服务和供应品采购程序

1、程序文件 编号：ty-jc-002-07-2013 第1页共4页文件名称：服务和供应品采购程序第2版第1次修订1 目的对检测质量有影响的服务和供应品采购进行有效控制，以确保检测数据的准确可靠。2 范围适用于本中心对检测质量有影响的服务和供应品的选择、采购、验收、储存及其使用的控制。3 职责3.1检测室负责服务和供应品的采购申请的上报、验收。3.2业务室负责组织对合格供方的评价。3.3业务室负责人负责服务和供应品采购申请的审核，中心主任批准。3.4业务室负责组织对服务品和供应品的供应商的评价、验收、存储和发放。4 程序4.1 服务和供应品的识别4.1.1 服务是指对检测工作质量有影响的支持服务，

2、如：仪器设备的检定、校准;对检测工作质量有影响的设施和环境条件的设计、制造、安装、调试等;4.1.2 供应品是指对检测工作质量有影响的供应品，如：仪器设备、试剂、消耗材料等。4.2 采购申请的编制4.2.1 检测室应根据本室检测工作需要，编制采购申请，采购申请中应包含所需物品的名称、生产厂家、型号规格、等级、标识、图纸、技术指标，如果是采购服务可提出对提供服务人员的资格能力水平的要求，以及对提供服务或所需物品的组织应满足的质量体系标准。4.3 供应商的评价和选择4.3.1 业务室根据采购申请的要求，对检测质量有影响的重要试剂、消耗材料、供应品和服务的供应商组织有关人员进行评价。4.3.2供应商

3、选择原则a） 遵循优质、优价的原则；b） 供应商应具备相应的资质、良好的质量信誉和资信情况。4.3.3 对供应商进行评价的内容如下：a） 被提名供应商的资信能力；b） 供应商的供货业绩；c） 价格；d） 交货情况；程序文件 编号：ty-jc-002-07-2013 第2页 共4页文件名称：服务和供应品采购程序第2版第1次修订e） 服务情况。4.3.4 业务室根据对供应商评价的结果，应优先选择获得质量体系认证的供应商（如通过第三方质量体系认证或第三方产品质量认证）。4.3.5 没有通过质量体系认证的供应商，应尽量选择能提供国家法定检定、检验机构的产品检定或检验合格证、报告的供应商。4.3.6 对

4、于无质量保证能力证明材料的供应商，业务室负责组织对其进行调查、评价，与之签订协议（合同），提出质量要求，明确双方责任，并报中心主任审批。4.3.7业务室应填写供应商评价表、合格供应商名录，并建立合格供应商档案。档案内容为：供方调查、评价记录、服务质量、检验报告（证书）、协议（合同）等，所建立的合格供应商名录需中心主任批准。4.4供应品的申购4.4.1 试剂、消耗材料的申购4.4.1.1 试剂、消耗材料的申购，由使用部门制定采购申请，并填写试剂、消耗材料申购单，经室主任签字后报业务室。4.4.1.2 申购单由业务室负责人审核、经中心主任批准，业务室负责组织及时购置。4.4.1.3 选购试剂、消耗

5、材料前，应根据本程序的规定，在获批准的合格供应商中选择。4.4.2 仪器设备的申购4.4.2.1 仪器设备的申购按仪器设备管理程序执行。4.5供应品的验收4.5.1 试剂、消耗材料的验收4.5.1.1 检测室根据采购文件对所购买的试剂、消耗材料进行符合性检查验收。必要时可对重要试剂进行检验或验证，以证实是否符合标准规定的技术指标要求。4.5.1.2 验收人员验收时应做必要的记录，并在合同到货验收会签表验收栏中签名，再将此单交业务室。4.5.1.3 试剂消耗材料的数量符合由业务室完成，试剂消耗材料符合性检查验收：试剂的验收由标液室进行检查验收，消耗材料的验收由质量技术室主管技术人员和各检测室设备

6、员进行检查验收；对重要的试剂由标液室进行检验或验证，试剂经验收不符合要求的消耗材料，由业务室负责与供应商联系退货。4.5.2 仪器设备的验收程序文件 编号：ty-jc-002-07-2013 第3页 共4页文件名称：服务和供应品采购程序第2版第1次修订4.5.2.1 仪器设备的验收按仪器设备管理程序执行。4.6 服务的采购及验收4.6.1 仪器设备的检定、校准按仪器设备测量溯源性管理程序执行。4.6.2 设施和环境条件设计、制造、安装、调试、验收按设施和环境条件管理程序执行。4.7 试剂、消耗材料的保管4.7.1 贵重物品及剧毒品由业务室负责保管，办理入库手续，并建立台帐，放入保险柜中保管，保

7、险柜钥匙和密码分别由两人掌握。4.7.2 其它试剂、消耗材料由业务室负责保管，办理入库手续，并建立台帐，所有物品应按类合理放置，做到摆放整齐，便于领用。对易燃、易暴试剂业务室应按其规定存放，不得长期或超量存放。4.7.3标准物质的管理按标准物质和标准溶液管理程序执行标准物质的管理。4.8 试剂、消耗材料的领用4.8.1其它试剂、消耗材料的领用由检测室制定相应的领用规定。4.8.2。贵重物品及剧毒品的领用，应由使用部门提出申请并填写贵重物品及剧毒品领用申请表，经中心主任签字后到业务室领取，领用时须按用量领取，做好记录，检测室领用须经中心主任批准，业务室确认，检测室使用人、检测室主任两人签字。4.

8、9标液室、检测室应确保实验室用水达到规定的质量要求。标液室、检测室应定期对各检测室水净化系统的性能进行检查以确认制备的水满足检测要求并保存检查记录。实验室用二级水、三级水检测频次为每月2次，检测项目按照相应级别规定的项目执行，特殊情况增加频次。4.10记录归档4.10.1 所有记录由相关部门负责收集、整理、交档案资料管理员归档、保管。4.10.2 合格供应商档案保存至需更换为止，其他记录保存3年，属于设备档案的内容长期保存。5 相关文件5.1仪器设备管理程序ty-jc-002-24-20135.2仪器设备测量溯源性管理程序ty-jc-002-25-20135.3设施和环境条件管理程序ty-jc

9、-002-21-20136 记录6.1试剂、消耗材料申购ty-jc-003-14-20136.2供应商评价表ty-jc-003-15-01-2013程序文件 编号：ty-jc-002-07-2013 第4页 共4页文件名称：服务和供应品采购程序第2版第1次修订6.3服务商评价表ty-jc-003-15-02-20136.4合格供应商名录ty-jc-003-16-20136.5贵重物品及剧毒品台账及领用记录ty-jc-003-17-20136.6贵重物品及剧毒品领用申请表ty-jc-003-18-20136.7合同到货验收会签表ty-jc-003-62-2013程序文件 编号：ty-jc-002

10、-14-2013 第1页 共3页文件名称：记录控制程序第2版第1次修订1 目的对质量记录和技术记录进行控制和管理，为检测技术、管理体系的实施提供有效证据。2 范围适用于本中心各种质量记录和技术记录的管理和控制。3 职责3.1质量负责人负责组织记录格式的编写。3.2中心主任负责记录格式的批准。3.3档案资料管理员负责各类记录的管理。4 程序4.1记录的分类4.1.1质量记录:与质量活动有关的记录。如:内部审核、管理评审、纠正和预防措施、客户服务与抱怨、服务与供应品的采购、监督记录、不符合检测工作、文件控制等记录。4.1.2技术记录:与检测活动有关的记录.如:合同评审、检验报告、原始记录、人员、设

11、备、实验室间比对或能力验证、分包等记录。4.2记录的格式4.2.1质量负责人负责组织记录格式的编写，记录格式应包含足够的信息,其审核、批准、更改、控制应按照文件控制程序进行。4.2.2记录格式经中心主任批准后方可使用。4.3记录的填写4.3.1所有的原始记录、数据和计算应在产生的当时予以记录，并能按照要求分类识别、存放。4.3.2应由各项质量活动和技术活动的完成人按照填写要求认真填写，应做到及时真实、字迹清楚，填写内容正确、规范，4.3.3记录不得使用铅笔填写，记录不得涂改，需更改时应采用“划改法”在划改处签章或签名，并将更改内容写在被更改内容的附近，无内容处应杠化。记录的所有改动均应有改动人

12、的签名。4.3.4原始检测记录中应有抽样人员、分析人员、校核人员的签名。4.4记录由各项活动的责任部门负责收集，交档案资料管理员编目、归档、保管。4.5记录的保管4.5.1涉及仲裁检验、重大索赔、理赔案件及司法诉讼的原始检验资料应保存至结案；合格供应商档案保存至需要更换为止；人员、仪器设备档案、检测方法确程序文件 编号：ty-jc-002-14-2013 第2页 共3页文件名称：记录控制程序第2版第1次修订认相关记录、测量不确定度评定报告长期保存；其余记录保存3年。4.6记录的借（查）阅和复制4.6.1本中心员工因工作需要借（查）阅和复制记录需经中心质量负责人批准。4.6.2外单位人员一般不得

13、借（查）阅和复制记录。客户要求查阅记录时，须经中心主任批准,在保证其他客户机密的前提下进行，按客户机密和所有权保护程序执行。4.6.3借（查）阅和复制记录应办理登记手续，并填写文件（记录）借（查）阅申请表，阅后及时交还档案资料管理员。4.7记录的安全和保密4.7.1记录应存放在指定场所，避免记录的损坏、变质和丢失，并采取保密措施。4.7.2借阅人不得泄密和转移借阅，不得涂改、摘抄记录。4.7.3以电子方式储存的记录,按计算机及网络控制程序的要求进行控制,以防止未经授权的人员读取和修改。4.8记录的销毁按文件控制程序执行。4.9测试原始记录4.9.1测试原始记录的格式见测试原始记录。4.9.2测

14、试原始记录内容应包括（但不限于）以下内容：4.9.2.1样品名称；4.9.2.2检测项目名称；4.9.2.3检测日期；4.9.2.4检测地点；4.9.2.5样品编号及样品状态；.4.9.2.6主要用仪器设备；4.9.2.7试验人、校核人签名；4.9.2.8检测项目所需的环境条件及实际测试条件（若标准中有要求）；4.9.2.9测试的原始数据、计算公式、报出结果原始记录中应有引用的标准曲线编号、使用的标准溶液编号、色谱系数编号，编码要求如下：a曲线编码要求：部门代码+曲线代码（qx）+年代号+序列号。如化工曲线编号：hgqx2013-001；b标准溶液编码要求：部门代码+标准溶液代码（br）+年代

15、号+序列号。如化工标准溶液编号hgbr2013-001；c色谱系数编码要求：部门代码+色谱系数代码（sx）+年代号+序列号。如色谱系数编号hgsx2013-001。程序文件 编号：ty-jc-002-14-2013 第3页 共3页文件名称：记录控制程序第2版第1次修订4.9.3某些检测领域对原始记录有特殊要求的应符合cnas检测和校准实验室认可准则应用说明的相应规定。4.9.4测试原始记录的校核内容：a)数据计算的准确性及数据处理的正确性；b)填写的规范性；c)公式引用的正确性；d)使用仪器设备和环境条件的正确性。4.9.5校核人对发现的问题应与主检人协商认定后由主检人更正。校核完成后，校核人

16、在指定位置签字。4.10检测数据的处理4.10.1产品标准或检测方法中，对读取数值的位数有具体规定的，按标准规定执行，标准中没有规定的若是仪器设备自动显示数据的，按显示的数据读取，非自动显示数据的一般读至最小分度值后再估读一位。4.10.2数值修约与极限数值的判定按gb8170数值修约规则与极限数值的表示和判定执行。标准中有特殊规定的，按标准规定执行。5 相关文件5.1文件控制程序ty-jc-002-01-20135.2计算机及网络控制程序ty-jc-002-04-20135.3客户机密和所有权保护程序ty-jc-002-05-20136 记录 6.1文件（记录）借（查）阅申请表ty-jc-0

17、03-02-20136.2测试原始记录ty-jc-003-45-2013程序文件 编号：ty-jc-002-31-2013 第1页 共3页文件名称：样品的抽取和管理程序第2版第1次修订1 目的确保检测样品满足检测要求，在转移过程中不发生混淆、退化、变质、丢失或损坏，必须对样品的抽取、接收、传递、储存、标识、处置等环节进行有效控制。2 范围适用于本中心样品的抽取、接收、传递、储存、标识和处置。3 职责3.1质量技术室负责外来样品的接收、登记、传递。3.2检测室负责检测中样品的接收、登记、入库、退库、保管、处置，及外来样品的登记、入库、退库、保管、处置。3.3技术负责人批准样品的处置。4 程序4.

18、1 样品的抽取4.1.1检测室应按作业指导书编写程序编制抽样方案，可能时，抽样方案在适当的统计方法上制定，并提出抽样过程中要控制的因素，以确保检测结果的有效性，经质量技术室审核，技术负责人批准后执行。若检测依据中对抽样方法描述详尽且便于操作，可不再编制抽样方案。4.1.2需抽样时，由质量技术室组织抽样。4.1.3抽样工作至少有2名本中心具备相关能力的人员参加。4.1.4抽样应严格按检测依据或抽样方案中规定要求进行，并填写抽样单。4.1.5样品抽取后应妥善包装，当场加封，以确保样品不可调换。4.1.6抽样过程中如现场环境条件可能影响检测结果的解释时，应在抽样单中详细记录。如抽样地点对检测结果有影

19、响时，应对抽样地点做详细记录，包括简图或照片等。4.1.7如遇意外情况需对抽样方案进行调整，应及时向质量技术室反馈，质量技术室组织相关人员进行评审，评审结果经中心主任批准，并征得客户同意且变更合同后，抽样人员方可抽样。4.2样品的接收和标识4.2.1 样品管理员在接收客户送检样品时，应根据检测的要求查看样品状态（外观、规格等），适用时检测项目应包括：标识、样品体积、或数量、外观等，并清点样品数量，检查样品的性质和状态是否适合检测，认真填写样品登记表，并由客户签字确认。4.2.2样品管理员对样品进行编号，加贴统一标识，用粘贴、捆扎或外套包装等程序文件 编号：ty-jc-002-31-2013 第

20、2页 共3页文件名称：样品的抽取和管理程序第2版第1次修订方式识别，无法粘贴标识时采用插牌或挂牌方式，以保证在实验室流转保存期间不混淆、不脱落。4.2.3样品编号：年代号检测室代码班组代码-企业代码顺序号，其中班组代码为：煤炭组m、油分析组y、氯碱组l、pvc组p、原料组y、兰碳组l、焦炭组j、石灰组s、成品组c；企业代码为：天业y、天能n、天辰c。4.2.4根据检测要求和样品状态，正确保存样品；对不同状态或阶段样品按未检、待检、已检进行标识。4.2.5记录应包括所用抽样程序、抽样人、环境条件、标明抽样位置的图示或其它等效方式。4.2.6当发现样品与检测方法有任何偏离时应告知客户，并征询意见。

21、如发现偏离可能影响检测结果，检测室或质量技术室及时与客户联系解决。4.3 样品的流转4.3.1 样品管理员在接收到样品后，将样品放入指定贮存地点。4.3.2样品管理员对样品的领取或归还样品应填写样品登记表，注明领用（归还）时间、检测项目、样品状态等。4.3.3 对分包的项目，由样品管理员抽取部分样品作为留样，其余样品由质量管理室连同分包检测协议书一起送分包实验室进行检测。4.4 样品的贮存4.4.1 检测样品应按可行方式妥善保管，样品库应做到卫生清洁、无鼠害，防火、防盗措施齐全。4.4.2 样品分类定位存放，标识清楚，帐物一致，便于存放和领取。4.4.3检测室应规定不同类型样品，对于危险（有毒、强腐蚀性易燃易爆样品）样品隔离存放，作出明显标记。对于那些延长储存时间可能影响待检物的样品