公文处理课件

1、公文处理课件 公文处理课件 公文处理与写作培训讲座 公文处理课件 公公 文文 通通 用用 公公 文文 专用专用 公文公文 规范体式规范体式 通用公文通用公文 非规范体式非规范体式 通用公文通用公文 经济公文、外事公文、经济公文、外事公文、 军事公文、司法公文等军事公文、司法公文等 行政性公文行政性公文 规章性公文规章性公文 请示、批复、意见等请示、批复、意见等 条例、章程、规定等条例、章程、规定等 调研报告、讲话稿、总结等调研报告、讲话稿、总结等 （也称综合材料）（也称综合材料） 公文处理课件 一、公文的内涵及特点一、公文的内涵及特点 公文是具有规范体式的通用公文（狭义公 文）。 它是指全行在

2、经营管理和公务活动过全行在经营管理和公务活动过 程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，程中形成的具有法定效力和规范体式的文书， 是依法进行经营管理和公务活动的重要工具。是依法进行经营管理和公务活动的重要工具。 它具有公文的一般共性。它具有公文的一般共性。 公文处理课件 一、公文的内涵与特点 （一）规范性 公文必须具备国家统一规定的规范体式，即 公文的文体、结构、格式、语言都必须是规范的。 党委文件、行发文件、办发文件、部门文件、 函都有固定的体式，上行文、下行文、平行文各有 不同的要求。 公文处理课件 一、公文的内涵及特点一、公文的内涵及特点 （二）权威性 公文的作者必须是能以自己的名义行使

3、权力 和承担义务的社会合法组织及其代表人。因而，公 文的起草者并不等同于“公文作者”。而公文的作 者也不能超出与其法定身份相称的范围和权力行文， 否则无效。 公文起草人只是公文法定作者的代笔人，既 要受法定作者权限的制约，还要受法定作者意图的 制约。 公文处理课件 一、公文的内涵及特点一、公文的内涵及特点 （三）严肃性 公文表达的是其法定作者的意图。公 文的起草、会签、签发、印制各环节都责任 重大，必须严肃对待，来不得丝毫马虎懈怠。 公文处理课件 一、公文的内涵及特点一、公文的内涵及特点 （四）程序性 一份正式的公文要经过多道运转 程序，由很多人参与拟稿、审稿、校对、 缮印等办文程序，一环扣一

4、环，哪个环 节出了问题也会影响文件的效应。 公文处理课件 一、公文的内涵及特点一、公文的内涵及特点 （五）实用性 公文是办事的工具，是管理的工具， 一定要讲求实用、好用，或者有明事、咨询 价值，或者有宣传、指导价值，或者有操作、 执行价值，必须观点鲜明、表达准确、材料 可靠、结构严谨、语言合体，不能模棱两可、 似是而非。 公文处理课件 二、公文要素二、公文要素 一份完整的公文一般包括19个要素： 秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位 标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、 正文、附件说明、成文日期、印章、附注、正

5、文、附件说明、成文日期、印章、附注、 附件、主题词、抄送机关、印发单位、印发附件、主题词、抄送机关、印发单位、印发 日期日期。 公文处理课件 二、公文要素 （一）秘密等级和保密期限 1、国家秘密包括“秘密”、“机密”、“绝密”三 级；银行商业秘密分“商密一级”、“商密二级”、 “商密三级”。要准确、规范定密，避免随意性。 2、普密文件不能通过电子公文审批系统处理。、普密文件不能通过电子公文审批系统处理。 3、对外行文不能标商密。、对外行文不能标商密。 4、绝密文件只能通过中办机要局处理。 公文处理课件 二、公文要素 5、中办、国办的密码电报（绝密级）不能直接转发中办、国办的密码电报（绝密级）不

6、能直接转发。机密 级密码电报经中办、国办同意可以转发，但必须隐去报头。 6、领导批示最好意引，不宜直接引用。 7、根据来文标密级根据来文标密级。 8、商业秘密及其密级由产生部门或分管部门负责人确定。 商密一级禁止复制。商密二级只能由该秘密确定部门进行。 三级应由使用部门的保密机构进行。保密期限一到，应由确 定部门向原知悉部门和个人发出解密通知。 公文处理课件 二、公文要素 （二） 紧急程度 紧急公文根据紧急程度可分别标明“特急”、“急 件”。公文内容是决定其紧急程度的唯一要素公文内容是决定其紧急程度的唯一要素： 1、类似利率调整、会议通知、机构调整、账务处理等 时限要求特别明确的事项，可视剩余

7、时间多少确定 “特急” 或“急件”。 2、根据来文办理的，应根据来文标注的紧急程度确定。 3、上级领导、领导机关或本级领导明确要求必须立即 办理的，一般应标注“特急”或“急件”。 4、紧急重大情况应作为“特急”件处理。 公文处理课件 二、公文要素 （三）发文单位标识 俗称“红头”，如：中国邮政储蓄银行宁波 分行文件，中国邮政储蓄银行慈溪市支行文件。函 的形式只有发文单位，没有“文件”两字。 （四）发文字号 发文字号应包括机关代字、年份和序号。机 关代字应当准确，尽量减少字数，一经确定，不要 轻易更换，以免造成混乱。 公文处理课件 二、公文要素 （五）签发人 上行文需标识签发人姓名。上行文需标识

8、签发人姓名。 公文处理课件 二、公文要素 （六）标题 发文机关，可省略 中国邮政储蓄银行 关于 事由，一般为动宾结构 金融企业制度深化综合改革建立现代 的 文种 请示 公文处理课件 二、公文要素 （七）主送单位、抄送单位和内部发送单位 1、要根据公文内容、收发文机关的隶属关系及职权范围确要根据公文内容、收发文机关的隶属关系及职权范围确 定主送单位。定主送单位。 2、上行文不能多头主送，不得同时抄送下级行上行文不能多头主送，不得同时抄送下级行。 3、主送单位名称一定要准确，简称一定要规范。 4、需要境外机构遵照执行的，还要主送各境外机构。 5、除主送单位外，需要知晓或执行的单位应列入抄送范围。

9、6、行内发送：办公室+拟稿部门+会签部门+其他相关部门。 公文处理课件 二、公文要素 （八）正文 正文是公文的主体。正文一般分为事由、事正文一般分为事由、事 项和结尾三个部分。项和结尾三个部分。事由和事项是正文的主体部分。 事由是指发布文件的起因，主要解决的是 “为什么”的问题。事项指文件要求执行或说明清 楚、请求批复的事情。事项部分主要解决“怎么办” 或“要干什么”的问题。结尾一般有总结式、请求 式、呼应式等，要根据不同的文种来确定。总体要 求是完整、明白、简洁。 公文处理课件 二、公文要素 写作正文时，一般要注意行文语气 合乎文种要求。文种不同，行文方式不同， 行文语气也是有差别的。如上行

10、文多用恳请、上行文多用恳请、 尊重的语气；平行文多用协商、谦和的语气；尊重的语气；平行文多用协商、谦和的语气； 下行文多用严肃、平和的语气。下行文多用严肃、平和的语气。 公文处理课件 二、公文要素 （九）附件说明及附件 一般文件有附件的都要在正文下空一行，把附件一、 二、三都列出。如附件是转发或印发，文件本身就是为转发 或印发这个附件，附件就不必再列出了。 （十）成文日期 成文时间就是公文的法定生效日期。成文日期以负责 人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发 日期为准。电报以发出日期为准。 公文处理课件 二、公文要素 （十一）印章 公文除会议纪要和以电报形式发出的外，都公文除会议

11、纪要和以电报形式发出的外，都 应加盖印章。应加盖印章。无印章的公文不生效。联合上报的公 文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文 单位都要加盖印章。加盖印章要骑年盖月，端正、 清晰。 公文处理课件 三、行文规则 （一） 1、上行：、上行：即下级机关向上级机关行文。使用的文种 主要有请示、报告、意见。 2、下行：、下行：即上级机关向下级机关行文，主要用于发 布命令、下达指示、布置任务、指导工作和公布规章制度等。 主要文种有通知、通报、批复等。 3、平行、平行：即指同级机关或不相隶属机关间行文。主 要文种是函。 公文处理课件 三、行文规则 （二） 一般情况下不得越级行文，一般情况下不得越级行文

12、，确需越级行文的， 应同时抄送被越过的机关。 除办公室以外，各级行内设机构不得对外正各级行内设机构不得对外正 式行文式行文。 发文不应升级(严格行发文与部发文的区别)。 党政分开行文。党政分开行文。 联合行文，必须是同级机关或部门。 公文处理课件 三、行文规则 （三） 行文应当确有必要，注重效用确有必要，注重效用。这是 行文的根本规则。 公文处理课件 三、行文规则 （四） 草拟公文要有相应的办文依据。草拟公文要有相应的办文依据。 根据来文拟办的公文，应附来文及文件处理 单等；根据领导批示或签报草拟的公文，应附有关 领导批示或签报；根据会议议定事项草拟的公文， 应附有关会议记录；因工作需要主动办

13、理的，必要 时应附简要说明。除出国、开会及超出部门权限的 重要事项，必须先签报后行文外，其余事项各部门 均可根据需要直接拟文。 公文处理课件 三、行文规则 （五） 对涉及其他部门的事项，主办部门要主动先对涉及其他部门的事项，主办部门要主动先 会签并对未采纳的会签意见作出解释说明。会签并对未采纳的会签意见作出解释说明。重要的 规章制度、业务管理办法、授权文件、有条件承诺 函均要会签风险合规部；涉及机构调整、人事变动 的文件要会签人力资源部；会议通知要会签办公室， 视频会议还应会签科技发展部；奖励类文件要会签 人力资源部和计划财务部、工会；利率调整要会签 会计结算部；增设调整会计科目要会签计划财务

14、部。 公文处理课件 四、公文写作一般要求 （一）占有与加工材料 公文材料是指形成公文主题和表达主题所依 据的事实现象、统计数字，政策法规、领导批示等。 公文材料要真实可靠、典型、生动新鲜真实可靠、典型、生动新鲜。材料的选 择和使用要注重四个环节：占有、筛选、核实、加 工。其中，筛选、加工材料要围绕主题，贵在贵在 “严严”，重在，重在“新新”，突出相关性、典型性、新颖，突出相关性、典型性、新颖 性性。 公文处理课件 详尽占有材料详尽占有材料 严格筛选材料严格筛选材料 认真核实材料认真核实材料 合理加工材料合理加工材料 材料的相关性材料的相关性 材料的典型性材料的典型性 材料的新颖性材料的新颖性

15、适体剪裁加工适体剪裁加工 合并提高加工合并提高加工 文字润色加工文字润色加工 公文处理课件 四、公文写作一般要求 （二）开头要开门见山开门见山 文件开头均应简明扼要地说明全文的目的或结论。 1、引据式。通过引用文件、指示或法规，作为撰写文件的 依据。 2、原因式。首先阐明制文原因。 3、目的式。先阐明行文目的。 4、说明式。先说明背景情况或工作意义，然后再叙述其他 材料。 5、概述式。常用于决定、通报、报告的开头。 公文处理课件 四、公文写作一般要求 （三）主旨要正确、鲜明、集中正确、鲜明、集中 主旨是指一篇公文在提出问题、分析问题、解决问题 的过程中，所表达出来的基本内容和中心观点。 1、主

16、旨要正确正确：既要符合上情，即符合路线、方针、政策、 制度和领导意图，又要符合下情，即符合实际情况、切实可 行。 2、主旨要鲜明鲜明。提倡什么、反对什么，应该怎么做，不应 该怎么做，都要予以明确。 3、主旨要集中集中。一是多数公文应该一文一事；二是拟稿前 要明确目的；三是重点要突出，防止面面俱到。 公文处理课件 四、公文写作一般要求 （四）结构严谨，表述准确 结构严谨结构严谨即各部分内容划分合理，布局安排得当，条 理清楚；表述准确表述准确即表达方式正确，适合公文特点，表达效 果准确、规范。 1、结构严谨要从三方面入手： 一是层次清楚，段落分明。 二是首尾、前后、题文要有照应。三是要有过渡词。

17、2、表达方式常用叙述、说明，也有少量议论。描写、抒情 基本不用。 3、遣词造句要再三推敲，切忌似是而非，产生歧义或错误。 4、语言贵在得体。 公文处理课件 五、公文写作模式 常用的公文种类有11种，即决定、公告、通决定、公告、通 告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、 函和会议纪要。函和会议纪要。草拟公文时，应当根据行文 目的、发文机关的职权和与主送机关的行文 关系确定公文的文种。 公文处理课件 决 定 （一） 定义 适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有 关单位及人员，变更或者撤销下级行不适当的决定事项。 （二） 特点 1、权威性 2、指挥性

18、3、全局性 公文处理课件 决 定 （三） 分类 决定分为决策性决定、奖惩性决定和变更性决定三种。 （四）应用辨析 “决定”具有很强的权威性，使用时要慎重。 “决定”与“通知”、“通报”一般可按下列原则区 别：只有经过重要会议或领导班子研究决定的重要事项或行 动，才用“决定”部署，一般性的工作安排用通知即可；有 关制度办法明确规定的奖惩事项，可用“决定”行文，一般 的表扬先进、批评错误，用“通报”。 公文处理课件 决策性决定主体结构写作模式 开头开头 决定缘由：作出决定的各种依据决定缘由：作出决定的各种依据 + + 正文正文 决定内容：实施决定的原则、措施、方针决定内容：实施决定的原则、措施、方

19、针 + + 执行要求：实施决定的有关要求执行要求：实施决定的有关要求 公文处理课件 奖惩性决定主体结构写作模式 开头开头 决定原因：背景、事迹、目的决定原因：背景、事迹、目的 + + 正文正文 奖惩内容：给予什么奖励或处分奖惩内容：给予什么奖励或处分 + + 结尾结尾 发出号召或提出要求发出号召或提出要求 公文处理课件 变更性决定主体结构写作模式 决定依据决定依据 什么法规什么法规 + + 决定机关决定机关 什么机关、什么会议什么机关、什么会议 + + 知照事项知照事项 什么机构、什么区别什么机构、什么区别 公文处理课件 公 告 适用于对外宣布重要事项或者法定事项。适用于对外宣布重要事项或者法

20、定事项。 它具有以下特点： 1、发文权力的限制性 2、发布范围的广泛性 3、题材的重大性 4、内容和传播方式的新闻性 我行除非遇到特别重大的事项，一般不用公告这种我行除非遇到特别重大的事项，一般不用公告这种 文种。文种。 公文处理课件 通 告 适用于公布社会各有关方面应当遵守适用于公布社会各有关方面应当遵守 或者周知的事项。或者周知的事项。 它具有以下特点： 1、法规性 2、周知性 3、行业性 公文处理课件 通告与公告的应用辨析 相相 同同 点点不不 同同 点点 都具有晓喻性和公布性都具有晓喻性和公布性 内容都是知照性的内容都是知照性的 内容的重要程度不同内容的重要程度不同 对发文机关的限制性

21、不同对发文机关的限制性不同 发布范围都是面向社会发布范围都是面向社会发布范围不同发布范围不同 发布的方式不同发布的方式不同 公文处理课件 通告与通知的应用辨析 通 告通 知 受文对象 社会公众机关单位 行文要求 内容除需周知外，有 些还需要办理或执行 主要要求遵守或周 知 公文意义 “通知”的事项只局限 于受文机关知照或执 行 “通告”的事项具 有普遍意义 公文处理课件 通 告 通告标题的写作模式 一是全题写法全题写法，即由发文机关、主要内容、 文种构成。 二是省略写法省略写法，只由发文机关、文种组成。 通告也可以由主要内容和文种构成标题，或只有 “通告”两字。 公文处理课件 通告正文的写作模

22、式 通告缘由通告缘由 通告的背景、依据、目的或意义通告的背景、依据、目的或意义 + + 通告事项通告事项 需要周知或遵守的具体内容需要周知或遵守的具体内容 + + 结语结语 “本通告自发布之日起实施本通告自发布之日起实施”或特此通告或特此通告 公文处理课件 批 复 适用于答复下级行或部门的请示事项。 具有被动性、针对性、单一性、政策性被动性、针对性、单一性、政策性的特 点。 批复的态度和观点必须十分明确。批复的态度和观点必须十分明确。 公文处理课件 批复与批转性通知的应用辨析 批 复批转性通知 文件结构 批复不必再附请示原文，只 标明标题和来文字号即可 要将来文一并转发下去 批示内容 具有专向

23、性，即一事一批， 简洁明确。批复中提出的要 求，对非请示单位不产生直 接影响，也不必仿行遵办。 具有广泛的指导意义， 所有受文单位都必须执 行 公文处理课件 批复的写作模式 批复依据批复依据 一是对方的请示，二是与请求事项一是对方的请示，二是与请求事项 有关的方针政策和规定有关的方针政策和规定 + 批复事项批复事项 如只是批准事项，就无需提出要求；如只是批准事项，就无需提出要求； 如不同意下级请示，还要写明理由。如不同意下级请示，还要写明理由。 + 执行要求执行要求 公文处理课件 意 见 适用于对重要问题提出见解和处理办 法，具有指导性、针对性、原则性的特点。 分为规划性意见、实施意见、具体工

24、作意见、规划性意见、实施意见、具体工作意见、 呈请性意见呈请性意见四大类。 公文处理课件 意见的应用辨析 意见可以用于上行文、下行文和平行意见可以用于上行文、下行文和平行 文。文。作为上行文，应按请示性公文的程序和 要求办理，上级应当对下级报送的“意见” 做出处理或给予答复。作为下行文，文中对 贯彻执行有明确要求的，下级行应遵照执行； 无明确要求的，下级行可参照执行。作为平 行文，提出的意见供对方参考。 公文处理课件 意见正文的写作模式 缘 由：发布意见的原因、目的、依据 + 意见条文：有关问题的布置、安排、措施 + 执行要求：对实施布署、安排的原则性要求或 强调意义、发出号召、提出希望 公文

25、处理课件 通 知 适用于批转下级行和部门的公文，转发上 级行、上级机关、监管机关和不相隶属机关的公文， 发布规章制度、政策规定，传达要求下级行和部门 办理、执行或者周知的事项，任免和聘用人员。一 般具有功能多样性、运用广泛性、指导性、时效性功能多样性、运用广泛性、指导性、时效性 的特点。 公文处理课件 通知的分类 发布指示通知 对某一事项进行处理、对某项工作提出要求，又 不适合决定。 颁发规章通知 适用于印发多数规章性文件。 批转、转发文 件通知 将某一下级机关报来的文件转发给有关下级机关； 将上级机关发下来的文件，或不相隶属机关发来 的文件转发给下级机关。 晓谕性通知只有告知性，没有指导性。

26、 任免通知任免领导干部的职务。 会议通知包括会议内容、会议时间、地点、参会人员、会 议形式、时间、地点及联络人和其他事项等内容 公文处理课件 通知的应用辨析 “通知”是适用范围较广、使用频率较高的 下行文。 滥用情况：一是超越职权范围，给不相隶属 的机关发文。二是混淆公文与事务文书的界限。三 是不分上下左右随意发通知。通知是下行文。对平通知是下行文。对平 级和上级不能发级和上级不能发“通知通知”。 公文处理课件 发布指示类通知写作模式 通知根据：制发通知的依据、目的、意义等通知根据：制发通知的依据、目的、意义等 + + 通知内容：基本原则、措施、任务、注意事项等通知内容：基本原则、措施、任务、

27、注意事项等 + + 执行要求：保证措施的具体安排、希望执行要求：保证措施的具体安排、希望 公文处理课件 批转、转发类通知写作模式 通知决定：对转发对象的基本态度和执行意通知决定：对转发对象的基本态度和执行意 见见 + + 通知指示：对转发对象基本精神的强调、新通知指示：对转发对象基本精神的强调、新 的要求的要求 + + 转发的文件：被转发文件的标题转发的文件：被转发文件的标题 公文处理课件 颁发规章类通知写作模式 通知决定：宣布法规的有效性、提出执行意 见 + 通知指示：强调法规的意义、提出较为具体 的指示 + 通知附件：法规文件的标题 公文处理课件 晓喻性通知写作模式 通知决定：宣布法规的有

28、效性、提出执行意见 + 通知指示：强调法规的意义、提出较为具体的 指示 + 通知附件：法规文件的标题 公文处理课件 任免类通知写作模式 任免根据：目的、依据 + 任免事项：任免人员职务及名单 公文处理课件 通 报 适用于表彰先进，批评错误，传 达重要精神或者情况。具有以下特点： 1.题材的典型性 2.思想的引导性 3.制发的时效性 公文处理课件 表彰通报的写作模式 介绍先进事迹 + 先进事迹的性质和意义 + 表彰决定 + 希望号召 公文处理课件 批评通报的写作模式 错误事实或现象 + 错误性质或危害性分析 + 惩罚决定或治理措施 + 提出希望要求 公文处理课件 情况通报的写作模式 缘由与目的

29、+ 基本情况描述 + 存在的问题或取得的经验 + 下阶段的工作要求 公文处理课件 请 示 适用于向上级行、上级机关和监管机关请 求指示、批准。具有以下特点： 1.期复性 2.单一性 3.针对性 4.时效性 主要分为请示指示的请示请示指示的请示和请示批准的请示请示批准的请示两 类。 公文处理课件 请示的写作模式 （一）标题 由发文机关、事由、文种构成；也可以由事 由和文种构成。 特别要注意的是，请示和报告是两种文体，请示和报告是两种文体， 不能出现在同一个文件标题中不能出现在同一个文件标题中，如请求上级机关作 出答复，就要用请示，不能混淆。另外，如果某单 位不是我行的上级主管机关，可以用“函”。

30、 公文处理课件 请示的写作模式 （二）主送机关 请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。 1、请示的主送机关只能有一个。请示的主送机关只能有一个。如果多头行文，很 可能得不到任何机关的批复。 2、只能主送上级机关，不能送领导者个人。只能主送上级机关，不能送领导者个人。除上级 机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向 上级机关负责人报送请示。 公文处理课件 请示的写作模式 （三）正文 请示的正文由开头、主体、结语三部分构成。 1.开头：主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主 要依据。 2.主体：表明请示事项的部分，也是请示最核心、最 重要的部分。 3.结语：常见的有“当否，请批示”，“妥

31、否，请批 复”，“特此请示，请予批复”等等。 公文处理课件 报 告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况， 答复上级机关的询问。具有以下特点： 1.单向性 2.陈述性 3.事后性 公文处理课件 报告的分类 （一）工作报告工作报告：向上级汇报工作，分为综合工作报告和专 题工作报告两种。 （二）情况报告情况报告 （三）建议报告建议报告：与呈请性意见类似，都是对上级机关就某 项工作提出建议、意见。 （四）答复报告答复报告：答复上级机关询问。 （五）报送报告报送报告：向上级报送文件、物件时使用的报告， 公文处理课件 报告的写作模式 （一）标题：主要内容+文种。 （二）主送机关：报告的主送机关尽量要少， 一般只送一个上级机关即可。 公文处理课件