行政部管理手册

1、行政人事部管理手册编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人目 录1. 办公设备管理流程32. 车辆管理制度43. 公司办公用品及其它办公设备采购、存放等管理制度94. 易耗品管理制度115. 办公电话管理规定146. 公司安全管理制度157. 保密制度178. 收、发邮件（快递、平信及包裹等）管理规定189. 公司节假日、周六周日值班及因工作需要员工加班规定20 1. 办公设备管理流程 主导部门行政部流程名称办公设备管理流程流程目的加强公司办公设备管理，充分发挥其使用效能。责任人流程节点负责人工作流程图流程说明输出与记录支持文件1使用人节点1：使用人（申请人）提

2、出购买办公设备的书面申请，部门负责人签字确定并给予意见。购买办公设备申请2使用人所属部门经理节点2：使用人所属部门经理提出审核意见。3行政人事部节点3：行政人事部根据公司现有设备是否有必要购买给出建议。再得到公司总经理批准后，行政人事部负责办理。4总经理节点4：总经理批准后把文件返还给行政人事部，行政人事部按总经理所批示的意见执行。5行政人事部节点5：行政部根据总经理批示意见购买所需的办公设备。发放给申请人（使用人），如果达到固定资产标准的行政人事部要办理固定资产卡一式三份，使用人/行政人事部/财务部各一份。询价单（两家以上）6使用人节点6：使用人在行政人事部领取所需办公设备后，在行政人事部进

3、行登记签名。7使用人节点7：使用人或财务部根据固定资产的净值使用情况(确定无法使用后)方可提出报废申请。8行政人事部节点8：行政部有关人员对使用人或财务部提出申请报废的资产进行核实，核实后在财务部或使用人提出的书面申请上提出建议。询价单 （两家以上）9总经理节点9：总经理对办公用品是否需要报废进行审批。10行政人事部节点10：行政人事部根据总经理审批意见及国家相关规定对公司的固定资产进行处理。2. 车辆管理制度 2.1 目的：为加强公务用车管理，提高公务用车的效率，节约本公司公务用车费用开支，特制定本规定。2.2 公务用车的范围：本规定所指公务车辆为本公司现有机动车；本公司所属车辆的使用，应遵

4、循“下级服从上级，一般服从重点”的原则，在保证公司领导公务用车的前提下，充分考虑各部门公务用车的需要，合理调度。2.2.1公司领导的公务用车及上下班的接送用车。2.2.2公司各部门因工作需要的公务用车。2.3 用车规定2.3.1公务用车由公司领导或行政人事部统一进行调配安排，一般情况下应优先保证公司领导的用车，做好协调与沟通，确保用车准时、无误。2.3.2公司员工或部门用车，需要用车人所在部门主管或部门经理亲自给负责调配安排公务用车的有关人员要车外出，同时要向调配安排公务用车人员说明用车计划包括：用车事由、用车时间、起止地点、外出人数等。未经公司领导及行政人事部负责人批准，不得私自搭坐其他人员

5、，不得擅自改变目的地及行驶路线。2.3.3司机违反规定私自出车，每次罚款100元，被举报或发现达三次或以上的，公司有权立即终止其劳动合同，严重者作开除处理。2.3.4因擅自调车或私自出车造成车辆损坏或丢失，由司机承担责任及全部费用。2.3.5司机每天应保持车辆整洁与车内空气清新，车内严禁吸烟。2.3.6司机要坚持安全第一，严格遵守交通安全法规，严禁酒后开车，违反交通规则，其罚款由驾驶员负担。2.3.7司机在工作时间没有出车任务的，要在行政人事部休息待命，不得擅自离开行政人事部；工作时间以外（包括周一至周五下班以后或周六周日），司机要保持通讯畅通，确保公司领导及公司员工有紧急任务时随叫随到。2.

6、4 车辆的维护车辆维修由保养责任人填写聚成物业车辆维修审批单，经车辆直接管理责任人和车辆直接领导责任人审定，报总经理批准后，方可进行维修。2.4.1司机在使用过程中发现故障，应立即排除，无能力排除而影响安全行驶的，马上报车辆直接管理责任人，经请示后可就近找修理厂维修，事后补办审批手续；暂不影响安全行驶的返回公司后填报审批单经批准后进行维修。未按本规定程序审批，而私自送厂修理的，公司有权拒付修车费用。2.4.2属于正常消耗的零件更换及由于机件磨损造成的故障，由公司负责维修；属于司机使用、保养不当造成的机件损坏和车身擦刮等，责任司机本人照价赔偿。2.4.3所有车辆维修，都应在公司指定的维修厂进行（

7、除紧急情况必须采取临时维修措施的以外）。定点维修厂由行政人事部通过招标方式选择，总经理进行审批。2.5 油料使用与管理2.5.1油卡由行政人事部统一管理、核发，到指定加油站加油。2.5.2行政人事部专员每月底统计单车用油情况。2.5.3禁用公司油卡为非该油本登记车辆和非公司车辆加油，一经发现按实际加油金额的2倍对持有油卡司机进行处罚。2.5.4专职司机遇特殊情况，经车辆直接管理责任人同意可在非合同加油站临时加油。2.6 车辆保养2.6.1日常保养：包括出车前，途中检查和回场后的保养由专职司机本人负责。每部车应指定日常保养责任人。2.6.2定期保养：正常保养5000公里，根据车辆技术标准及机械状

8、况进行一、二级保养。由日常保养责任人提出，车辆直接管理责任人负责。2.7 因公乘坐出租车申请2.7.1 本公司人员因公用车须于事前向行政人事经理申请调派；行政人事经理依重要性顺序派车。如遇到公司车辆全部出勤，公司其他部门有急事需要马上外出办事，行政人事部可安排办事员乘坐出租车外出公干，但由使用人需填写搭乘出租车申请表，由使用人所属部门负责人和行政人事部经理两个同时在搭乘出租车申请表上签字后方可。2.7.2 乘坐出租车外出公干人员，可以凭搭乘出租车申请表与有效发票，同时填写搭乘出租车申请表中的各项，到行政人事部报销。2.8 车辆年审由车辆驾驶员提出申请，行政部主管根据国家有关规定对公司车辆进行年

9、审，驾驶员填写聚成物业车辆维修申请单，为保障一次性通知车辆年检，行政部经理根据驾驶员的申请对年审车辆进行二保及四轮定位等维修后，方可送到有关管所进行年审。2.9 相关记录：2.9.1聚成物业车辆维修申请单2.9.2搭乘出租车申请表 聚成物业车辆维修申请单年 月 日 车 号司 机行驶里程报修原因主要故障维修类别驾驶员的鉴定结果行政人事部经理意见总经理意见备 注注：此单一式二联，第一联由行政人事部存档，第二联财务。搭乘出租车申请表 部 门申 请 人时 间前往单位、地点部门负责人签名行政人事部负责人签名领款人签名备 注3. 公司办公用品及其它办公设备采购、存放等管理制度 为了加强办公用品的管理，降低

10、办公费用，提高工作效率，现就办公用品和办公设备的采购及领取进行规范。3.1 采购管理3.1.1公司把采购环节作为成本控制的重要环节。由于公司不是生产企业，涉及采购环节的即固定资产和低值易耗品，公司明确规定：采购固定资产，需各部门提出申请，由总经理审核，总经理审批，然后由行政人事部统一购买。3.1.2低值易耗品一般情况下，在制度的执行中始终坚持少花钱多办事的原则。在采购过程中，确保采购管理工作一直有序运转。 低值易耗品购买时由使用部门负责人提出书面申请, 使用部门要列出所购买的物品的用途、规格及价格范围等，总经理同意后,由行政人事部统一购买。3.2 固定资产管理3.2.1严格按照会计制度的有关规

11、定执行。凡同时具备单位价值在50元以上，使用年限在一年以上的属于固定资产，固定资产分为以下几大类：1）公司所有电脑及办公设备。2）交通运输设备。3）通讯设备。4）电器设备。5）其它。3.2.2固定资产购买后由财务部作账务处理,会计人员及行政人事部有关人员一起制定固定资产明细卡,对固定资产进行记录,由行政人事部人员负责固定资产的管理，包括购置、登记、清查、盘点等手续。对固定资产按部门、存放地、使用人进行编号、粘贴标签。 3.2.3对固定资产的购置、调入、内部转移、封存、调出进行审批。没有书面申请并得到批准不允许随意购置、调入、调出，固定资产的任何动态都要得到公司总经理批准后由行政人事部会同财务部

12、办理相关手续。3.2.4行政人事部和财务部定期对公司固定资产盘点，毁、损等情况要及时查明原因，明确责任，提出处理意见，按规定的审批权限、审批程序办理报批手续。3.2.5行政人事部门对公司所有固定资产的使用状况进行监督，促使固定资产的合理使用。3.3 固定资产购置及报废由财务部或使用人提出，经行政人事部有关人员核实,需要办理报废手续,由使用部门提出书面申请，财务部给予财务意见，经公司负责人审批后方可做报废处理。该制度在执行中严格按国家规定办事，对报废的固定资产严格审批。3.4 行政费用申请属于合同性质的应付款时,由行政人事部门提出付款申请报告，经总经理同意后，方可填写汇款单或借款单。属于交纳水电

13、、物业等相关费用，由行政部先从部门的备用金先垫付需要交纳的款项后，再统一做报销处理。公关费用要先向总经理或以上公司领导批准后再向公司财务部借款。3.5 相关记录无4. 易耗品管理制度 HT-WI-XZ-034.1 目的加强易耗物品管理，严格控制行政费用开支，节约公司经营成本。4.2 适用范围公司除固定资产、办公用品之外的用品（如印刷品、行政人事部汽车清洗用品及劳保用品等）的保管及使用均应遵循本制度。4.3 职责4.3.1 公司行政人事部为易耗品采购、管理部门。4.3.2 公司财务部为易耗品采购的核算及使用的监督部门。4.4制度要点和实施4.5公司设立物品明细账和库存统计表对易耗品进行管理。4.

14、6易耗品的采购、入库4.6.1凡公司或部门需采购之物品，均须填写购物申请，经行政人事部汇总编制计划，经财务部审核，总经理批准后方可购进。4.6.2采购应遵循节省成本、价廉物美、急需急办的原则，不得为个人谋取私利。4.6.3采购物品后，办理入库手续，填制有关物品账目；凭发票和入库单向财务部报销。4.7物品领用与管理4.7.1在库物品由行政人事部负责保管，易耗品的采购与保管实行分离原则，由行政人事部经理指定人员负责。4.7.2在库物品，按月或按季节定期盘点，填写库存统计表，注明盈亏值，说明原因，报财务部检查核实。4.7.3公司制定各级人员易耗品的使用标准和使用期限，作为易耗品领用的参照标准，并定期

15、改进。4.7.4领用物品可分定期（月初）一次性领用和随时领用。能够提交废旧物品应在领用时按以旧换新方式领用新用品。领用人填写办公用品领用簿。4.7.5贵重办公用品等，须经总经理批准后才能领用。4.7.6物品报废时应由使用部门填写物品使用情况说明，交行政人事部、财务部门审核注销；职工调离，须归还的物品应交回原物，否则按规定折价赔偿。4.7.7公司制定劳保用品发放标准和使用期限，定期向有关员工发放。4.7.8行政人事部应定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。在满足保证办公效率情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用。4.8特殊情况若出现其他特殊情况由总经理办公会另定。4.9 工作记录4.9.1 易

16、耗品明细账和库存统计表行政部应有记录。4.9.2 行政人事部需对申请易耗品的部门进行记录。4.9.3 财务部应对购买易耗品的发票等相关票据进行保管。4.9.4 行政人事部对领用易耗品的部门和个人进行记录。4.9.5行政人事部对易耗品报废情况说明进行记录。4.10 附则4.10.1 本制度解释权、修订权归行政人事部，本制度未尽事宜由行政人事部负责说明。4.11 相关记录：4.11.1 办公用品领取明细表办公用品领取明细表序号办公品名称数量金额领取日期领取人签名备注12345678910111213141516171819205. 办公电话管理规定 为加强办公电话管理，节约办公费用，保证办公通讯联

17、系畅通，避免不必要的经济损失，现对公司办公场所的固定电话、公司所租物业的固定电话及与公司有关人员所配备的移动电话管理做出如下管理规定：5.1. 安装或撤销办公电话需向总经理提出书面申请，在得到审批后，方可办理安装或撤消手续。5.2. 本公司办公场所、总经理住所如与其业主解除合同，其一切费用由行政人事部或其他负责人进行与业主结算清楚，如有以公司名义安装的固定电话、宽带等立即进行拆除，如果需公司名义委托银行扣款，应当日由行政人事部书面通知财务部办理终止托收手续。5.3. 行政人事部每两个月定期检查，并与财务部核对公司委托银行扣款的电话号码(包括移动电话)，如发现办公场所的固定电话或移动电话如无人使

18、用或需要消号的，行政人事部向公司领导汇报是否办理取消或暂拆保号手续，得到公司领导的批准后，行政部或有关人员即时向电信公司办理消号或暂拆保号等手续。5.4. 办公电话只许办公事使用，不得用于电话点歌或收听股票信息及娱乐性节目，如有发现，将对违者进行经济处罚，严重者终止劳动合同或开除处理。5.5. 办公电话原则上只开通市话，部门经理以上根据工作需要开通国内长途，因工作需要开通国际长途的，向公司领导提出书面申请，得到公司领导批准后，由行政人事部统一向电信公司办理有关手续。5.6. 各部门要管好、用好电话，爱护电话机等电话设施，部门经理带头利用好办公电话并负责监督。5.7. 公司固定电话及移动电话的管

19、理工作由行政部进行统筹管理，定期检查。5.8. 以往有关办公电话管理的规定与本办法不一致的按本办法执行。本规定为暂行条例。行政人事部在试行过程中，针对可能出现的情况进行修正及完善相关条款。5.9. 相关记录：无6. 公司安全管理制度 6.1. 部门应注意用电安全，防止因漏电等原因造成的人身伤害及财产损失。严禁在行政人事部内接用其它非工作区域所需的电器等；6.2尽量不在办公区内抽烟及做一些与火源有关的事，以免发生火灾而造成各种损失；6.3各部门在下班前应检查所有用电设备是否已关闭，门窗是否已关严。在节假日行政人事部将酌情做出合理安排并通知各部门；6.4. 各部门应保管好本部的一切物品，贵重物品应

20、妥善保存，以防丢失；6.5. 各部门应日常留意可能发生意外的各个环节，防止因自己的疏忽所造成的损失。发现隐患应及时报行政部，并立即采取相应的措施予以消除；6.6. 所有员工外出时应注意人身安全，做好必要的安全保护措施。保管好自己的随身物品。6.7防火安全措施6.7.1公司的防火安全工作，要本着以“预防为主，防消结合”原则，防患于未然。6.7.2 各部门在工作中，均须严格执行国家和市消防机关颁布的有关防火规定，并根据自己的实际情况，采取具体措施。6.7.3安全领导小组应经常对全体员工进行防火安全教育。6.7.4 任何人发现火险，都要及时、准确地向行政部或消防机关报警（火警电话119），并积极投入

21、参加扑救。行政人事部接到火灾报警后，应及时组织力量配合消防机关进行扑救。6.8防盗措施6.8.1如发现被盗，有关人员须在第一时间到达现场，查看该办公室门是否有明显损坏或是被硬物撬开的迹象。6.8.2开门进入办公室后，须查看办公室内之物是否凌乱，保险柜、文件柜及办公桌是否被撬开。6.8.3检查办公室的门窗、文件等是否完好及有无明显被移动的痕迹。6.8.4不可移动现场摆设、触摸任何物件，保护好现场。6.8.5及时封锁现场，不准任何人进入。6.8.6观察有无形迹可疑人员出入，记录被窃物品价值、盗窃时间等等。6.8.7执法人员到现场后，须协助其工作，以做好内部调查。6.8.8对所涉及的各部门人员进行调

22、查并录取口供，同时对重点部位和个人进行严密调查。6.9相关记录：无7. 保密制度 为保守公司秘密，保护公司的安全和利益，特制定本保密制度，所有员工必须自觉遵守本守则。7.1. 公司秘密分为机密、保密二种，其具体范围包括：7.1.1机密资料是公司的重要秘密，泄露会使公司的利益受特别严重损害，其范围如下：(1)公司股东、董事会资料，会议记录、纪要、保密期限内的重要决定事项。(2)公司中层以上职员人事考核、涉嫌违法调查、未公布的人事任免、奖惩决定。(3)公司的年度工作总结、财务预算报告，缴纳税款、营销报表和各种综合统计报表。(4)公司有关市场调查资料、销售业务资料、客户资料。(5)公司开发设计资料，

23、技术和销售情况。(6)公司与同行对手的竞争策略、计划。7.1.2保密资料是公司内部的一般秘密，泄密会对公司造成不良影响，其范围如下：(1)公司各部门人员编制、调整，未公布的计划、员工福利待遇资料、员工手册。(2)公司的安全防范善及存在问题。(3)公司员工违法的检举、投诉、调查材料、发生案件、事故的调查登记资料。(4)公司、法人代表的印章，营业执照，财务印章，合同协议。7.2公司的保密制度7.2.1公司文件、传真的收、发须按公司有关规定登记、签收。借阅公司证件、文件、资料须按有关规定办理借、还手续。7.2.2凡需保密的文件、资料，各部门必须在左上角注明。7.2.3涉及公司内部秘密的文件资料的报废

24、处理，必须使用碎纸机，不准作为可再利用纸张使用及未切碎收购处理。7.2.4公司员工本人工作的各种文件、资料、电脑复印软件，当本人离开行政人事部外出时，须存放入文件柜或抽屉，不准随意乱放。7.3相关记录：无8. 收、发邮件（快递、平信及包裹等）管理规定 HT-WI-XZ-07为了对公司文件收有一个统一的管理，杜绝文件的遗失、损坏。现将有关管理规定明确如下：8.1. 外单位送达公司的文件，已注明部门收的由部门负责人签收，若负责人不在，由该部门其他人签收。签收人须填写邮寄方式收发信件登记表，并与该文件一起第一时间交人力资源部档案室存档，部门留复印件开展工作。未注明部门收的，统一由行政部按以上方法签收后送行政人事部存档。必须使用原件工作的，也须先存档，后借出。8.2. 各部门向外单位送发文件，须同时带该文件的复印件一份，送件人在将函件原件送达该单位收件人时，须在复印件上盖章并让收件人签名。同时将盖章的复印件带回公司立即交行政人事部存档。8.3. 各部门以邮寄的方式向外单位发件