公司内部控制采购管理精细控制程序制度

1、公司内部控制采购管理精细控制程序制度1.1采购管理风险与关键环节控制1.1.1采购管理风险采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为，公司在采购管理方面至少应关注采购业务涉及的以下七种风险,如图 1 1所示。风险采购行为违反国家法律、法规和公司制度规定，可能遭受外部处罚 导致经济和信誉损失风险采购未经适当审批或超越授权审批，可能应重大差错、舞弊、欺诈 而导致损失风险请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导 致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊行为风险采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其他计划不协调，可 能造成资源浪费风险盲目签订采购合同、采购合同条款无效或不利以及违约，可

2、能导致 公司资金损失风险验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失风险付款方式不恰当、支出有偏差，可能导致却资金损失或信用受损51图1 1采购管理中存在的风险示意图1.1.1采购管理关键环节控制1 1所示。公司在实施采购控制过程中，至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制，如图关键环节建立采购业务岗位制造制，明确相关部门和岗位的职责、权 限，确保相互分离制约关键环节依据购置商品和劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应 请购权限并制定相应的请购程序明确规定规范采购方式、供应商诜择、验收程序及计量方法， 确保采购工程诱明关键环节加强非财务方面采购物资信息的收集，明确信息沟通方式关键环节明确规定付

3、款方式和程序以及供应商的对账办法，确保凭证 和记录的完整关键环节采购管理关键环节示意图1.1职责分工与授权批准1.1.1采购管理岗位设置1.采购管理控制岗位职责公司应当建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的之前、权限，确保办理采购业务1 1所示。的不兼容岗位相互分离、制约和监督。具体的采购管理控制岗位职责如表53表1 1米购管理控制岗位职责一览I表采购管理控制岗位1.总裁主要职责5.财务部经理不相容职责审批采购部门各项规章制度审批年度采购预算和采购计划审议批准合格供应商名单6.应付款会计审批预算及计划外采购项目批准请购单和重要购货合同审核采购部门各项规章制度1.财务总监审核面读采购预算

4、和采购计划审核预算及计划外采购项目根据权限审批请购单和购货合同制定采购部门各项规章制度和工作3.采购部经理编制年度采购预算和采购计划审核购货合同和采购订单在授权范围内签订购货合同办理大宗物资及重要物资的采购组织进行合格供应商的选择和评审进行市场调查，填写询价比价单负责起早购货合冋和填制采购订单提出付款申请4.米购员实施采购，办理退还货事宜建立、更新与维护供应商档案参与对供应商质量、交货情况等的评价审核购货合同及付款申 请拟定采购计划和购货合同批准付款审批会计提交的付款凭 证制定采购部门各项规章制度选择供应商参与合格供应商评审参与商定对供应商的付 款条件核对原始凭证并入账审批年度采购预算和采购计

5、划开具付款凭证审批预算及计划外采购项目制定采购部门各项规章制度批准采购计划及预算 批准计划外采购项目 选定合格供应商名单 填写采购订单 起草购货合同制定采购部规章制度 制订年度采购计划及预算 审批购货合同和付款申请实施采购 编制采购预算和采购计划 执行具体结算工作7.出纳支付货款编制付款凭证编制本部门年度采购预算和采购计划实施采购提交推存供应商名单8.采购物资使用部提交请购单审批请购单门参与检查采购物资质量决定供应商名单参与合格供应商选择评审对不合格及报废物资提出处理意见9.质量管理部事先检验样货质量实施询价比价检验所购物资的质量物资在库管理10.技术部提供对所购物资的专业技术建议采购物资的询

6、价比价参与对持有物资的技术检验工作参与外购物资的出入库验收11.仓储部外购物资的标识、保管、收发具体实施采购提出外购物资的补仓申请外部潜在供应商、现有供应商、政府质监部门等工作目标序号55完成公司年度采购计划，降低采购成本名和利控制部门费用工作职责负责程度制定采购部有关采购管理制度，报上级审批后监督执行全责全责制订采购部年度。季度、月度工作计划及采购预算，报上级审 批负责完成公司所需各类物资的采购任务全责4负责重大数量及重要物资的米购工作全责5组织市场供货信息调研和供应商评审全责负责平购合同管理及合同纠纷的防范全责7负责组织建立和完善供应商档案全责8组织合格供应商的选择评审工作全责9负责米购内

7、部管理的各项工作全责我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！确认确认人：确认日期：生成批准日期日期(1)采购员 岗位丄作职贡,如表 1 3所示。表1 3米购员岗位工作职责一览表岗位名称工作联系工作目标米购员内部外部部门名称/编号直接上级采购部经理、仓库负责人、仓库管理员、质量管理部购申请的各部门潜在供应商、现有供应商政府质监部门等采购部经理、提岀采保证公司 物资的及时供应，确保采购物资的数量和质量符甘-公司相关规定序号填写采购订单， 并跟踪订单，保 证物资及时供负责 进行市场供程度 需调查，编 写市场调研 报告，报上 级领导审阅 进行询价、 比价，编写 询价、比价 记录表

8、，报 上级领导审 阅 负责与供应 商进行接触 和谈判，尽 量降低米购 成本部分56负责草拟购 货合同的相 关条款，报 上级领导审 批 负责办理不 符合公司要 求的采购物 资的退换货 工作 审核购货合 同的付款条 款及采购发 票、结算凭 证等相关凭 证， 并提交付款申请 负责建立供 应商档案， 并及时更新部分参与合格供应商的评选工作我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责!确认1.1.1 采购授权审批制度确认日期:生效日期批准日期受控状态制度名称采购授权审批制度文件编号执行部门监督部门考证部门第1条目的为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施

9、，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。第1条进行授权审批采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。3条严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务1.采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。1.对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第4条专家论证适用情形对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。部门、公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责 人签字后，及时向采购部门提出采购申请。第6条审批采购经

10、理、财务总监、总裁根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。1.采购预算内采购额在ZU19975X元以内的，采购经理审批；采购额在 XX XX万元的，由财务总监审57批；采购额在XX 万元以上的，由财务总监审核，总裁审批。1.采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核，总裁审批。3.对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。7条采购1.采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。1.采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购经理审核并提出参考意见，交总1.财务部应对 采 购 业裁最终确定合格供应商名单。3.采购部根据合格供应商名单进行采购

11、谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关负责人审批后签订购货合同。(1 )采购计划范围内金额在(1 )采购计划范围内金额在XU19975X元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。XU19975X元一XX万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。(3)采购计划范围内金额在X万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总裁审批后交采购部签核,具体订合同。(4)采购计划外的所有采购项目合同，须由财务部核对后，交财务总监审核，总裁审批后，签订购货合同。采 购 的 各 种条验收质量管理部门根据公司有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收中发现

12、的问题应及时报告采 购部门，采购员根据验收情况进行办理。1验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。1采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，解决方案报总裁审批后，采购部负责处理。备，内容是否真实，手续是否齐第9条付款全，计算是否正确。1.应付账款在乂U19975X元以内的，由财务总监审批；应付账款在XX-心万元的，由总裁审批。3.预付款与定金在 XU19975X元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在XXX万元的，报财务总监审批，在XX万元以上的，由总裁审批。58可能存在时间差等因素

13、之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期1.3请购与审批控制1.3.1采购计划编制流程59步骤财务总监财务部采购经理采购员总经理相关部门下达经下达年度公司经目标营目标汇总各部门采购分析上年度经营状况及年度经营目标等相关信息H收集并分析相关信息计划确定米购种类、编制本部门采购计划相关分析数量、种类、时 间、方式等编制总体采购预算审批审核审核审核编制采购计划I制订审批采购计划审批审核审核审核执行采购计划60定期编制米购差异分析报告及时更新采购计戈y1.3.1采购申请审批流程审批审核审核审核实施采购按照申请单 进行采购1133采购申请审批制度受控状态制

14、度名称采购申请审批制度文件编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条公司为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。第1条本公司内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。第3条责权单位。1 .采购部负责公司所需物资的采购工作。611经1.财务部负责采购物资的货款支付工作。3.物资使用部门和仓库部门提出采购申请。4.财务总监、总裁根据权限审批采购项目。第1章请购审批规定常性服务项目指的是由同一服务机构或公司所4条原材料或零配件的请购。提供的某1.需求部门请购。些经常性服务目,例如量进行比较。公用(3 )当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。业、期刊

15、1.仓储部门请购。杂志、保(1 )仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。安等服 务项目。(1 )原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。(1 )仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数(1)仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。1.使 采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数 量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。 经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务 部签字确认后可交采购部门办理采购手

16、续。 采购部应将处理过的请购单归档备案。1.5条临时性商品的请购。时,提临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。单,1.使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。3.请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部、财务总监和总裁签字后，采购部方可办理采购手续。部、第6条经常性服务项目的请购。裁进行审核、审批。第7条特殊服务项目的请购。1.特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。611.总裁、董事会或股东大会进行审议批准。品，3.审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务 所及费用水平是否合理等，经总裁批准后，这些特

17、殊服务项目才能进行采购。8条资本支出和租赁合同。1.对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总裁、董事会或股东大会进行决策。等。对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。报、名第3章请购单规定片、第9条请购单的开列和递送。等。1.请购单的开列。(1)请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。(4)打字、(1)请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。刻印、(3)各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填

18、报。(4)请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送米购部门。1.需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。3.紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并加盖紧急采购”章。4.材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。5.物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。第10条免开请购单部分。等。1.丿_| 二,零目。1.总务性用品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。11(1 )礼仪用品，如花篮和礼物等。请购事项的撤销

19、。631、1联加盖红色撤1.撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在请购单第销”的标记并注明撤销原因。1.采购部门撤销请购时，注意办理以下事项。(1)采购部门在原请购单加盖 撤销”章后，送回原请购部门。(1 )原 请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。(3)原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。章附则第11条 本制度经总裁审批，自颁布之日起执行。第13条本制度由采购部负责解释。编制日期修改标记审核日期修改处数批准日期修改日期11.3.4采购预算管理制度受控状态制度名称采购预算管理制度文件编号执行部门监督部门考

20、证部门合理配为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购资金合理的需要，特制置。定本制度。1.预第1条目的第1条采购预算管理的含义1.采购预算是采购部门为配合公司年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等 的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于公司整体目标的实现及其资源的公司内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理公司的经济活 动，反映公司管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使公司不断提高效率和效益。3.1.采购预算管理是公司预算管理的一个分支，应与预算系统的其它系统相互协调。3条编制采购预算 编制采购

21、预算是指根据公司经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程64序，将公司在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。(1 )根据公司年度销售计划，由相关使用部门(生产部门、开发部门、管理部门等)填写本部门的采 购预算申请单，上交采购部。(1)采购员汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部和预 算管理委员会逐一核准，采购员调整、完善采购预算，上交总裁审批。4条执行采购预算1.将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。1.对预算执行过程进行监控。5条分析和调整采购预算差异1.在预算执行过程中，采购部要根据业务统

22、计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。1如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。第6条采购预算资金控制1在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。I.部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按公7司请购审批制度办里请购,严格控制无预算的资金支出。3对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。4对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由总裁审批后才能给予办理。编制日期审核日期批准日期修改标记1.4.1采购询价比价流程修改

23、处数修改日期1.4采购与验收控制65部If步骤财务总监采购经理采购戻1供应商* h收集供应商基本|进行报价信息n提供资料询价/总裁制作并发出询价报价汇总分析所有供卜与供应商进一步应商报价洽谈价格进行洽谈介格填写询 初步选择，供应商介比价单进一步进行洽谈*洽谈价格选择价格最优供确定应商价格审批审核审核确定供应商名单661.4.1供应商选择流程米购 品供应商检查样品并汇审核采购员总进行市场调查提供相关信息67收集潜在供应商相关确定供信息应商名初步分 析、评价建立供供应应商档提出候选名单根据米购 种类组织现场评审汇总评审结果提供样品沟准备沟通资料与供应商进行沟68签订合同签订合同签署合同合同归档采购

24、145程69步骤初步检验解决质量检验提出解决方案质量问题阶段联系供应商退换货处理重新发货70执行部门监督部门考证部门、忆6E 丄宀、制度名称采购控制制度1受控状态文件编号第1章总则第1条目的4.明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化。1条责权单位1.采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。1.总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批。第1章采购方式控制3条米购方式分类1.订单采购方式(1 )采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿。(1)供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳

25、务。商，就(3)订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性。1合同订货方式量、格、(1)采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来。(1)供应商按合同提供货物并取得货款，公司按合同验收货物并支付款项。3直接采购方式采购人员根据批准的请购单，就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式。比分析，在符合质量标准的前提下，选择 价格最低的供应商。5.紧急采购方式因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需713.保时间。11条量资产。要时方可采用。第4条采购方式选择1 .

26、根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。1 一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。3. 小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。4. 重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后，采用订单或合同方式 或者比质比价方式。5. 大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其它金额较大的大宗物资采购 采用比质比价采购方式。第3章采购数量控制5条采购数量应该严格按照采购计划进行确定。6条 采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。7条 检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。8条对于需大量采购的原材料

27、、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。第9条对于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。第4章采购时间控制13条第10条 采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。第11条根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。1.现用现购商品或劳务从实际使用或需要日期算起，倒算出合理的采购时间。1.以最佳成本为原则确定最经济的订货方式采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。71提出，采购员应及时处理请购单，并将处理结果及时通知仓库管理部门。第

28、5章供应商选择14条供应商初步评价1.采购部与使用部门根据公司实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写供应商基本资料表”。1.采购员对供应商基本资料表”进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，填写供应商候选名单，交采购经理审核。度,3.选择供应商标准(1)供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。(1)(3)有良好的售前、售后服务措施和服务意识。(4)具有足够的生产能力，能满足本公司经营需要。(5)同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。为关键、供应商按国家(国际)标准建立质量体系并已通过认证。要、

29、别,不别实行(1)采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。不同的等级控4.采购员在对供应商进行初步评审时，需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求,对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。第15条供应商现场评审1采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应 商的现场评审，并提出相应的意见和建议。1供应商评价内容制。(1)财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。(1(3 )使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。(4)上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。3.适用范围 供关键与重要

30、材料的供应商进行现场评审。(3 )对于普通物资的供应商，无需进行现场评审。(4)紧急、小额零星的采购，由使用部门直接提出申请，采购员进行市场调查后，直接选择供应商,731.对所有超1.采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定供应商质量保证协经采购经理审批后，进行采购。16条供应商质量保证协议”的签定议”1.供应商质量保证协议”一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格物资的一种契约。17条样品需求与供应商送样1.如有样品需求，由采购员通知供应商送交样品，使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求，如品名、规格、包装方式等。1.样品应为供应商正常经营情

31、况下的具有代表性的商品，数量应多于两件。18条样品确认裁 特 殊 审 批。1.样品在送达公司后，由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的检验，并填写样品签样试用回单”1.经确认合格的样品，需在样品上贴样品标签”，并注明合格或不合格，标识检验状态。3.合格的样件至少为两件，一件返还供应商，一件留在采购部作为今后检验的依据。19条确定合格供应商名单1.采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商，无需进行现场评审的，直接填写合格供11条门对采购应商名单后，交采购经理审核。1采购经理审核无误后，交总裁审核。3原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。4唯一

32、供应商或独占市场的供应商，可直接列入合格供应商名单”第6章订单的控制行 审 核, 特 殊 条 款10条选定合格的供应商后，采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。11条采购价格审核1.财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格，并报财务总监、总裁审批。办公室或专业法律顾问把关。第13条合同审批根据采购授权审批制度的相关规定，报相关人员按权限进行审批。741.4.7验收管理制度第16条本制度由采购部负责解释。编制日期修改标记审核日期修改处数批准日期修改曰期1受控状态制度名称验收管理制度文件编号执行部门监督部门考证部门的数量条 质量管理部门和相关使用部门对所购货物或劳务等品种、规格、数

33、量、质量和其它相关内容禾口质量进行检进行验收,并出具验收证明。验。条验收人员对验收过程中发现的异常情况，应当立即向采购部或有关部门报告，采购部或有关部门应查明原因，及时处理。1.货第3条货物的验收由质量管理部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收，对收到货物 物验收人员在采购部门转来已核准的订购单”时，按供应商、货物交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。1.对于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验 收，不得虚估。75第5条待验货物处理。已经到货、等待验收的货物，必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规

34、格、数待验区”以示区分。量及到货日期，并且应与已验收的货物分开储存，并规划出6条实施验收。1.货物到货后，货物验收人员应会同使用部门根据装箱单”、订购单”、合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入订购单”。同时，验收人员填后,若 尚 未 收与验收报告单并在上面签字。1质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购申请的商品或劳务，一律不得签收。3.质量管理部门验收完毕后，对验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号的验收证明，内单”。验收人容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收

35、商 品或劳务的依据，并及时报告采购部门和财务部门。4 验收过程中如发现所载的货物与装箱单”、订购单”或合同所载内容不符，应通知办理采购的人 员及相关部门进行处理。对,确认5验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时，验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以利于公证作业。6 公证单位或供应商确认后，验收人员开立索赔处理单”呈部门负责人核实后，送财务部门及采购部门办理。后,按收理。第7条超交处理。1 交货数量超过订购量的部分应退回供货商。1属于自然溢余的，由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量，经请购部门主管同1

36、0条意后进行收货，并通知采购人员。第8条短交处理。交货数量末达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。管理部门应当根据货物的重要性及特性等，适时召集使用部门及其它有关部门，按照所需货物制 定货物验收规范”作为采购及验收的依据。76第11条 货物检验结果处理。根据不同检验结果可做以下两个方面处理。1.检验合格的货物，检验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。材料检验报告单”上注明不合格原因,1.验收不合标准的货物，检验人员应贴上不合格标签，并于 经负责人核实后通知采购部门送回货物，办理退货。第11条退换货作业。1检验不合格的货物退货时，采购员应开

37、立货物交运单”并附有关 货物检验报告单”呈采购经理签字确认后办理退货。I .货物需要更二换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效（承付期内通知财务3对于已付款但货物在保修期或保质期出现质量问题的要负责联系维修或索赔，索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期1.5付款控制1.5.1付款审批流程77审批安排付款付款事宜结算通知供应商发出付款借款通知书1.5.1退货管理流程78供应商按时发货核对信息办理退货核对信息重新验货通知验收人取回货物员准备验收重新发货79执行部门监督部门考证部门5 3E 丄宀、制度名称付款控制制度1

38、受控状态文件编号第1章总则为规范公司商品采购付款业务的内部控制管理，特制定本制度。本制度由采购部制定、修改，报总裁审批后执行。目是否 齐全，填 写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具公司应当按照现金管理暂行条例、支付结算办法和内部会计控制规范资金（试行）等规定办理采购付款业务。备等。第1章 付账控制中单据的审核4条财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。和数字1.应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。1.核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。6条合法性审核。

39、是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错5条真实性审核。误，大小写金额等。是否相符等。审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定第7条合规性审核。审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手 续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。第8条完整性审核。根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项控制中的现金使用第10条现金使用范围。801.向个人收购农副产品和其它物资的价款。1.结算起点以下的零星采购支出价款。11条现金使用方法。

40、1.采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。1.财务部根据公司现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。3.财务人员不得从公司的现金收入中直接支付（即坐支），需要坐支现金的需报经开户银行批准。4.因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必须使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由公司财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。第4章付账控制第11条采购员在付款时，应得到采购经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。第13条一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总裁等）签单批准。

41、订单副本应及时提交财务部门。第14条 收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必须按顺序编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部。第15条 收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。第16条财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。第17条 采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并经财务经理审核,财务总监和总裁按权限审批。18条 已确认的负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商

42、的良好关系,并维持企业信用。第19条财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互相核对，出现差异时应编 制调节表进行调节。第10条 财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期执行部门监督部门考证部门第1条目的。明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定，及时收回退货款项。第1条退货条件。验收人员应该严格按照公司的验收标准进行验收，不符合公司验收标准的货物视为不合格货物。不合格货物应办理退货。1.对于数量上的短缺，采购员应该与供应商联系，要求供应商予以补足，或价款上予以扣减。1.对于质量上的问题，采购员应该首先通知使用部门不能使用该批货物，然后与使用部门、质量管理部门、