物资采购管理实施细则

1、物资采购管理实施细则第一章 总 则第一条 为加强公司物资采购管理，规范采购操作，依据集团公司物资采购管理相关规定，以及公司采购管理、招标管理和准入管理等相关管理制度，结合公司实际，制定本细则。第二条 本细则所称物资是指按照公司采购管理业务范围划分，由采办部负责管理，为满足公司生产建设和经营管理所需而由国内单位组织采购的物资。本细则所称物资采购管理包括物资供应商管理、物资采购立项管理、采购方案编制与审批、采购实施、考核与监督等内容。第三条 公司物资采购按照“合规高效、质量第一、优质适价”的原则，坚持集中统一管理，以专业化采购供应为主，公司委托采购、归口采购、需求单位自主采购（以下简称自购）为辅的

2、模式。第四条 本细则适用于公司总部机关、分部机关、公司所属国内生产单位、科研单位及其他二级单位，其中总部机关和分部机关统称公司机关，公司所属国内生产单位、科研单位及其他二级单位统称国内各单位。第二章 机构与职责第五条 采办部负责业务权限范围内的物资采购管理，主要职责为：（一）负责贯彻落实国家法律法规、集团公司物资采购管理规章制度、公司采购管理规章制度和方针政策；（二）负责制修订相关物资采购及物资供应商管理规章制度，并监督实施；（三）负责组织公司年度物资预算的编制和审批，并监督执行；（四）负责物资计划审核审批，并对计划执行情况进行监督和检查；（五）按照权限对物资采购方案和采购结果进行审核审批；（

3、六）负责采购物资指导价格库的管理与维护；（七）负责核定国内二级单位年度自购额度；（八）负责公司物资年度集中采购工作的组织和协调；（九）负责相关物资供应商市场准入管理工作；（十）负责公司物资采购质量的监督管理；（十一）负责物资采购管理信息系统中物资信息的维护；（十二）负责公司物资采购业务数据统计和分析； （十三）负责物资采购管理监督考核；（十四）负责按照公司相关规定履行物资采购管理相关hse职责。第六条 物资公司是公司专业化物资采购供应单位，为公司统购物资的采购执行单位，主要职责为：（一）负责贯彻落实公司物资采购管理相关规章制度；（二）负责所接收的物资计划执行及执行情况的统计、汇总分析；（三）负

4、责所采购物资采购方案的编制及报批、采购实施、合同签订、合同履行、到货验收及合同结算工作；（四）负责按照公司统一安排，完成公司物资年度集中采购工作，并负责框架协议的签订工作；（五）负责所采购物资指导价格信息的审核与提报，以及物资交易价格库的维护和管理；（六）负责所采购物资质量管理相关工作；（七）负责所采购物资采购过程文档的存档及管理；（八）负责公司物资进出口及免税退税业务管理；（九）负责所采购物资采购信息统计、汇总、分析及上报；（十）负责开展相关供应商准入工作，包括现场考察、日常管理、资质更新及考评工作等；（十一）负责按照公司相关规定履行物资采购相关hse职责。第七条 归口采购单位和委托采购单位

5、分别为公司归口采购物资和委托采购物资的采购执行单位，主要职责为：（一）负责贯彻落实公司物资采购管理相关规章制度；（二）负责所接收的物资计划执行及执行情况的统计、汇总和分析；（三）负责所采购物资采购方案的编制及报批、采购实施、合同签订、合同履行、到货验收及合同结算工作；（四）负责所采购物资质量管理相关工作；（五）负责所采购物资指导价格信息的审核与提报；（六）负责所采购物资采购过程文档的存档及管理；（七）负责所采购物资采购信息统计、汇总、分析及上报；（八）负责开展相关供应商准入工作，包括现场考察、日常管理、资质更新及考评工作等；（九）负责按照公司相关规定履行物资采购相关hse职责。第八条 公司国内

6、各单位是采购物资需求单位以及自购物资的采购执行单位。国内各单位应根据经营管理实际，设立物资管理部门或岗位，主要职责为：（一）负责贯彻落实公司物资采购管理相关规章制度；（二）负责本单位物资预算的编制和提报；（三）负责根据生产经营及库存情况及时编制和提报物资需求计划；（四）负责本单位自购物资采购方案的编制及报批、采购实施、合同签订、合同履行、到货验收及合同结算工作；（五）负责所采购物资指导价格信息的审核与提报；（六）负责物资质量管理相关工作；（七）负责按照公司统一安排，完成公司物资年度集中采购相关工作；（八）负责相关物资采购信息统计、汇总、分析及上报；（九）负责相关物资供应商管理工作，包括现场考察

7、、日常管理、资质更新及考评工作等；（十）负责按照公司相关规定履行物资采购相关hse职责。第三章 物资供应商准入管理第九条 物资供应商准入以产品质量安全为前提，严格按照公司准入管理办法相关规定办理。第十条 物资供应商准入采取公开招标资格审查准入或项目准入方式按需开展。第十一条 公开招标资格审查准入由公司准入综合管理部门统一安排。相关单位根据业务实际提出需求，由采办部组织实施。需求单位负责编制准入方案、现场考察及其它与供应商准入相关的管理工作。第十二条 项目准入结合采购项目需求开展，具体要求如下：（一）采购需求单位应当编制采购方案，并在采购方案中明确投标人（成交人）的基本资质条件和要求。（二）对于

8、面向社会公开招标的采购项目，在采购方案报审前，投标人资质要求必须先经公司相关管理部门审核，包括但不限于质安环、法规处、财务处、采办部等。（三）对于采用公开招标以外其他采购方式的采购项目，应在集团公司供应商库中选择供应商。在集团公司库内供应商不能满足采购需求时，须编制采购方案，明确投标人基本资质要求，按照公开的方式进行采购。相关采购方案需报公司相关管理部门审核，包括但不限于质安环、法规处、财务处、采办部等。（四）在采购组织和实施后，中标通知书或签约通知书发放前，采购需求单位应按照公司准入管理办法规定程序，将中标（成交）候选人资质，提报公司准入相关管理部门进行核准。（五）对于仅面向集团公司供应商库

9、内公开招标的采购项目，不再对投标人资质要求进行审核。在采购组织和实施后，由采购需求单位依据中标通知书或签约通知书提出申请，采办部直接维护中标（成交）人信息。（六）采购需求单位负责相关供应商的准入管理工作。如需对相关供应商进行现场考察时，由采购需求单位组织实施。第十三条 在供应商准入审查时，除公司准入管理办法中已经明确的要求外，对于国家、行业管控的特定物资，还应提供包括但不限于以下资质证书：（一）中国国家强制性产品认证证书（3c认证）。涉及物资为电线电缆、电路开关、连接器、保护器或连接电器装置、低压电器、小功率电机等国家强制认证目录内的产品；（二）特种设备制造许可证。涉及物资包括锅炉、压力容器、

10、压力管道元件、起重机械等特种设备目录内的产品；（三）防爆合格证。涉及物资为防爆电器类产品；（四）集团公司石油石化用化学剂产品质量认可证。涉及物资为集团公司相关规定明确需要办理石油石化用化学剂产品质量认可证的产品；（五）全国工业产品许可证。涉及物资为依据国家有关法律、行政法规要求实行生产许可证管理的产品。（六）制造计量器具许可证。涉及物资为制造计量器具许可证目录内的产品；（七）特种劳动用品安全标志证书。涉及物资为特种劳动防护用品目录内的产品。第十四条 公司所属单位自主生产物资可由生产单位提出申请，经公司准入相关管理部门，包括但不限于质安环、法规处、财务处、采办部等，审核通过后办理准入。第十五条

11、物资供应商考评按季度进行，对考评期内发生业务的供应商由使用单位和采购单位分别进行，由采办部汇总存档。年度考评由公司准入综合管理部门统一安排，在季度考评基础上进行，由采办部组织实施。第四章 物资采购立项管理第十六条 公司物资采购立项实行计划管理，所有物资采购必须编报物资计划，严禁无计划采购。第十七条 物资计划按照用途划分为物资预算计划和物资需求计划。物资预算计划是基于生产计划对一定时期内物资需求情况的预测，作为物资消耗及成本控制依据，分为年度物资预算计划和预算调整计划。物资需求计划是基于生产实际需求所编制的一定时期内需要采购的物资明细清单，是实施采购的基本依据。第十八条 物资需求计划按照采购执行

12、主体划分为统购计划、归口采购计划、委托采购计划和自购计划。第十九条 年度物资预算计划由国内各单位于每年第四季度，根据下一年度本单位生产建设投资规模和主要实物工作量为基础，结合库存实际，依据生产消耗规律测算编制，经采办部审查并提报公司主管领导审批。国内各单位可在每年第三季度根据年度实际工作量变化情况，提报本年度预算调整计划，对采办部批复的年度物资预算计划进行调整。预算调整计划需经采办部审查后提报公司主管领导审批。第二十条 物资需求计划按物资类别进行预算控制，超出年度预算金额10%以内的，由采办部审批；超出年度预算金额10%及以上的，需经采办部审查，报公司主管领导审批。第二十一条 统购物资需求计划

13、由国内各单位依据生产作业实际需要进行编制，以月度计划为主，每月1-10日（遇节假日可顺延）完成次月物资需求计划的集中提报，其它时间可补充提报零散的物资需求计划，采办部每间隔10天左右集中审批一次。对于采购及生产加工周期较长的物资，国内各单位应提前编制物资需求计划，避免出现紧急需求。涉及长摊资产的物资需求计划，以公司下达的投资计划为依据，应在长摊资产投资计划批复后5个工作日内提报物资需求计划。第二十二条 自购物资需求计划主要用于满足国内各单位紧急零散需求或偏远地区作业中不适于集中采购的物资需求。公司采办部按年度下达自购资金额度，国内各单位需在公司核准的年度自购额度范围内编制提报自购物资需求计划，

14、经采办部审批后方可执行采购。第二十三条 物资预算计划及物资需求计划均须在公司相应的物资管理信息系统内提报。因突发事件、救援抢险、生产应急等特殊情况，允许先以纸质形式提报物资需求计划，在特殊情况处理完毕后5个工作日内再通过相应的物资管理信息系统补报。第二十四条 对于由集团公司统一管理的物资（以下简称集团统管物资），国内各单位应按照集团公司要求编制物资需求计划，由采办部汇总后统一提报。第二十五条 物资需求计划一经批复必须严格执行。因生产任务、设计或合同等变更，确需终止计划的，由计划提报单位提出书面申请，经采办部审批通过后方可终止。因计划终止而产生的全部损失或后果由计划提报单位承担。采购执行单位和计

15、划提报单位应根据批复，及时采取相应的措施，避免或减少因计划终止所造成的损失，具体如下：（一）对于未执行采购的需求计划，采购执行单位应立即停止采购执行工作。（二）对于已执行和正在执行采购的需求计划，采购执行单位负责与供应商按合同（订单）约定协商合同（订单）终止或退货事宜。（三）对于无法终止合同（订单）或退货的，所发生的采购成本由计划提报单位承担，相关物资纳入调剂物资进行管理，计划提报单位和采购执行单位共同承担调剂责任。统购物资由物资公司负责保管实物，由此所形成的库存纳入计划提报单位考核范围。第二十六条 采购执行单位须严格按照公司批复的物资需求计划实施采购，不得越权采购或超计划采购。采办部将对物资

16、计划编制提报的及时性、准确性及其它相关工作开展情况进行监督考核。第五章 物资采购分类第二十七条 按照采购执行主体划分，物资采购分为统购、归口采购、委托采购和自购。其中统购、归口采购和委托采购属于由公司统一组织管理的集中采购。统购由物资公司及其下属机构实施。归口采购和委托采购分别由采办部授权的归口采购单位和委托采购单位组织实施。自购由公司国内各单位依据采办部批复的自购物资需求计划自主实施。第二十八条 按照操作方式划分，物资采购可分为目录式采购和非目录式采购。目录式采购是指与供应商签订框架供货协议，建立交易价格目录，在约定的有效期内根据价格目录实施的采购。非目录式采购是指根据物资需求计划，按规定选

17、择适当的采购方式，对未纳入目录式采购的物资进行的采购。第二十九条 按照采购方式划分，物资采购可分为招标采购、竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购和执行历史合同价格采购等方式。第六章 物资采购方式选择第三十条 按照公司招标管理办法规定，符合招标条件的均应选择招标方式采购。对于以下物资采购项目按相应管理权限履行审批手续后，可根据采购项目实际情况合理选择竞争性谈判或单一来源方式采购，能够选择竞争性谈判采购方式的应优先选择竞争性谈判采购方式。（一）符合公司招标管理办法规定的可不招标事项条件的；（二）达到公司物资采购招标起点额度，但招标后没有足够数量供应商投标或者经评标委员会判定为废标，重新招标仍未成

18、立的。第三十一条 对于单次采购估算额未达到公司物资采购招标起点额度的采购项目，可根据采购项目情况合理选择招标、竞争性谈判、单一来源或询价等采购方式，具体如下：（一）适合采用招标方式采购的项目，鼓励选择招标方式采购。（二）单次采购估算额在30万元及以上、100万元以下的物资采购项目，不适合通过招标方式采购时，应选择竞争性谈判采购。单次采购估算额在30万元以下的物资采购项目履行相应审核审批程序后可采用询价方式采购。符合下列情形之一的，履行相应审批程序后可采用单一来源方式采购：1. 需要采用不可替代的专利或者专有技术的；2. 需要向原中标人采购物资，否则将影响施工或者功能配套要求的；3. 与原设备配

19、套或维修用的部件或零件的；4. 公司所属单位自行研发制造的自用物资；5. 在工程技术服务合同执行中，甲方指定了供应商的物资。第三十二条 执行历史合同价格采购是指依据供应商一定时间段内已执行或正在执行的合同追加供货的采购。同时满足下列条件的，可按照执行历史合同价格采购的方式执行采购：（一）单次采购估算额在30万元以下；（二）由历史采购合同签订方继续供应技术规格和质量要求完全相同的物资；（三）所参照的历史采购合同签订时间与本次采购间隔不超过6个月（含），且经过调研分析，确认在此期间市场价格无变动；（四）累计追加供货采购量不超过所参照的历史合同采购量的30%；（五）已得到历史采购合同签订方书面确认并

20、同意供货。（六）所参照的历史采购合同应为未续签过的合同，已参照此条款续签形成的合同不能作为再次续签的依据。第三十三条 公司按照集团公司要求，积极推行物资年度集中采购，通过与供应商签订框架协议，实施框架协议采购。年度集中采购依据公司年度集中采购相关规定及工作方案组织实施。第三十四条 对于进口机电产品的采购，按照集团公司进口机电产品采购管理规定执行。对于未纳入集团统管物资范围且单笔合同估算金额在50万美元以下的，由采购执行单位折合为相应人民币额度，按照本细则相关规定办理。第三十五条 公司关联交易市场所需物资的采购根据关联交易管理实际，由公司授权相关单位，按照公司与关联交易方协商确定的模式及公司相关

21、文件规定执行。第三十六条 在国内外部市场，为集团公司下属油田公司提供工程技术服务时，可综合考虑供应成本和供应时效，在质量可控的前提下，采购执行单位可按照就近供应原则，与相应油田公司物资供应单位签订物资委托供应协议。物资委托供应协议须按照公司合同管理办法，履行合同审查审批手续后签约实施。第七章 采购方案编制及审批第三十七条 对于全部招标项目、涉及集团统管物资的采购项目、单次采购估算额在50万元人民币及以上的非招标采购项目和在集团供应商库外公开采购的采购项目均应按照公司采购管理办法和招标管理办法相关规定编制采购方案。对于通过集团公司或公司集中采购已定商定价且采购结果尚在有效期内的物资，采购执行单位

22、无需再编制采购方案。公司自产产品按照公司自产产品定价程序执行，不再编制采购方案。第三十八条 对于集团统管物资中只定商未定价的物资，编制采购方案时，须在集团公司发布的具有供货资质的供应商名单中选择推荐供应商，并根据本细则相关要求合理选择采购方式。按规定需要报集团公司审批的，由采办部统一提报审批。第三十九条 对于采用面向社会公开的采购项目，采购方案应根据公司市场准入相关要求明确投标（成交）人须具备的基本资质条件，并履行相应的审批程序。第四十条 同等条件下，公司国内各单位应优先采购集团公司内部优势产品和公司所属各单位自主生产的优势产品，优先采购节能环保型物资，不得采购国家明令禁止或淘汰的物资。第四十

23、一条 对于公司生产经营所需的安全特种产品及其它公司有特殊管理要求的物资，除满足本细则要求外，同时应满足公司相关专项管理规定要求。第四十二条 国内各单位在编制采购方案时，应进行充分的市场价格调研，合理确定预算控制价。对于需编制采购方案的日常采购项目及全部年度集中采购项目，预算控制价需报公司价格管理职能部门核准。第四十三条 公司物资采购价格管理遵循“统一管理、分类维护、分级负责、最高限价”的原则。采办部负责依据国家、集团公司和公司相关规定或采购结果，维护和管理公司指导价格库。各采购执行单位负责本单位物资交易价格的维护和管理。原则上，对于相同物资，采购执行单位的交易价格不得超过公司指导价格库的限制价

24、格。对于因市场价格波动确需对公司指导价进行调整的物资，由采购执行单位提出指导价格变更申请，报公司采办部审核。对于初次采购的物资，物资需求单位或采购执行单位应先期进行市场调研，科学测算指导价格，并提交最高限价维护申请。采办部负责对指导价格变更或维护的程序完整性进行审查，并对审核通过的物资价格信息进行维护。第四十四条 采购方案编制完成后，采购执行单位应按照公司物资采购管理审批权限表相关要求履行方案审核审批程序。按照公司物资采购管理审批权限表规定，采购方案由各采购执行单位自行审批的，各采购执行单位应明确本单位内部审核审批程序和要求，并严格按程序执行。由采办部负责审批的，各采购执行单位完成本单位内部审

25、核程序后提报采办部审批。需要公司领导审批的，采购方案在报公司领导审核审批前，需经公司招标管理办公室审核。第八章 采购实施第四十五条 采购方案审批通过后，由招标中心或采购执行单位负责按照批复方案组织进行招标、谈判等工作（以下简称为方案执行单位）。第四十六条 招标采购按照公司招标管理办法相关规定执行。第四十七条 竞争性谈判采购按照如下程序进行：（一）成立谈判小组和选派监督人员 方案执行单位依据批复的采购方案组织成立谈判小组，同时结合采购项目特点及实际工作需要派出现场监督人员。谈判小组组成和监督人员派出方式如下：单次采购估算额在200万元以下的物资采购项目，谈判小组由采购执行单位和需求单位（对于自购

26、、归口采购和委托采购物资，采购执行单位和需求单位可为同一主体）代表组成，人数应为不少于5人的单数。单次采购估算额在200万元及以上，1000万元以下的采购项目，谈判小组由采购执行单位代表、需求单位代表和公司相关法律、商务或技术专家组成，人数应为不少于7人的单数。单次采购估算额在1000万元及以上的采购项目，谈判小组由采购执行单位代表、需求单位代表和公司相关法律、商务及或技术专家组成，人数应为不少于9人的单数。 对于单次采购估算额在500万元及以上的采购项目，采购执行单位物资采购业务主管领导应作为谈判小组组长主持谈判工作。由公司招标中心负责组织实施的采购项目，监督人员由招标中心派出。未由招标中心

27、组织实施的采购项目，监督人员由采购执行单位派出。在成立谈判小组时，应考虑技术、商务、质量等不同专业人员的搭配，同时兼顾不同单位或部门代表的相互监督和制约。（二）编制谈判文件 谈判文件由采购执行单位牵头负责，联合需求单位共同编制，协商一致后方可发出。谈判文件中应明确对谈判结果的基本限定条件，主要包括技术、质量、商务（含价格）等方面内容。采购执行单位和需求单位共同对谈判文件编制工作质量负责。需求单位主要负责技术文件的准备，主要包括详细技术参数、技术和质量标准、包装及验收规范等，需要签订技术协议的项目应提前完成技术协议书的起草。采购执行单位主要负责谈判文件中商务文件的准备。对于需要编制采购方案的采购

28、项目，谈判文件应依据所批复的采购方案编制。（三）谈判实施谈判小组依据谈判文件要求，对所有响应文件进行资格性和符合性审查，对实质性响应文件可从以下（包括但不限于）方面商务条款、技术参数、质量性能、售后服务、供应商资信、销售业绩、合同执行能力等进行比较和评价，并根据评价结果推荐拟成交供应商。（四）编写谈判总结报告方案执行单位应根据谈判小组评审情况和评审结果编写谈判总结报告。谈判总结报告应包括但不限于以下内容：评审日期、地点、谈判小组成员名单和参加谈判的供应商名单；评审情况记录和说明，包括对供应商的资格审查情况、供应商报价情况、供应商响应文件评审情况、谈判情况等；提出的拟成交供应商名单及理由等。谈判

29、总结报告由谈判小组全体成员签字确认，现场监督人员出具现场监督报告。谈判总结报告所附的技术和商务文件应由谈判小组组长在每页小签，谈判小组全体成员在结果汇总页和其它关键事项决议页共同签字确认。谈判小组成员对谈判总结报告有异议的，谈判小组按照少数服从多数的原则推荐拟成交供应商，采购程序继续进行。对谈判总结报告有异议的谈判小组成员，应当在报告上书面说明自己的不同意见并说明理由。谈判小组成员拒绝在报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意谈判总结报告。第四十八条 单一来源采购按照与竞争性谈判采购相同的程序实施。第四十九条 询价采购应从符合相应资格条件的供应商中选择不少于三家供应商进行询价，并择优

30、确定成交供应商，询价结果要有询价及比价过程记录。询价采购及历史价采购由采购执行单位负责组织实施。采购执行单位应建立询价采购及历史价采购管理规范。第五十条 对于未编制采购方案的项目，应参照本章所述相同采购方式的程序实施。对于国内各单位权限范围内自主实施的采购项目，应参照本章所述相同采购方式的程序实施。第五十一条 采购评审结束后，采购结果按照实际采购额度，依照公司采购管理审批权限表及本细则相关要求履行审核审批程序。按照公司物资采购管理审批权限表规定，采购结果由各采购执行单位自行审批的，各采购执行单位应明确具体审核审批程序和要求，并严格按程序进行审核审批。由采办部负责审批的，各单位完成内部审核程序后提报采办部审批。需要公司领导审批的，采购结果在报公司领导审核审批前，需经采办部和公司招标管理