电子订货系统的结构和配置

1、电子订货系统的结构和配置. 电子订货系统的结构和种类电子订货系统的构成内容包括：订货系统、通讯网络系统和接单电脑系统。 就门店而言，只要配备了订货终端机和货价卡 （ 或订货簿 ） ，再配上电话和数据机， 就可以说是一套完整的电子订货配置。 就供应商来说， 凡能接收门店通过数据机 的订货信息，并可利用终端机设备系统直接作订单处理， 打印出出货单和检货单， 就可以说已具备电子订货系统的功能。 但就整个社会而言， 标准的电子订货系统 决不是 “一对一 ”的格局， 即并非单个的零售店与单个的供应商组成的系统， 而是 “多对多 ”的整体运作，即许多零售店和许多供货商组成的大系统的整体运作方 式。根据电子

2、订货系统的整体运作程序来划分，大致可以分为以下三种类型：（1）连锁体系内部的网络型， 即连锁门店有电子订货配置， 连锁总部 （ 或连锁 公司内部的配送中心 ） 有接单电脑系统，并用即时、批次或电子信箱等方式传输 订货信息。这是 “多对一 ”（ 即众多的门店对连锁总部 ） 与“一对多 ”（ 即连锁总部对 众多的供应商 ） 相结合的初级形式的电子订货系统。（2）供应商对连锁门店的网络型。其具体形式有两种：一种是直接的 “多对 多”，即众多的不同连锁体系下属的门店对供应商，由供应商直接接单发货至门 店；另一种是以各连锁体系内部的配送中心为中介的间接的 “多对多 ”，即连锁门 店直接向供应商订货， 并

3、告知配送中心有关订货信息， 供货商按商品类别向配送 中心发货， 并由配送中心按门店组配向门店送货， 这可以说是中级形式的电子订 货系统。（3）众多零售系统共同利用的标准网络型。其特征是利用标准化的传票和社 会配套的信息管理系统完成订货作业。 其具体形式有两种： 一是地区性社会配套 的信息管理系统网络， 即成立由众多的中小型零售商、 批发商构成的区域性社会 配套的信息管理系统营运公司和地区性的咨询处理公司，为本地区的零售业服 务，支持本地区EOS勺运行；二是专业性社会配套信息管理系统网络，即按商品 的性质划分专业，如食品、饼干、医药品、运动用品、玩具、衣料等，从而形成 各个不同专业勺信息网络。

4、这是高级形式勺电子订货系统， 必须以统一勺商品代 码、统一勺企业代码、统一勺传票和订货勺规范标准勺建立为前提条件；. 连锁门店订货系统配置无论采用何种形式勺电子订货系统， 皆以门店订货系统勺配置为基础。 门店 订货系统配置包括硬件设备配置与电子订货方式确立两个方面。1硬件设备配置硬件设备一般由三个部分组成：(1) 电子订货终端机。其功能是将所需订货的商品和条码及数量；以扫描和 键入的方式， 暂时储存地记忆体中， 当订货作业完毕时， 再将终端机与后台电脑 连接， 取出储存在记忆体中的订货资料， 存入电脑主机。 电子订货终端机与手持 式扫描器曲外型有些相似， 但功能却有很大差异， 其主要区别是：

5、电子订货终端 机具有存储和运算等电脑基本功能，而扫描器即只有阅读及解码功能。(2) 数据机。它是传递订货主与接单主电脑信息资料的主要通讯装置，其功 能是将电脑内的数据转换成线性脉冲资料， 通过专有数据线路， 将订货信息从门 店传递给商品供方的数据机，供方以此为依据来发送商品。(3) 其他设备。如个人电脑、价格标签及店内码的印制设备等。2确立电子订货方式EOS勺运作除硬件设备外，还必须有记录订货情报的货架卡和订货簿，并确 立电子订货方式。常用的电子订贷方式有三种：(1) 电子订货簿。电子订货簿是记录包括商品代码名称、供应商代号名 称、进售价等商品资料的书面表式。 利用电子订货簿订货就是由订货者携

6、带订 货簿及电子订货终端机直接地现场巡视缺货状况， 再由订货簿寻找商品， 对条码 进行扫描并输入订货数量，然后直接接上数据机，通过电话线传输订货信息。(2) 电子订货簿与货架卡并用。货架卡就是装设在货架槽上的一张商品信息 记录卡，显示内容包括：中文名称、商品代码、条码、售价、最高订量、最低订 量、厂商名称等。利用货架卡订货，不需携带订货簿，而只要手持电子订货终端 机，一边巡货一边订货， 订货手续完成后再直接接上数据机将订货信息传输出去。 若有的日配品或不规则形状的商品难设置货架卡，可借助于订货簿来辅助订货。(3) 低于安全存量订货法。即将每次进货数量输入电脑，销售时电脑会自 动将库存扣减，当库

7、存量低于安全存量时，会自动打印货单或直接传输出去。电子订货系统的作业流程和规划. 电子订货系统的作业流程和盘点作业流程1作业流程(1) 订货人员在进行订货作业时，就要先在卖场查看各商品销售状况，确认 确需订货，方可进行订货作业；要特别注意是否有未上货架的库存商品。(2) 订货人员在卖场扫描所需进货的商品价格卡，输入订货商品的数量(3) 订货人员将掌上型终端机的订货资料输入后台电脑，再由后台电脑通过 数据机，把订货资料传送至供应商或连锁公司总部的配送中心。(4) 如连锁店电脑系统没有与供应商或总部的配送中心进行联网，可将订货 资料打印出来，通过传真机传送出去，或者派人直接送出。2. 盘点作业流程

8、(1) 连锁店在进行盘点作业时， 盘点人员可手持掌上型终端机去卖场和仓库， 逐一扫描商品的价格卡或商品的条码，并输入清点的商品数量。(2) 商品存货清点与输入完成之后，将掌上型终端机连接到后台电脑上，以 便统计和传输出盘点资料。(3) 再通过数据机把盘点资料传输至公司总部的电脑， 总部电脑经过运算后， 可作出盘点统计表、盈亏表和其它的管理报表。二 . 电子订货系统规划导入电子订货系统首先要对本企业的情况以及社会配套条件等方面的问题 进行全面的分析，如果决定导入，再考虑以下规划内容：(1) 选择加入的社会配套信息管理系统。 根据拟导入的电子订货系统的类型， 以及服务功能、价格、同业参加状况，选择

9、最合适的社会配套信息管理系统。 与交易对象共同建立EOS运作规范。如新商品加入、促销特价处理、适用 商品扩大、变更登录、标签发行、例外状况处理等都应建立规范的运作办法。(3) 建立标准的商品代号与企业代号。EOS作业不仅要利用统一的商品条码， 还必须对商品分类码、企业代码、店内码等标准化。(4) 建立商品订货簿和货架卡。订货簿和货架卡至少应标示的项目有：商品 代号、商品条码、商品名称、售价。(5) 建立标准的订货模式。一是订货方式，如利用货架卡、订货簿，或两者 并用，或采用安全存量订货法。二是订货时间，如固定式或不定式。三是订货周 期，如每日、隔日、每周两次等。四是订货人员，可选择专业订货人员

10、、商品群 负责人或店长。 五是电子订货系统终端机台数， 根据订货作业量来确定。 六是设 备操作，应制作标准的作业手册。(6) 建立商品交易档案，即根据商品目录，建立或提供交易对象目录，以便 有关方面进行分单处理和数据分析。(7) 货架卡定位。货架卡是EOS作业的必备条件，通常由连锁总部(或供应商、 加值网络中心 ) 制作发行，门店得到货架卡后应放置到指定的货架上，并随时注 意其位置的变动。(8) 建立统一的传票。 使用统一的传票有利于交易各方交换信息， 这也是 EOS 作业的基础。(9) 作业人员教育训练。导入电子订货系统需要有关部门和人员的理解和支 持，这就必需在导入前进行必要教育， 以建立

11、共识， 同时应对直接相关的人员针 对维护、操作、例外处理等问题进行训练指导 o(10) 导入测试。 正式导入之前， 除了系统本身及通讯线路的测试外， 还应在 门店对货架卡、订货簿、终端机等为工具进行实地测试。测试无误后，才能选定 日期正式导入。自动订货和补货技术的现实应用对于零售企业特别是其采购部门来说，订货、补货是每天都要进行的业务， 但是，准确知道什么时候该订什么货却不是一件容易的事情。 现在，尽管零售企 业都能够通过信息管理系统实现 “自动 ”的订货和补货流程， 但是，是不是手工订 单就可以完全被取代了？计算机系统自动生成的建议订单是否有足够的“建议 ”价值？或者说这些建议订单的生成依据

12、和理论算法是否科学、 是否对每一类商品 都同样适用？这些细节问题都值得开发商与广大的零售企业一起探讨。订货与补货的概念这里所说的订货是指零售企业向供货商直接要货， 简单说就是采购。 补货是 指零售企业的门店直接向自己的配送中心或总部要货， 或者称为配送调拨。 补货 基本上属于企业内部的流程范畴；有的零售企业把补货工作称为 “向配送中心点 菜”，这样的提法也非常形象。信息系统对手工订单的支持传统的订货和补货方式是以手工方式为主进行的， 大量的信息在传输过程中 差错率高，而且效率低下。 现实当中，很多时候零售企业的采购工作仍有一些是 需要手工来完成的。 部分原因是因为某些供货商的管理水平无法达到超

13、市要求的 标准；也有的时候是因为有突发性的需求， 像偶然出现大宗批发销售业务时， 也 需要超市的采购主管或相关的采购员下达手工订单通知采购。 有些人提出的急提 订单或者急落订单，都可以说是手工订单的一些特殊形式。当然，即使在手工下订单的情况下， 采购业务人员同样需要信息管理系统给 予足够的参考数据支持； 超市的管理内容也要求进行相应的限制， 而绝不可能完 全脱离开系统。 一般采用手工订单时需要参考的依据有： 商品的历史进价、 历史 采购批量、当前库存以及在途商品量(在途订单量)等，这些实际数据对采购人 员的工作将起到直接的帮助。 同样是手工订单， 对于需要限量控制的商品 (比如 干货），应当对

14、采购数量和价格等敏感数值给予严格的限制； 而对于生鲜商品等 则可以在这些方面适当放宽，实行不限量订单。从这里我们可以联系到日配商品的订货方式。 一般超市对生鲜、 冷藏商品都 要求勤进快销， 提高此类商品的周转率， 所以这些商品进销频繁； 而且由于商品 本身保质期短， 不可能保持过多的库存量， 因此像牛奶、 面包一类的商品大多实 行每天供货， 即日配。零售企业可以采用永续订单的方式， 自动设定系统每天生 成当天的订单。 而由于一个超市每天的收货量不可能完全相同 （如遇到周末、 假 日等），系统还可以利用不限量订单的方式， 通过一次性批量订购此类生鲜商品。 但按天收货的方式，使进销频繁的生鲜商品的

15、订货管理得以简化。自动订货和补货的基本内容目前不少零售企业采用的建议订单依据， 有很多内容是从国外先进的超市管 理思想中借鉴来的。 分析起来无外乎两个方面， 即库存方面与销售方面的参考依 据。经营中常用的基本算法自动订货和补货的核心内容其实就是零售企业在经营 中采用的基本算法， 通过计算机系统来实现这些算法并不困难， 但是用什么样的 逻辑值计算自动订货（补货）量最合理，什么样的算法适合什么种类的商品，则 需要细致推敲。1、库存警戒线法这种以“经验系数 ”为依据的库存提示方法仍然没有脱离人为因素的影响。 单 纯使用手工设定库存的合理数，严格讲也并不科学，其实这只能叫做 “半自动 ” 订单，因为它

16、仍然是通过业务人员的经验和直觉来进行采购决策的， 并没有体现 出计算机信息管理的真正价值。有些系统可以挖掘和利用系统的数据 （比如在一个订货周期里的综合销售数 据），对库存警戒线进行动态的调整， 这种算法比简单的经验系数法要更有说服 力。拿一个单品来举例， 比如某种速冻饺子， 我们可以以它在过去一个季度中的 平均销量作为参考， 让系统自动调整库存警戒线。 如果这个单品的平均销量在这 三个月中逐月递增， 就会带动它相应的库存警戒线也随之提高， 从而形成了动态 设定的库存警戒系数。 因此系统针对该商品的自动订单采购量也会相应增加。 同 样的原理，我们还可以利用商品的同期销量（比如去年本月的销售量）

17、，以及商 品销售中出现的季节特征作为参考值，来动态地调整库存警戒线。总体来讲，库存警戒线是一种以库存为主要指标的计算方法， 具有一定的优 越性。但是它也并不是十全十美的，因为很显然这种方法最适合于库存数量少、 对库存变化反映敏感的商品，比如大多数的生鲜商品和其他保质期较短的商品， 而对某些商品也并不是 100%地适用。2、平均销量法这种方法对于那些销售波动不大的商品， 比如干货、 普通的日用百货商品等比较适用3、同期销售对比法以销售数据为依据计算自动订货 / 补货量，另外一种常用方法就是同期销售 对比法。这种方法描述起来相对比较简单。 比如我们可以按去年夏季空调的销售 状况来粗略估计今年夏天空

18、调的销售状况。自然，这种方法比较适合于服装、 白色家电等一些季节特征明显的商品。 当 然，像时装一类流行趋势明显的商品， 同期销售对比也有一定的缺陷。 比如在北 京的服装零售市场上，简单地用 2001年春季的销售情况来预测 2002年春季的情 况，恐怕我们无法预测出 “唐装 ”将会大流行。因此，需要零售工作者对特定零售 市场具有丰富的专业知识， 以及敏锐的市场洞察力。 信息系统提供的建议只是有 一定参考价值的数据资源。商品自动订单的组合方案通过对库存警戒线法、 平均销量法和同期销售对比法的简单总结， 我们可以 发现：一个综合性的零售企业不可能简单地选择哪一种自动订单的计算方式； 根 据不同商品的特征将这些算法组合应用才是更科学的方案。 不过这同时对零售企 业自身的信息管理系统提出了相当高的要求， 需要计算机