贵阳市归档电子文件档案管理系统

1、贵阳市归档电子文件档案管理系统快速入门使用手册编制单位：贵州市档案局(馆)编制日期：2013年4月12日贵阳市档案局紫光软件系统有限公司目录1系统安装、配置、登陆11.1安装11.2登录界面32目录数据检索42.1快速检索42.2直接检索52.3组合检索62.4全库检索73目录数据新增94目录数据修改105目录数据删除115.1目录数据删除115.2回收站管理126目录数据的导出和导入146.1目录数据导出146.2目录数据导入157目录数据打印198个性化设置208.1目录数据显示设置208.2自动携带录入项设置228.3字体大小设置229电子文件的挂接239.1单个挂接239.2批量挂接2

2、310数据备份2410.1条目备份2410.2原文备份24贵阳市归档电子文件档案管理系统快速入门使用手册贵阳市档案局紫光软件系统有限公司1 系统安装、配置、登陆1.1 安装系统安装程序如图：l 系统安装程序结构如图： l 双击安装系统的应用程序“setup.exe”（如果系统是win7，就右键，以管理员身份运行）,根据提示操作直至安装完成，如下图：l 当显示如下界面时：l 如果当前计算机中没有安装microsoft sql server数据库系统，请点击【安装】紫按钮，安装数据库环境及自动附加所需数据库。如果在当前计算机中已经安装了microsoft sql server2000或更高版本的m

3、icrosoft sql server数据库系统，请选择“否”，并在本程序安装结束后，将安装文件夹“分布式档案管理系统data”文件夹下的数据库文件复制到硬盘中并附加到已有的microsoft sql server数据库系统中。1.2 登录界面【用户名】：输入登录的用户名称；【密 码】：输入当前用户的密码；l 系统的登录界面如下图所示：l 登录成功后，进入系统【主界面】，如下图所示：l 在【主界面】下，点击左侧“收集整编”，进入【收集整编】界面，如下图所示：顶部为功能按钮区域，左侧为档案目录树，鼠标选中某一档案门类后，在右侧显示该档案下的全部目录数据。注：以下各项功能点介绍，都从【主界面】或【

4、收集整编】开始操作。2 目录数据检索2.1 快速检索l 在【收集整编】界面的右上角有图标“”如，需要查询包含有“离退休干部”字样的目录，在编辑框内输入如下内容，输入完成后按键盘上的回车健，检索结果如下图所示：如果想进一步缩小搜索范围，如：在此检索结果中，再次检索出2002年的目录数据，在搜索框中，“离退休干部”后面加空格输入“2002”如下图所示：输入完成后按回车键，搜索的结果中，包含了“离退休干部”和“2002”等内容，如下图所示：同样，按照以上的方法，还可以逐步缩小检索范围，直至检索出需要的目录数据。2.2 直接检索l 在【收集整编】界面下，点击顶部区域“”按钮，弹出如下界面：l 在需要检

5、索栏目内，输入查询关键词，如：查询“题名”中包含“知识竞赛活动”字样，如下图所示：l 点击上图的“”按钮，检索结果如下图所示：2.3 组合检索该检索方法，一般适用于对计算机知识掌握较为全面的用户，可进行多条件、复杂逻辑组合的检索。l 在【收集整编】界面下，点击顶部区域“”按钮，弹出如下界面：点击“”，如下图所示：选取要检索“字段名”，选择逻辑运算关系，输入条件值，点击“添加条件检索”，可以添加多个检索条件，且需要设置多个检索条件之间的逻辑关系。2.4 全库检索针对当前所有档案门类内，检索某一关键词内容。在主界面下，点击【开发利用】下的【跨库检索】，如图所示：进入如下界面：输入查询关键词输入要查

6、询的关键词，点击“”按钮，开始查询；查询的结果如下图所示：按档案门类列出检索结果信息，点击某一档案门类，右侧显示信息目录信息3 目录数据新增l 在【收集整编】界面下，点击顶部的“”按钮，弹出档案目录数据的录入界面，如下图：l 输入完档案的各项目录信息内容后，点击“”按钮，将当前新增的目录保存；点击“”，将当前新增的目录保存，并且新增加下一条。（操作提示：输入完一项内容后，按回车键，自动跳转到下一个录入项）。l 界面中各按钮的功能如下：【退出】 关闭当前录入窗口；【第一条】跳转到第一条目录数据；【上一条】跳转到上一条目录数据；【下一条】跳转到下一条目录数据；【最后一条】跳转到最后一条数据；【增

7、加】新增加一条目录数据；【保 存】保存用户所对数据做的修改；【撤 销】撤销用户对当前目录数据的修改；4 目录数据修改l 在【收集整编】界面下，查找到要修改的目录数据（查找方法详见：目录数据查找），鼠标双击此目录，弹出如下界面：l 在上图中，点击要修改的目录项，输入新的内容信息，点击“”按钮即可。5 目录数据删除5.1 目录数据删除l 在【收集整编】界面下，查找到要删除的目录（查找方法详见：目录数据查找），选中要删除的目录；如果需要删除多条，先按住ctrl键不放，再用鼠标点击要删除的目录即可，如下图所示：或者选择的条目是连续的，先选中第一条，然后按住shift键，在点击最后一条即可，如下图所示：

8、又或者需要删除当前显示的全部目录，在界面顶部点击按钮，如下图所示：被选中的目录以高亮方式显示，点击“”按钮，弹出如下确认对话框：l 点击“是”删除选中的目录；5.2 回收站管理以上删除数据的操作，只是暂时把目录数据放置到回收站，可进一步操作：还原数据或彻底删除。从系统主界面下，点击【系统维护】【数据维护】【回收站管理】，如下图所示：点击【回收站管理】，进入如下界面：右侧表格内，显示当前已经被删除的数据，选中某一条目录数据，右键弹出如下菜单：操作功能说明如下：【还原】：将被删除的目录数据还原；【删除】：将被删除的数据，彻底从系统内删除；注：此项操作后，无法再还原；【全部删除】：将当前显示的被删除

9、数据，彻底从系统内删除；【全部选中】：将当前显示的删除数据，全部置为选中状态；6 目录数据的导出和导入6.1 目录数据导出l 在【收集整编】界面下，查找到要导出的目录（查询方法参见1.2），并且选中，然后点击“”按钮，弹出如下提示对话框：3、点击“确定”将相应的目录项前面的框勾上，即表示该目录项需要导出。一般情况下，所有的目录项前面的勾都选上。然后选择【确定】：弹出如下对话框：2、输入文件名称1、选择导出文件的保存路径3、点击“保存”在上图中，按顺序选择导出文件的保存路径和文件名称，点击【保存】，弹出如下对话框：选择【是】，就将选中的目录以excle的格式导出到了桌面上。如下图所示：6.2 目

10、录数据导入l 在主界面下，依次点击：【系统维护】【数据维护】【数据转换】，如下图所示：点击【数据转换】，弹出如下界面：各项的选择和意义如下：odbc数据源：点击下拉框选择“excel files“(提示：这就是为什么在数据导出的时候，需要导成excel格式的)数据库名：点击按钮，选择要导入的excel表格文件，如下图所示：然后点击打开即可。表名：系统自动获取。目标库：在下拉列表中依次选择：档案库现行文书档案现行文书档案文件库即可，如下图所示：数据范围：一般就默认如下：选择收集整编库各项选择完成后，如下图所示：点击【下一步】后，弹出如下界面：不用任何操作，全部默认，然后点击【下一步】后：然后点击

11、全部导入，弹出导入目录数据的进步情况，如下图所示。数据倒入完成之后，如下图所示：7 目录数据打印l 在【收集整编】界面下，查找到要打印的目录（查询方法参见1.2），点击“”按钮，弹出如下确认对话框：选择【是】：打印当前选中的目录；选择【否】：打印当前显示的全部目录；l 点击【是】或【否】后，弹出如下界面：l 选择要打印的报表方案，点击“打印”按钮即可。8 个性化设置8.1 目录数据显示设置可设置某一档案门类显示的栏目、宽度、先后顺序位置等。在【收集整编】界面下，按下图所指示的操作顺序：l 显示栏目设置3、点击“个性设置”按钮2、点击表格内任一区域1、点击要设置的档案门类进入“个性设置”，弹出如

12、下界面：被勾选的栏目表示显示，反之则不显示；设置完成后，点击“保存”按钮；l 栏目宽度和先后顺序设置进入“个性设置”（与上面相同），点击【调整字段顺序和宽度】，如下图所示：【先后顺序设置】：用鼠标移到某一标题栏目上，按住鼠标不放，将栏目拖拽至指定位置后，放开鼠标即可；【显示宽带设置】：将鼠标放到表格的竖线位置，按住不放，左右移动至合适位置后，放开鼠标即可；以上两项设置完成后，点击“保存”按钮。8.2 自动携带录入项设置进入“个性设置”（与10.1相同），界面如下图所示：将需要携带栏目后点击鼠标，出现如下菜单：选择“重复”后，保存。8.3 字体大小设置在【收集整编】界面下，点击按钮“”，弹出如下图所示：指定字体大小后，点击【保存】按钮。9 电子文件的挂接9.1 单个挂接由于不同的档案类型所需挂接的电子文件特点不同，所以挂接的方式也有不同。一般在文件级目录卡片式著录方式窗口的下方都有“电子文件信息”区域，在该区域中用户可以挂接、删除和浏览电子文件。在“电子文件信息”区域内点击【挂接】后会弹出电子文件挂接窗口。文书类档案的电子文件挂接窗口如下图所示：在这个窗口中选择要挂接的电子文件，插上数字证书，选定后点击【挂接】按钮就可挂接。9.2 批量挂接查询出需要挂接的条目，全选，点击【批量挂接】，如图：弹出如下界面：选择文件路径并勾选包含子文件夹，表达式选择需要挂接文件的