会议管理制度_0

1、会议管理制度精选资料会议管理制度一、目的及适用范围为全面掌握公司各方面情况及时解决实际工作困难与难题公司各级应定时召开不同层次的工作会议。会议是公司处理重要事务、实现科学决策的重要途径也是信息沟通、协调关系的重要手段。为加强各中心、部门之间及时的交流和沟通加强对各项工作的及时检查和信息反馈提高会议的效率与效果从而达到工作经验共享相互学习相互提高特制定本管理制度。适用范围：本管理制度适用于公司各部门及分（子）公司。二、职责定义行政人资部 :制订和修订公司会议管理制度负责各类会议的组织及会务工作根据需要配合各中心、 部门例会及专题会议的会务工作负责公司会议场所和设备的日常维护和管理负责会议资料的归

2、档管理。各部门及分（子）公司（以下统称“单位” ）：负责按本制度定期或不定期组织召开本单位会议负责本单位会议记录整理及归档工作。三、会议类型（一）公司年会目的：为与公司全体员工共同总结、回顾公司上一年度的工作、明确新一年度的工作任务和措施。通过对已取得业绩的总结增强员工的集团荣誉感通过对未来年度内关键事项或事关全局的焦点、 热点问题充分讨论集中全体员工的智慧并最后形成公开、民主的决策。会议成员构成：公司全体员工。会议召开：会议每年召集一次安排在春节前或后两周左右召开如果遇其他情况不能如期召开则由总经理另行决定会议召开时间。会议召集和主持：公司年会由总经理召集主持如公司年会后有年会活动则由行政人

3、资部负责组织。会议事项 :总结、回顾公司上一年度工作表彰上一年度先进集体和个人计划公司新一年度的工作任务和措施。会务工作：公司年会会务工作由行政人资部负责由行政人资部根据工作需要协调总公司及各部门配合会务具体工作包括组织年度总结会议的通知、筹备、组织、摄像摄影资料收集等等。（二）公司年度经营总结会目的：为与公司全体管理人员共同总结、回顾公司上一年度的工作、明确新一年度的工作目标和任务。会议成员构成：由总经理、副总经理、总经理助理、各部门负责人、各分（子）公司负责人、各事业部负责人构成在总经理认为有必要的情况下可以指定部门副经理以下级别人员或子公司有关人员参加听取他们的意见。会议召开：会议每年在

4、年会前召集一次与春节前的最后一次经营管理办公会安排在同一时间。会议召集和主持：由总经理召集主持。会议事项 :总结、回顾公司上一年度工作明确各部门、 分（子）公司新一年度的工作目标和任务。、会务工作：由行政人资部负责会议的通知、筹备、组织、摄像摄影资料收集等等。（二）经营管理办公会目的：经营管理办公会是公司日常经营管理事项的决策机构审议、 决议公司内外经营事项落实公司远期及近期工作规划。会议成员构成：经营管理办公会由总经理、副总经理、总经理助理、各部门负责人、各分（子）公司负责人、各事业部负责人构成在总经理认为有必要的情况下可以指定部门副经理以下级别人员或子公司有关人员参加听取他们的意见。会议召

5、开：会议一般每月的月日或次月日前召集一次安排在公司会议室召开如果适逢节假日或遇其他情况不能如期召开则由总经理另行决定会议召开时间。会议主持：会议由总经理或总经理指定一名副总经理召集并主持召开如总经理遇特殊事务不能参加由总经理指定副总经理主持。审议事项：包括经营方针与计划事项公司组织机构与制度事项公司财务事项项目经营事项办公事务事项月度述职。决议方法：经营管理办公会审议的所有事项应在充分听取与会人员意见的基础上由总经理最终决策并形成决议。决议执行与实施报告：经营管理办公会一经形成决议由相关部门经理负责及时贯彻决议内容并负责本部门的执行工作决议内容如需变更其决定权在总经理部门经理有义务和责任在适宜

6、时候把决议实施过程、情况与结果向总经理报告公司行政人资部负责会议决议实施的监督及落实。会务工作：经营管理办公会会务由总经理办公室或行政人资部经理或指定助理负责。会务工作包括：会议通知、会议资料准备包括要求与会各中心、部门在会前提交工作汇报表 （附表：工作汇报表）以便会议讨论及决议会议记录与纪要整理。（三）项目例会目的：会议的目的在于促进各中心、部门与项目间的信息沟通谋求相互间的配合协调紧密各部门的工作联系。会议成员构成：项目例会参加人员为各相关部门负责人及其他相关人员。会议召开：根据项目要求及进度定期安排会议。会议主持：会议由项目主管领导主持如主管领导由于特殊原因不能亲自主持会议可指定其他人员

7、主持。审议事项：报告上一阶段的工作落实结果共同探讨下一阶段的工作内容与重点确定工作目标。借此公司各中心、部门与项目部可彼此了解现况并商讨在工作进展过程中所遭遇的各类问题与会人员可提供有关的策划意见或向相关部门提出管理建议促进各部门与项目部更加紧密合作。决议方法：项目例会审议的所有事项应在充分听取与会人员意见的基础上由项目主管领导最终决策并形成决议。决议执行与实施报告：项目例会一经形成决议由相关部门经理负责及时贯彻决议内容并负责本部门的执行工作。决议内容如需变更其决定权在项目主管领导部门经理有义务和责任在适宜时候把决议实施过程、情况与结果向项目主管领导报告。会务工作：项目例会会务工作由项目部门负

8、责会后应形成会议纪要。（四）专题会议目的：为了动员各方力量来配合解决工作过程中出现的一些较重大事项达到与各中心、部门及分（子）公司更好地协调工作、征求其他部门处理意见。会议成员构成：参会人员由主要责任部门指定。如主要责任部门认为需要总经理出席会议或总经理认为有必要出席会议则经总经理本人同意可安排总经理出席。会议召开：专题会议不受时间、次数的约束只要对公司有利的重大议题均可召集有关人员开会商讨专题会议为不定期性的临时性会议当一个专题需要多次的研讨才能定案时可以相互约定次数与日期但仍应以一题一会为原则。会议主持：会议由该专题的主要责任部门召集并主持。审议事项：工作过程中出现的某一个专门问题。决议方

9、法：专题会议审议的所有事项应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。决议执行与实施报告：专题会议一经形成决议由主要责任部门指定相关人员负责及时贯彻决议内容并负责本专业中心、 部门分（子）公司的执行工作。决议内容如需变更其决定权在召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导各指定相关人员有义务和责任在适宜时候把决议实施过程、情况与结果向召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导报告。会务工作：专题会议的会务工作原则上由主要责任部门负责如需公司职能部门配合应提前三天通知该职能部门每个专题会议均应形成会议纪要由主要责任部门整理、装订后交行政人

10、资部归档管理。（五）晨夕会目的：为了加强职业技能教育、增强公司凝聚力、向心力晨会对一天的工作进行合理安排分工夕会对一天的工作进行总结与回顾。会议成员构成：本部门或本门店的全体员工。会议召开：门店管理每天必须召开晨夕会各部门可根据部门工作实际情况安排是否召开晨夕会。晨会召开时间在每天上班前召开时间控制在分钟左右夕会在下班后的分钟内召开会议时间控制在分钟左右。会议主持：由部门门店负责人主持召开如部门门店负责人有事不能主持会议则由部门门店负责人指定部门门店主管主持。审议事项：晨夕会应有相应的会前准备（附表： 晨夕会工作记录表）晨会主要宣传公司理念、最新政策等鼓舞士气夕会主要针对工作中出现的问题进行总

11、结。决议方法：会议审议的所有事项应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。决议执行与实施报告：晨夕会一经形成决议由相关主管负责及时贯彻决议内容并负责本组的执行工作。决议内容如需变更其决定权在部门门店负责人主管有义务和责任在适宜时候把决议实施过程、情况与结果向部门门店负责人报告。会务工作：晨夕会会务工作由各部门门店负责对会议上形成的决议事项应形成会议纪要。（六）部门工作会目的：为了加强部门工作指导、管理与交流达成部门成员间工作协调、 促进部门合作收集并指导部门员工在工作中遇到的问题。会议成员构成：本部门全体员工。会议召开：由部门负责人负责组

12、织定期召开一般为每周五召开。会议主持：由部门负责人主持召开如部门负责人有事不能主持会议则由部门负责人指定部门主管主持。审议事项：包括部门工作计划事项部门与其他职能部门协调事项部门经营事项办公事务事项工作进度公司安排重要工作事项部门应知应会学习上传上达事项。决议方法：会议审议的所有事项应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。决议执行与实施报告：部门工作会一经形成决议由相关主管负责及时贯彻决议内容并负责本组的执行工作。决议内容如需变更其决定权在部门负责人主管有义务和责任在适宜时候把决议实施过程、情况与结果向部门负责人报告。会务工作：部门工作

13、会会务工作由各部门负责对会议上形成的决议事项应形成会议纪要。四、会议管理 (一)会议的基本要求目的明确：每次会议都应有明确的目的、议题、出席人、主持人、场所、时间、准备事项。节时高效：用最少的时间解决最多的问题不开马拉松会、议而不决的会。宁少勿多：严格限制会议次数和出席会议人数可以个别联系、小范围协商解决的问题就不要通过会议来解决。集中精力勤于动脑积极发言并做到简明扼要。克己奉公出以公心坚持实事求是原则大胆发表不同意见。虚心听取不同的意见不固执己见。争议问题注意方式、方法和语气。遵守少数服从多数的组织原则。（二）会前准备会议必要性的审核：会议召开前应先就需解决的问题、会议时机的选择、会议内容的

14、安排、会议费用的支出等多方面进行分析考虑尽可能减少会议负担。某些情况下可利用传阅文件的方式或通过现代通讯手段来代替传统的面对面的会议。对于经常性的会议应以例会形势固定下来以方便参会人员预先合理安排时间避免因出席会议而影响重要工作。参会人员的确定：应按解决问题的需要来确定参会者凡对会议要实现的目标负有主要责任或与会议行动直接相关者、 具备专门知识经验有助于议题深化者、 对讨论的问题有决策能力者应考虑确定为参会人员。开会时间的选择：开会时间的安排考虑与会者中关键人物的最佳时间并结合大多数参会者的方便时间段避免会议打乱公司工作的正常运行秩序会议本身的时间根据会议的性质最好控制在小时之内开会地点选择与

15、会场布置：选择会议地点及会场布置要与会议的性质、内容相符合会场环境应安静无干扰会场空间安排要避免过分冷清或拥挤会前应备齐会议中将用到的各种设备公司办公区会议室的使用由行政人资部统筹管理。会议议程拟定：议程一般由会议主持人拟订让参会者知悉各项议题的讨论顺序和时间分配。会议通知的拟发：根据会前准备拟发会议通知内容包括会议的名称、时间、地点、参会人员、议题等（附表： 会议通知模版）会议通知应尽早发给参会者以方便安排时间。会议如有书面议程应随会议通知一并发给参会者。其他准备事项：由主持人指定会议记录人该记录人员应有一定的秘书工作知识和经验熟悉会议情况明确会议基本精神并自始至终一直参加会议如果会议内容涉

16、及公司机密应预先考虑保密程序或措施。会前准备基本工作及流程：拟定会议计划和工作方法选定会议议题拟定会议议程、日程和程序确定出席、列席会议人员名单、分组名单和召集人确定会议记录人明确机密事项准备会议文件、资料和用具（必要时与会者每人一套）确定会议时间、地点报请领导批准以上各项问题后发布会议通知会务分工工作：公司对内、外的会议由行政人资部负责各部门分（子）公司的对内、对外会议由各部门分（子）主办。(三 )会中管理会议签到：参会者因故不能到会应事先请假参会者要养成按时到会的习惯不得迟到不得无故缺席公司组织的会议训通知参与的人员应按时到场如未按时到场部门经理及以上管理人员按每分钟元乐捐最高上限元员工按

17、每分钟元乐捐最高上限元。到会后首先办理签到手续（附表： 会议签到表）。会场服务：会议工作人员应做好座位引导、材料分发、会场内外联系、会议总务等具体工作并及时妥善处理好各种临时交办事项。会议主持：准时宣布开会按议程严格控制会议进度应注意引导参会者始终围绕议题讨论并及时做出结论。会中纪律：会议发言要紧扣议题言简意赅会上集中精力认真聆听不得窃窃私语与会人员不得擅自中途离会个人手机应妥善处理会议开始前置于振动无声状态或关闭避免影响会议秩序与会人员手机响铃乐捐元次。会议记录：会议记录应从会议组织（名称、时间、地点、主持人等）和会议内容（议题、发言、决议等）两方面真实、准确、完整地记载一般日常性工作会议采

18、用摘要记录方式要求抓住重点摘录要义取舍得当特别重要的会议应采用详细记录方式要求有言必录可考虑借助录音设备。会议的一般程序。会议的层次要分明一般分五个阶段：开会：主持人讲话说明会议目的、背景、议题、讨论的方法和主要事项提出问题：运用陈述事实、提问、阐述观点、展示资料等方法切入会议主题尽可能的把情况介绍详细以便与会者尽快进入角色组织讨论： 最好一个一个问题进行充分发扬民主让每个与会者都能发表意见归纳总结： 根据多数人的意见归纳出正确结论讲评会议：对各类意见、建议、提案等作出评价布置落实会议精神、决议指定贯彻落实的负责人。主持人应注意事项：把握开会时间防止会议超时、松散把握会议议题引导与会者围绕讨论

19、题开展讨论及时纠正和制止跑题和争执随时调整方式方法议题一时难以形成一致意见的可说明理由中止讨论转题营造气氛让与会者自由的表述意见给每个人发言机会一般不要硬性指定发言讨论中不宜感情用事阻碍发言对每一个议案都应根据少数服从多数原则付诸表决及时宣布结果特殊情况下可由责任人裁定结果。（四）会后工作整理会议记录：会议记录作为第一手材料是会议内容的客观反映会后应及时整理原始记录使之完善撰写会议纪要或简报：根据会议的性质内容来决定是采用会议纪要的形式还是会议简报的形式。在整理会议记录的基础上再进行分析、综合、提炼选择能够反映会议宗旨和精神的内容撰写会议纪要或简报。会议纪要的写作要求纪实、扼要除简述会议的基本

20、情况外还需阐述会议讨论的问题、 基本结论、会议所做出的正式决定并指定执行人和完成时间（附表：会议纪要）重要或大型会议可以简报的形式把会议情况和内容向内部或下属单位传达通报以起到指导和交流的作用也可在公司刊物或公司网站中刊发签发会议纪要。会议纪要写好后交会议主持人审核签发然后根据内容的相关性和保密性等具体情况再将会议纪要内容以全文或摘录方式印发给与会人员和有关部门原则上在会议结束三个工作日内主持人有义务负责安排好会议纪要的整理、撰写、签发工作会议内容保密：与会者应严格保守会议机密对会议决定在正式公布前不得以任何方式向任何人泄露对属于保密性的文件资料应妥善保管方式散失和泄密检查催办决议事项：会议形成的决议应认真贯彻执行会议主持人应设专人负责催办工作定期记载催办事项的进展情况定期或不定期向领导汇报催办事项的进展