合同管理制度0403

1、目的：公司经营规范化、透明化，成本可控，提高资金周转率，减少执行混乱，降低企业风险。范围：新大洋集团各分（子）公司、中心的物料采购、基建、装修、设备维修、广告、经销合同等。权责：人力资源中心：对本制度进行定期检查、监督、修改、完善以及与总 经 办：做好合同的印刷、盖章、总经理（一级部门长）的确认、合同的发行、编号和归档保管工作，与律师沟通，实现法务确认。各分公司、中心：合同的谈判、签订、执行；对本制度有权提出改善、修正建议。各分子公司行政部：负责合同的盖章、确认、编号与归档保管工作。1、合同管理及执行流程2、签订合同的范围2.1有售后使用、维修、服务风险的均需签订合同；特别是采购、销售、维修、

2、租赁、咨询、猎头等项目； 2.2以下情况可不签订合同：2.2.1在物料采购中，先收货后付款的凭发票给予报销；2.2.2在市场销售中，先收款后交货的；2.2.3一次性消耗品或零星采购可不签定合同；但一次性批量采购超过正常使用范围的须签订合同；2.2.4小量样品或产品销售，新客户需签订合同，信用较好的老客户可不签合同。3、采购合同管理3.1公司有关采购、基建、装修、设备维修、广告等需要公司单方支出的事项，须要货比三家，寻找3家以上供应商进行询价；选择性价比最高者进行合作。3.2谈判一般要求2人（部门）以上参加，并将谈判结果在谈判结束后，立即向上级汇报。经一级部门长确认同意后，方可签订合同。3.3合

3、同必须由一级部门长以上或总经理授权人签字后，方可生效。否则视为无效合同，人力资源中心、财务中心下属行政部门、财务部不予认可和执行。3.4合同必须准备一式四份。合同经审批后，送人力资源下属行政部门（集团为总经办，下同）进行统一编号，由行政部门、财务各一份，合作单位保留1份。合同谈判发起部门留存复印件一份，由行政部门复印后加盖公司合同章（或行政章）发给合同谈判发起部门。3.5合同存放管理部门要严格按照原料采购，设备采购，基建维修、销售、顾问咨询五类合同分别管理。3.6合同有变化时，需由发起部门一式四份同时进行更新，或签订补充协议。如合同变更，变化内容必须与原岗位责任人沟通，了解当时的谈判经过后方可

4、签署合同。3.7合同履行完成或在执行中存在争议修改后，总经办及行政部门需将原合回收；总经办或行政部门可实行半年或一年回收，由总经办/行政部门集中统一销毁。4、销售合同管理4.1公司同经销商、代理商的合同，相关部门要有统一标准文本合同；个别条款要追加或取消时，需醒目地予以注明并盖章，合同的追加、更改点超过三个时需重新更新版本。4.2销售合同需严格按照3.3和客户管理规定的要求执行。若超出规定的条件，必须请示总经理获准后，才可进行合同签订。5、其它合同的管理5.1其它合同主要是指非经常性签订或使用的合同，如招聘合同、猎头合同、设备维修合同以及基建项目、房屋维修、房屋改造、食堂承包、文具用品供应等需要签订的合同。5.2以上合同均参照本规定第3或4之要求执行。6、合同执行6.1根据合同要求需公司执行时，相关部门需先进行请款申请。一定要在请款申请上注明合同编号，以便核实和查询。6.2财务需根据合同编号，核对合同内容，准确无误后方可执行请款申请。否则，即使审批合乎规定，也不予执行。6.3公司所有格式化合同由总经办负责印刷，各部门需要时，均由总经办负责发放。各分子公司如需合同，由总经办印刷后送各分子公司行政部。6.4公司人力资源中心、财务中心以及下属分子公司行政部、财务部是合同管理部门。须加强合同档案的管理。6.5非格式化或双方另行制定的合同