技术学院机关公文处理办法

1、职业技术学院机关公文处理办法第一章 总则第一条 为使我院机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处 理工作的效率和公文质量，根据国家行政机关公文处理办法，结合我院实际 情况，制定本实施办法。第二条 我院机关公文，是机关实施领导、处理公务具有特定效力和规范格 式的文书，是传达贯彻党的方针、政策，请示和答复问题，指导、布置和商洽工 作，报告情况，交流经验的重要工具。第三条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔 接有序的工作。第四条 党委办公室、院长办公室是学院党政机关公文处理的管理机构，主 管并负责指导学院各级党政机关公文处理工作。第五条 公文处理必须做到及时、准确、

2、安全。各部门公文处理工作中，应 严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密的安全。第二章 公文的种类第六条 我院机关公文种类主要有 :（ 一 ） 决定用于对重要事项作出决策和安排，奖惩有关单位或人员。（ 二 ） 通知用于发布党政法规、 任免和聘用干部、 传达上级单位的指示、 转发 上级单位和无隶属关系单位的公文、 批转下级单位的公文、 发布要求下级单位办 理和有关单位共同执行或周知的事项。（ 三 ） 通告用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（ 四 ） 通报用于表扬先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。（ 五 ） 请示用于向上级机关请求指示、批准。（ 六 ） 报告用于向

3、上级机关汇报工作、 反映情况、 提出建议， 答复上级机关的 询问。（ 七 ） 批复用于答复下级单位的请示。（ 八 ） 公函用于不相隶属单位之间商洽工作、 询问和答复问题， 向无相隶属关 系的有关主管部门请求批准等。（ 九 ） 会议纪要用于记载、传达会议主要精神和议定事项第三章 公文格式第七条 机关公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发 人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、附注、抄送单位、 印发机关、印发日期、印发份数等部分组成。（ 一） 发文单位应当写全称或者规范化简称； 联合行文，主办单位应当排列在、八前。（ 二 ） 秘密公文应当按照国家秘密密级具体范围的

4、规定， 在首页右上角分别标 明“绝密”、“机密 、“秘密 。（ 三 ） 紧急文件应当标明“特急”、 “急件”。 确定公文的紧急程度应实事求 是，防止随意性。（ 四 ） 发文字号，包括发文机关代字、年份、顺序号。联合行文，只标明主办 单位发文字号。各发文单位的代字统一规定。（ 五） 上报的公文， 应当在首页注明签发人姓名。 其中， “请示”应当在附注 处注明联系人的姓名和电话。（ 六 ） 公文的标题应当完整、准确、简要，即一般应当标明发文单位名称、公 文主要内容和公文种类，标题中一般不用标点符号。（ 七 ） 主送单位指公文的主要受理单位，应当写全称或者规范化简称。（ 八 ） 正文是公文主体，叙述

5、公文主要内容，要求情况确实、观点明确、文字 简练。（ 九 ） 公文如有附件，应当在正文之下，成文时间之上注明附件顺序和名称。（十）成文时间，以领导签发的时间为准； 联合行文， 以最后签发领导人的签 发日期为准。电报以发出日期为准。（ 十一） 公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标明。（十二）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件 , 由主 办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应加盖印章。（ 十三） 主题词置于公文末页抄送栏之上， 词目间有一个字的空格， 主题词一 般不超过 5 个；上行文按照上级单位的要求标注主题词。（ 十四） 抄送单位，指除主送单位外， 需

6、了解此公文内容的其他有关单位， 应 当写全称或者规范化简称。抄送单位名称置于主题词栏下。第八条 公文中各组成的标识规则，根据国家行政机关公文格式标准， 公文常用格式如下：（一）用纸幅面：A4纸（长297mm宽210mm。（二）页边与版心尺寸：上白边37mm下白边35mm左白边28mm右白边26mm（ 三） 秘密等级和保密期限： 3 号黑体，顶格，右上角第 1 行，两字之间空一 格。（ 四） 紧急程度： 3 号黑体，右上角第 1 行（如需同时标识秘密等级和保密期 限，则标识在右上角第 2 行）。（ 五） 发文字号： 3 号仿宋体，居中；年份、序号用阿拉伯数码；年份应用全 称，用六角括号“”括入，

7、序号不编虚位，不加“第”字。（ 六） 签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。 发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字， 签发人 后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。（ 七） 公文标题： 红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字， 可分一行或多行居 中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（八）主送机关：标题下空 1 行， 3号仿宋，左侧顶格。（ 九） 正文：主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年 份不能回行。 3 号仿宋，每面 22 行，每行 28 字。（ 十） 附件： 公文如有附件，

8、 在正文下空 l 行左空 2 字用 3 号仿字体字标识 “附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 （ 如“附件： 1.XXXXX” ）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并 在附件左上角第 l 行顶格标识“附件”， 有序号时标识序号； 附件的序号和名称 前后标识应一致。（十一）成文时间：3号仿宋，用汉字将年、月、日标全，零写为“O”。（十二）印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成 文日期。成文日期右空 4 字；加盖印章应上距正文 l 行之内，端正、居中下压成 文时间，印章用红色。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右 各空 7 字

9、；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色；只能采用 同种加盖印章方式， 以保证印章排列整齐； 两印章间互不相交或相切， 相距不超 过 3MM。（ 十三 ） 附注：公文如有附注， 用 3 号仿宋体字， 居左空 2 字加圆括号标识在 成文日期下 1 行。（十四）主题词： 3 号黑体，居左顶格，后标全角冒号；词目 3 号小标宋， 词目之间空一字。（十五）抄送：公文如有抄送机关，在主题词下一行，左空 1 字，3号仿宋， 后标全角冒号； 抄送机关间用逗号隔开， 回行时与冒号后的抄送机关对齐， 在最 后一个抄送机关后标句号。（十六）印发机关和印发日期：位于抄送机关之下 （ 无抄送机关在主题词之

10、 下）占 l 行位置；用 3号仿宋体字。印发机关左空 l 字，印发日期右空 1字。印 发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。第九条 本院公文版头的主要形式及适用范围。（ 一 ）中共温州职业技术学院委员会文件 适用于院党委职责范围内重大事 项的决定和通知，转发上级机关的公文，向上级机关报告、请示工作，编学院党 委公文号（温职院党），盖学院党委印章。党委各部门以党委名义传达、贯彻党 的有关方针、 政策， 向下级党组织的相关部门部署工作， 发布本部门职权范围内 的事项，通知重要事项，批复下级党组织相关部门的请示，可用此公文版头，盖 党委印章。（ 二 ）温州职业技术学院文件 适用于院行政职责范

11、围内重大事项的决定和 通知，转发上级机关的公文，向上级机关报告、请示工作；编学院公文号（温职 院），盖学院印章。各行政职能部门以院行政名义发本部门职责范围内的事项， 通知重要事项， 批复下级部门的请示， 也可用此公文版头， 但编相关分类公文号 （温职院X）,盖学院印章。（三）温州职业技术学院文件（ ）适用于以院行政名义与不相隶属单 位之间商洽工作、询问和答复问题, 向无相隶属关系的有关主管部门请求批准等； 编学院公文号（温职院X函），盖学院印章。（ 四）中共温州职业技术学院纪律检查委员会 适用于院纪委职责范围内事 项的公文，编纪委公文号（温职院纪），盖院纪委印章。（ 五）温州职业技术学院工会委

12、员会 适用于院工会职责范围内事项的公文， 编院工会公文号（温职院工），盖院工会印章。（ 六）共青团温州职业技术学院委员会 适用于院团委职责范围内事项的公 文，编院团委公文号（温职院团），盖院团委印章。（七） 中共温州职业技术学院委员会办公室文件、 温州职业技术学院 办公室文件 适用于学院党委会、 院长办公会研究决定的事项以会议纪要、 抄告 单形式发文，学院一般日常性、阶段性的工作安排、通知等确需发文的，编党办 （温职院党办）、院办公文号（温职院办），盖院党办、院办印章。第四章 行文规则第十条 行文应确有需要， 注重实效，坚持少而精， 可发可不发的公文不发， 可长可短的公文要短。第十一条 机关的

13、行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。（ 一 ） 中共温州职业技术学院委员会、 温州职业技术学院可以向上级党政组织 和下级党政组织行文。（ 二 ） 中共温州职业技术学院纪律检查委员会可以根据隶属关系向上级或下 级行文。（ 三 ） 党委办公室、院长办公室根据党委和院长室授权，可以分别向党总支、 直属党支部和学院各部门行文。（ 四 ） 温州职业技术学院工会委员会，可以根据隶属关系向上级或下级工会 组织行文。（ 五 ） 共青团温州职业技术学院委员会， 可以根据隶属关系向上级或下级共青 团组织行文。（ 六 ） 院党委和行政各部门之间一般不得互相行文，各部门一般不得越级行 文。（ 七 ） 不相隶属

14、机关之间一般用函行文。第十二条 发文机关之间对有争议的问题未经协商一致，不得各自行文。如 擅自行文 , 学院有权责令纠正或撤销。第十三条 “请示”应当一事一文，言简意骇；一般只写一个主送单位，如 需要同时报双重领导单位， 应当用抄送形式， 但不得同时抄送下级单位。 除院领 导直接交办事项外 , “请示”不得直接送给领导者个人。第十四条 “报告”中不得夹带请示事项。第五章 收文办理第十五条 收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、 催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。第十六条 收发室收到的公文，院领导及有关部门参加上级单位会议带回的 公文或上级单位直接寄给院领导和职能部门的公文

15、， 要及时送党办、 院办机要秘 书登记，机要秘书应做好登记并及时送党办、院办主任，由党办、院办主任提出 拟办意见； 一般公文可直接交有关职能部门办理， 重要公文经院领导批示后， 交 有关职能部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。第十七条 各职能部门接到承办公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。 对紧急公文应当按办理时限要求办理， 对不属于本部门职权范围或者不适宜由本 部门办理的， 应当立即退回交办的部门并说明理由； 公文办理中若涉及其他部门 职权的事项， 主办部门应当主动与有关部门协商， 如有分歧不能取得一致， 可由 党办、院办报请院领导协调或裁定；对院领导批办的公文，要认真搞好催、查、 办。

16、第十八条 送院领导批示或者交有关职能部门办理的公文，党办、院办要负 责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办， 重要公文重点催办， 一般公文定期催办。第十九条 审批公文，对上级有具体落实要求或下级有具体请示事项的，主 批人应当明确签署意见， 并写上姓名和审批时间， 其他审批人圈阅视为同意。 没 有具体落实要求或请示事项的，圈阅表示己阅知。第六章 发文办理第二十条 发文管理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、 分发（上传）、立卷、归档、销毁等程序。第二十一条 拟稿：以学院名义的上行文和学院重大事项的决定和通知的下行文 由党办、院办起草；部门以学院名义的下行文由部门起草；纪委、工会、团委、

17、 党办、院办行文由部门起草。草拟公文应当做到：（ 一 ） 符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示 , 完整 准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文内容相衔接。（ 二 ） 全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施要切实可行。（ 三 ） 观念明确，情况属实，条理清楚，内容充实，结构严谨，表述准确，篇 幅力求简短。（ 四 ） 人名、地名、数字、引文准确。汉字和标点符号的用法符合引用公文应 当先引标题，后引发文字号、日期应当写具体的年、月、日，不要把“ 20XX年” 简写成“XX年”。（ 五） 公文中的数字除作为词素构成定型的词、 词组、 惯用语、 成语等必须使 用汉字外，

18、其他数字应使用阿拉伯数字。（ 六） 公文结构层次序数一般依次用汉字、 汉字加括号、 阿拉伯数字、 阿拉伯 数字加括号 , 如第一层为“一”， 第二层为“ （ 一）”， 第三层为“ 1” ，第四层为（ 七 ） 文种、格式使用正确。第二十二条 草拟公文后，凡需要有关部门会签的公文，承办单位要主动会 签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。第二十三条 公文送领导签发前，应当进行审核。以学院名义的上行文和学 院重大事项的决定和通知的下行文由党办、 院办主任审核； 部门以学院名义的下 行文由部门负责人和党办、院办主任审核；纪委、工会、团委、党办、院办行文 由部门负责人审核。审核的重点是：是否

19、需要行文，是否符合国家的法律、法规 及有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是 否符合本办法的有关规定。第二十四条 以学院党委、行政名义的上行文，党委、行政重大事项的决定 和通知的下行文由党委书记、 院长或主持工作的副书记、 副院长签发， 一般公文 由分管该项工作的副书记、 副院长签发； 纪委的公文由纪委书记签发， 院工会的 公文由工会主席签发，院团委的公文由团委书记签发；党委和院长室授权党办、 院办行文的公文由党办、院办主任签发。第二十五条 草拟、修改和签发公文，用笔用墨必须符合存档要求，稿纸统 一使用红头温州职业技术学院稿纸。不得在文稿装订线外书写。第二十六条 凡是行文，均要编号、登记。以学院党委、行政名义的公文及 党办、院办行文的公文由党办、院办编号、登记及确定印制数量；纪委、工会、 团委的公文由本部门编号、登记及确定印制数量。第二十七条 所有公文统一在文印室印制，拟稿部门负责校对工作第二十八条 缮印正确的公文盖发文机关印章后， 留 2份，1份留底， 1 份与 发文稿一起归档，其他按要求进行投送和分发； 上传到办公系统的公文