商务部工作管理流程

1、商务部工作管理流程 商务部门的工作主要可以分为两大板块：外联：和客户进行业务 交流，合同管理及执行收付款；内勤：对项目进度和计划进行跟踪协 调，收集相应项目信息，及时给相关部门及领导提供书面资料。 一、编制目的： 本流程用于规范项目的追踪、联系、洽谈、承接等商务活动，分 为工程信息追踪阶段、投标竞标阶段、合同谈判签约等各阶段，旨在 通过商务管理工作的系统化、程序化、标准化和数据化，达到规避企 业运行风险、提高工作效率的目的。 二、适用范围： 本流程适用于公司承接的全部工程项目。 三、具体内容及要求： （一）信息收集管理 1 、初始信息获取的渠道包括但不限于：国家及省市国土、规划、 建设、发改委

2、等政府部门、招标信息网站、有关学会协会、报刊杂志、 个人关系网络、相关社会资源（如老客户、招标代理单位、各类咨询 单位等），对有关政策、招投标项目等信息及时汇总，逐级上报。 2、为了保证项目承揽的连续性，各设计部门、商务人员及设计人 员应及时将有关客户信息包括单位名称、地址、邮编、联系电话等汇 总至商务部，建立客户数据库，便于业务联系和回访。 信息跟踪处理流程 信息 收集 筛选 阶段 信息 跟踪 阶段 总经理 审查 分管商务领导 商务部 其它部门 信息收集 审查 确定一般和重点跟踪信息 及项目跟踪负责人 信息登记、立项审查 （项目规模、信息来 源、合作单位基本信 对项目进行 跟踪 项目 确认

3、阶段 审查 达成意向性 合作协议 其他部门 配合跟踪 与建设方进一 其他部门配 步接洽 合（人员、 车辆） 未通过 查找 分析 原因 （二）投标项目管理 1、招标信息获取后，商务部应组织总经理办、设计部等有关部门 对设计投标项目的可行性、操作性进行分析和评价，确定方案设计人 员，确保投标项目的准确性。 2 、在准备投标资料过程中，特别是介绍信、授权委托书（法定代 表人证明书），建设单位名称、工程名称、有效期、授权人及被授权人 名称与身份证号码、授权范围、无受贿证明材料等应认真核对，确保 正确无误。 3、设计人员应在接到招标文件后，及时展开设计工作，按照符合 性、完整性、准确性的原则，编制满足投

4、标文件需要的设计资料。项 目负责应做好相关资料的收集、整理及归档工作，并做好相关工作记 录。资格预审文件、招标文件、投标文件（含经济标、技术标）、图纸、 补遗、答疑回复、与业主方的往来函件、预算分析等资料须归档留存。 4、按照谁购买、谁负责的原则，妥善保管相关收据，并负责退还 图纸、收回押金。 项目投标阶段控制流程 （三）合同管理 1、合同评审及审批要求 （1）严格执行合同评审，在商务部初步签署评审意见后，经总经 理审批同意后，方可签订。重要合同须同时报董事长审批。 （2） 合同管理部门审查的重点是： 对方当事人的主体资格和履 约能力。 合同条款内容的完备性、合法性。 合同应履行的审查手 续。

5、 （3）财务部负责经济合同有关账款的收缴工作。 2、合同的签订 （1）合同由双方负责人签订或由经双方负责人授权的委托代理人 签订。签订合同应由签约人签字，注明日期，并加盖合同专用章。 （2）必须核对对方资信、履约能力等问题后，方可签订合同。 （3）对资信不明或资信状况不好，又无可靠担保单位的，不得与 之签约。 （4）合同签定时，应验证对方相关证明文件，核对无误后方可正 式签订合同，对方交验的证明文件要妥善保管。 （5）合同文件的各项目要认真填写齐全、 明确，不留空格、空行, 特殊要求应在备注中注明，字迹要清楚，形式符合法定要求。 （6）合同盖章时需双方同时进行，因特殊情况与对方不能同时盖 章时，需在对方盖章后，并查对无误的情况下我方方可盖章。 （7）法律、法规规定或者各公司认为需要公证的合同，应当办理 公证手续。 3、合同归档 （1）建立合同管理档案及合同台帐，对已签订的合同要逐份进行 分类、编号、登记，按年度装订成册。 （2）合同签定完毕，合同承办人要在三个工作日内及时将合同材 料（如合同文本及分合同文件、合同评审记录、审批文件、合同变更 等与合同有关的资料），交给总务部统一管理，长期保存。 (3) 对已执行完毕的合同要注明“存档”标记，并注明日期，按 本