推进精细化管理提高办公室工作质效

1、推进精细化管理提高办公室工作质效精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化, 它要求每一个管理者都要到位、尽职。第一次就把工作做到位， 工作要日清日结，发现问题及时纠正，及时处理。服务精细化管 理是以最经济的管理方式获取最大的效益，达到组织可持续发展目的的管理方式，即管理的每一个步骤都要精心， 每一个关节都 要精细。精细化的时代已经到来，细节决定成败，“认真做能把 事情做对，用心做才能把事情做好”。一、为什么要进行办公室的精细化管理从办公室的工作内容来看，它既是一个单位的综合管理部 门，又是一个单位具体的办事机构，其工作关系千丝万缕，错综 复杂，事务性的工作很多，处于一个单位工作的关

2、键位置，它承 担了文件管理、接待后勤、文秘工作、车辆调度等众多业务工作， 涉及面很广，各项工作之间的关联和支撑显得尤为重要。而这些基础工作的执行情况如何，直接影响到上级工作能否有效部署， 关系到整个项目能否有序运转，可谓牵一发动全身。办公室工作的特点大致可以概括为以下四点：一是原则性强，办公室起着沟通上下、协调左右、连结内外 的枢纽作用，无论是执行上级政策还是处理内部事务，每项工作都具有极强的政策性和原则性。二是服务性强，办公室所有工作都是围绕单位中心工作展开的，服务于单位整个工作大局三是突发性强，办公室所具有的职能决定办公室要经常处理 临时性、突发性的事务，实际工作不确定因素多，对办公室人员

3、 素质要求较高。四是内容繁琐，办公室工作涵盖办文办事、来信来访、调查 研究、会务组织、协调服务、安全保卫、后勤保障等诸多方面， 涉及面广，内容繁杂。五是工作影响面广、责任大。“办公室工作无小事”。它是 文件的中转站，是上情下达和下情上达的中枢， 是联系领导活动、 开展日常管理的重要部门， 它承担着“内聚人心、外树形象”的 宣传任务。办公室工作地位特殊，工作头绪繁多而又责任重大， 一旦把握不好，处理不当，就可能小事变大事，甚至影响单位的 正常运转，影响领导的威信，影响单位的形象。办公室工作职能的内在要求， 决定了办公室工作必须走科学 化、规范化、精细化的道路，众多基层管理办公室，构成公司各 项决

4、策的重要执行者，加强综合管理办公室的管理能力，提升其全面发展、综合发展能力显得很有必要。“在被动中求主动、在 无序中求有序、在务实中求精细”。二、办公室精细化管理过程中常见的主要问题一是传统的办公室管理理念和管理模式不能完全适应当前 形势发展的要求，办公室工作任务不应仅仅满足于完成日常事务 性工作和维持本单位的正常运转。二是有关办公室工作的规章制度还不够完善，现有规章制度的科学性和系统性还需进一步提升， 工作流程也有不够科学的地 方，这在一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。三是岗责体系还需进一步健全， 工作职责不明确，责任不落 实的情况还不同程度地存在， 难以实施科学的量化考核。 在事务 繁

5、杂，办公室工作人员有限的情况下， 势必影响办公室的整体工 作效率。四是人员素质参差不齐，有些员工习惯于原有的工作模式和 工作方法，办事节奏慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，其 素质和能力与科学化精细化管理的要求还存在一定差距。三、如何推进办公室精细化管理精细化管理体系的主要内容包括四个方面：思考系统化、工作细化、工作量化及业务优化。思考系统化。要有全局意识和大局意识。 兼顾企业长远利益 与眼前利益，以提升管理效率为目的进行流程的标准化、 规范化 完善。同时坚持持续改进、不断创新。工作细化。要科学、精确的定位。突出工作重点，合理设定 工作目标，制定详细计划把管理目标层层分解，每一项工作落实到人

6、，专项工作专人负责，管理过程“精、细、严、准、实”， 执行讲究标准化、规范化、程序化；提高执行力度，做到每天每 周每月按计划安排开展工作，按规章制度严格执行。工作量化及业务优化。一是强调数据化、精确性。在数据化、 精确化的前提下， 严谨成为一种习惯性的行为， 在管理上的每一 个执行细节上都可以做到精确化、数据化。而这些数据化、精确 性的资料可以成为管理者进行决策的重要依据， 是决策更具科学 性和可操作性。 产品和服务的高质量不是粗放的管理模式可以创 造出来的， 而是要通过精细化的管理来实现。 精细化管理不再像 粗放型管理那样采用“差不多”的说法， 而更多的是要依靠严谨 的行为。二是改进和完善管

7、理流程。 精细化管理需要在组织的流程的 每一个环节中得到体现， 所以不断改进和优化流程是精细化管理 的主要特征。 要达到管理精细化的目的， 必需经过摒弃不适合的 管理方式和资源配置模式的过程， 探寻到企业价值观相匹配的管 理模式，“寻找问题 -探讨解决思路 - 制定解决方案 -执行-反馈- 寻找问题”如此循环， 便可固本强源， 同时提升面对问题时的韧 性，以不变应万变，刚柔相济，解决问题。三是强调持续不断的改进。 精细化管理没有固定的模式， 也 不能照搬别人的精细化管理模式， 要从管理的实践经验中不断地 总结，不断地提升。 别人的经验可以借鉴， 但绝不能简单地移植。四是以人为核心。 管理最核心

8、的问题是人的问题， 精细化管 理更是强调以人为核心， 管理就是使有限的资源发挥最大的效能 的过程。 而在一个组织中人的资源是最重要的资源， 要创造最大 效率和效益， 就必须使人的潜力得到最大程度的发挥。 而如何最 大程度地发挥人的潜力， 则是管理中面临的最大的难题， 也是精细化管理面临的最大的难题。五是强调创新。精细化管理以持续的自我改进为特征，而创新则是自我改进的永恒的主 题。没有创新，则谈不到自我改进，而精细化管理即强调创新， 在创新中不断地否定自我，不断地进步。细节是一种创造，包含 着把小事做细的精细化管理则强调非数据不精、非创新不细。六是提高认识。一方面，增强工作的自觉性、及时性、细致

9、 性、有效性，不让领导交办的事在自己这里延误、不让传递的文 件在自己这里中断、不让办理的文件在自己这里积压、 不让各种 差错在自己这里发生、不让前来办事的人在自己这里受到冷落、 不让办公室的形象在自己这里受损，增强责任意识、创新意识和程序意识，“不因事小而不为，不因事杂而乱为，不因事急而盲 为，不因事难而怕为”。七是完成工作任务落实的转变。 首先，变主任工作督催为个 人主动汇报。即经办人事情办理后，及时向领导汇报工作、反馈 办理意见，使每件事情有始有终，有因有果。其次，变职工被动 接受检查为个人自查在先组织检查在后。即每个员工逐日认真填写日清日结工作日记，对照本人精细化岗位工作职责要求，逐条逐

10、项查漏补缺，及时进行整改完善，对工作中已经发现或预计可 能出现的情况提出对策，供领导决策。再次，变粗方式考核为精 细化考核。即参照上级和本级规范化管理工作考核办法和标准， 对每个专业的精细化岗位职责任务逐条逐项分解，按周、按月公开考核到岗到人，真正做到奖勤罚懒、奖优罚劣，促使每个精细化管理点都能达到规定的工作标准和质量要求，真正发挥精细化管理的作用，达到精细化管理的目标。四、精细化管理的进一步提升首先，不断创新、深化精细化管理。在实施精细化过程中， 注重树立规范性与创新性相结合的意识。规范性方法是基本性 的、不可或缺的条件、要求、手段，创新的方法与技巧是在规范 性的基础上发展的要求和手段规范是精细的表现形式，精细是创新的方向和动力。其次，努力将办公室精细化管理上升为一种文化。推行办公室精细化管理，要高度重视精神的作用，重视文化建设，形成每 个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观，把精细化管理当作一种工作要求，一种精