服务部管理制度范本

1、服务管理部现场服务管理制度缺现场服务管理办法服务总监；服务主管 ；1： 区域服务总监 24 小时未回复客户投诉，处罚200 元（ 400 电话提醒）；2： 服务主管日报必须在第二日早上10 点前发送日报，违反者处罚50 元；3： 服务主管连续三个月服务绩效考核分数不及格者，调岗处理；4： 索赔定件到货后，经索赔部门提醒，一周内没有解决故障，处罚500 元，造成无法索赔的，承担配件的60%-90%责任；5：旧件不按制度按时返回，处罚100 元，旧件丢失，厂家扣除索赔款造成的损失由相关服务人员、主管承担；6: 索赔资料与 400 工单节点发现弄虚造假的，每单处罚 500 元。库存机事故处理1：未按

2、要求发送检测报告的服务主管，每单处罚一百元；2：接收方未发现设备故障或接收方没有收到随机检测报告，在交机时出现的相关责任由接收方承担，给予经济处罚或自动离职处理；3：库存机在各区域必须停放在安全有人看管的场地，1）库存设备配件由服务主管负责；2）各区域指定的库存地点应该由事业部经理和服务主管共同负责；3）如果销售直接发车到客户现场，没有通知服务主管设备到场检查的，责任应该由销售部门承担；（销售部门与客户签字确认）4）交与服务主管在工地现场的设备管理应有销售经理和服务主管共同承担，如果服务主管有异议的销售坚持存放的，应由销售经理承担；4：未经服务总监同意私自拆解库存机配件的服务人员，视情节轻重给

3、予相关处罚，情节严重者劝退相关责任人；5：所拆除的库存机如恢复后未能达到清洁完整造成客户退机，相关损失由服务主管，服务总监承担。现场服务人员；1： 现场服务过程中未达到着装要求者，扣除当次服务提成，如发生两次者扣除当月工资，发生三次者劝退处理；2：现场服务过程中未携带工具者，用户投诉后，扣除本次车辆里程费，并罚款500 元；发生两次者，劝退处理；3：现场服务过程中如有客户投诉服务态度恶劣者，调查属实后扣除当事人、服务主管、区域服务总监各500 元，如有两次者服务人员劝退处理，区域内服务主管降职降薪并处罚相应服务总监；4：服务人员未按要求及时回复400 相关信息者，按每条50 元处罚；5：服务人

4、员现场交机资料和出保定检资料未及时返回或不全者，服务报告以及PFR填写不规范，服务人员不计提成。6: 阶段性工作经培训后， 仍然完成不符合规定的， 对相关服务人员进行处罚每次200 元；处罚后仍不改进的，处罚500 元；三次劝退。事故处理1： 服务和修理过程中粗心大意，装配不符合要求，造成发动机等大件损伤，损失超过 1000 元的事故为责任事故；2：服务和修理过程中，装错配件，丢失配件，造成用户机械停机3 天以上或重复修理为责任事故；3：不按操作规程操作，造成服务和修理现场死伤事故或机械损坏为责任事故。4： 凡定性为责任事故；出现责任事故积极协助解决者，个人承担损失的60%，公司承担损失的40

5、%；出现责任事故不配合解决者，个人承担损失的90%，公司承担损失的10%；责任事故擅自脱离岗位推脱责任者，将承担相应法律责任。服务管理部大修部管理制度第一章部门组织结构一 . 乌鲁木齐大修部（ 36 人）经理黄勇副经理冯建中保险、采购仇大川出纳李慧萍质检员第一维修第二维修第三维修第四维修焊接组长烤铆喷漆库管黄勇组长组长组长组长马海军组长王弼含冯建中王克东赵艳春赵世超陈国峰3 人袁淼6 人6 人5 人6 人3 人二、库尔勒大修部（ 18 人）经理黄勇副经理陈世平采购杨勇出纳汪霞质检员第一维修组长第二维修组长第三维修组长焊接组长库管陈世平廖静张小兵王清伟杨勇唐权廖静6 人5 人4 人2 人第二章大

6、修部工作流程一、大修部维修工作流程客户送修或400 报修业务接待入场登记、故障确认签署维修合同、维修费配件费确认派工单派工维修一组维修二组维修三组焊接组烤铆喷漆组检测维修、检测报告填写、工单回复、 VISA 系统工单创建出厂前验收填写出厂检验报告结账出厂建立设备档案跟踪回访流程说明：1、所有到厂设备必须经大修部主管和维修工程师验、试机，并与机主确认主、次要故障。2、填写入场检验报告双方签字认可，并确定修理项目、配件明细，外加工部件，签署维修（保修）合同 ，清洁设备，进入车间开始维修。3、维修工作由大修部主管下派班组长，大修部主管填写详细维修派工单明确故障部位，所需配件及完成天数，维修班组接派工

7、单后开展维修工作，发动机、液压泵、主控阀维修，维修组长需填写检测报告，回复400 工单短信，在 VOLVO公司 VISA 系统中创建服务报告。4、维修完毕后由大修部主管或技术总监与维修工程师一同试机、验机，合格后通知机主到场再次试机、 验机，同时填写出厂检验报告 双方签字认可后，付款提机。5、所有报告规整后建立客户设备维修档案。6、维修回访、定期拜访。7、附件表格入场检测报修故障确认报告 、维修（保修）合同维修和配件价目清单、派工单、出厂检验报告、发动机检测报告，液压系统检测报告维修流程见附件。二、大修部维修质检工作流程厂外待修设备部件拆解检测故障确认班组长维修完毕报质检人员验收不合格质检部电

8、话回访用户质检员填写质检报告质检员签字验收用户满意客户签字验收质检报告入客户档案维修质检工作流程说明1. 修理完毕设备由班组长报大修部主管，由大修部主管或技术总监负责质检工作完成。2. 质检工作须认真详实，发现不合格维修责令维修班组即刻返修。第三章大修部岗位职责一、大修部经理岗位职责1、全面负责大修部日常管理工作。2、承揽维修业务及负责应收账款管理，完成公司年度目标任务。3、对大修部车间、维修设施及维修人员的安全负责。4、协调大修部与客户及其他各部门的关系，保持良好的沟通。5、根据需要制定大修部人员培训计划和招聘计划。6、负责属下员工的绩效考核。7、向总经理汇报工作。二、大修部副经理岗位职责1

9、. 副经理为第一安全责任人，保持车间的安全与整洁，每月组织召开一次车间维修人员的安全会议，消除事故隐患。2. 根据班组技术特点，安排设备维修工作。3. 负责处理维修服务及检测诊断中重大技术问题和有关质量事故。4. 根据客户所报故障描述向客户提出维修方案及合理报价。5. 组织技术维修人员的日常培训。6. 监督实施车间管理制度，对车间维修人员进行思想教育和安全教育。7. 向大修部经理汇报工作。三、车间班组长岗位职责1、服从大修部主管的工作安排。2、班组长在维修作业时，保持车间的安全与整洁。3、根据大修部主管的工作安排按时完成维修工作。4、组织技术维修人员的日常学习。5、严格按照车间管理制度，对维修

10、人员进行思想教育和安全教育。6、向大修部副经理汇报工作。四、维修工程师岗位职责1、服从班组长的工作安排。2、及时排除机械故障，恢复机械正常运转；3、做好与用户、机手的沟通工作。4、准确及时填写并上报维修报告。5、积极参加本部门的各类培训活动。6、及时反馈用户的服务信息和销售信息。7、向车间班组长负责并汇报工作。五、大修部出纳岗位职责1、根据公司财务管理制度对现金日记账进行登记和核对。2、妥善保管库存现金、支票。3、根据公司财务管理制度规定收支现金及各种票据。4、每日核对修理费收入和应收账款，及时与公司财务管理部核对账目。5、每周向大修部经理提交备用金使用及修理费收入报表。6、向财务管理部总监负

11、责并汇报工作。六、大修部库管岗位职责1、办理低值易耗品、劳保用品、工具、材料等的入库与发放。2、办理配件的登记入库、库存安全和领用。3、每月 25日前和配件采购及出纳盘点库存、核对账目并将结果及时上报厂长。4、每半年配合财务管理部进行库房的盘点工作。5、向大修部经理负责并汇报工作。七、大修厂采购人员岗位职责1、根据维修所需及时准确采购备件材料。2、配件采购人员做到仔细查验，票据完整、及时入库。3、配件采购后做到登记详细，质保清楚。4、积极参加培训活动，丰富配件知识。5、向大修部经理负责并汇报工作。第四章车间现场管理制度一、车间管理规定为保证企业生产正常进行， 保障人身和财产安全， 全体员工在维

12、修车间内必须严格遵守下列规定：1、必须按相关的安全技术操作规程进行生产作业。2、工作时不得擅离岗位，不得干与本职工作无关的事情。3、必须按规定穿戴劳动保护用品，不得穿拖鞋上班，车间内严禁吸烟。4、非工作需要不得动用任何车辆，车在厂内行驶车速不得超过5km/h，不准在厂内试刹车。5、加强对易燃物品的管理，易燃物品必须按规定使用和存放。6、各工位应配备有充足的灭火器材，并加强维护保养使之保持良好的技术状态，所有的员工应学会正确使用灭火器材。7、工作灯应采用低压（ 36V以下）安全灯，工作灯不得冒雨或拖水地使用，应经常检查导线、插座是否良好。8、手湿时不得搬动电力开关或插座。电源线路、保险丝应按规定

13、安装，不得用铜线、铁线代替。9、下班时，必须切断所有电器设备的前一级电源开关。二、维修车间财物管理1、财物购置后，必须由库管验收，填写资产验收入库单，编号。并办完入库后，方能交付使用。2、财物管理遵循“谁使用，谁负责；谁损坏，谁赔偿”的原则。3、配发给工程师的工具按工具管理办法执行。4、维修车间内部对固定资产进行调配时，要及时办理移交手续，在专用登记本上登记备案。5、废旧物品的处理必须通过系统支持部办理，并上报总经理。三、维修车间卫生管理及处罚1、车间卫生实行工区承包制，分给各班组的待维修设备，必须外表清洁后进入车间；2、在车间维修设备当日，维修班组对自己的维修区域进行彻底的清理和清洁打扫；3

14、、使用库房维修工具、容器和刷子的清洁归还，工作台、流动货架及搬运车的清洁归位，砂轮机、台钻使用后的清理打扫，行吊、电焊机、氧气乙炔、充电机、清洗机、升降机的清理归位；4、车间维修产生的垃圾和废料分开清运，可回收废油废件拉至废油区交与库管回收，其余垃圾拉运倾倒至垃圾池内；5、维修车间每周做一次大扫除，常规大扫除包括：车间前院卫生区的清扫，维修车间地面的清扫，工作台清洁清理，水池清洁，地沟清扫；6、维修车间每月做一次全面大扫除，除完成每周大扫除项目外，还包括维修设备的清洁整理，工具柜的清洁整理，车间下水池的清理；7、维修车间每季度做一次彻底大扫除（含年终大扫除），除完成每周、月大扫除项目外，还包括

15、窗户玻璃清洁，墙壁大门清洁。8、使用大修部所有公用的维修设备，使用完后须清理打扫后归位，或清理打扫后交还库管，大修部副经理负责监督执行，违反者罚款50 元。9、由大修部副经理负责监督班组维修工位的卫生检查，原则是谁使用谁负责清理清扫，须在每日下班前完成，如发现第二日没有清理清扫，负责班组长罚款 50元。10、由大修部主管负责执行和监督每周、月、季度大扫除，卫生检查不合格者，责令重新打扫，没有改观者负责班组长罚款50 元，大修部主管各罚款100。四、维修车间专用工具管理1、专用工具领用管理流程行政管理部统一购买由大修部库管验收建立台账库管将厂内工具清单报送公司财务立账公司财务与库管每三个月必清点

16、一次领用人在领用单上签字并注明归还日期库管存档清点专用工具领用管理流程说明1、专用工具领用采取主修工程师负责制，现场维修超过两人以上的，由主修工程师负责领用工具，现场专用工具的使用和管理由主修工程师指定专人负责。2、专用工具如有丢失 / 损坏，必须谁领用谁负责。3、专用工具出 / 入库由库管负责登记。五、维修车间的采购管理1、采购人员必须准确无误快速合理价格购买。2、采购人员必须接到车间订单，并有大修部副经理上报主管领导签字认可能采购。3、采购配件无论轻重缓急必须办入库手续方能领用。4、采购配件若采购错误或无法使用，也由大修部副经理签字后及时退回。5、所采购配件办完入库后，入库凭证及时交给财务

17、。6、对外支付所有采购物资必须由大修部经理报上级领导同意后方能付款。六、维修车间的库房管理1、仓库实施货位管理。2、非库房工作人员不得进入库房。3、仓库库管在登记维修人员拿工具时一定要清楚的反映出谁拿谁还，未还的要有标记。4、库管必需保持配件仓库整洁，配件摆放有序。5、配件入库 : 库管必须妥善保管好有关配件入库文件，以备公司有关部门查询。6、配件出库：内部领用的配件出库规定：需由库管入库再开出库单，方可使用。7、库管出库时必须遵循“先进后出”的原则。8、库管须妥善保管好有关配件出库文件以备公司有关部门查询。七、维修车间工具室管理1、工具室应整齐整洁，条理分明，工具不准落地。2、所有工具应分门

18、别类，建卡建帐，做到帐、卡、物相符。3、员工领用的工具必须建帐，每月定期检查，凡无故丢失，必须全额赔偿，职工离职必须归还所有在册工具。4、建立量具定期送检制度，保证量具的准确性，保管好合格证。5、专用工具，专用量具的借用必须由借用人填写借用清单，规定归还日期，过期不还者按遗失处理。6、每月 25 日前必须由公司财务和库管进行清点盘库，并建立档案。7、工具室确保安全、防火、防窃、防破损。第五章维修事故处理办法一、 维修事故责任认定1、修理过程中粗心大意， 装配不符合要求， 造工作部件大件损伤， 损失超过 1000元的事故为责任事故。2、修理过程中，装错配件，丢失配件造成的损失或造成客户机械停机3

19、 天以上或重复修理为责任事故。3、不按操作规程操作设备，造成维修现场死伤事故或机械损坏为责任事故。二 维修责任事故处罚1、出现责任事故积极协助解决者，个人承担损失的 60%，公司承担损失的 40%；当此维修奖金不予计提， 班组长罚款 200 元，大修部副经理、经理各罚款 200 元。2、出现责任事故不配合解决者，个人承担损失的90%，公司承担损失的 10%；当次维修奖金不予计提，班组长罚款300 元，大修部副经理、经理各罚款300 元。3、责任事故擅自脱离岗位推脱责任者，将承担相应法律责任，班组长罚款500元，大修部副经理、经理各罚款500 元。客户中心管理制度第一章组织结构客户中心职能：1)

20、 负责 400 客服电话，包括设备报修、配件咨询的接听受理和跟进管理。同时负责由沃尔沃统一登记并下传至经销商的整机咨询、 二手机业务和客户投诉的跟进直至关闭。2) 对区域和服务站的后市场业务，包括服务过程和客户接触过程，进行分区垂直管理和监控，并对各项业后市场考核指标进行监控和定期提醒。3) 索赔工作的高效和准确执行负责4) 负责客户、设备和员工档案信息的规范管理。5) 负责服务工单的管理，包括服务报告的审核、绩效工时核定、工单核算和关单工作。6) 实施和监督服务管理制度和业务流程的执行为现场服务提供有效的后方支持。7) 为区域和服务站提供非技术类的后方支持第二章客户中心岗位职责一、客户中心副

21、经理岗位职责1) 实施和监督服务部管理制度和业务流程的执行2) 负责协调服务部与公司内部其他部门间的工作衔接和配合，确保有效的沟通和协作。3) 定期反馈服务数据给 CST总监，并根据反馈和指示对服务管理进行改进和调整。4) 监督服务部以按时保质保量完成厂家的技改工作任务。5) 监督指导索赔工作的高效和准确执行，对索赔成功率负责。6) 负责服务队伍的梯队建设，监督服务培训的实施质量和完成进度。7) 负责客户、设备和员工档案信息的规范管理。8) 审批下属的各项费用报销，控制服务成本。9) 确保工作环境的安全性。10) 监督协调分管各科目的工作。11) 下属的工作业绩进行评估，并进行绩效奖惩12)

22、执行公司分配的其他工作。13) 向服务总监汇报工作。二、 400 客服主管岗位职1. 负责 400 客服电话的受理和跟进。1.1指导400管理专员执行报修工单的登记录入和合理派工。1.2 指导 400 管理专员对包括销售咨询、配件咨询、客户投诉等通用业务的登记和跟进。1.3 监督服务站对服务报修的及时受理和解决，特别是对故障停机设备的快速响应和解决。2. 对经销商各区域和服务站的后市场业务进行垂直管理。2.1人机定位，分配设备至服务站，并设定配件负责人。2.2对区域服务站各项指标的阶段提醒，包括设备巡检完成情况、定检保养完成情况、设备接触率执行情况、阶段性技改执行情况、GPS服务车辆运行情况等

23、。2.3指导监督服务人员跟进工单短信时间节点。2.4监督服务站跟进和转化商机。2.5监督服务人员对预约工单（包括设备巡检计划）的执行。2.6监督服务人员对定检服务的执行。2.7监督服务人员对 CSA服务的执行。3. 部门协调与数据汇总。3.1每周召集配件部和整机销售运营部的碰头会，通报未修复工单以及客户投诉的解决进展，并协调相关资源，落实行动计划。3.2每日/周/月的指标数据的汇总分析，并重点关注以下各项：- 未完整跟进的短信回复的汇总；- 未及时跟进的商机的汇总；- 不符合规范的设备巡检的汇总；4 执行公司分配的其他工作三 、400 客服专员：岗位职责1. 负责 400 客服电话的受理和跟进

24、。1.1登记录入报修工单并及时派工。1.2登记和跟进包括销售咨询、配件咨询、客户投诉等通用业务。1.3 跟进服务人员跟进工单短信时间节点，确保服务报修的及时受理和解决，特别是对故 障停机设备的快速响应和解决。2. 对经销商各区域和服务站的后市场业务进行垂直管理。2.1人机定位，分配设备至服务站，并设定配件负责人。2.2 对区域服务站各项指标的阶段提醒，包括设备巡检完成情况、定检保养完成情况、设备接触率执行情况、阶段性技改执行情况、GPS服务车辆运行情况等。2.3跟进和提醒服务站对商机的跟进和转化。2.4跟进和提醒服务人员对预约工单（包括设备巡检计划）的执行。2.5跟进和提醒服务人员对定检服务的

25、执行。2.6跟进和提醒服务人员对 CSA服务的执行。3. 数据汇总。3.1每日/周/月的指标数据的汇总分析，并重点关注以下各项：- 未完整跟进的短信回复的汇总；- 未及时跟进的商机的汇总；- 不符合规范的设备巡检的汇总。4、执行公司及领导分配的其他工作 。四、索赔主管岗位职责1) 负责判定相关故障索赔。2) 负责服务索赔配件的订购、审核及跟踪（每月与配件部门的索赔对账） 。3) 负责非标索赔申请及进度跟进。4) 监管厂家索赔款的赔付情况。5) 负责服务人员索赔制度培训工作。6) 负责向厂家沟通反馈相关索赔业务7) 负责索赔资料的完整性8) 向客户中心经理汇报工作。五、索赔（服务）支持岗位职责1

26、) 负责标准索赔事宜，按时递交索赔报告，跟进索赔结果。2) 对厂家的各种英文服务公告进行翻译并传达，整理并发送服务报告。3) 监督服务部管理制度和业务流程的执行4) 负责客户、设备和员工档案信息的规范管理。5) 负责服务工单的管理、服务报告的审核6) 负责新机注册。7) 负责设备服务转移事项。8) 负责服务部工具的管理。9) 负责设备 GPS管理。10) 负责服务资料的考核。11) 服务部各项活动及会议的安排、总结12) 执行上级分配的其他工作。13) 向客户中心经理负责并汇报工作。六、技术总监岗位职责描述1) 为重大故障排除和车间维修技术难题提供技术指导。2) 不定期地对服务工程师进行技术培

27、训。3) 参与重大项目的招、投标活动。4) 与供应商的服务工程师沟通，对设备有关技术改进、技术更新等做出培训计划。5) 带领和指导服务工程师开展公司年度重大服务活动。6) 对服务工程师现场服务前的准备工作及工具配备提出技术指导和建议。7) 参与部门服务工程师的晋级评定和考核管理。8) 向服务总监负责并汇报工作。七、培训讲师岗位职责描述1) 制定全年的培训计划。2) 负责服务培训档案的管理3) 负责服务人员培训考核工作。4) 负责培训讲师的绩效考核工作5) 负责公司内部服务技术培训及操作技术培训工作。6) 负责对客户的培训工作。7) 总结汇报每次的培训结果。8) 配合解决服务人员遇到的技术问题。

28、9) 向技术培训部经理负责并汇报工作。第三章客户中心管理流程一、标准索赔流程标准索赔分为 3 类：服务费索赔、故障索赔、技术更新相关人技术索赔经理 /索赔支持质保索赔管理流程流程检查核实工单经销商判定准备索赔相关报告VISA 及UCHP 提交索赔录入 VISA 系统跟进索赔状态核对 Credit Note备注核实工单包括：现场服务报告（配件申领单、配件退库单），VCADS/Matris数据、 PFR 初稿、质保更换件（或照片）、历史维修记录等等技术索赔经理应会同服务经理进行判定索赔范围。所有索赔相关电子档报告应妥善归档，以型号序列号和索赔号为索引作为文件夹名称，便于查找。索赔提交后应将索赔相关

29、信息录入 VISA 系统。应每日在 UCHP 中查看所有索赔未决的状态，并及时处理。Credit Note 的索赔金额与 VISA 进行核对。服务总监内部审计包括：每月内部审计索赔完成及时性、索赔赔付比例、索赔工单的资料完整性、质保故障件说明：1. 索赔递交1) 索赔支持每天根据服务单、邮件及 VISA中的工单整理、汇总索赔工单。2) 审核索赔资料，创建 PFR报告。3) 索赔支持必须 14日内向厂家递交索赔数据a) 登陆“ VDN”系统客户支持 UCHPClaim Newclaim job Service cliam job 填入 400 单号、设备型号及序列号、 小时数、工况 Contin

30、ueLabour 中填入服务代码、服务描述及工时完成Material 内容Other costs Remarks 中填入描述内容Save cliam job Releaseclaim job；b) 登陆“ VDIS” VISA 服务管理系统索赔 / 技术部服务工单初审中输入 400 单号，然后审查工单（审核内容包含设备型号、序列号、小时数、工况、设备档案客户、服务类型、索赔类型、保修故障信息、故障原因、维修服务内容、更换的配件名称、配件件号、数量以及服务照片服务文档中审核服务文档的日期、服务内容是否和服务照片一致工单绩效工时中审核服务人员姓名（定检保养的服务人员必须为 TCL1 级以上人员）服

31、务文档管理中填入索赔号以及给 PFR初稿打分确认索赔金额提交索赔；4) 在UCHP及VISA中跟进索赔状态，如索赔失败，要立即找原因进行二次索赔。5) 向供应商申请解决方案时， 所提供的任何信息要准确，照片要清晰，对不合格的服务报告要立即要求工程师进行补充和修改。6) 进入索赔程序后， 要严格按供应商的要求进行各类表格及报告的填写， 并将索赔内容进行记录归档。2跟进业务7) 索赔支持每天要将索赔配件与订购记录进行核对。8) 每月 10日前索赔主管必须核对上月索赔配件明细。9) 每周一和周三统计各区域设备定检保养提醒，报 400跟踪；10) 每周六统计 PU技改进展汇总表；11) 每月初统计设备

32、出保定检提醒，报 400 跟踪；12) 每隔三个月统计出保定检的设备（配件签 CSR协议所用）；13) 定期更新有特殊情况而不能完成或需推迟定检保养服务的设备汇总表，报备给 VOLVO郑亦雄经理和薛予经理；14) 每月根据 VOLVO统计的交机定检及时率和完成率的考核表统计出漏做或未达到及时率的设备 , 报服务总监跟进处理；15) 每个月统计被沃尔沃拒绝而无法再递交的索赔以及各区域漏做的定检保养，报现场服务总监处理；16) 定期跟踪以及更新保内小挖设备的定检保养、各区域无信号的保内大挖设备定检保养以及以“先到为准”为要求的2013 年新交付设备的3、6、9 月定检保养。17) 周报：每周五发送

33、周报数据（上周五至本周四的数据）。18) 月报：每月 5 日之前发送月报数据（1号至 31号的数据）。3. 故障索赔类定件权限： 20000 元以下的配件由服务总监及财务联签确认。二、商务索赔商务索赔是指在厂家质保范围之外的索赔商务索赔流程用户设备发生故障400 报障通知相关服务主管服务主管，服务工程师现场检测服务主管确认不能索赔服务主管通知当地事业部经理服务主管通知索赔主管及服务总监服务主管，事业部经理签字申请索赔索赔主管与服务主管核定金额服务部经理，总监签字销售总监签字确认公司总经理索赔主管索赔主管向配通知服务主400 客服回访归档件部下索赔单管实施服务故障处理结果说明：1) 服务主管申请

34、商务索赔，并由事业部经理，区域销售总监，区域服务总监、公司总经理联签批准。2) 索赔主管向配件部门下订单。3) 索赔部门每月 10 日前汇总上月商务索赔台账汇报给服务总监、总经理。4) 商务索赔配件必须每月与配件物流进行汇总对账。三、厂家技改管理流程厂家技改管理流程相关人流程备注收到技改通知和根据 Service Bulletin 中的技改序列段号设备清单范围，比对经销商设备保有量，确定技改总部服务支持设备范围。初步区域划分初步划分区域后，通知到各个分公司服务支持，抄送区域服务经理服务主管负责核实本区域的设备信息，核实设备是否在包括工地位置、工作小时等。如不能确认的，应致电客户核实。本区域如果

35、发现设备已不在本区域的，在清单服务主管中备注并及时反馈给总部。根据配件预计到货时间、分公司内区域、客户预约情况、定检周期、服务人员编制制订技改计划等因素制订技改计划。【注】：如非紧急必须的技改，可以将计划时间适当安排调整，但是不可超出技改截止日期。如果发现设备已转移出本经销商范围内汇总复核设备清单的，应和其他经销商联系，办理转移服务并交接技改工作，同时抄送厂家相关人员。总部服务支持集中订购配件通知分公司配件预计到货时间400PLUS录入预约报修客服座席服务管理经理跟进进度/ 服务支持以配件推荐单邮件通知配件物流部门，须备注各分公司分配数量。并询问配件预计到货日期。将技改工作计划以预约报修的形式

36、录入400PLUS 系统。400 客服座席按照正常工单程序跟进。每周从 VISA 的技改工作进度表跟进完成及索赔的进度，并及时反馈给厂家。如有可能逾期的技改，应立即采取措施。【备注】技改工作是对于经销商最重要的工作之一，涉及质量和安全，经销商应高度重视、合理安排并如期完成各项技改。说明：1)索赔支持收到技改邮件后，将清单发送给400，初步划分区域后，通知到各个事业部及服务总监。2) 服务主管负责核实本区域的设备信息，包括工作位置、工作小时等。如发现设备不在本区域，及时反馈给总部支持。3) 400 将核实后的清单反馈给索赔支持，索赔支持订购技改配件。4) 根据配件预计到货时间， 400 监督各事

37、业部制定技改计划。5) 如发现设备已转移出本经销商范围内的，应通知服务支持和其他经销商联系，办理转移服务并交接技改工作，同时抄送厂家相关人员。6) 400 每周跟进技改进行度，并反馈给现场服务总监。四、新机注册流程1) 收到服务人员交机资料邮件时，第一时间在电子版设备档案上先标注，原始资料收到后，先检查交机资料是否齐全 （交机资料包括用户反馈表， 回执单，检查程序表，到机检查，交机预检，新机交机，客户确认书，以及保险说明书和发动机质保协议。另到机检查，交机预检需附定检保养六联单） ，交机日期是否正确，客户信息是否和交机通告信息一致以及质保期日期是否准确。a) 注：保险说明书和发动机质保协议根据

38、客户情况而定。2) 交机资料检查完毕在 VDN中的 Viewer 中检查机型，序列号，以及该设备是否在 XJSM名下。并检查出厂日期是否在交机日期之前，如果出厂日期在交机日期之后，则要给沃尔沃发邮件。3) 在 Viewer 中确认无误后在 Dealer 进行新机注册。4) vdn 注册完毕后，在 VISA 中设备档案增加设备信息以及客户信息， 如果客户是潜在客户则需要将潜在客户转为正式客户方可保存。5) 建立纸质的设备档案并归档。6) GPS注册五、服务转移流程1) 根据各代理商邮件以及 GPS截图将设备在 VISA 中进行服务转移；2)设备在 100 小时之内或者是新机交机15 天之内，需要

39、转出代理商支付侵占费。3) 再保设备需要出具联保单，转入代理商需根据联保单建立档案。并在电子版设备档案上标准转入（转出）日期，转入（转出）代理商。4) 出保设备只需要在电子版设备档案上标准转入（转出）日期，转入（转出）代理商并在 VISA 中递交（确认）转移就可，无须出具联保单。5) 如果代理商转入（转出）设备在 100H或者是 15 天之内是以租赁形式转入 （转出）则转出代理商无须给转入代理商支付侵占费。6) 侵占费的申请办理以及侵占费发票收寄。六、服务资料管理流程1) 服务支持在服务工程师完成服务后收集服务报告， 将所有服务信息进行分类. 一类为正常保养用户，二类为故障排除用户，三类为需要

40、索赔用户。2) 电子版档案录入，收到服务人员寄回的服务工单时，要检查服务单所需资料是否齐全并按照日前的先后顺序整理，然后录入。a) 有不全的服务资料需给服务人员或者主管打电话让其后期补上，并在电子版档案中备注缺少的资料。3) 服务单录入完毕后，将相应的服务单交给对应的索赔支持，进行审核。4) 服务单审核： 客户拜访由 400 相应人员审核，出保设备故障维修， 3000 小时保养，常规保养，在保内非索赔工单，库存机保养，到机检查，交机预检，新机交机由服务支持在 VISA 工单审核中进行审核。保养，技改和保内故障索赔由相应索赔支持进行审核。5) 服务单审核后，所有人员手上的服务单均交到服务支持手上

41、， 进行归档处理。6) 服务支持每月对档案进行核对并打印纸质版明细存放在档案柜的对应位置。七、工具管理服务工程师转正服务工程师申请工具服务支持负责公司签字，整理公司行政部负责采买服务支持领取服务工程师签字确认服务支持负责发运当地服务主管每季度进行盘点客户中心每半年盘点说明：1) 所有工具购置后，由公司库管填写验收入库单，建立专门的工具台帐后，方可交给服务管理部进行发放。2) 服务支持负责所有区域服务人员工具申请、签领、工具验收、发放和后期维修处理。3) 每位服务工程师在交纳押金后，登记领用一套专业工具。4) 工具自配发之日起，由个人使用并保管，遵循“谁使用，谁负责；谁损坏，谁赔偿”的原则。5)

42、 服务管理部每半年进行一次工具盘点，如有丢失，责任人必须及时按照同样品牌和数量补充配齐。6) 服务人员离开公司或发生变动时，个人工具必须如数、完好地交回公司 / 服务管理部，并在工具台帐上登记备注。专用工具管理服务主管申请客户中心审批服务总监审批客户中心向厂家购买服务支持入库建账服务工程师登记领用服务支持负责保管服务支持每月盘点，服务经理监盘服务总监每季度监盘1) 专用工具领用采取主修工程师负责制，现场维修超过两人以上的，由主修工程师负责领用工具，现场专用工具的使用和管理由主修工程师指定专人负责。2) 专用工具如有丢失 / 损坏，必须谁领用谁负责。3) 专用工具返回后，现场清点，如有损坏 /

43、丢失，由领用人承担损失，从工资中扣除 20%-100%的价钱。4) 专用工具出 / 入库由服务支持负责登记。八、索赔旧件管理服务工程师服务完毕旧件交与服务主管保管服务主管入库检查入库归档每月返回公司库房旧件管理核对旧件数量，入库旧件管理人员核对销毁如厂家要求返还旧件管理负责发运与厂家索赔人员核对返还旧件账目每月向索赔主管汇总相关旧件台账说明：1) 旧件每月按时返回公司，没有按时返回的（当月 26-28 日返回；本来应该返回的，却没有返回），由地区服务主管承担运费，并处 100 元罚款（工资中扣除）；2) 当月旧件不返回，扣除该地区服务主管工资 500 元；3) 旧件丢失，厂家扣除索赔款造成的损失由相关服务人员、主管承担；4) 旧件返回时资料不全 （旧件标签）、包装不完善、 不完整（整件打散的情况），依据情况扣除 20-100 元不等（工资中扣除）；九、 400 客服管理一、 400 服务报修及受理400 服务报修及受理流程户起始拨打 400(1)用客服专线报修(2)GPS 数据自动导入在线录入VISA 系统(11)(14)席短信告知用户短信告