易效能：时间管理,行动三角形(第二章-1)

1、第二章 行动三角形：收集 -排程 -执行 17 大脑是CPU不是硬盘 17 管理时间的核心是管理事件18 先有意义再有条理 19 大脑是CPU不是硬盘 彼得德鲁克和史蒂芬柯维，以及戴维艾伦的GTD思想都在告诉我们要管理自己的 事件。但是很多人每天忙忙碌碌，眼下的事情都做不完，又如何能照顾到未来的事呢？ 如何能管理好自己的事件，我们需要从大脑的特点讲起。 我们的大脑每时每刻都有无穷的念头， 当我们有没完成的事， 想要做的事， 别人委托的 事，我们委托别人的事很多很多的事，只要事情还没完成，我们就会感到焦虑。 而且大脑又不容易记住细节， 昨天经历的事到今天回忆时， 就只留一个模糊的印象！ 那 遥远

2、未来要做的事因为不着急，所以更加容易忘记。 到这里我们就应该明白了： 我们的大脑其实是一个思考问题的器官， 而不是一个记忆的 仓库，更直观地讲-大脑是CPU,不是硬盘。 但是， 很多人喜欢用大脑记事， 但大脑的内存有限，记不住很多事，所以面对数量看似 繁多又没能及时完成的事时,我们就容易陷入焦虑。 大脑里的事情一多我们就很容易分心, 分心就让我们不能专注于当下的工作, 不能活在 当下就不能很好地完成自己手里的事。 所以我们要专注,要不分心！ 所以, 管理自己的事件不能靠大脑, 必须靠一个外接系统,这个系统一定是可靠的,方 便的,纸笔可以,但是我更推荐手机。 把大脑清空,把事件全部录入手机。 这

3、时一定会有一个声音出现,说：老师,你说的我都知道啊,我也在记的。 那么我想深问一句： 你一般什么时候在记呢？在事儿多的时候记, 在发生紧急事件的时 候记，在开会的时候记生活上的事情你记了吗？远期的事情你记了吗？ 我讲的记录是全面的,是要你把一切事物都赶出大脑,全面收集,全面记录。 这时, 承载我们所有事件的工具就显得特别重要了, 这个工具必须时时在你手边, 要方便记 录和查看,我推荐的工具是手机,手机上有各种各样记录的软件、备忘录 当先进的工具在手, 我们能做到随时随地记录, 这时我们的大脑就会放松, 工具越可靠, 大脑就会越信任,然后大脑就可以腾出时间和精力来做思考。 管理时间的核心是管理事

4、件 人的欲望非常多, 我们的想法也很多, 我们的事情更加多, 使用一个工具, 哪怕是纸笔, 把自己所关注的一切事物记下来,也是一个非常好的开始。 那么,把大脑里的所有事物记录下来之后,我们下一步要做什么？ 事情层出不穷,是做不完的,那要怎么办？ 这时我们就要学会聚焦,学会对事情进行分类,学会挑出要事！ 时间管理,管理的不是时间,而是自己,通过管理自己的人生目标,管理自己的习惯, 甚至管理每天的行为跟目标的关系才是最重要的。 所以，管理时间的核心就是管理事件！ 当我们写下脑子里的所有事情， 有远期的，未来的；有近期的，着急的；有可能要做的， 有自己承诺过的 对事情进行逐级分类。 第一种分类，它跟

5、时间有密切关系，是特定时间内你要做的事情。 这种事情我推荐用“日程”来管理，比如说：我两个月前就定好后天要去广州讲课，那 么后天讲课它就必须发生，我不能随意把时间提前，也不能随意推迟。假如开课时间提前了， 很多同学就要找我退款， 因为他没时间上啊， 他甚至还会找我索赔。 而且开课酒店我一般也 是要提前一个月预定，如果把开课时间推迟，很有可能连开课的酒店临时都很难找到，没有 开课场地，课就开不成了。 像这类事件就叫作：特定时间发生的事件。 这类事件我会用日程来管理，日程事件一般用日历来体现，纸质日历和手机上的日历都 可以管理此类事件。 这里有一个非常重要的点需要提醒一下：很多人因为收集做得不彻底

6、， 比如只在日历上 写工作的事情，生活上的事情没有写，这样就会引发很多遗漏。因为对遗漏的事件没有掌控 以致有突发事件产生，从而导致安排在日历上的事情也不能够被完成，这就出大问题了。 所以，对事件进行分类的大前提是做好全面的收集工作！ 对上面说的这种固定日程的事件来讲，因为是固定时间的， 所以改起来不太容易， 爽约 要付出很大的代价，所以这类事件不能安排得很多，一定要少而精。 人生中除了特定时间的事件，我们还有大量其他的事件，可能它对时间要求得不太高， 但也是我们的承诺。例如这件事我只需要在某年某月某日这一天完成就行，它并不要求我是 上午完成，还是下午完成，所以我就算是晚上做都可以。再例如我要给

7、某人打个电话，这时 我可以把这件事放在待办清单中，给它标注一个截止时间， 这一类有截至日的清单事件，我 就会用清单系统来管理。 除此之外还有那些没有太多时间要求的，比如：打电话投诉一下什么事、 去超市买个日 常用品等等，这些对时间要求更不高，弹性更大，但是在未来某一天可能要做的事，我把 这 一类没有截止日的事件，也用清单来管理，但是不标注时间。 所以事件可以分为 3类：一是固定日程事件， 二是有截至日的清单事件， 三是没有截止 日的清单事件。 那么这3类事件的分配比例应该是怎么样的呢？ 日历上的固定日程事件当然最少啦！ 有截止日的清单事件也不能安排得太多。 有时间限制的事件要安排得少而精，因为

8、事件少，所以易完成，事件一旦完成我们就会 开心，产生积极情绪之后就更有利于下一个事件的完成，人生从此走上良性循环。 先有意义再有条理 很多人也都会列事务清单，但在我看来，大部分人列出来的大多都是杂事。把杂事进行 分类和整理，从本质上来讲是不太可能实现的。这就好比你要整理非常杂乱的汽车后备箱， 有车的人都知道，这真是一件痛苦的事，因为大多数人整理不好。 这是为什么呢？ 因为我们大多数人只懂分类，不懂“明确意义”，所以大部分人的整理就仅限于把东西 归归位。 所以下面我想要教给大家一个正确并行之有效的整理方式：先有意义，再有条理。 什么是意义，什么是条理呢? 意义，通常指的就是筛选。 条理，通常指的

9、就是分类； 当我们在做事的时候，脑子里突然蹦出了新想法，这时我们要做的就是快速地把它记录 下来，不能花太多时间在新想法上，只有这样我们才能活在当下。 我们只能把1%的精力用来做收集，然后再抽出专门的时间来整理自己的“杂事清单” 整理的时候你就会发现： 有些事情是眼下紧急的，需要尽快处理； 有些事情非常重要，在某年某月某日之前一定要完成； 有些事情不重要，可以把它删掉了； 有些事情自己还没有考虑清楚，暂时放入“将来/也许”清单吧 对事务明确意义就是要：删除不需要做的；暂时保留还需要酝酿的； 待办的就放入日历 和情境清单中。 明确意义意味着我们要进行选择与取舍。 管理学大师彼得德鲁克讲： “ 80

10、%的事情不需要做，或者不需要自己做。” 或者在等待时机做的，例如： 这些都是可做可不做，又不紧急 那些需要根据你的时间、空间和 同时，还有大量的事情是我们暂时还拿不定主意要不要做, 有时间就除除家门口的杂草， 有机会就去坐坐热气球等等， 的事。 把这上面说到的两类事务去掉，剩下的就是你的承诺。 有截止时间的承诺就放入日历；没有截止时间的承诺， 精力去做的事务，就统一放入情境清单。 为什么要先有意义，再有条理呢？ 因为人活一生，事情是做不完的，我们只能做重要的事。 所以我们需要对每件事进行思考和评估，在明确做它的意义之后，把那些不重要的删除, 把暂时没时间做的搁置，剩下的事情就是必须要做的。 这时我们再把必须要做的事务进行更严格地分类，分为日程事务和情境事务。 日程性的事务一定是少的，而