第四章文件的整理与归档答案

1、第四章文件的整理与归档 一、填空题1 . 2000年12月6日发布的归档文件整理规则充分适应了现实工作的需 要，体现了应有的超前性和导向性，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。2 .新的归档文件整理方法带来的不只是操作方式上的变化，更是一次观念上的 突破。3 .在机关文件材料的立卷归档过程中应注意“分清玉石”、“去粗取精”，不能“有文必档”。4 .凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。5 .文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有 的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。6 .每一个案卷里的文件是某一问题或某项工作活动系统的有密切联

2、系的文件组 合体。7 .立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则 和依据。8 .文件特征就是人们根据文件的各种构成特点归纳总结出的文件的共同特点。9 .在立卷工作中，按不同事件、问题、项目等形成的文件进行分类和组卷，即 按文 件的问题特征立卷10 .按文件的作者特征立卷，由于作者所处的地位与职能不同，也适当地区分 了文件的重要程度和保存价值。11 .不同的文件反映文件不同的性质和作用，说明文件的重要程度和意义大小。12 .按文件的时间特征立卷，就是按文件的形成时间或文件内容针对的时间进 行分类和组卷。13 .按文件的地区特征立卷，就是按文件内容所反映的不同行政地区或自

3、然区 域进行分类和组卷。14 .地区特征一般较多用于下属单位来文、调整统计材料和某些专门文件。15 .按作者特征立卷是指同一作者（责任者），按通讯者特征立卷是特指就同一 问题而形成文件往来关系的两位作者（责任者）。16 .除了按文件六个特征立卷的方法外，还可以按重要程度、按姓氏笔画特征、立卷或排列卷内文件，也可以按文件载体分类。人事文件材料，也可用人物特征来 组卷。17 .按文件特征立卷的特征有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者特征等。18 .“年度一一组织机构”分类法适用于内设机构较多、且较为稳定的中、小型 现行机关。19 .“年度一一问题”分类法适用于内设机构较少，且经常变化的中、小型现

4、行 机关。20 .“组织机构 年度”分类法适用于文件数量巨大，内设机构较多，且较为稳定的大型现行机关21 . “问题一一年度”分类法适用于一般档案数量不多，内设机构不稳定（或分 不清）的撤销机关。22 .立卷环节的选择，就是一个单位的文件材料由谁来立卷。23 .立卷环节的选择应与文书工作的组织形式相适应。把立卷地点放在？能掌握 文件的形成和处理情况的地方。24 .确定立卷环节，要以便于及时归卷和调卷，节省人力、时间、提高工作效 率为前提。25 .文书处理部门立卷，又简称“部门立卷”，它主要包括集中式、部门式和“谁 办谁立卷”等具体模式。26 .部门式，是指在机关文书部门的组织下，机关的一级内设

5、部门分别立卷的 模式。27 .“谁办谁立卷”就是指由具体形成、办理文件或办事的机关工作人员立卷的 模式。28 .“谁办谁立卷”适用于专业性很强的机关单位的业务文件材料的立卷。29 .立卷前的准备工作，是指立卷前的组织工作，包括立卷的工作会议、立卷 的业务培训，文件材料的收集和清理以及机关档案室人员的业务指导与监督等。30 .立卷业务培训可采用专门培训、业余培训或以会代训等形式。31 .平时归卷的目的，是为了加强文件的日常管理，有利于文件的齐全完整、 防止 文件散失或堆积，方便平时查找利用，并为立卷归档工作打下基础32 .立卷类目又称为案卷类目、立卷条款、立卷计划等。它是较为详细、具体 的立卷方

6、案，是平时文书立卷的指南，是年终立卷归档的参考依据。33 .立卷类目一般由机关文件处理部门或人员会同机关档案部门共同研究拟出 初稿，然后征求机关各部门和有关人员的意见，？后由机关综合部门负责人审定。34 .立卷类目的结构包括类号、类目名称、条款号、条款名称、保管期限、备 注等。35 .立卷类目内每一类内编一个顺序号，注意不得重复编号或跳号、空号。36 .条款名称是指预先拟制的一组有机联系的文件的集合标题，也就是计划立 卷的一组文件的条目名称。37 .立卷的归类主要包括区分门类和载体、归大类、归条目等工作。38 .组卷就是按照一定的原则和方法，区分不同的保存价值，将已归类的、具 有共同文件特征的

7、一组文件组合成一个有机联系的文件组（即案卷）的一项具体立卷工作环节。39 .组内文件排列，也叫卷内文件排列，卷内文件系统化，就是对文件组内的 文件材料进行系统有序的排列。40 .案卷标题就是案卷题名，又称为案卷名称，是对卷内文件材料内容和成分 的高度概括41 案卷标题在内容上要准确揭示和反映卷内文件的主题和成分，在文字上要 简洁、明确、概括。?佳方法。42 .按立卷特征分析和揭示案卷的内容和成分是拟制案卷标题的43 .按卷内文件排列的规律，发现和概括卷内文件内容和成分是拟制案卷标题 的？佳途径。44 .案卷标题的基本结构一般由作者、问题和名称三部分构成。45 .具体拟写案卷标题时应注意标明作者

8、、问题、名称、时间、通讯者和地区。46.卷内文件的作者是个人，案卷标题应标明其主要职务、职称，或社会地 位、类型等。47 .批、转发文件的作者是批、转发文件的单位，而不是被批、转发文件的原 作者。48 .明确地揭示卷内文件内容所反映的问题，是拟好案卷标题的关键，是案卷 标题的核心部分。49 .以通讯者特征立卷的案卷，标明名称为“来往文书”，这是一种专门用法50 .案卷标题中的时间是指卷内文件内容针对的时间，而不是文件形成的时间。51 .以通讯者特征为主立卷的，案卷标题格式为：第一通讯者、第二通讯者、 问题、专用名称。52 .以问题特征为主，结合通讯者特征立卷的，案卷标题格式为：第一通讯者、 问

9、题、第二通讯者、专用名称。53 .以地区特征立卷的案卷，应在案卷标题中标明案卷中文件的内容所针对或涉及的地区54 卷内文件目录对查阅、保管和统计卷内文件及其数量具有重要作用。55 文书档案卷内文件目录的项目有顺序号、文号、责任者题名、日期、页号、 备注等7项内容。56 顺序号是卷内文件排列次序的编号，又称为件号。57 发文字号一般包括代字、年度和发文顺序号三个部分组成。58 责任者是指对文件负有责任的单位或个人，即文件的署名者，通常称作者。59 卷内文件目录中的日期项，是指文件形成时间，即落款日期。60 归档号的结构和形式有四种：内部机构代号一一顺序号；类号一一顺序号； 年度流水号、档号。61

10、 卷内备考表是记述和反映案卷立卷情况及卷内文件要说明的事项，以备日 后案卷保管和利用时查考的文件材料。62 .立卷时间由立卷人填写完成立卷的日期， 一般以案卷装订结束为准。63 .案 卷封面项目应用毛笔正楷书写，也可用钢笔。64 .案卷的装订包括去除金属物、整理取齐、装订贴封、粘贴案卷标签等。65 .案卷标签项目包括全宗号、目录号、案卷号和年度等。66 .归档是指文件处理部门在立卷基本结束后，编制移交案卷目录和立卷说明， 连同案卷一起向机关档案室移交的工作。67 .归档时间一般应在文件形成后第二年上半年向机关档案部门移交归档。68 .归档工作内容和步骤，包括编制移交案卷目录、撰写立卷说明、移交

11、等工 作。69 .移交案卷的清册，是交接案卷的依据和凭证，也是编制案卷目录的基 础。70 .立卷说明又称为立卷小结或立卷总结。71 案卷质量的一般要求，一是要符合规范化、标准化，二是归档的案卷应齐 全完整。72 .案卷质量的一般内容有组卷合理，保管期限划分准确，卷内文件排列合理, 卷内目录清晰，备考表填写完整，案卷封面填写清楚，案卷题名拟写准确，档号 编写正确，装订结实整齐，字迹材料符合耐久性的要求。73 .立卷工作改革的目的主要有简化立卷方法、立卷技术的普及、立卷工作现 代化。74 .简易的立卷方式有一事一卷、立纯卷、立簿卷、以件代卷。75 .一事一卷立卷方式的特点是卷内文件内容单一、组卷容

12、易、方法简单、易 操作，但案卷数量过多。76 .立纯卷方法的缺点是卷簿且多，立卷原则较为机械，不便编号和管理。77 .以件代卷，这种立卷方法省去了复杂和繁琐的立卷过程，简便快捷，适合 当前现代化的办公要求。78 .简化、兼容、灵活性和前瞻性是编制归档文件整理规则所遵循的原则。79 .归档文件整理规则确定以“件”而不是“卷”作为归档文件整理单位。 它可以降低整理方法的复杂性，从而减少主观因素对整理工作的影响。80 .归档文件整理规则把分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三 项。81 .前瞻性原则，就是适应未来机关办公自动化和档案管理现代化需要，符合文档 体化发展趋势。82 归档文件整理规则

13、将档案的？基本保管单位确定为件，而过去的立卷方 法是将档案的？基本保管单位确定为卷。二、判断题1 .办理完毕是指文件的文书处理程序已经结束。（V）2 .立卷是文书工作的？后一个重要环节0（X）3 .立卷的目的是为了今后更好地保存和利用文件。（V）4 .立卷特征就是按文件特征分类和组卷。（V）5 .所有的文件都是为了解决问题而产生的。（V）6 .按文件的问题特征立卷是比较广泛的常用的立卷特征。（V）7 .按文件的名称特征立卷，就是按文种进行分类和组卷。（V）8 .文件的特征表明了文件之间的共同点或联系点。（V）9 .每一份文件只具备一个方面的特征。（X）10 .立卷特征不可结合运用。（X）11

14、.现行机关单位的文件一般应以按问题特征组卷为主。（V ）12 .集中式，是指机关文书部门集中立卷的模式。（V ）13 .平时归卷就是把立卷工作做在平时。（V ）14 .每一份文件的生命运动周期和阶段是一样的。（X ）15 .立卷类目一般应在年底或当年的年初编制为宜。（V ）16 .立卷流程单就是记载组卷过程中有关问题的记录单。（V ）17 .卷内文件排列，正件与附件，应附件在前、正件在后。（X ）卷内文件排列，存本与底稿，应定稿在前，存本在后。定卷包括复核、初审、调整、确定案卷的过程。（V ）确定案卷就是？终将符合案卷规范和要求的文件组确定为案卷。（V）案卷目录是案卷的灵魂。（x ）案卷标题是

15、直接查找档案的向导。（V ）案卷标题是编制各种检索工具的主要依据。（V ）案卷标题在政治上要正确体现党和国家的方针政策。（V ）案卷标题内容上要准确，文字上要简明。（V ）案卷标题的字数一般以不超过 40字为宜。（x ）案卷标题要反映立卷特征和卷内文件排列的规律。（V ）批、转发文件的作者是被批、转发文件的原作者。（X ）卷内文件的问题是非同类性，可以按类概括案卷标题。（x ）文件名称是案卷标题的核心部分。（X ） “文件”作为名称只限用于概括多个文件名称的一卷会议案卷。（V ）案卷标题中的时间是指文件形成的时间。（X ）每个案卷标题都需标明时间。（X ）只有定期性的计划、总结、统计报表等才在

16、案卷标题中标明时间。（V）按时间特征立卷的案卷，可以在案卷标题中标明时间。（V ）应根据卷内文件排列的顺序编制卷内文件目录。（V ）1819202122232425262728293031323334353637案卷标题是案卷的重要组成部分。（X ）卷内目录是编制检索工具的基础(v)383940414243444546474849505152535455565758卷内文件目录应放在卷首，备考表应放在卷尾。（v ）请示与批复应编为一个顺序号。（X ）正件和附件是一份文件，应编为一个顺序号。 （v ）文件的责任者是文件的草拟者。（X ）载有信息的卷内文件，反页面不应编号。（X ）左侧装订的案卷，

17、应在正页的左上角编号。（X ）照片、图表文件材料不应编号。（X ）.归档号是给定案卷的临时编号。（V ）备考表中的情况说明由档案管理人员填写。（X ）横向书写的文件，装订线一般在右侧。 （X ）右侧装订一般用于历史档案的案卷。（V ）.订卷包括套封、打孔、穿线和打结四道工序。（V ）白纸条也可以作立卷封条。（X ）案卷标签应贴在案卷封面上。（X ）所有档案的归档时间都是一样的 （X ）撰写立卷说明是年度立卷工作结束的标志之一。（V ）撰写立卷说明是编写机关全宗指南的主要依据和参考。（V ）当年立卷归档的文件材料内容与成分简介，是立卷说明的主要部分。）立卷说明由文书部门负责人审定。（X ）案卷的

18、移交是文件处理工作的?后一个环节V ）(V59 .填写案卷目录，立卷工作即告结束。（X ）60 .立卷方法必须规范、标准、统一、科学。（V ）61 .立卷工作现代化是立卷改革的关键。（V ）62 .立卷技术的普及是立卷改革的关键。（X ）63 .立纯卷就是以一件事情或一个问题为原则进行组卷的方法。（X ）64 .立纯卷就是单按文件的主题（问题）立卷的方法。 （V ）65 .立纯卷一般平均每案卷内只有 10份左右文件，页数一般 3040页。（V ）66 .立薄卷的核心是强调一个保管单位内的档案的内容要问题单一。（V）67 .立纯卷一般在3060张左右即可组成一卷。（X ）68 .归档文件整理的目

19、的是便于查询、利用。（V ）69 .归档文件的？终归属是档案室。（X ）三、单选题1 .国家档案局、中央档案馆发布我国档案行业标准归档文件整理规则是在（A）A. 2000 年 12 月 B. 1993 年 11 月C. 1987 年 2 月 D . 1999 年 1 月2 . （D）不需要立卷A .法规的“试行草案”B .下级机关报送的请示、工作报告C.本单位大型纪念、庆祝活动的照片、录像带 D .铅印文件的历次核对稿3 .按文种进行分类和组卷是按（C）立卷A .问题特征 B.作者特征C.名称特征D .时间特征4 .XX市局级机关2002年机构改革情况的报告是以（A）为主组卷的A .问题特征B

20、.作者特征C.时间特征D .名称特征5 .XX市人民政府关于文化、教育、卫生工作的通知是以（D）为主组卷的A .问题特征B.地区特征C.时间特征D .作者特征6 .适用于专业性很强的机关的业务文件材料立卷环节是（D）A .集中式B .部门式 C.分工型 D .谁办谁立卷7 .案卷标题的字数一般以不超过（A）字为宜A. 50 B. 45 C. 40 D. 358 .不属于发文字号的一项是（D）A .代字 B .年度 C.顺序号D .份数9 .立纯卷，一般平均每个案卷内只有（C）为宜A . 1020页 B. 2030页 C. 3040页 D . 4050页10 .适合与现代化办公系统接轨的立卷方式

21、是（C）A .一事一卷 B .立纯卷 C.立薄卷 D .以件代卷11 .如果案卷标题要标明时间、地区或通讯者，标题各部分的排列顺序通常是（A） A .（时间、地区）作者一（时间、地区）问题一名称（通讯者）（泛称）B .冋题一（时间、地区）作者一名称（通讯者）（泛称）C.（时间、地区）冋题一作者一名称（通讯者）（泛称）D .作者一冋题（时间、地区）一名称（通讯者）（泛称）12 .将反映同一问题文件组成一个案卷的立卷方法是（C）立卷A 按文件B 按作者C.按问题D 按时间13 归档前所编制的案卷目录要求一式（B）A 二份 B 三份C 四份 D 五份14 文书管理中的立卷类目由类别和条款组成， 其中

22、类别的划分方法是（C）A 按 组织机构分类、按内外部分类B 按行业分类、按问题分类C 按组织机构分类、按问题分类D 按行业分类、按组织机构分类15 .编目定卷，这是文书立卷的（D）A .第一步骤 B.初期工作C.中期工作 D . ?后步骤四、多选题1 .文书处理部门立卷的具体模式主要有（ABC ）A .集中式B .部门式 C.谁办谁立卷D .兼职式2 .文件处理部门与机关档案室结合立卷的方式有（BCD ）A .集中型B .组织型 C.分工型 D .兼职型3 .立卷类目的结构包括（ABCDEF ）A .类号 B .类目名称 C.条款号D .条款名称E.保管期限F.备注4 .文件的归类包括（BCD

23、 ）等工作A.区分文件特征B.区分门类和载体C.归大类 D .归条目5 .定卷包括（ABCD ）的过程A .复核 B .初审 C.调整 D .定卷6 案卷质量的具体要求主要有（AB ）A 要符合规范化、标准化 B 归档的案卷应齐全完整C.档号编制正确 D 装订结实整齐7 简易的立卷方式有（ABCD ）A .一事一卷 B .立纯卷 C.立薄卷 D .以件代卷8 .归档文件整理方法和步骤有（ABCDE ）A .装订B.分类C.排列D .编号E.编目9 .备考表的项目及内容有（ABCD ）A .盒内文件情况说明B .整理人 C.检查人D .日期10 . （ACD ）适于采用集中形式组织文书工作A .

24、基层单位B .大型机关C.小机关D .业务单一，内部机构简单，文件数量不多的中型机关11.档案整理工作的基本内容包括：（AC）A .区分全宗 B.归档C.立卷 D .登记12 .文书案卷标题的拟写要求是（ABD ）A .结构完整 B.对卷内文书内容的概括要准确C.要新颖、醒目 D .要简练、通顺五、名词解释1 .立卷 文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联 系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷2 .立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。简言 之，就是按文件特征分类和组卷。3 .问题特征是指文件内容所反映的问题、事件、人物或工

25、作性质等所具有的共同点。4 .立卷类目是机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制的新年度归档文件的类 目表，又称为案卷类目、立卷条款、立卷计划等。5 .组卷就是按照一定的原则和方法，区分不同的保存价值，将已归类的、具有共同文件 特征的一组文件组合成一个有机联系的文件组 （即案卷）的一项具体立卷工作环 节。6 .定卷就是文件在确定文件组、区分价值、检查完整情况、排列顺序、初拟案卷题名后，?终作为案卷确定下来的一个工作环节。7 .立卷说明是总结和介绍本年度机关立卷工作、案卷和机关基本情况的专用文件，又称为立 卷小结或立卷

26、总结。8 .立纯卷 就是单纯按文件的主题（问题）立卷的方法。9 以件代卷 就是取消立卷过程和卷的概念，文件只进行分类，文件以件为具体保管单位进行 装订，按时间顺序，适当结合文件的有机联系进行排列和编号，按一定的厚度装入文件 盒。六、简答题1 机关文件材料的归档范围。答：凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。2 立卷的涵义。答：必须是办理完毕的文件材料才可以立卷； 必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存； 必须按照文件之间的自然联系和形成规律组合案卷。3 立卷特征在组卷中具体运用时应注意的问题。答：一般应以按问题特征组卷为主； 抓住一组文件的主要共同点或联系点进行组卷

27、； 根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。4 .立卷的准备工作。答：立卷工作会议； 立卷业务培训； 文件材料的收集和整理。5 .机关档案室在立卷工作中的作用。答：协助立卷部门组织立卷的准备工作; 进行立卷工作的业务指导和监督; 为机关立卷工作提供良好的后勤服务。6 平时归卷的目的。答：为了加强文件的日常管理； 有利于文件材料的齐全完整，防止文件散失或堆积；方便平时查找利用; 并为立卷归档工作打下基础。7 .平时归卷的主要措施。答：建立和健全平时归档制度； 要有平时归档的物质条件； 注意平时的清查和归档。8 .具体立卷程序。答：拟（修）订立卷类目； 文件的归类和组卷； 确定案卷的保管期限；

28、 拟写案卷标题； 案卷的编目与编号； 填写与装订； 归档。9.编制立卷类目的依据。答：本机关工作职能和任务，内部机构的设置和任务；本 本机关年度工作计划和工作实际，研究年内可能形成文件的数量和类型;机关上一年度立卷情况; 本机关档案分类方案、机关的档案保管期限和文件分类组卷的业务知识等。10 .拟写案卷标题的要求。答：政治上要正确体现党和国家的方针政策和政府的法律、规章；内容上要准确，文字上要简明； 要反映立卷特征和卷内文件排列的规律； 应注意合乎语法，并正确使用标点符号。11 .具体拟写案卷标题时应注意的问题。答：标明作者； 标明问题； 标明名称； 标明时间； 标明通讯者； 标明地区。12

29、.案卷的装订。答：去除金属物；整理取齐； 装订贴封； 粘贴案卷标签。13 .归档工作内容和步骤。答：编制移交案卷目录；撰写立卷说明；移交。14 .立卷工作改革的目的 答：简化立卷方法; 立卷技术的普及； 立卷工作现代化。15 .几种简易的立卷方式。答：一事一卷； 立纯卷； 立薄卷； 以件代卷。16 .归档文件整理规则的编制原则。答：简化原则； 兼容原则； 灵活性原则； 前瞻性原则。七、论述题1 .简要分析立卷特征及其运用？答：文件特征有问题特征、作者特征、名称特征、时间特征、通讯者特征和地区 特征。(1) 按问题特征立卷就是把文件内容有共同点的文件组合在一起。(2 )按作者特征立卷是以制发文件

30、的机关或个人为特征立成的案卷。(3 )按名称特征立卷，是把名称相同的文件组织在一起；(4 )按时间特征立卷，是把同属于一个时期的文件组织在一起；(5)按通讯者特征立卷，是将本机关与另一机关，就某些问题进行联系或 协商而形成 的来往文件组织在一起。(6 )按地区特征立卷，是指把文件内容所涉及的同一地区的文件组织在一起立 卷。2 怎样确定企业、事业单位文件材料的归档与不归档？答：确定企事业单位文件材料归档范围的标准是文件材料本身是否具有保存价值。凡是反映本单位生产经营、技术开发等各项主要工作和活动基本情况，具有 查考、利用价值的文件材料，包括本单位生产经营、技术开发等主要工作和活动 中产生的文件材

31、料、上级机关发来的需要在本单位生产经营、技术开发等主要工 作和活动中加以贯彻执行的文件材料和涉及重要问题的文件材料等，都属于归档范围。凡是相互抄送，无需办理和为了参考、利用而收集的文件材料、重份材料以及其 他一些不再具有查考、利用价值的事务性、临时性文件材料，均不属于归档范围。3 .立卷工作改革的方向是什么？答：(1 )继承和发扬正确的传统立卷基本原理和思想，改革立卷的方法，与现 代科学管理的方法和手段相适应。 将传统的立卷工作赋予现代化的内涵， 与当前 机关办公现代化和档案管理现代化融为一体。(2) 以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式。电子计算机的应用是现代化的 标志之一。目前，电子计算机还不能完全代替手工组卷， 但是电子计算机辅助立卷已成 为可能。应逐步推广电子计算机辅助立卷，扩大电子计算机辅助立卷的范围，？终用电子计算机完全代替手工立卷。(3) 立卷工作与档案工作一体化。由于电子计算机技术和现代通讯网络技术的 发展，文件和档案在电子计算机网