新城房产整合管理咨询项目工作分析培训教案华彩咨询集团管控PPT

1、1 提案单位：上海华彩管理咨询有限公司提案单位：上海华彩管理咨询有限公司 二零零五年十二月二零零五年十二月 机密机密 此教案仅供客户内部使用。未经书面许可， 其它任何机构不得擅自传阅、引用或复制 新城房产整合管理咨询项目新城房产整合管理咨询项目 工作分析培训教案工作分析培训教案 2 目目 录 录 p 为什么要做工作分析为什么要做工作分析 p 什么是工作分析 p 工作分析的过程和方法 3 为什么招聘的员工，会常常不 符合要求？ 为什么不能完成客观的绩效考 核，勤无奖懒无罚？ ？ 为什么有人工作量很大，做也做不完？ 为什么有人没活干，整天喝茶看报纸？ 为什么有的员工不知道自己该做 些什么？ 为什么

2、主管难以确切地评价下属 员工的工作成绩是好是坏？ 4 ？ 为什么会产生这些问题呢？为什么会产生这些问题呢？ 5 ？ 我们并不了解每个人的工作量是多少？ 我们并不了解到底需要多少工作人员？ 我们并不了解如何有效地考核员工的工作？ 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？ 我们并不了解员工到底需要什么？ 我们到底该怎么办？！我们到底该怎么办？！ 6 我们如何做我们如何做? 7 目目 录 录 p 为什么要做工作分析 p 什么是工作分析什么是工作分析 p 工作分析的过程和方法 8 什么是工作分析？什么是工作分析？ 一个组织的建立最终会导致一批工作的出现，而这些工作需要由特 定的人员来承担。 工作分析就

3、是通过对工作内容与工作责任的资料汇集、研究和分析， 可以确定这项工作的 工作分析的过程主要调研，并着眼于 工作本身的特点，而不是工作者的状况。主要分析： 工作分析的间接结果是。 9 公司目标 公司战略策略活动 对岗位提出要求 对组织提出要求 对人员提出要求 现在的岗位设置是否合理 现在的组织能否适应 什么样的人员合适 进行现行组织和岗位分析 10 工作分析基本术语工作分析基本术语 任务：指一项具体的工作。例：指派打印一份文件。 岗位：指某人须完成的一组任务。有多少岗位就有多少人员。 职位：是由许多相同的岗位所组成，这些岗位的性质，类别 完全相同，完成工作所需条件也一样。 11 工作要素工作要素

4、 工作任务工作任务 工作职责工作职责 职务 职业 职位 12 工作分析主要内容工作分析主要内容 该职位的基本资料：该职位的基本资料： 包括职位名称、职等职级、直接上级职位、直接下级职位 职务设置的主要目的职务设置的主要目的： 用一句话说明该职位工作的最终目的，20字以内。 职务的隶属关系：职务的隶属关系： 该职位的直接工作责任：该职位的直接工作责任： 按照主次列出该职位各项直接责任，频率，重要程度，所占总业务 量的比率。 直接责任是指不管级别多高，都要自己亲自完成的工作 最基层的工作人员也应该列出10条左右 13 工作分析主要内容工作分析主要内容 该职位的决策责任：该职位的决策责任： 说明该职

5、位需要做哪些决定，以及决定将产生的影响。 该职位该职位所需要的知识和技能所需要的知识和技能： 包括学历、经历、专业程度、能力、体力、证照等等。 该职位的工作条件与环境：该职位的工作条件与环境： 工作地点、光线、卫生、危险性等等。 其他内容其他内容 和工作分析相关的其他内容，可根据实际情况填写。 14 了解任职者应该做什么工作、和为什么需要做的过程了解任职者应该做什么工作、和为什么需要做的过程 收集让别人对该职位做出判断的信息的过程收集让别人对该职位做出判断的信息的过程 总而言之：工作分析是总而言之：工作分析是 15 工作分析的目的与作用？工作分析的目的与作用？ n促使工作的名称与含义在整个组织

6、中表 示特定而一致的意义，实现工作用语的 标准化。 n确定工作要求，以建立适当的指导与培 训内容。 n确定员工录用与上岗的最低条件。 n为确定组织的人力资源需求、制定人力 资源计划提供依据。 n确定工作之间的相互关系，以利于合理 的晋升、调动与指派 获得有关工作与环境的实际情况，利于 发现导致员工不满、工作效率下降的原 因。 为制定考核程序及方法提供依据，以利 于管理人员执行监督职能及员工进行自 我控制。 辨明影响安全的主要因素，以及时采取 有效措施，将危险降至最低。 为改进工作方法积累必要的资料，为组 织的变革提供依据 目的一（建立标准）目的一（建立标准）目的二（分析问题）目的二（分析问题）

7、 16 工作分析的目的与作用？工作分析的目的与作用？ 确定/修正组织机构及定编定岗：对工作岗位的设置进行重新检 讨，确定员工编制之合理度。 协助招聘与选拔：在招聘人员时可了解职位所需人员之资格。 绩效考核：通过工作分析的大量信息的收集、分析，使绩效考核 的结果更具客观性和针对性。 录用：帮助新员工进入职业角色。 提供薪酬评价标准：可按工作职责繁简核定其薪资高低。 17 提供有关培训与管理发展的资料：可按其工作要求培训所需知能 让员工了解工作性质，明确职责和权利 工作分析的目的与作用？工作分析的目的与作用？ 那么工作分析在人力资源工作中是什么位置呢？那么工作分析在人力资源工作中是什么位置呢？ 1

8、8 任务责任职责 技能 工作规范 工作说明 工作分析 能力知识 人力资源计划 招 聘 选 择 人力资源开发 绩 效 评 估 报 酬 和 福 利 安 全 与 健 康 劳 动 关 系 人力资源研究 均 等 就 业 19 职位说明书和工作流程的关系职位说明书和工作流程的关系 使命和任务使命和任务 策略策略 由下列构成由下列构成: :工作流程工作流程 出纳员出纳员 采购员采购员 保管员保管员 会计员会计员 组织结构组织结构 工作流程工作流程 备用品采备用品采 购流程：购流程： 按照程序 支付款项 按照程序 比价后采 购 货物入库 验收工作 根据相应 手续记帐 20 工作分析中需要注意的问题工作分析中需

9、要注意的问题 分析职位而不是分析具体个人 澄清任职者与其主管的不同角色 防止分析对象夸大自己工作的重要性 任职者的参与-双方同意 工作分析过程中不要使用非法手段获取信息 工作分析内容应避免任何歧视性条款 21 对个人的分析对个人的分析! ! 对人员任免、调整工资的分析对人员任免、调整工资的分析! ! 绩效评估绩效评估! ! 工作分析中需要注意的问题工作分析中需要注意的问题 22 23 目目 录 录 p 为什么要做工作分析 p 什么是工作分析 p 工作分析的过程和方法工作分析的过程和方法 24 本次工作分析对象本次工作分析对象 本次工作分析的对象：本次工作分析的对象： 新城房产、国泰房产所有岗位

10、和人员；新城房产、国泰房产所有岗位和人员； 物业公司物业公司所有岗位和人员；所有岗位和人员； 中家网中家网所有岗位和人员；所有岗位和人员； 25 26 1 1、项目小组建立、项目小组建立 2 2、组织学习、制定计划、组织学习、制定计划 3 3、收集各项资料、收集各项资料 4 4、汇总各项资料、汇总各项资料 5 5、与任职者确认、与任职者确认 6 6、与其上级确认、与其上级确认 7 7、撰写职位说明书、撰写职位说明书 8 8、项目小组组长检查、项目小组组长检查 交总部交总部 审核归档审核归档 工作分析过程工作分析过程 交本单位人事部门交本单位人事部门 审核归档审核归档 27 建立项目小组建立项目

11、小组 1、各单位首先建立工作分析的项目小组 2、项目小组的组成及分工 (一人，由本单位最高主管担任) (一人，由本单位管理部门主管担任) (若干人，各部门主管指定一人) 28 项目小组的职责项目小组的职责 执行总部管理处制订的工作分析实施办法。 执行本小组工作分析计划。 完成工作分析，撰写职位说明书。 汇总职位说明书，编辑成册。 接受总部管理处的指导与检查。 29 项目小组的分工项目小组的分工 组 长：负责本单位工作分析的各项支持。 执行组长：负责编写并执行本小组工作分析的工作计划；督导项 目小组组员工作。 组 员：收集各项资料； 调查问卷的下发与回收； 和工作分析对象的联络及确认工作； 资料

12、回收后的汇总工作； 职位说明书的编写工作。职位说明书的编写工作。 30 组织学习确定计划组织学习确定计划 各单位在接到通知后，须在各单位在接到通知后，须在3 3日内组建工作分析项目小组，并由执行组日内组建工作分析项目小组，并由执行组 长组织所有组员学习长组织所有组员学习工作分析实施办法工作分析实施办法，结合，结合。 第第4 4日执行组长制定本小组工作计划，分配工作任务日执行组长制定本小组工作计划，分配工作任务 31 工作分析的方法工作分析的方法 调查问卷法调查问卷法 使用总部管理处统一的问卷 由实际承担工作的人员主管填写 工作分析小组人员进行总结分析。 本次工作分析以调查问卷为主。本次工作分析

13、以调查问卷为主。 好处：可以在较短的时间内收集到大量的信息好处：可以在较短的时间内收集到大量的信息 工作日记法工作日记法 “工作分析人员”通过分析对象的上级收集或借用其工作日记， 工作日记的内容将是工作分析的重要参考。 32 工作日记法工作日记法 由任职人员自己记录下每天活动的内容 可作为工作分析的原始资料 “工作分析人员”在“工作分析汇总”时参考工作日记 关键事件法关键事件法 收集尽可能多的关键事键 对关键事件进行归类，在“工作分析汇总”时作为参考。 工作分析的方法工作分析的方法 33 工作分析的方法工作分析的方法 观察法观察法 分析人员可通过实地的观察或亲身经历的方式获得第一手的资料，使

14、信息更加准确。 本次工作分析，工作人员应少用或不用少用或不用此方法。 缺点：消耗时间长，往往所得信息不够全面。缺点：消耗时间长，往往所得信息不够全面。 面谈（电话）法面谈（电话）法 分析人员在得到书面信息后可以 通过面谈或电话进行确认通过面谈或电话进行确认。 34 管理类人员 知识型人员 市场销售类人员 操作类型人员 结果导向 结果能力导向 结果行为导向 行为标准导向 访谈法，专项设计 的问卷调查法 专家访谈，团队座谈 法 问卷调查法，访谈法 观察法，集体座谈法 35 1 1、收集与工作有关的背景资料：包括单位及部门组织图、各部门职掌、工作、收集与工作有关的背景资料：包括单位及部门组织图、各部

15、门职掌、工作 流程图及现有的职位说明书。流程图及现有的职位说明书。 组织图显示 出了当前工作与组织中的其他工作是一种什么样的关系，以 及它在整个组织中的地位。它不仅确定了每一职位的名称，而且用相互 联结的直线明确表明了向谁汇报，以及同谁进行合作。 流程图可以说明现有的工作流程和在流程中的位置。 现有的职位说明书、部门职掌，或者有关工作的描述性文件，可以作为 工作分析的重要参考。 工作分析步骤工作分析步骤 36 工作分析步骤工作分析步骤 2 2、选择并确定需要分析的职位名称、选择并确定需要分析的职位名称 当需要分析的工作有很多但它们彼此又比较相似的时候，如果我们对他们所做的工作逐 一进行分析，必

16、然非常耗费时间。在这种情况下，选择典型的工作进行分析是十分必 要的。 v 同一个职位的多个岗位（担任相同职务的多个人）使用同一份职位说明同一个职位的多个岗位（担任相同职务的多个人）使用同一份职位说明 书。书。 例如，对相同工种的很多例如，对相同工种的很多“生产工人生产工人”的工作分析，只需分析其中的的工作分析，只需分析其中的 一人或几个人，并形成一份共同的职位说明书。一人或几个人，并形成一份共同的职位说明书。 37 3、收集工作分析的信息、收集工作分析的信息 由分析对象填写工作分析调查问卷。 通过分析对象的上级收集或借用其工作日记。 必要的工作可以到现场观察。 请分析对象写出或介绍其工作中的关

17、键事件。 面谈或电话确认相关信息。 （除（除工作分析调查问卷工作分析调查问卷外，其他方法视情况选择使用）外，其他方法视情况选择使用） 4、汇总所有收集到的信息、汇总所有收集到的信息 按照工作分析问卷汇总表汇总所有信息。 汇总时如果有不能确定的项目，及时和其相关专业部门联系确认。汇总时如果有不能确定的项目，及时和其相关专业部门联系确认。 工作分析步骤工作分析步骤 38 工作分析步骤工作分析步骤 5 5、同分析对象共同审查所收集到的工作信息、同分析对象共同审查所收集到的工作信息 通过工作分析所得到的这些信息，只有与从事这些工作的人员， 以及他们的直接主管人员进行核对，才能避免出现偏差。 核对工作有

18、助于确定工作分析所获得的信息是否正确、完整，同 时也有助于“工作分析人员”理解这些信息。 此外，这也是一个审查和修改工作描述的机会。 6 6、撰写职位说明书、撰写职位说明书 39 工作分析的直接结果： 职位说明书 工作分析的直接结果：工作说明工作分析的直接结果：工作说明 40 41 一份完整的职位说明书应该包括一份完整的职位说明书应该包括 : : 该职位的基本情况：名称、职等职级、所属部门、编制等等。该职位的基本情况：名称、职等职级、所属部门、编制等等。 该职位存在的价值和目的是什么该职位存在的价值和目的是什么? ? 对该职位的要求有哪些要素，如规划、组织、审核、创新等等？对该职位的要求有哪些

19、要素，如规划、组织、审核、创新等等？ 如何定义该任职者的责任和权力如何定义该任职者的责任和权力? ? 该职位需要和外部有什么样的互动关系该职位需要和外部有什么样的互动关系? ? 该职位需要使用什么设备仪器，需要什么证照？该职位需要使用什么设备仪器，需要什么证照？ 该职位的工作环境和工作地点怎样？该职位的工作环境和工作地点怎样？ 该职位的上下级汇报关系如何、服务的相互关系怎样该职位的上下级汇报关系如何、服务的相互关系怎样? ? 这份工作需要什么样的素质、技能和经验的人担任这份工作需要什么样的素质、技能和经验的人担任? ? 编写要求编写要求 42 职位名称的确定职位名称的确定 参照本职位的工作，进

20、行概括，或按照惯例。参照本职位的工作，进行概括，或按照惯例。 参照公司以往的称呼。参照公司以往的称呼。 例如：某单位管理课的课长称为例如：某单位管理课的课长称为“管理课长管理课长”，财务部，财务部 的成本会计成为的成本会计成为“成本会计成本会计”，人事部的中级事务员成，人事部的中级事务员成 为为“人事中级事务员人事中级事务员”。 编写要求编写要求 43 本职工作本职工作 着重于职位所需的最终结果（着重于职位所需的最终结果（output)output) 它回答以下问题：为实现该职位责任，主要通过哪些领它回答以下问题：为实现该职位责任，主要通过哪些领 域获得最终结果？（域获得最终结果？（input

21、)input) 要用一句话，要用一句话，2020字以内。字以内。 编写要求编写要求 44 直接工作责任直接工作责任 是指无论职位多高都要自己亲历亲为的工作或责任。是指无论职位多高都要自己亲历亲为的工作或责任。 这个职位为公司整体目标的完成承担了什么？这个职位为公司整体目标的完成承担了什么？ 要求：要求： 按照主次顺序逐条填写。按照主次顺序逐条填写。 用词要精确，不能模棱两可，不要官话套话，不能有猜测性的语用词要精确，不能模棱两可，不要官话套话，不能有猜测性的语 言。言。 每条工作或责任要说明发生频率每条工作或责任要说明发生频率（次/日、周、月、季、年）、重要程、重要程 度（度（% %）和占全业

22、务总量（）和占全业务总量（% %）。）。 最基层的工作也应该有最基层的工作也应该有1010条左右条左右 原则性的责任应该包括关键动词、管理范围、影响范围、在什么原则性的责任应该包括关键动词、管理范围、影响范围、在什么 条件下进行以及要达成的目标。条件下进行以及要达成的目标。 编写要求编写要求 45 动词动词 影响范围影响范围 在一定局限下在一定局限下 的结果的结果 以确保预定的生产计划在安全健康的以确保预定的生产计划在安全健康的 工作环境条件下，按质按量按时完成工作环境条件下，按质按量按时完成 直接工作责任（分解举例）直接工作责任（分解举例） 管理和协调管理和协调 “xyz”“xyz”工厂的所

23、有设备和资源工厂的所有设备和资源 示例示例 46 直接工作责任（举例）直接工作责任（举例） 1.1. 严格执行库存现金限额，超出部分必须及时送存银行，不坐支现金，不得严格执行库存现金限额，超出部分必须及时送存银行，不坐支现金，不得 以白条抵库或挪用。以白条抵库或挪用。 2.2. 严格审核付款凭证和审批手续，及时准确无误地办理各种应付款项。严格审核付款凭证和审批手续，及时准确无误地办理各种应付款项。 3.3. 认真编制记账凭证，正确运用会计科目，要做到原始凭证齐全有效，记账认真编制记账凭证，正确运用会计科目，要做到原始凭证齐全有效，记账 凭证与原始凭证事项一致准确无误。凭证与原始凭证事项一致准确

24、无误。 4 4、. .等等。等等。 出纳员：出纳员： 示例示例 47 决策责任决策责任 该职位要做哪些决定。该职位要做哪些决定。 要对下属的哪些工作或活动负责。要对下属的哪些工作或活动负责。 所做的决定产生什么影响。所做的决定产生什么影响。 注意：注意： 只有主管填写决策责任，非主管不用填写。只有主管填写决策责任，非主管不用填写。 也就是说没有下级的职位不用填写。也就是说没有下级的职位不用填写。 编写要求编写要求 最终结果最终结果主要活动主要活动 提高下属的工作技能提高下属的工作技能通过提供相应的培训与指导通过提供相应的培训与指导 激励下属达到高绩效激励下属达到高绩效通过主持绩效辅导会议，为下

25、属清通过主持绩效辅导会议，为下属清 楚地指楚地指明明 职业发展方向职业发展方向 确保部门内高标准的工作确保部门内高标准的工作通过监督工作进展，恰当地奖惩下通过监督工作进展，恰当地奖惩下 属属 实现部门的工作目标实现部门的工作目标通过制订良好的部门计划以符合公通过制订良好的部门计划以符合公 司的总目标，并就部门部门与员工司的总目标，并就部门部门与员工 进行沟通进行沟通 部门主管的决策责任（举例）部门主管的决策责任（举例） 示例示例 49 行为动词（举例）行为动词（举例） 制定政策制定政策/ /设定目标设定目标实施具体工作实施具体工作较低的任务较低的任务 制定制定 指导指导 建立建立 控制控制 计划计划 准备准备 分析分析 达到达到 估价估价 实施实施 评估评估 预测预测 确认确认 落实落实 提高提高 增加增加 安装安装 维护维护 监控监控 谈判谈判 建议建议 回顾回顾 明确明确 订立订立 查验查验 校对校对 分配分配 收集收集 运作运作 加工加工 生产生产 提供提供 提交提交 示例示例 50 职位说明书必须