会计档案管理程序

1、会计档案管理程序文件名称会计档案管理程序页码第2页,共7页文件编码版 本第1版会 计 档 案 管 理 程 序文件编号文件版本第1版页码第2页，共5页制定审核批准修订履历文件编号:第1版文件名称会计档案管理程序页码第3页，共7页文件编码版本第1版版本修订内容日期第1版新制疋2013年6月26日文件名称会计档案管理程序页码第4页，共7页文件编码版本第1版1目的：全面规范工作预算编制、执行工作，加强 XX集团各职能中心、各子公司及其他关 联公司（以下简称“ XX集团”）的会计基础管理工作，规范会计档案管理。特制定本 管理程序。2范围：本程序适用于XX集团财务中心各部门。财务主管负责规范与监督，其他部

2、门及各子公 司财务会计直接负责所管辖账套的会计档案管理。3定义：会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映企业 经济业务的重要资料和依据。具体包括：3.1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；3.2会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿 等；3.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告；3.4其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、财务会计文件、合同、协议、审计 资料等其他应该保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计 档案销毁清册。4归档管理4

3、.1会计凭证的归档管理4.1.1凭证编号4.1.1.1 每张凭证对应的编号必须连续；4.1.1.2 凭证编号必须遵循统一的规则，使用ERP系统的凭证编号由系统默认生成，未上ERP系统的凭证编号须包含但不限于以下要素：业务类型+年（2位）+月（2位）+序列号；4.1.1.3 会计凭证不得有重号或空号。例外事项，需填写书面说明并会计主管确认并存档。4.1.2单据要求4.1.2.1真实合法：不得伪造或以虚假的单据作为入账依据；4.1.2.2 依据完整：据以入账的原始凭证完整充分，其中：费用类凭证须遵循费用报销与审核程序的单据要求；资金收付凭证需附上银行盖章的回单，与按出纳提供回单为依据保存；发票缺失

4、，需提供税局认可的有效证明文件；4.1.2.3 账务调整及其他无法获取原始单据的业务，凭相关报告或入账截图，经会计主管签字后，作为原始凭证装订。4.1.3装订要求4.1.3.1各装订责任人即为各会计档案归档管理责任人；文件名称会计档案管理程序页码第5页，共7页文件编码版本第1版4.132 时间要求：每月25日前完成上月全部凭证的装订与总账复核；4.133 分类汇总：各类凭证按凭证编号或按批进行装订，首页均须附上记账凭证汇总（包 括零发票）。4.1.3.4 装订规范：会计凭证附件应粘贴牢固、折叠整齐，不得使用大头针、别针、装订针 等；每本凭证厚度均匀，保证会计凭证装订完整性、美观性；4.1.3.

5、5 凭证标签：要求按照统一标准打印粘贴（如手写，手写字迹以正楷书写，且要求字迹清晰、工整，不能涂改。）包括凭证类型、会计期间、凭证编号、会计期间、财务负责人。要求凭证封皮正面和侧面都要粘贴标签（参考凭证索引目录模板见 附件）；4.1.3.6凭证摆放：会计凭证分类归档时，按照时间进度整齐摆放于档案柜；档案柜目录要 求清晰明确，便于快速查询。（参考档案柜索引目录模板见附件）4.1.3.7收据归档：采用电子收据系统的单位，作废收据与正确收据一并存档；采用纸质收 据的单位，作废收据与收据存根一并存档。4.2会计档案的归档管理4.2.1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证，按月装订整理

6、入册。4.2.2会计账簿类：总账、明细账、辅助账簿、其他会计账簿无纸质文档的情况下，必须 保证电子存档完整、连续。4.2.3财务报告类：会计报表（月度、年底）打印会计报表并签字盖章归档，按年度装订 成册；4.2.4其他类：4.2.4.1 资金对账表：包括银行存款余额调节表、银行对账单、资金对账表，要求按月打 印。资金对账表由总账、出纳双方签字确认并归档。会计每月末对出纳现金进行 盘点，会计、出纳双方在（现金盘点表见附件）上签字确认，现金盘点表 由会计每月随同总账凭证一并装订。4.2.4.2 内部往来及关联交易管理报表：要求月度同对方单位邮件确认，季度书面确认归 档，按季度装订成册（其中内部往来

7、中，涉及到外币对账的单位，对账单必须有 双币种，双方必须就其中的一种币种进行对账确认，且对账一致的币种与系统金 额一致。）。4.2.4.3 财务规范、制度类文件按年打印，装订存档。4.2.4.4 定期资产盘点报告要求按次装订成册保管。4.2.4.5 岗位交接清单：工作交接需打印交接清单并以模块负责人作为监交人，经三方签 字确认后，由监交人保管，年度统一装订成册。4.2.4.6 上述会计档案的归档时间依照公司统一要求，其他日常会计档案，各经办人员应 及时归档，放入档案指定位置。文件名称会计档案管理程序页码第6页，共7页文件编码版本第1版5会计档案的保管5.1保管期限5.1.1 会计档案的保管期限

8、分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。（保管期限 详见如下附表）；会计档累保管期限表序号档祟喀称保港期限备注-会计凭证粪1原始凭证1强2记账梵证强3汇总凭证拜二会计账簿类4强包括日记意账。5明细账156日记账1强现金和银行存款日记账保管防年07固定资产卡片国定演产报魔措理后保管强口8辅助账繹拜P M财务报告类包据各级主管部门汇总财算报昔。g月、爭度质务报音包括文罕分析lCi年礙财务报告决算）永夬包括文字外析四其他类11会计移交清册强12会计档案保营清刖永续13会计档案诸毁淸曲14银行余额调节表强15银行对账

9、单IS内都凭证自行规范（至少不低千3年）5.1.2 上述保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行，会计档案具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理；5.2 会计档案保管清册5.2.1 各单位应指定专人保管并设置会计档案保管清册，清晰记录各项档案的类型、名称、存放地点、起始期间、保管责任人（模板见附表）；5.3 会计档案须存放于安全、干爽、整洁的地方，对于废弃的纸质会计档案，必须彻底销毁， 不得随意丢弃，避免泄漏会计信息；5.4 电子化会计档案需要按月定期备份。6会计档案的查询、借阅6.1 台账管理。各单位应建立档案查阅/

10、借阅台账，详细登记档案借出日期、应归还日期、续借情况、实际归还日期等信息（参考模板见附件）。会计档案归还时保管人应检查归还档 案的完整性。文件名称会计档案管理程序页码第7页，共7页文件编码版本第1版6.2档案查询。经财务负责人批准，非本单位财务人员办理登记手续后可以查阅或复制会 计档案，但严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。6.3档案借阅。原则上不允许外借，因特殊原因需要外借凭证原件的，必须经财务负责人的书面批准；凭证管理人员登记借阅台账，并负责全程跟踪凭证的外调和归还。7 会计档案的移交、销毁7.1 档案移交。XX集团档案室空间充足的情况下，会计档案在各财务人员保管两年后，编制 移交清册，统一

11、移交财务中心档案室保管。移交手续一式一两份，财务中心、移交单位 各一份。财务中心不受理的情况下，由各单位自行负责保管，具体由各单位明确相关管 理规定。7.2 单位之间移交。单位之间交接会计档案的，由移交方编制会计档案移交清册，由交接双 方的单位负责人负责监交，并经交接双方经办人和监交人在移交清册上签名盖章确认存 档。7.3 会计档案移交清册。应当注明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止日期和档案编号、 应保管期限、已保管期限等内容（会计档案移交清册模板见附表）。7.4 会计档案的销毁7.4.1 会计档案的保管期限要符合当地相关法律法规的规定，异地的会计档案一律不得在当地销毁，必须转回XX集团财务中心清点和销毁。7.4.2 已满保管年限的会计档案销毁工作参照财务中心统一流程，会计档案销毁清册见附件。8罚则8.1 各单位总账会计负责账套内会计档案的月度自