（三）指导学校各部室做好文件材料的收集、整理、立卷和建档工作。（四）统一管理学校各种门类和载体的档案，开发档案信息资源，为学校各项工作服务。（五）做好学校档案的鉴定、销毁和统计工作。（六）确保学校档案的完整与安全，开展档案利用工作。第三章 学校档案管理人员第七

3、条 学校综合档案室设一名档案管理人员，档案管理人员应热爱档案工作，遵纪守法，按岗敬业，忠于职守，具备相应的科学文化知识及现代化管理技能和档案专业技术水平。第八条 学校档案管理人员变动时，必须对管理的档案进行交接。交接双方应当对保管的档案进行清点、登记、并办理交接手续。第四章 学校档案的收集与保管第九条 学校及各部室工作人员在职能活动中形成的应归档的文件材料，由各部室收集齐全，进行整理，定期交学校综合档案室集中管理，部分未完结事项的档案可适当延长归档时间，最长不能超过三年。应归档的档案任何人不得据为己有，不得丢失，不得自行销毁或拒绝归档。第十条 学校文件材料的归档范围参见西安市灞桥热电学校文件材

4、料归档范围和保管期限表。第十一条 学校各类档案的保管期限划分为永久、长期(30年)和短期（10年）三种，具体保管期限参见西安市灞桥热电学校文件材料归档范围和保管期限表。人事、基建、会计及其他专门文件材料的保管期限，按照国家有关规定执行。第十二条 各类档案材料的归档时间：（1）文书档案、教学档案、教师业务档案、学生档案按学年度进行整理，在次年九月底以前向学校综合档案室移交；（2）会计档案按会计年度进行整理；（3）教科研档案、基建档案、设备档案、声像档案和实物档案在完成后三个月内整理归档。第五章 学校档案的管理第十三条 学校综合档案室应对接收的档案进行分类、排列和编目，并定期对档案进行鉴定。对失去

5、保存价值的档案应列出销毁清册，按照国家有关规定予以销毁。第十四条 学校综合档案室应做好档案防火、防盗、防尘、防潮、防磁、防有害生物、防污染等安全防护措施。第六章 档案的利用第十五条 学校综合档案室保存的档案，主要供本校利用，其他单位或个人需持有合法证明材料和证件，经学校主管领导批准后方可查阅。第十六条 任何组织和个人在查阅档案时，不得在档案上涂改、损毁，不得伪造，未经批准不得抄录、复制和公布档案。第十七条 学校可根据实际情况，利用档案建立学校校展室（荣誉室）等。第七章 附则第十八条 本办法由西安市灞桥热电学校负责解释。第十九条 本办法自二0一0年九月起执行。；.西安市学校档案门类划分表序号类别

6、内 容形成部室1文书档案是学校、党、政、工和各部室及个人在学校各项活动中形成的，对学校、学生、教师和社会有保存价值的文字、图表、簿册等各种形式的历史记录。学校各个部室2教学档案是学校师生在教学活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、簿册等教学文件材料校长室、教导处、大队部、实验室、体卫室3教师业务档案是教师个人在校内外从事教学、教学研究、教学改革等活动中产生的，能够反映教师本人教学业务水平、教学工作能力和教学劳动成果的文件材料教导处4学生档案是详细反映学生在校学习期间德、智、体、美劳等情况的真实记录教导处、大队部、体卫室5科技档案是学校教职工进行科研、基建、设备仪器管理等活动中形成的具有保存价

7、值的文件材料、图表、照片等科技文件材料教导处、总务处6财会档案是学校在经济业务中产生的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计专业材料财务室7人事档案是学校在劳动人事工作中形成的，记述和反映教职工经历与德、才、学、识等表现情况的，以个人为单位集中保存进来的文件材料的集合体对应人事工作部室8声像档案是通过照片、录音带、录像带等形式记录学校管理、教学教研、开展各项活动的资料学校各个部室9实物档案是学校在各项活动形成中的，不能取代的以不同形式反映信息情况的一个个具体物品学校各个部室10电子档案通过光盘、硬盘等形成保存的关于学校管理、教学教研及开展各项活动的数字文件资料学校各个部室西安市灞桥热电学校文件材料

8、归档范围和保管期限表（草稿）一、文书档案归档范围和保管期限表类别序号归档范围期限形成部门党支部1本校支部会议记录、纪要、重要的汇报材料、安排、总结等。永久2本校党员花名册、党员及党组织情况统计报表。永久3本校关于党组织建设等工作的请示与上级的批复。重要的一般的永久长期4本校被评为区县级以上先进集体或个人的各种材料。永久5党员的处分材料。性质严重的性质一般的永久长期6本校党支部关于党员思想政治教育工作的文件材料。重要的一般的永久长期7党员组织关系转入、转出介绍信及存根。永久8党费收据存根、外调介绍信存根。短期9本校党支部换届选举文件材料永久10本校党支部干部任免文件材料永久11本校发展新党员、批

9、准入党、预备党员转正材料永久工会1本校工会工作报告、总结、换届选举结果。永久2教代会文件材料。（1）通知、工作报告、总结、决议、领导讲话、选举结果批复。（2）代表讲话、小组记录、贺信。永久短期3工会会员名册及各种统计表。永久4上级本校工会下发的文件材料。重要的一般的永久短期5工会开展文娱活动及福利待遇等文件材料。短期办公室1本校校务会、全体教职工会议记录。永久2本校工作计划、总结、汇报材料。永久3本校教职工花名册、岗位设置、年度报表。永久4本校成立、合并、撤销、更改名称、启用印章、校址变迁、人员编制、内部机构设置等文件材料。永久5本校领导干部任免职务的报告、批复。永久办公室1上级机关制发的属于

10、本校主管业务的文件材料重要的一般的永久长期2本校制订的规章制度、公约、岗位职责。永久3本校的历史沿革、大事记、反映校主要活动剪报。永久4创建等级校、示范校的批复、通知、申报材料等。永久5本校的重大活动（校庆、教师节）形成的文字材料（1）请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话（2）交流材料、代表发言材料、贺信、来宾签名等。永久短期6职称评定工作会议记录、专业技术职务申请报表及申请附件材料、上级主管部门的批复永久7评选先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料区县（含）以上表彰、奖励的区县以下表彰、奖励的永久长期8教职工转正、定级、调资等材料9教职工聘用、聘任、调动的介绍信及存根、工资关系、更改工

11、作时间、离退休职务、抚恤、死亡等文件材料永久10职工日常工作量化考核汇总表短期11职工出勤、学习考勤统计短期总务处1校总务工作计划、总结、报表长期2上级机关下达的经费、基建计划的批复长期3校总务有关计划、总结短期4固定资产管理（登记、统计、核查清算、交接）等文件材料重要的一般的永久短期5校财产、住房、与外签订合同永久6上级机关制发的属于本校主管业务的文件材料重要的一般的永久长期二、教学档案归档范围和保管期限表类别序号归档范围期限形成部门教学管理类1上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件材料。重要的一般的永久长期2本校制度教学计划、课程设置材料3本校关于招生、毕业等方面的计划、规定、办法文件材

12、料重要的一般的永久长期4本校关于综合性教学文件材料重要短期永久短期5学校关于招生计划、简章、新生名册、总结报告长期6学校颁发的教学计划、方案、大纲永久7学校自制自编、主编教材正本及教材使用目录长期8学校制发的课程安排表、进度表、典型讲义、教案、各种考试题长期9师资培训的计划、考核、进修等文件材料长期10教学教研经验总结材料长期学籍管理类1入学通知书短期2学籍表永久3学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）的材料重要的一般的永久长期4毕业证书登记表永久5毕业生登记表永久师资管理类1上级教育行政部门、学校关于教师思想品德、教学能力、业务水平考核材料重要的一般的长期短期2上级教育行政部门关

13、于教师工作的考评、工作量的规定及执行情况重要的一般的长期短期3学校关于教师继续教育、离职进修、在职培训、聘请教师的文件材料重要的一般的长期短期4学校关于班主任工作计划、总结短期学生教育类1上级机关制发的属于学校政治思想教育工作的文件材料重要的一般的长期短期2学校少队工作计划、总结；德育工作计划、总结长期3学校对学生进行政治思想品德、法制、纪律、安全等方面教育的文件材料主要的一般的长期短期4学校评选的三好学生、优秀学生干部、先进班集体名单、登记表及事迹材料市级以上的区级以下的长期短期5学校对学生的处分、通报材料长期6学校开展德育活动的文件材料重要的一般的长期短期7各年级、班的考评记录短期文体卫生

14、类1上级机关制发的学校文娱、体育、卫生保健工作的文件材料重要的一般的长期短期2学校关于开展文娱、体育、卫生保健工作的计划、安排、总结长期3学生体检表、健康情况及视力调查表及体质调研分析材料长期4学校开展文娱、体育、卫生保健活动的文件材料重要的一般的长期短期实验教学类1学校实验室建设情况登记卡长期2教师演示实验登记表、统计表短期3学生分组实验登记表、统计表短期4学科实验一览表短期5学校理科实验汇总表短期教研成果类1学校或教师编写的教材、教学参考资料及其手稿、定稿印本长期2学校及教师自制的教学仪器、教具的图样和使用说明等长期3学校编印的教学研究工作刊物、简报长期4教师译著的教学文章、教学参考资料、

15、进口教学仪器使用说明等长期5教学评优和公开教学的教案、评议记录长期6学科教学改革专题及成果7教师提出的并被学校或上级教育部门所采纳的教改方案、建议8教师撰写的并被有关会议或报刊上发表的教（改）文章、论文、书刊等重要的一般的长期短期教材资料类1学科教学大纲永久2学校采用外来教材的目录、简介及教学挂图长期3学校的教学标本、各类教具及图样、说明永久4学校聘请专家、教授来校讲学、讲演的讲稿、讲义等永久三、教师业务档案归档范围及保管期限表类别序号归档范围期限形成部门教学经历类1专任教师资格证长期2教师教学经历卡长期业务工作类1教师工作情况记录卡长期2班主任工作记录卡长期3教研组长或年级组长记录卡长期4教

16、师的观摩教学、实验课、最佳课、评优课教学的典型教案、讲评记录等长期业务考评类1教师工作考核表长期2学生评议情况综合表长期3学校及教育部门对教学工作的评讲、评比情况鉴定（表彰）材料长期4教师的专业课考试、考核成绩长期业务成果类1教师提出的并被学校或上级教育部门所采纳的教改方案、意见等长期2教师自身参加教学工作的演示、讲演评比活动所获得的证书、奖状等长期3教师参加各类教学研究活动的经验材料、学术论文(论著）、证书等长期4教师自编的教材、讲义（稿）教学参考资料长期5教师自拟的并被学校采用的考题长期6教师在有关报刊上发表的有关教研（改）方面的文章、论文、照片等长期其他材料1教师参加培训的材料长期2教师

17、参加教学工作以外的其他学术活动的公开发表的论文、所获得的证书等长期3教师参加科技（研）活动的发明创造及其鉴定材料长期4教师自编的科普读物等长期四、学生档案归档范围类别序号归档范围期限形成部门1学生学籍表2小学生体检检查表3学生花名册4学生人数统计表5成绩册6本校学生参加各种竞赛活动的获奖名单及获奖作品学生干部名册五、科技档案归档范围及保管期限表类别序号归档范围期限形成部门科学研究类1学校（教师）关于科研、专业技术方面的学术论文、论著等重要的一般的永久短期2学校或师生员工创作的并在区县以上展览或获奖的科技作品包括技术图样、技术鉴定、使用效果、推广使用报告和奖励证书等永久3学校（教师）编写的科普读

18、物长期基本建设类（按国家有关规定执行）1学校校园（舍）概况（既校舍建设的沿革）2学校校园（舍）的平面图3学校配套项目一览表4学校基本建设规划、建筑项目建议书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书、计划任务书5工程设计图、设计评价、鉴定及审批材料6学校征用土地的报告、土地管理部门批准的批复及红线图、拆迁、补偿协议书7工程承包合同、协议书、招标、投标文件、施工执照、水暖、电供应协议书8施工图样、施工合同、协议、重要方式记录（地下情况、隐蔽工程）9材料验收合格证、材料化验报告、重要实验记录、报告、设备安装调节器试记录10项目竣工验收报告、全套竣工图样（土建、管道、电气、工艺

19、布置等）、项目质量评审材料、工程现场声像材料、竣工验收会议决议文件11设计更正单、通知单12重要的大修、加固、改建、扩建等过程上形成的有关文件材料和图纸13架空、地下管线图14学校房地产契约、移交书、公证书设备仪器类1学校购进的设备以及各种教学仪器随机的各种文件材料设备操作、安装、维修手册、说明书、技术数据等专用工具目录、易损易磨件图表、工具制图等合格证、装箱单等永久长期短期2学校自行研制的教学设备、仪器、教具等的制作（造）图和设计、制作说明等在区县以上展览和获奖的或被有关部门鉴定批量生产的在学校教学中应用并取得一定教学效果的永久长期3各种设备、仪器在使用维修（护）中形成的记录材料长期六、会计

20、档案归档范围及保管期限表（按国家有关规定执行）类别序号归档范围期限形成部门会计凭证类1学校各种预算会计原始凭证和记账凭证2学校经费日记账3学校经费总账4学校经费明细分类账5学校现金出纳帐、银行存款帐、对账单6学校固定资产明细账（卡片）（报废清理后保管5年）财务报告类1学校年度财务决算表2学校季度、月报表其他类1会计移交清册2会计档案管理清册3会计档案销毁清册4教职工工资册七、人事档案归档范围及保管期限表（按国家有关规定执行）类别序号归档范围期限形成部门1履历材料2自传材料3报告个人有关事项材料4考核、考察鉴定材料5审计材料6学历学位材料7培训材料8职业（任职）资格材料9评（聘）专业技术职称（职

21、务）材料10政审材料11更改姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料12党、团组织建设工作中形成的材料13表彰奖励材料14涉纪涉法材料15招录、聘用材料16任免、调动、军人转业（复员）安置、退（离）休材料17辞职、辞退、罢免材料18工资、待遇材料19出国（境）材料20党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料21健康检查和处理工伤事故材料22治丧材料23干部人事档案报送、审核工作材料24其他材料八、声像档案归档范围类别序号归档范围期限形成部门党政工作类1记录本校主要职能活动和重要工作成果的声像资料2上级机关、上级领导检查、视察本校工作时形成的声像材料3本校组织或参加的外事活动的声像材料4记录本校重大事件、重大活动的声像材料5本校历届领导班子成员照片6本校获市级以上表彰的各种声像材料7本校拍摄的专题片教学活动类1学校开学典礼、毕业典礼的声像材料2学校师生在教学实践中形成的声像材料3学校师生参加校内外举办的学科竞赛、比赛活动的声像材料科技产品类1学校自行研制的教学设备、仪器、教具等声像材料2学校教研课题、项目成果获奖或参加各级部门举办的展览活动