信息化管理制度

1、海南省桂林洋热带农业公园有限公司信息化管理制度 第一章 总则第一条 为加强公司信息化建设，规范公司信息化管理，通过计算机及相关设备管理、OA系统管理、网络建设管理和信息系统安全管理的控制，降低公司管理成本，提高工作效率和管理水平，最大程度满足公司管理和经营活动对信息管理的需求，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司信息化硬件、软件、系统、数据和安全等管理工作，指导公司的网络使用管理和维护工作，为公司的信息化系统健全完善和数据安全工作提供切实有效的方案。第三条 公司信息化管理实行统一管理、分项负责、责任到人的管理机制。第四条 本制度适用于海南省桂林洋热带农业公园有限公司。第二章 管理原则、分工及

2、职责 第五条 信息化管理原则及职责（一）企业的信息化管理一般遵循以下基本原则：1、战略导向原则：信息化管理应纳入到企业本身的发展战略中，要与企业未来的目标管理发展充分结合，信息化规划要适合企业的发展规模和发展阶段需要。2、提前规划原则：企业信息化需要以发展的眼光，站在企业优化的高度，做好对公司信息化的中长期规划。3、分步实施原则：公司的信息化建设工作由信息化职能部门进行整体统一规划，具体实施将采取按计划分阶段逐步实施的过程。第六条 信息化管理分工及职责（一）公司成立信息化管理小组（以下简称信息小组），行政人事部分管领导任组长，行政人事部IT主管及相关人员为组员，负责建立健全公司信息化管理体系，

3、组织制定和实施公司信息化管理的规章制度；监督、检查、指导公司各部门信息化建设、运行维护及管理工作。（二）行政人事部是公司信息化管理常设机构（以下称信息化职能部门）。负责组织拟定公司信息化管理规章制度和管理流程，承办公司信息化设备的采购、调配与回收，组织信息化设备的安装、调试及技术支持，负责公司办公自动化系统(以下简称0A系统)建设、运营、维护和信息资源管理工作和计算机网络的组建、日常管理、使用、维护；统筹公司信息安全管理，组织公司信息化管理的知识培训，处理公司各类信息系统故障等。（三）公司各部门分别负责权限内信息化设备设施的日常使用、维护管理和软件系统维护及信息收集、汇总、整理、申报及信息安全

4、管理工作。（四）公司各使用部门应指定专人负责本部门信息化管理工作。第三章 软硬件管理第一节 计算机及相关设备管理第七条 行政人事部负责公司各职能部门计算机及相关信息系统设备的配置技术标准等管理。第八条 公司因工作需添置计算机及其他设备，应先根据项目情况和公司计划管理规定编写配置需求计划或固定资产申购单，计划应详细说明使用目的、使用软件情况、配置计算机及外设数量、设备设施配置标准。提交到行政人事部审核后，履行公司采购计划审批程序。第九条 需求计划经批准后，采购依据公司管理分工和采购规定，硬件设施采购由行政人事部负责办理，软件由申请部门会同行政人事部办理，所有信息化设备设施的型号、性能数据、厂商、

5、供货商、购买日期等详细数据及软件信息，各使用部门均应以书面的形式提供给行政人事部备案。第十条 行政人事部负责收集计算机及网络设备的最新市场行情信息，提供建议和方案，并负责对采购的设备进行验收。第十一条 各使用部门应加强信息化设备设施(含软件)的管理，落实专责制，严禁私自处置。如计算机或网络设备出现故障，知情人员及时告知信息管理人员，由技术人员进行现场处理并给予修复，对不能进行修复的设备，由技术人员明确故障原因，送外部机构进行维修处理。第十二条 公司各使用部门负责本部门计算机及辅助设施的日常维护工作，确保设备在使用期内正常使用。第十三条 计算机及辅助设施在使用中由于人为原因造成损坏，损失由当事人

6、部门进行赔偿或由当事人赔偿。第十四条 公司各部室的计算机及辅助设施变更后，行政人事部应登记备案。第十五条 公司计算机设备的日常维修工作由行政人事部IT人员负责，维修和更换部件相关费用列入申请部门费用。第十六条 信息设备的淘汰、报废由使用部门提出申请，行政人事部审核，经公司主管领导审批后，行政人事部负责淘汰或报废设备的回收、处置。第二节 软件系统管理第十七条 0A系统使用规范1、OA系统正式运行后，所有用户应长期登陆OA系统办公,至少每个工作日上午上班后一个小时内，下午下班前一个小时进入系统浏览一次。 如因出差或请假者，应指定授权代理人处理，以保证文件正常流转和信息的及时传送，不得耽误工作的推进

7、。2、文件审批时间按工作日算，一个工作日为7小时。文件审批时间限制，见表1：文件属性部门相关部门业务分管领导常务副总总经理普通1天1天1天2天2天紧急4小时4小时4小时1天1天（表1）3、紧急文件审批只用于文件审批表、付款审批表、合同会签表。新建文件发起时系统默认状态为“普通”文件，如果是“紧急”文件请手动选择。4、各部门在任何情况下不准搁置文件流转，可以填写不同意见，如相关部门与业务分管负责人超出审批时限,直接流转到下个审批环节，未按时审批文件的相关部门，应承担相应的责任。5、OA系统由行政人事部门IT主管负责管理和维护，系统的帐号由行政人事部分配需求，由IT主管进行帐号权限的分配。6、公司

8、各部门根据工作需要，向行政人事部提出新增或修改软件相关系统模板。行政人事部根据各部门需求情况制定相应表单、流程。第十八条 公司QQ、微信群管理规范1、各类工作群管理由行政人事部负责，加入群内成员一律实名制,初入职员工由群管理员或公司员工邀请加入,各类群名称与群号见表2：为例类型对象管理部门名称备注微信管理层行政人事部农业公园管理群加入需管理员或员工邀请员工行政人事部农业公园公司群QQ员工行政人事部农业公园公司群群号（表2）2、公司QQ、微信群用于平时工作或生活交流沟通，信息共享。3、严格保守公司秘密，对业务通报、群内信息、工作内容等敏感信息严禁转发给非相关人员。4、交流中，禁止诋毁公司及其各部

9、门和员工形象，禁止出现有违社会公德、不文明、侮辱性及涉人身攻击性语言。5、对于公司对外宣传分享的信息，每个群的成员都有义务分享到朋友圈，增加活动效果或公司影响力。6、工作群中要积极散播正能量，禁止散播负面信息。7、严禁在群内发布商业广告及其他有害信息。第十九条 微信公众号管理规范1、微信公众号由行政人事部负责（部门负责人林传贤），日常管理维护由行政人事部或运营事业部营销中心负责。2、各类信息发布由部门提供资料（电子档），通过OA系统发出申请，部门负责人和分管领导审核后再由公众号管理部门负责人审核批准，由管理员发布信息，如发布的信息涉及到政府部门需由总经理审批。3、任何人未经批准，不得随意发布信

10、息或更改页面版式画面及文字内容。4、对发布的信息，网站或微信公众号管理员要以电子文档的形式备份后永久保留。5、严禁任何媒体、个人或组织以任何形式在未经本公司书面授权的情况下修改本网站内容，或链接、转贴或以其他方式复制用于商业目的，前述行为均将构成对本网站版权之侵犯，一经发现，将依法追究其法律责任。第二十条 企业邮箱管理规范1、企业邮箱以公司域名为后缀，帐号组成由姓的全拼音+名的首拼音,如林传贤:。2、企业邮箱由行政人事部IT主管负责管理，如设置部门、分配帐号、设定二级管理员与用户培训等。3、企业邮箱仅限于工作使用,不得从事与工作无关的事情，不得利用企业

11、邮箱进行任何不利于公司的行为。4、员工对外往来邮件须使用企业邮箱。5、邮箱用户不得将其帐号、密码告知他人使用。如用户发现其帐号遭他人非法使用，应立即向行政人事部汇报。6、定期更新、删除邮箱名单，确保邮箱资料的准确率。第二十一条 短信平台管理规范1、短信平台由行政人事部IT主管负责申请开通、费用缴纳、通讯录导入等工作。2、各部门使用短信平台必须通过OA系统申请，添加发送内容附件，由部门负责人审批后到业务分管负责人审批发送，如对外客户发送需总经理审批。3、发送短信注意事项。 3.1 发送短信内容尽量控制在70字以内（一条短信70个字符，包括标点符号），平台最多一次发送400字符； 3.2 短信发送

12、对象可在系统通讯录里面选择或者手动输入手机号码。4、短信平台是公司除OA、工作群之外的又一个重要联系平台，其发布的信息具有同等地位，涉及的相关要求及内容必须遵守或执行。第三节 网络建设与网络资源管理第二十二条 行政人事部根据公司对网络的需求，统一规划，制定相应方案报相关领导负责人审批后组织实施。第二十三条 公司计算机网络线路、设备、服务器均由信息化职能部门统一安装、管理、维护，其他人员不得擅自更换线路和设备，不得擅自拆卸设备、改变计算机配置。第二十四条 严禁公司人员利用公司网络资源进入非法网站、下载浏览非法信息，发布非法言论；严禁在公司电脑上保存非法资料和利用黑客等手段下载保存公司信息系统内的

13、机密信息。对于造成违法结果的，信息化职能部门有权配合公安部门对相关日志、记录等信息进行提取和备案，并将追究其责任。第二十五条 信息化职能部门应遵守公司保密制度，对公司网络的安全、完好负责，定期对网络线路和设备的运行情况进行检查。不得向其他任何人员泄漏本公司网络结构、网络布局、布线系统及软件结构、代码、软件注册码或序列号等有关网络方面的任何信息。第四节 信息系统安全管理第二十六条 公司的信息系统安全由信息化职能部门统一进行监控管理。第二十七条 公司信息平台系统、OA系统等系统软件必须定期、定时进行数据库的备份下载，予以保存，由信息化职能部门负责信息系统的备份工作，保证系统故障后能及时恢复。第二十

14、八条 信息系统使用人员应对本人使用的系统帐号和密码保密，由于帐号、密码泄露造成不良后果的，由帐号拥有人负全部责任。第二十九条 信息化职能部门负责计算机病毒防范工作，安装有效的杀毒软件或及时下载最新杀毒软件指导计算机使用人员进行病毒防范。严禁私自安装游戏软件及未经确认的外来应用软件。第三十条 各部门应配合信息化职能部门做好计算机登记、检查和维护工作。 第五节 信息化设备故障维修 第三十一条 故障检查：计算机硬件设备或软件系统在运行中发生故障时，使用人员应立即通知信息管理人员到场检查，确定故障原因。遇疑难问题无法确定故障原因的，在设备保修期内，及时通知设备供应商检查；超过设备保修期的，应送专业维修

15、单位检查。 第三十二条 故障维修1、硬件设备保修期内的故障，由供应商负责维修；2、超过保修期的设备故障，公司信息管理人员应尽量自行修理。修理过程中需购买零配件的，超过行政人事部审批权限的按公司相关规定报批处理，其他由使用部门自行联系解决；3、信息管理人员无法修复设备故障的，应报行政人事部主管领导同意后，由信息管理人员与专业维修单位联系维修。维修结束后，信息管理人员应做好修复设备的测试、验收以及台账记录工作； 4、公司财务管理部负责监督、抽查硬件设备故障维修情况，并做检查台账记录。第六节 信息化设备报废第三十三条 设备使用年限在5年以上，因故障不能正常运行，且无法修复的。第三十四条 设备运行时常

16、发生故障，虽经多次修理，仍不能正常工作，累计修理费已超过市场同类产品价格的70%。第三十五条 设备老化或因某种原因造成设备损坏，修理费用昂贵，明显得不偿失的。第三十六条 因计算机应用系统更新，原有计算机硬件设备的内部配置、性能、速度、容量等标准过低，不能在新应用系统中运行，同时设备使用时间已超过5年的。第三十七条 硬件设备的报废按公司固定资产管理制度规定处置。第七节 应急处理措施第三十八条 网络系统核心设备或主干网络线路发生故障，或因服务器软硬件故障、黑客、病毒攻击，公司主要的应用系统停止服务或系统瘫痪等情况时，信息化职能部门应及时解决突发故障，恢复信息系统正常运行。第三十九条 突发故障发生后，信息化职能部门需及时通知相关领导和其他负责人。第四十条 突发故障处理完后，信息化职能部门需查明故障发生原因，对故障进行记录总结，并报告给相关领导。第四十一条 接到当地供电部门或公司内部临时停电通知，信息化职能部门应及时通知各部门作好