如何做好疾控中心档案管理工作

1、今天非常高兴应邀来到疾控中心为大家就疾控中心档 案管理工作做一次专项的业务培训。疾病预防控制中心档案管理工作在疾控中心整个部门 工作中占有十分重要的位置。疾病预防控制中心的档案是疾 控工作者在为防止疾病传播流行、增进人民身心健康的科学 和技术活动中长期积累的资料，对于开展疫情的预测预报、 流行病学分析、保障公共卫生安全具有重要意义，为若干年 后发现或分析疫情流行规律提供依据。如何做好疾控中心档 案管理工作，我认为需要做到以下几点：一、领导重视是做好档案管理工作的关键。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能 使这项工作顺利开展；如果领导不重视，许多具体的工作都 会困难重重。领导对档案工

2、作的价值和认识程度，决定着他 们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的 发展。在这方面，市疾控中心做的非常好，领导高度重视， 成立了档案管理工作领导小组，明确了分管领导、责任部门 和工作人员，构建了档案工作管理网络。希望疾控中心应进 一步加强和充实档案管理工作的领导力量和组织机构。并坚 持做到“三个纳入”：一是档案工作纳入单位工作计划。档 案工作是单位管理的基础工作之一，应将其纳入单位管理的 内容，纳入单位发展的长远规划、 近期目标、年度工作计划， 使档案管理与单位管理保持同步。二是单位应确定一名领导 分管档案工作，将档案工作纳入领导的议事日程和职责范 围，负责检查、研究、解决档案

3、管理工作中存在的问题。分 管领导应在机构设置、经费、设备、人员配置及档案管理人 员待遇等工作条件上给予保证。三是将档案工作纳入到单位 职工的经济责任制和岗位责任制。档案工作应列入本单位管 理制度中，并列入岗位责任制进行考核。因为维护本单位档 案的完整是每位职工的义务，对于无故拖延归档时间，拒不 移交档案或因玩忽职守造成档案丢失、损毁、泄密的，按照 档案法和档案管理违法违纪行为处分规定等法律法 规的有关规定，是要追究相关人员的经济责任直至法律责 任，所以务必请各位引起高度重视，要将档案工作溶入到各 自岗位责任中去。二、加强档案人员业务能力的培训是提高档案管理水平的 手段。档案管理人员的整体素质如

4、何，是做好档案管理工作和 保证档案服务质量的决定因素，因此提高档案管理人员的业 务水平是档案管理工作的重要保证。市疾控中心系统各部门 负责档案工作多为兼职人员，因此，对于档案工作还十分陌 生，为了能使档案管理人员尽快掌握技能，提高业务素质和 工作能力，应该积极的参加上级和地方档案管理部门举办的 各种专业档案培训班，掌握基本知识和技能；比如我们档案 局每年都会举办的各类档案业务培训班，像今天由市疾控中 心主办的本系统档案业务培训班等等，都是非常好的学习机 会。在掌握基本的档案业务知识的同时还要加强电子档案管 理的学习，因为随着现代信息技术的发展，数字化在档案工 作中越来越重要，未来档案管理部门提

5、供给利用者的将不再 仅仅只是纸质档案，而是大量的电子文件，现在我们档案馆 正在筹建数字档案馆建设，可各个单位要建立数字档案室， 档案信息化是档案现代化的必经之路。因此，档案人员要注 重计算机知识的学习，过去我们的档案管理模式还仅仅局限 于手工操作，整理档案需要我们一点一点抄写案卷标题、案 卷目录，若需要查找一份文件，那得一件一件翻找，费时费 力，效率低下。而现在我们要求各个单位要使用档案管理软 件来进行档案的管理， 可以随时随地的进行档案检索、 借阅， 亦可进行档案业务管理工作。不仅可以提高效率，还能减少 档案丢失、 泄密的危险， 使用起来可以达到事半功倍的效果。 但是这些基础工作还需要我们来

6、做，档案管理软件的数据是 需要我们一一进行录入和数字化处理，进行全文扫描。因此 档案人员就要懂得如何使用档案管理软件，如何进行录入和 扫描的程序，只有掌握这方面的知识和技能，才能为建立数 字档案室打下基础，才能真正实现档案管理现代化。三、科学制定各类业务档案的分类方案是保障档案管理质 量的基础据了解，市疾控中心共有 12 个科室，成立有综合档案室， 各门类档案集中保管，根据中华人民共和国档案法实施办 法规定，文件材料的归档，由单位的文书或者业务部门负 责收集齐全，并进行整理立卷，定期交本单位档案部门或者 档案工作人员集中管理。疾控中心的实际情况，疾控中心档 案管理模式采取是部门立卷制度，也就是

7、说各科室业务档案 在综合档案室的统一监督指导下，各科室负责本科室的业务 档案的收集整理归档。目前存在的问题是，各科室承担的业 务档案数量多、门类杂，存放比较零乱，没有一个统一整理 标准，感觉无从下手。因此为加强疾控中心档案的综合管理， 在依据工作职能、机构职责上结合档案内容和载体形式特点 对所有门类业务档案进行科学分类，以达到档案工作规范 化、标准化、信息化。在具体整理档案过程中需要注意三点: 一是文件材料的收集要齐全完整，所以在具体整理业务档案 时，要首先由各个科室制定业务档案的归档范围和保管期限 表，然后由综合档案室汇总报市档案局审核，确定可以实施 就可具体进行档案的整理了。目前，疾控中心的档案的归档 案范围和保管期限表我们已审批，所以各科室应严格按照疾 控中心制定的归档范围和保管期限表来收集档案资料，确保 档案的齐全完整。二是严格按照制定的分类方案进行科学的 规范的整理。目前有很多人虽然对自已的工作业务非常熟 悉，但面对多年积压下来的资料，如何规范去整理档案还不 知从何处下手，存在着畏难情绪。针对这种情况，我们多次和市疾控中心的各个科室负责人沟通，深入库房，实地考察，了解情况，根据各个科室的业务流程和形成的资料现状，制 定出各个门类档案的分类方案，也就是说，只要大家严格按 照这种分类方案去做，就一定能将