OA系统管理办法

1、辽宁大禹防水科技发展有限公司 0A系统管理办法 第一章 总 则 1.1 为加强公司办公自动化系统（以下简称0A系统） 管理，保证其高效、安全运行，充分发挥0A 系统的作用， 特制定本办法。 1.2 0A 系统内容包括协同办公、 公文管理、 电子邮件、 文档管理、知识管理、个人设置、综合办公、常用工具等功 能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理 流程，提高办公效率和降低管理成本。 1.3 本办法适用于集团及所属各分公司。 第二章 组织管理与职责 2.1 集团综合行政部负责 0A办公系统的管理、规划、 实施、培训和检查工作 ; 其主要职责 : 一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤

2、销、权 限设置等相关手续的审核工作；权限设置应严格按公司领导 确定的使用权限设置，权限变更需经公司领导审批。 二）按照相关的具体工作流程和制度在系统中进行搭 建、测试； （三）负责0A系统公文种类流程的修改及修订工作; 四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用 单位在使用过程中出现的情况、问题; 五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员； （ 六 ） 负责全公司办公自动化系统资源（软、硬件）的配 置、升级； （ 七） 负责 OA 系统的安全技术防范，定期就公司所有计 算机设备及运行系统进行严格检查； 八）负责办公终端安全策略软件的安装； （九）负责0A系统的数据备份，并对系统运行情况进行

3、 监控，保证系统安全稳定运行； 十）做好其他相关工作。 2.2 各使用单位必须明确一名领导分管0A系统工作， 同时确定一名系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理 人员的职责是： 一）负责本单位办公自动化的日常管理； 二）指导和监督该系统在本单位的运行； 三）负责与综合行政部的衔接工作。 2.3 集团各部门及所属各分公司用户是 0A系统的终端 用户，各使用单位应结合本单位实际情况，制定相应管理办 法，并指定本部门信息员，负责本部门的办公信息的收发、 处理、存档，以及本部门 OA 办公系统终端的日常维护、人 员培训等技术支持工作。 第三章 基础管理 3.1 为使公文流转真正地落到实处，并能提高员

4、工对 企业信息化“的认识， OA 审批人必须随时随地、及时地 打开 OA 系统，处理当天的文件，如遇出差、事假须通过移 动 OA 功能（云之家）完成审批事项。 3.2 协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收 到待办事项后，应在 1 个小时内处理审批事项。凡因非客观 因素不能及时审批的， 应不超过 1 个工作日； 若遇紧急业务， 流程发起人可通过短信或电话告知审批人员。涉及财务结算 事项，在收到原始票据后在规定时间内完成审批。费用报销 事项在公司规定报销日前审核完毕。 3.3 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导、部 门经理、主管原则上应该全天在线，其他人员至少每天登陆 四次 OA系统（8

5、:00、11:00、13:00、16:00 ）,接收各类文 件，处理待办事项。 3.4 各部门领导及员工在处理文件填写意见时必须将 意见写清楚， 交给谁办理， 如何办理， 此文件是如何落实的， 将落实意见一并写上进行归档。 3.5 员工身份认证。系统通过用户名和密码进行身份 管理和认证。用户名是每个员工的唯一标识，个人的密码是 安全的保证。用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人， 防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。 每位OA系统使用人都要熟练掌握 OA系统的使用方法，使用 OA 系统进行单位内部的各项日常办公。 3.6 OA系统使用人员的账号密码（口令）必须设 8位 以上字符

6、（含字母、数字、符号等） ，并需经常修改，不得 与其他使用人员（账号密码）相同。使用人员取得初始密码 后应在 OA 系统的个人设置里面，须立即对自己的登陆密码 进行修改，避免他人使用。 3.7 每位OA用户要保证通过 OA系统发布、流转的信 息和文件的内容完整、准确、规范，并对所发布的内容和审 批的内容负责。在 OA 系统中的意见和审批与原书面签署具 有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。 3.8 有重要文件需要领导审批，如果单位领导有事没 有使用 OA 系统，发起人可发送短信消息或者直接拨打手机 进行提醒。 3.9 因个人原因未登陆和使用 OA系统，不能及时处理 相关工作， 造成的责任

7、由本人负责。 3.10 OA 系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员 予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容 不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告等由综合 行政部负责统一发布和管理。 3.11 OA 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制 度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任 务。 3.12 个人信息的完善。在 OA 系统的个人设置里面， 必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式等，以便同事 涉及的 之间联系时查找方便。 3.13 OA 系统流程模板涵盖范围内的办公流程， 相关单位（部门）应按照系统流程实行网上办公，流程定制 发起的单位（部门）应督促系统模

8、板的使用。 第四章 工作程序 4.1 综合行政部应建立 0A办公系统用户台账，详实记 录用户所属信息，包括账号信息、权限信息等。 4.2 0A账号的申请。申请人填写 0A办公系统变更申 请单（见附件 1），经部门负责人和主管领导审批后，送综 合行政部； 综合行政部审核通过后，由0A系统管理员进行 操作调整， 并填写0A系统台帐进行登记。 4.3 0A流程管理。公司各部门需在 0A系统中增加电子 流程审批， 由各申请部门填写 0A办公系统变更申请单， 经相关领导签批后， 报送综合行政部， 并提供已签发的制度、 表单及流程图。由综合行政部根据0A办公系统变更申请单 在系统中进行搭建、测试。需求部门

9、的试用通过后，综合行 政部负责发布流程，并在 0A门户中发布启用公告。 4.4 0A 账号信息变更。因公司人事调动，账号的信息 发生变化时，由人力资源部填写 0A办公系统变更申请单， 经部门负责人审核后，提报综合行政部。综合行政部收到单 据后，由0A系统管理员进行相应的调整。 4.5 OA组织管理。因公司组织架构调整，造成OA用户 相关信息发送变化的，由人力资源部填写 OA办公系统变更 申请单，经部门负责人审核后，上报公司总经理审批，审 批后的变更单提报综合行政部。综合行政部收到变更单后， 由OA系统管理员进行调整。 第五章 OA 系统升级管理 5.1 综合行政部接到 OA厂商升级通知后，首先

10、了解新 版本性能，并且向主管领导汇报，得到主管领导同意后，配 合OA厂商对系统版本进行升级。 5.2 OA 系统管理员应对系统使用期间的问题及时进行 跟踪处理，并在OA系统台账中进行登记。 第六章 信息安全保障 6.1 各单位使用人员对各自的登录密码、印章密码严 格保管。必须在第一次登录系统后立即修改个人密码，不得 再使用初始密码，离开办公室时应退出办公系统，防止他人 进行非法操作，密码泄漏所造成的损失自负。 6.2 网络管理员应定期检查、维护计算机网络，发现 问题应及时排除， 无法排除的， 应立即与相关技术人员联系， 确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。 6.3 知识文档管理员应

11、对文件资料的保密性、正确性、 完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入 系统。 6.4 使用系统时，所有涉密信息不得利用电子邮箱转 发至无关人员，公文流转严格按规定范围进行流转，严禁扩 大范围，也不得存储在与该系统相连的介质内（ U 盘、移动 硬盘等）。 6.5 严禁公司员工利用任何手段侦测、盗用他人0A账 号和密码， 刺探网络配置、服务器配置和数据库信息。 6.6 每台办公电脑必须安装安全策略管理软件，使用 9 人不得随意删除或更改。 6.7 禁止在本机电脑安装游戏、与工作无关的网络软 件。 6.8 严禁外来人员未经允许连接我公司办公网络系 统，若有违反而导致病毒向公司内部传播或

12、公司商业秘密向 外部传播而造成公司损失的， 将根据公司规定对相关责任人 进行处理。 第七章 罚 则 7.1 OA 办公是非常严肃的事情， 对处理延误造成工作 积压的 3 次以内每次考核责任人 50 元，三次以上的每次考 核 100 元（延误是指以系统的记录时间计超过公文处理时限 仍未处理待办事宜） 。 7.2 对长期不使用 OA 系统、不按统一要求提供共享 数据；网上办公数据不准确，随意删除安全策略软件，对工 作造成不良影响的，视情节处以 50-500 元罚款。 7.3 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服 务器配置和数据库信息，造成公司保密文件泄密的对责任人 处以行政处罚并处罚款 5001000 元，损失重大的予以开除 处理，并保留追究其法律责任的权利。 7.4 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，对公司 造成损失的，对责任人处以严重警告以上行政处罚并处罚款 5