信息化条件下的档案管理与档案利用效率

1、信息化条件下的档案管理与档案利用效率海壁摘要：档案管理是信息利用过程中极其重要的一环，信息化条件下，纸质档案仍然是档案信息保存的核心，电子化档案成为档案系统中不可或缺的部分。档案的电子检索系统在档案利用中能够极大提高档案检索和信息利用效率。档案制度化分类及其信息化成为档案有效利用的关键。关键词：档案管理 纸质档案 核心 信息化 效率 关键在信息化成为时代主流的今天，社会活动的一切方面都渗透了电气气息，档案管理工作亦不例外。传统的档案管理围绕纸质档案展开，从档案的集中、整理、分类汇总、归档到档案利用都以实物形式为载体，凭借人力经验化、“经验系统化”地进行管理。在档案工作者业务精细的情况下可以实现

2、精确高效的档案利用。信息时代来临后，人力档案利用逐渐不能适应节奏日益加快的社会发展。电子档案管理信息系统是弥补人力难以涉及到的广信息量反馈、高精确度检索、快速精密计算等竞争性极为激烈领域不足的有力辅助系统，提供直接的信息检索与利用平台，对实现档案管理的高效、科学和促进档案利用效率的提高具有关键性作用。一、传统档案管理与档案信息化管理档案管理是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用等。档案工作的目的是为了利用。档案管理的对象是档案

3、,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。1作为一个完整的工作系统，档案工作的任一环节出现疏漏，都会影响档案工作的价值。因此，做好档案工作，落实好档案工作的每一环节，是档案工作成败的量化标准。权而衡之，不难发现，最终表现档案工作质量的是档案利用环节。这一环节中的档案工作，完全立足于已经归档的系统化档案资料，这些资料的质量，对档案利用起着决定作用。所以，做好归档档案的基础工作，是档案工作者首要的任务。1.传统档案管理基础工作传统档案管理围绕纸质档案展开，从档案的集中、整理、分类汇总、归档到档案利

4、用都以实物形式为载体，凭借人力经验化、“经验系统化”地进行管理。很明显，传统档案管理工作的核心是“人”，参加档案工作的所有人必须密切配合才能有效完成档案工作。在档案馆实习期间，我接触了不少档案查询个例，档案检索的实现并没有借助于信息系统，而是有档案工作者直接检索，其熟练度、准确率和效率不亚于计算机检索。但是，由于人力的先天局限，档案工作的局限仍然会显而易见。实习期间，在人事档案管理中，通过信息化检索查询的效率远高于尚未制作目录、无法进行计算机检索的人力检索2.信息化档案管理基础工作当前，信息化档案管理的本质是把传统档案管理方式的目录信息化，大大提高档案检索的效率。我所注意到的，也仅仅是提高档案

5、检索效率。在工作中，我的全部时间都用于制作电子检索目录。这项工作需要极大的耐心和敏锐的视觉感应，稍不留神就会出错。尽管在电子档案信息复核时可以发现一些问题，但是，由于人体与电脑的不兼容性，不少错误信息还会保留，这对档案信息化利用会造成很大影响，特别是档案工作者更替后，错误的检索信息会导致截然相左的检索结论。这是当前信息化档案管理中难以克服的矛盾。二、档案电子化的优越性21.直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效 在知识 经济 时代的当下， 现代 网络 系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了

6、归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。 2.微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺 传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以

7、给工作人员以充分的时间去提高业务水平。 3.微机管理更有利于文档的保密 过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。 4.微机管理有利于提高档案管理工作的质量 档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用

8、了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。三、信息化档案管理的主要瓶颈对比传统档案管理与档案信息化管理，结合它们之间的优劣性，从新的角度认识档案信息化管理，当前存在的电子检索又会有全新的认识。1.档案保密问题难以确保万无一失每个档案馆都拥有自己的服务器，但是信息技术条件下

9、，黑客和病毒攻击不会分辨公共服务器与个体服务器，这是防火墙技术始终面临的挑战，也是档案信息化的关键症结。2.部分档案不能信息化处理部分档案的保密程度和特殊性决定了它不适合电子化处理，这当然会成为档案信息化管理的一个障碍，但是并非根本。3.缺乏高效率的信息管理系统目前的档案管理系统仍然需要大量的人力介入，其效率只存在于档案检索中，档案整理分类与电子化却难以涉及。4.部分档案工作者的惯性思维部分档案工作者不习惯档案信息化，对接受电子档案管理存在抵触心理，这也是档案电子化的一大瓶颈。四、建立高效率的电子档案系统理想的管理系统应该是全方位、人性化的。档案信息化的效率标准应该是：建设具有扫描、自动识别、

10、自动分类存储、自动生成、自动形成索引目录等档案信息资料的高效电子档案管理系统，免去人力所带来的准确率、速率不高的问题，还有利于缓解人力不足的矛盾，节约经费。熟悉使用这样的电子档案管理系统，档案工作者需要做的工作很大一部分得到了机器的分担，档案工作者的主要任务转化为甄别信息、监督信息正误、根据电子分类结果进行档案归类校对、熟悉库藏、熟悉不同利用需求和的档案利用方式3，除少部分精力指向档案信息初级开发外，主要精力直接指向档案利用（并非割裂信息开发与档案利用的关系，只是为了方便说明）。这需要信息工作者结合管理实践进行开发。五、结论档案管理信息化已经成为时代的主流，安全、高效的电子档案管理对于减少档案工作工作量、提高档案利用效率具有不可替代的作用。然而，纸质物理档案仍然是档案资料最重要的核心，档案电子信息系统、电子档案等都是围绕纸质档案展开的完善性补充。只有对档案进行以纸质档为中心的信息化管理，