《档案管理系统》辅助立卷操作流程(教学类)

1、个人资料整理，仅供个人学习使用档案管理系统辅助立卷操作流程（教学 类）一、登陆档案管理系统打开ie浏览器，在档案馆主页上点击“档案管理系统”，输入用户名和密码（用户 名为工号，初始密码为 888）,进入档案管理系统。档案移交申请可查看（t l显示全部）电子档案物登二冥体档案借阅图1.1第一步先单击“待办事宜”选项卡，第二步在左边任务列表中单击“电子文件移交”（图1.1）。即可进入文件库选择页面。以“教学档案一一传统立卷”为例单击“打开”按钮，进入档案立卷操彳界面（图2.1）。、录入案卷级目录信息 替案案卷巴/善嚎加鳏随赢录x嘛相录他导入数据,查看目录05惭只简单搜索朝高级搜索一;示号档号年度分

2、类铝案卷 部门立卷日期立卷入起止日期图2.1（一）、添加案卷目录在“档案案卷库”选项卡中（图2.1）单击“添加目录”，进入案卷级目录输入页面（图2.2） ,输入以下项目：1诲*逸大 立春日用 髓 髅翻 毁处 却 主颗 金喇翳悟二图2.2其中“*”项为必须输入项目，具体说明如下:年度文书类案卷填写文件材料的发文 年度。成绩和学籍卡类案卷填写 立卷年度密级可选择下拉菜单填写本卷内文件 的最高密级（如无法确定先选“内 部”）分类号请联系业务指导老师咨询相应案 卷分类号。归档单位可选择下拉菜单填写立卷单位的 全称，如“电子信息工程学院”求仓斤根据案卷的顺序编号，在同一组 案卷中不能重复编号立卷人责任立

3、卷者姓名藩卷题名案卷标题，应当准确概括本卷文 件的主要执法机关、内容、文种。 文字应力求简练、明确立卷日期立卷完成的日期，以 8位阿拉伯 数字标注年月日，如“ 20130504笫f任者对档案内容进行创造或负有主要 责任的团体和个人，团体名称应 写单位全称备注其他需要说明的项其他责任者对档案内容进行创造或负有次要 责任的团体和个人载体类型可选择下拉菜单填写立卷档案的 载体形式，如“纸质”，“电子”，“光盘”等起止日期应填写案卷内文件形成的最早和 最晚时间，以8位阿拉伯数字标 注年月日，之间加“”，如学历性质可选择下拉菜单填写立卷档案涉 及到的学历，如“本科”，“硕 士研究生”，“博士研究生”，“

4、2012011520121225“专科”，“预科”总页数本卷文件材料的总页数专业填写立卷专业的全称，如“化学 工程与hz”总件数卷内文件材料的总件数主题词若文件附有主题词，需照实录入保管期限可选择下拉菜单填写立卷时划定 的案卷保管期限，如“永久”、“30年”或“ 10年”卷内说明填写卷内文件缺损、修改、补充 等情况表2.1表格内所有录入项请尽量填写完整，如确实没有可填内容， 也可空缺不填。检查以上信息的准确性，无误后，点击确定”。（二）查看、修改和删除案卷目录j焦当前的位置;待办事宜力任密列关档案移交列衰档案案卷库导人数据2013 |闪婀市南民族大学外语学2口13届国吾专k生历年学业成绩康（睡

5、、删p善添加目录r修改目审*删除目单击案卷题名沙卜语专14 / 11图2.31 .查看目录。单击鼠标选定需要查看的条目，在“档案案卷库”选项卡中（图2.3）单击“查看目录”，即可回到图2.2,点击“返回”。2 .修改目录。单击鼠标选定需要修改的条目，在“档案案卷库”选项卡（图2.3）中单击“修改目录”，即可回到图2.2,对错误著录项进行修改后，点击“确定”。3 .删除目录。可单击鼠标选定需要删除的条目，在“档案案卷库”选项卡（图 2.3）中 单击“删除目录”，点击“确定”即可。三、录入卷内文件级目录信息.待办事宜.档案查阅、个人维护 僖个骸_g您当前的位置工待办聿宜“小移翘裘第二步首案案卷库k

6、警文吵心添加目录已修箱嘉丽慎目录才写入数据南查看目或常刷新q匐单把重物高级罅锯誓管 二 第一步案卷题名中南民族大学外国学院n13届黄语专业学生历年学北成差表班、9蜗）第一责任者癌学修期蜻图3.1先单击鼠标选定一条档案案卷库目录，然后单击“卷内文件库”选项卡，即可进入此案卷的卷内文件级目录信息操作界面（图3.1）。（一）、添加卷内文件目录图3.2卷内文件目录的添加方式有两种，一种是手动逐条录入， 另一种是批量导入。 下面分别介绍这两种方式1.手动逐条录入。手动逐条录入的方式与案卷目录录入的方式基本一致。在“卷内文 件库”选项卡（图3.2）中，单击“添加目录”，即进入卷内文件目录输入界面（图 3.

7、3）,输入以下项目：年康用陶卷嵋隗朋 骷捌 阖 蚪郑鹏弟取归阵位耨够忸埴日距蹒居an 即日陡 院闺专it 嬲 sra 孕钝会正能实体幽站 督注 isa图3.3其中“*”项为必须输入项目，具体说明如下:年度文书类案卷填写文件材料的发文 年度。成绩和学籍卡类案卷填写 支卷年度出生日期以8位阿拉伯数字标注年月日，如 “19930504”分类号清联系业务指导老师咨询相应案 卷分类号。注意顶格输入，中间不要留空格卷内顺序号以卷内文件排列先后顺次填写的 字号，即件号。在同一案卷的卷 为中不能重复编顺序号文号文件制发机关的发文字号，注意 年度用斜角方括号，如2008题名即文件的标题应照实抄录。没有 除题或标

8、题/、能说明文件内容的 文件，应自拟标题，外加号责任者对档案内容进行创造或负有主要 责任的团体和个人，即文件的署 名者，团体名称应写单位全称日期文件的形成时间，以 8为阿拉伯 数字标注年月日，如“ 20130504页数填写每份文件的页数页号填写每份文件首页所对应的页号；最后-份文件，填写该文件 起止页号，起止页号之间用”隔开。第一份文件页号为 1保管期限可选择下拉菜单填写文件的保管期限，如“永久”、“ 30年”或“10 年”密级可选择下拉菜单填写卷内文件的 南级（如无法确定先选“内部”）归档单位可选择下拉菜单填写立卷单位的 全称，如“电子信息工程学院”。学号生意顶格输入，中间不要留空格姓名生意

9、顶格输入，中间不要留空格性别可选择下拉菜单填写入学日期以8位阿拉伯数字标注年月日，如 “20130904”毕业日期以8位阿拉伯数字标注年月日，如 “20130701”院（系）可选择下拉菜单填写院（系）的 全称，如“电子信息工程学院”专业填写教务系统中的专业全称，如 “化学工程与工艺”，中间不要 空格班级填写教务系统中的班级全称。注 意顶格输入，中间/、要留空格学历可选择下拉菜单填写学历，如“本 科”，“硕士研究生”，“博士 研究生”，“专科”，“预科”毕业证书号注意顶格输入，中间不要留空格学位填写教务系统或学工系统中的学 位全称，如“管理学学士 “学位证书号注意顶格输入，中间不要留空格实体分数

10、填写本文件的份数文本可选择下拉菜单填写文件的版 本，如“正本”，“复印件”备注其他需要说明的项主题词若文件附有主题词，需照实录入表3.1表格内所有录入项请尽量填写完整，如确实没有可填内容， 也可空缺不填。检查以上信息的准确性，无误后，点击确定”。2.批量导入。第一步，在“卷内文件库”选项卡中，单击“添加目录” （图3.4）,即进入卷内文件 目录批量导入界面。待如事宜信息资源档案查高i个人维护i白您当前的位置二待办事宜任务列表档案移交列表,e i分类卷内|顺 原文原文数里年度言序号文号档案案卷库卷内文件库一_=ax第一步前添加目录臼修改目录*删除目录蹩竺辨声刷新必匐单搜索口高级搜索图3.4第二步

11、，在卷内文件目录批量导入界面（图入的卷内文件库（要求格式为 exce康格）。3.5）中，点击“浏览”按钮，选择需要导s您当前的位置：待办事宜任冬列表档案移交列表若案案卷库卷内文件库小添加目录亩修改目录箕删除目录号导入数据燧查看 第二步 折，简单搜索减高如搜索原工数据导入提交通档案库请选源库7目标档案库教学档案-卷内文件库二尊删除蠲号量 序数号顺 着 文文度类内号名任期数 原原年分卷文题责日页上移ts用除图3.5第三步，在卷内文件目录批量导入界面（图3.6）中，点击“提交”按钮，将选中的excel表格提交为源档案库。3您当前的位置二侍办事宜任务列表档案移交列表档案案卷库卷内文件库心添加目录音修改

12、目录*删除目录心导入数据：（4查看目录您刷新q第三步高皴搜素数据导入c：5otuifts and ett 闻嵬i &逢jjj -*源档案库请选源库目标档案库教学档案-卷内文件隹下移八号 量 序 数号顺 艺文度类同口 原原年分卷.第四步，在卷内文件目录批量导入界面（图3.7）中，点击“源档案库”下拉框，选择相应卷内目录表，例教学档案一一外语学院2013年届英语专业成绩卷内文件库示例您当前的位置：待办事宜任务列表档案移交列表招篥案卷应一下卷内文件库1二:二添机目录 法改目录#删除目录尊导入数据感查看目录您刷新/简单搜索回高级搜索原3原文原文数量年度分类号 卷内顺序号上移图3.7第五步，在卷内文件目

13、录批量导入界面（图3.8）中，点击“源档案库”下拉框，选择相应卷内目录表，该源表的字段信息在“列表一”中显示。目标档案库表的字段在“列表二” 中显示。点击“自动对应”按钮，分别将“列表一”和“列表二”中的字段信息进行 “上移”， “下移”或者“删除操作”，使得两列表中的信息完全对应一致（如图 3.9）。q善当苗的位置;待办事宜任务列表档案移交列表档案案卷库卷内文件库0添加目录占修改目录翼删除目录等导入数据|位查看目录密届厮族简单搜索高羲搜索原二薮据导入您当前的位置:档案莒理数据导入源档案库目标档案库教学档案-卷内文件摩v数学档案-卷内文件面:t _i原原年分卷文题责日页学保密上移任珅乃自动对应

14、图3.8您当前的位置：待办事宜任冬列表档案移交列表档案案卷库卷内文件库等添加目录应修改目录*删除目录o导入数据圆查看目录或刷新及简单搜索高蝮嫁i . i熟据导入您当前的位置:档窠管理数据导入源档案库目标档案库教学档案-卷内文件库教学裆案-卷内文件库*上移删性导入i关闭图3.9第六步，在卷内文件目录批量导入界面（图3.9）中，点击“导入”按钮，即可得到下图3.10提示。若操作不成功，请从第二步重新开始，直至导入成功。3悠当前的位置：待办事宜任务列表档案移交列表档窠案卷库卷内文件库|数据导入原文图 3.10第七步，在图3.10中点击“确定”按钮，可浏览导入的选定案卷目录的所有卷内目录, 如图3.1

15、1。如需添加下一案卷的卷内目录，请回到图3.1,从第一步开始操作。爵当前的僚署;待办事良任务列表档案移交列表档案案卷库:卷内文件库j力振加目录百嬴育丽赢善导入数竭&查看目氯媾翩网简单搜索赖询搜索原文原文数量年度分类孑单击选中 号i题名2013jx14。8李海蓝历年学业成绩表x02013jx1411舒好乐年学业虚尾装02013jx14i-得薛梅历年学业成赫表二n.iy1 d呈洁嬴方年学必需铸考图 3.11（二）查看、修改和删除卷内目录1 .查看目录。单击鼠标选定需要查看的卷内条目，在“卷内文件库”选项卡中（图3.11）单击“查看目录”，即可回到图3.3,点击“返回”。2 .修改目录。单击鼠标选定

16、需要修改的条目，在“卷内文件库”选项卡（图 3.11）中 单击“修改目录”，即可回到图3.3,对错误著录项进行修改后，点击“确定”。3 .删除目录。可单击鼠标选定需要删除的条目，在“卷内文件库”选项卡（图3.11）中单击“删除目录”，点击“确定”即可。如果只输入目录信息，可不用看“四”，直接到“五”。四添加原文如果有卷内目录相对应的电子原文，可根据以下步骤挂接到相应的卷内目 录上第一步，在“卷内文件库”中选定将要挂接原文的目录（图 4.1 ），点击 “原文管理”按钮（红色椭圆框内）。第二步，在图4.2中先浏览文件夹选中需要挂接的电子原文，在文件标题里输入文件 题名，选择文件类型，后点击“上传”按钮。选中原文文件标题：学生李海茹历年学业成绩表文件类型- en -幅和原文- licroscift internet explorer交件名：c：旬gurney snd帛*ttibp11 “桌面学生李海蓝历年学业成装表.me文件类型：正交输入文件标题在此下拉框中选择果原文挂接成功，将显示图上传 返回图4.24.3。如果不成功，从第一步重复操作。原文署理文件名:文件标题：学生李海登历年学业成金表匚芟置二!