时间管理高效人士必备的习惯李讲解

1、时间管理 -高效人士必备的习惯 引 言 或许你常有这样的感叹：明明已经很努力 ,为什 么事情还是做不完?除了工作,怎么还是工作?转眼间 一天过去了,为何啥事也没做成?于是你不禁自问,时间 究竟跑哪里去了?显然,时间并没有跑哪里去 ,它仍旧以 一个钟头60分钟、一天1440分钟、一周168小时的 速度在飞逝。 不论你的职务高低、年龄辈分、性别差异，每个人都 在平等的“消费”着它。但同样的时间，在不同的人 面前，就会体现出不同的价值，如何利用好时间，如 何让它发挥出最大的价值，成了每个人所关心的问题 。可遗憾的是，人们虽然懂得时间的重要性，确不知 道如何利用好时间。 人生的时间分配是怎样的？ ?人

2、的寿命有长有短，这里取一个平均值： 70岁。你可以看看自己 70年的时间是怎么度 过的。 人一生中站立的时间最长，在不知不觉中站了30年。 睡卧的时间居第二位： 23年。 准备一把舒适的椅子吧，坐着的时间居第三位，人一生要坐17年。 尽管劳动是生活的必需，可人用于工作的时间总共才1012年。 人补充能量的时间竟是工作时间的一半：一生中要在饭桌上度过6年。 等车的滋味难受吗 ?人一生花在等车上的时间是 36年，这要由家到工作单位的远 近而定。以等一次车 10分钟计算，人一生要在车站上度过 170个昼夜。 长嘴就要说话，人一生用于交谈的时间需要 2年。 从“ 新闻联播” 开始计算，至正常的就寝时间

3、止，人一生就要在电视机前度过2128 天(昼夜)，约6年。 其余的内容我们以天计数。 人一生要笑： 623天。 做饭：560天。 感冒：500天。 学习：440天。这440昼夜是指学校以外的学习。 接受中小学义务教育： 405天。 节日活动、家庭聚会、学友联谊： 375天。 书信往来、填各类表格： 305天。 案例案例 ? 美国一位著名的大学教授，曾经向数百人 提出这样的问题：如果今天是你生命的最后一 天，你有什么感触？结果很多人回答的是没有 多读书，没有好好的约束自己，没有尝试新的 事物，没有多花点时间与家人相处等等。 小故事小故事 ? 有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一只 凶猛的狮子朝他们

4、跑过来，其中一人马上从旅 行袋中拿出运动鞋穿上。另外一个人便摇摇头 说：“没用，你怎么跑也跑不过狮子。”同伴 说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要的关头 最重要的是我要比你跑的快。” 故事的启示故事的启示 在现代商业社会必须与 时间竞争 时间的定义时间的定义 ?时间是由过去、现在及未来构成的。 ?时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线 。 过去 现在 未来 时间的特征时间的特征 ?时间是不可替代的 ?时间没有办法储存 ?时间无法增加 ?时间借不到、买不到、租不到 ?时间以稳定的速度无法阻挡的消失 故事启示故事启示 争取时间重要 合理分配时间更重要合理分配时间更重要 那么时间管理是那么时间管理

5、是 时间管理理论的历史进程 理论的演进 特 点 优 点 缺 点 第一代时间管理 备忘录型 应变能力很强没有压 力 随意忽略整体规划 第二代时间管理 记事本规划 与准备 追踪约会事件达成率 比较高 产生安排的习惯 第三代时间管理 强调价值规 划、制定优 先顺序 以价值为导向提高生 产率 忽略了自然法则缺 乏远见 第四代时间管理 自然法则和 罗盘理论 效率方向对 分工协作、授权整合 第四代时间管理第四代时间管理 属于自然法则和罗盘理论自然法则和罗盘理论 优点：效率方向对效率方向对 第三讲 第四代时间管理 ?第四代时间管理的要素与核心 ?完成人生的四大需求与能力 ?现代时间管理强调自然法则 自然法则

6、-农场法则 ?1、农业上有一种播种收割定律，耕作的时序以及收割 的多寡，受自然法则影响。 ?2、无论是国家还是个人，均存在一个均衡点。 ?3、人与社会、群体之间都有一种相互依存、依赖的关 系，这种关系，能从心灵的深处，满足个人的心理、物 质、精神及社会文化四种需求。四种需求的结合，将内 心的那种热忱释放出来，找到真正的自我。 人生的领域人生的领域 1 心灵 净化 身体 健康 理财 规划 事业 工作 心智 成长 人际 关系 家庭 和谐 休闲 艺术 心 5 4 3 2 8 7 6 1 课程内容 ?时间管理是什么？ ?如何进行时间管理时间管理的五大法宝 ? 明确目标 ? 分清轻重缓急 ? 合理地分配

7、时间 ? 制定规则 ? 合理授权 ? 大石块 ? 沙子 ? 水 最大限度的 装满小桶 时间的价值时间的价值 ?无形价值 把时间投资于你的工作、家庭、社 交、的功能方面，建立工作关系、家 庭关系、人际关系等。 ?有形价值有形价值 所苦心开拓的许多家庭关系、社交 关系、会在以后带来有形的报酬。 你的时间价值几何你的时间价值几何 年收入 （万元） 年工作时间 （天） 日工作时间 （小时） 每天价值 （元） 每小时价值 （元） 每分钟价 值 （元） 1 250 8 40 5 0.08 2 250 8 80 10 0.16 3 250 8 120 15 0.25 5 250 8 200 25 0.42

8、10 250 8 400 50 0.83 你的时间价值：每天/每小时/每分钟 元 时间管理是研究如何合 理、有效地组织、运用时间资源， 以达到工作和生活的目标。 时间管理核心理念时间管理核心理念 Time Management Work smarter, not harder 时间管理法宝之一 Time Management 明确目标 爱丽丝漫游奇境记对白 “请你告诉我，我该走哪条路？” “那要看你想去哪里？”猫说。 “去哪儿无所谓。”爱丽丝说。 “那么走哪条路也就无所谓了。”猫说。 人要有明确的目标。 人不是因为工作而有目标，而是因为目标而工作 设定目标设定目标 设定目标的原则设定目标的原则

9、 设定有效目标的原则可以用 SMART来表示. 设定目标的SMART 原则 R可以被证明和观察（强调成果） Specific(具体的) Measurable( 可以计算的) Attainment( 可以达到的) Time(有时间性的) No wind favors him who has no destined port. 风不会偏爱没有目的港的人风不会偏爱没有目的港的人 设定目标设定目标 制定计划制定计划 那么实际上你正计划着失败 如果你没有认真做计划 行动行动1 行动行动2 行动行动M 目标计划书目标计划书 所需 资源 开始 时间 完成 时间 完成 人 追踪 时间 时间分配不合 理 在任何

10、特定的群体中，重要 的因子通常只占少数，而不重要 的因子则占多数，因此只要能控 制具有重要性的少数因子即能控 制全局。 帕雷托原则 （Pareto Principle ） 80 20 20 80 80 / 20 原 则 设定优设定优 先顺序先顺序 必须做的 应该做的 可以做的 ? 美国某钢铁公司总裁舒瓦普向一位效率专家利请教： “ 如何更好地执 行计划的方法？ ” ? 利声称可以给舒瓦普一样东西，在 10 分钟内能把他公司业绩提高 50% 。接着，利递给舒瓦普一张白纸，说： “ 请在这张纸上写下你 明天要做的 6 件最重要的事。 ” 舒瓦普用了约 5 分钟时间写完。利 接着说： “ 现在用数字

11、标明每件事情对于你和公司的重要性次序。 ” 舒瓦普又花了约 5 分钟做完。 利说：“ 好了，现在这张纸就是我要给你的。明天早上第一件事是把 纸条拿出来，做第一项最重要的。不看其它的，只做第一项，直到完 成为止。然后用同样办法对待第 2 项、第 3 项 直到下班为止。 即使只做完一件事，那也不要紧，因为你总在做最重要的事。你可以 试着每天这样做，直到你相信这个方法有价值时，请将你认为的价值 给我寄支票。 ” 一个月后，舒瓦普给利寄去一张 2.5 万美元的支票，并在他的员工 中普及这种方法。 5 年后，当年这个不为人知的小钢铁公司成为世 界最大钢铁公司之一。 设定优先顺序的好处设定优先顺序的好处

12、?只做重要而且是必要的任务 ?每一次只集中在一件事情上 设定目标设定目标 制定计划制定计划 逐日调整逐日调整 Time 1 2 3 4 5 6 7 8 To do list ? 时间已具体确定的事件 ? 时间没有具体确定的待处 理事项 ? 电话、记录等信息 提前一天提前一天 每日计划表每日计划表 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 时间管理时间管理法宝之二法宝之二 Time Management 分清轻重缓急 I+重要性 MI MII MIII MIV U+紧迫性 I+ U+ I+ U I

13、 U+ I U 工具：区分时间的重要性和紧迫性 重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。 紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。 紧迫的事情不一定是重要的事情。 时间管理矩阵的应用案例 李经理把要做的当天任务罗列出来： ?制定明天时间计划 ?接待一个老同学 ?向总经理汇报工作 ?举行办公会议 ?给外地客户打电话 ?与同事聊一部电影 ?到门诊部看病 打分标准 非常重要 重要 不很重要 可有可无 4分 3分 2分 1分 非常紧迫 紧迫 不很紧迫 可以推迟 4分 3分 2分 1分 重要性、紧急性分数表 任 务 重要性分数 紧迫性分数 制定明天的时间计划 接待一个老同学 向总经理汇报工作 举

14、行办公会议 给外地客户电话 与同事聊一部电影 到门诊看病 时间管理重要性 与紧迫性示意图 A 危机 紧急状况 有限期压力的计 划 B 学习新技能 建立人际关系 保持身体健康 C 某些电话 不速之客 某些会议 D 琐碎的事情 某些信件 无聊的谈话 紧急 不紧急 重 要 不 重 要 重要， 非紧急 重要， 紧急 重要 紧急 M1 M2 M3 M4 非重要， 非紧急 非重要， 紧急 M1扩大扩大 M1 重要，紧急 M4 非重要，非紧急 重要， 非紧急 重要， 紧急 重要 紧急 M1 M2 M3 M4 非重要， 非紧急 非重要， 紧急 M2缩小缩小 M2 重要，非紧急 M1 重要，紧急 M3 非重要，

15、紧急 时间管理时间管理法宝之三法宝之三 Time Management 合理地分配时间合理地分配时间 你属于哪种行为模式？ 狮子型 考拉型 紧迫感 喜竞争 走路、动作较快 进餐迅速 讨厌耽搁 不耐心 放松 作决定需要一定时间 走路、动作较缓 若有所思 乐于倾听 耐心 合理地分配时间核心要点一：根除拖延合理地分配时间核心要点一：根除拖延 拖延的代价 浪费了今天? 每天都是一个遗憾的生活? 逃避积极的人生? 健康不良? 待处理问题的不断增多? 长期在压力下工作的忧虑? 与拖延决战与拖延决战 ? 承认：拖延是一种无益 的生活方式 ? 把大工作分解 ? 当机立断，直接面对不 愉快的工作 ? 给自己设定

16、最后时限 ? 奖励自己 做事拖延的解决做事拖延的解决 ?要有能力辨认事情的重要性 ?自我分析，认清自己 ?先做最重要的事情 ?监控自己的进度 管理好书桌才 能管理好时间 合理地分配时间核心要点二：桌面整洁合理地分配时间核心要点二：桌面整洁 建立有效的办公环境建立有效的办公环境 ? 尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情 ? 工作中经常要用到的用品应容易取得 ? 每一件物品应摆放在固定的位置 ? 每天下班前将办公桌整理就绪 ? 把不再需要的东西坚决扔掉 活动 文件的处理文件的处理 信息 资料存档资料存档 待送出文件 待办文件 备忘档案夹 分级分级 处理 A B C 文件处理原则 ? 每次只处理一份文

17、件，一份文 件只处理一次 ? 每天排出固定的时间批量、集 中处理邮件、电话、信件 ? 一项工作完成后文件就应马上 离开桌面，归入适当的档案 ? 坚决扔掉不必要的文件 善用零 星时间 ? 通勤时间 ? 旅途时间 ? 等候时间 ?看病 ?交费 ?等电话 ?等汽车、飞机 不要随便打发 你的零星时间 合理地分配时间核心要点三：零存整取合理地分配时间核心要点三：零存整取 各时段工作状态表 注 意 力 时间 8 10 12 13 15 16 18 测试一下你的时间安排方式 合理分配时间核心要点四：发掘工作惯性合理分配时间核心要点四：发掘工作惯性 发掘工作 惯性 ? 晨间型 ? 晚间型 ? 随时型 和自己的

18、生物 钟合拍 时间管理时间管理法宝之四法宝之四 Time Management 制定规则制定规则 工作应于何时截止 树立一个何时完成的目标 影响缩小在最小范围内 持之以恒 自我制定规则、自我遵守纪律 充分利用 记事本 ? 待办琐事 ? 物品清单 把脑子空下来， 装更有创造性 的事情 背包原则 将同类的事情尽可能 成批量处理 一样的演讲不 要只讲一次 时间管理时间管理法宝之五法宝之五 Time Management 合理授权合理授权 争取外援，节约时间 输 出 输 出 输 入 输 入 一人包打天下者 追求团队协作者 合理授权 ?放弃喜欢做的事 ?放弃怕失去控制的心理 ?授权 ?把任务交给人，培训

19、他们并通知相关人员 ?随时准备提供建议并进行解答 总结：时间管理的十一条金律 ? 金律一:要和你的价值观相吻合 ? 你一定要确立个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道 什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理 的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每 件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。 ? 金律二:设立明确的目标 ? 成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你 想要实现的目标;你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核 心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划 ，你的关键就是依照计划进行。 ? 金律三:

20、改变你的想法 ? 美国心理学之父威廉詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种 对待时间的态度:“ 这件工作必须完成它实在讨厌，所以我能拖便尽量 拖” 和“ 这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手 ，好让自己能早些摆脱它” 。当你有了动机，迅速踏出第一步是很重 要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你 所拖延的某件事。然后，从明早开始，每天都从你的list中选出最不 时间管理的十一条金条玉律 金律四金律四:遵循20 比比80 定律. ? 生活中肯定会有一些突发和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处 理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间

21、在做最重要的事，而 不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。 ? 金律五:安排“ 不被干扰” 时间 ? 每天至少要有半小时到一小时的 “ 不被干扰” 时间。假如你能有一个小时完全不受 任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天 的工作效率，甚至有时侯这一小时比你 3天工作的效率还要好。 ? 金律六:严格规定完成期限 ? 帕金森(c-NoarthcoteParkinson) 在其所著的 帕金森法则 (Parkinsons Law)中，写下这段话 :“ 你有多少时间完成工作 ,工作就会自动变成需要那么多时间。 ” 如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有